Firma di un documento

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1 Firma di un documento Questa è la pagina principale del software DiKePRO PDF. Se non ho selezionato alcun file, la barra dei comandi non mi permette nessuna attività se non la scelta del documento da firmare. Prima di iniziare il processo di firma vero e proprio, verifico la presenza di un dispositivo di firma selezionando la funzione Scelta Lettore dal menu Strumenti.

2 Posso avere a disposizione e collegati al mio computer un lettore ed una smart card (ad esempio: ACS ACR 38U 0) oppure una Business Key (Bit4id Key4 0). L importante è che io selezioni la combinazione di elementi di firma che utilizzerò per sottoscrivere il documento. Sullo schermo, in basso a destra, potrò verificare di aver selezionato correttamente il lettore poiché mi viene evidenziata la modalità di firma (nell esempio, ho stabilito di utilizzare il certificato di sottoscrizione presente sulla mia Business Key). Oltre a questa informazione, DiKePRO PDF mi conferma puntualmente anche la modalità di apposizione della firma e la presenza di un collegamento alla rete Internet.

3 Un clic sul comando Seleziona File mi permette di selezionare il documento da firmare. In effetti, DiKePRO PDF mi consente di selezionare il singolo documento, un gruppo di documenti contenuti all interno di una cartella ovvero tutti i documenti presenti. Il processo di firma digitale avverrà a carico, rispettivamente, del singolo documento ovvero dei documenti che ho selezionato all interno della cartella. La scelta del documento da firmare attiva le funzioni del mio DiKePRO PDF e, nel caso di una selezione multipla, segnala il numero totale dei documenti che ho selezionato oltre alla cartella che li contiene. Un clic sul comando Visualizza mi permette di prendere visione del documento che ho selezionato e che desidero sottoporre ad un processo di firma digitale, così come prescritto dalla normativa in vigore. Se ho selezionato più documenti, il comando Visualizza non si attiva.

4 Documenti firmati in formato.p7m Se il mio obiettivo è ottenere un documento digitale firmato in modalità standard, utilizzerò il comando Firma per dare inizio al processo di firma. DiKePRO PDF mi chiede di scegliere la cartella di lavoro all interno della quale salvare il documento firmato. L apposizione della firma digitale al documento è autorizzata dall inserimento del PIN di protezione del dispositivo di firma. Quando richiesto, digiterò il PIN di protezione della mia Business Key.

5 Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, DiKePRO PDF mi confermerà che l attività si è conclusa con successo.

6 Documenti firmati in formato.pdf Se il mio obiettivo è ottenere un documento digitale firmato in modalità.pdf, utilizzerò il comando Firma PDF per dare inizio al processo di firma. La modalità di firma in formato.pdf può essere applicata al singolo documento, pertanto in questo caso non è prevista né la selezione multipla dei file, né la selezione di una cartella. DiKePRO PDF mi chiede di scegliere la cartella di lavoro all interno della quale salvare il documento firmato. L apposizione della firma digitale al documento è autorizzata dall inserimento del PIN di protezione del dispositivo di firma. Quando richiesto, digiterò il PIN di protezione.

7 Poiché ho selezionato un file con estensione.pdf ed ho richiesto che la firma digitale sia apposta in formato PDF, ottengo un anteprima del mio documento. Ed è proprio all interno del documento che gestirò il processo di firma.

8 Per prima cosa confermerò la mia volontà di firmare con un clic sul pulsante Firma PDF. DiKePRO PDF mi propone una messaggio con il quale mi viene richiesto di selezionare un area del documento all interno del quale far comparire, al momento della verifica del documento, le informazioni relative alla mia firma digitale. Trascinando il puntatore che mi appare sullo schermo, posso delimitare un area all interno del documento. La scelta del suo posizionamento è lasciata all iniziativa del firmatario. Va da sé che se ho la necessità di firmare digitalmente un contratto, posizionerò l area (delimitata in rosso) nella zona del documento in cui è prevista l apposizione della firma del contraente.

9 Al termine di questa operazione DiKePRO PDF mi propone una finestra attraverso la quale arricchire il contenuto delle informazioni veicolate insieme

10 alla firma digitale. Un clic sul pulsante Conferma mi permette di procedere direttamente con il processo di firma digitale, qualora non intendessi aggiungere alcuna informazione. Al contrario, se fossi interessato a utilizzare le opzioni offerte da DiKePRO PDF, potrei procedere nel seguente modo. Con il pulsante Scegli Immagine ho la possibilità di associare alle informazioni derivanti dal processo di firma digitale anche l immagine della mia firma grafica, sempreché io l abbia già scansionata e salvata come immagine nel mio computer. Il formato ammesso è il.jpg. E molto importante tenere a mente che questo segno grafico non ha alcun valore legale e non è in alcun modo la mia firma digitale. Nella sottostante area posso invece indicare il motivo per il quale sottoscriverò digitalmente il documento, ad esempio: accettazione delle clausole contrattuali, accettazione delle clausole vessatorie del contratto, espressione del mio consenso al trattamento dei dati personali ai sensi della L. 196/2003, ecc. Un clic sul pulsante Conferma mi permette di proseguire il processo di firma digitale del documento. Al termine del processo di firma, che richiede qualche secondo, DiKePRO PDF mi confermerà che l attività si è conclusa con successo.

11 Marcatura temporale di un documento Se ho bisogno di provare o convalidare l esistenza di un documento ad una determinata data, posso farlo ricorrendo alla marcatura temporale. Prima di iniziare il processo di marcatura vero e proprio, verifico di avere a mia disposizione un congruo numero di marche temporali selezionando la funzione Disponibilità Marche Temporali dal menu Strumenti. DiKePRO PDF esegue il controllo richiesto e mi fornisce il resoconto sulla mia situazione. Se ho un numero sufficiente di marche temporali posso continuare il mio lavoro, altrimenti potrò acquistare quelle mancanti sul Negozio InfoCert.

12 Un ulteriore verifica che posso eseguire riguarda la configurazione di DiKePRO PDF per scegliere la modalità di apposizione della marca temporale attraverso la funzione Configurazioni dal menu Strumenti. In questo modo posso stabilire se otterrò un file che racchiude insieme il documento con la sua marca temporale (con estensione.tsd) oppure un documento in cui ciascuna firma può contenere una marca temporale (con estensione.p7m). Agendo ulteriormente sul pannello di Configurazione, posso autenticarmi, indicando la User ID e la Password che mi permettono di accedere al servizio di marcatura temporale e che ho ricevuto al momento dell acquisto. Posso anche decidere la tipologia di file ottenuto, in funzione della modalità di apposizione della marca temporale. Se occorre, posso ottenere anche un file con estensione.m7m, ovvero un file che che racchiude insieme il documento con la sua marca temporale e che rappresenta un formato proprietario

13 utilizzato negli scambi documentali con il Sistema delle Camere di Commercio italiane. Un clic sul comando Seleziona File mi permette di selezionare il documento da marcare temporalmente. Documenti firmati e marcati contestualmente Se desidero sottoporre un documento informatico al processo di firma e marcatura temporale, utilizzerò il comando Firma e Marca. Il processo può interessare sia documenti già firmati che non firmati. Il processo avviene in due tempi: per prima cosa DiKePRO PDF mi chiede l autorizzazione per firmare digitalmente il documento; successivamente, DiKePRO PDF mi consentirà di marcarlo temporalmente. DiKePRO PDF mi chiede di scegliere la cartella di lavoro all interno della quale salvare il documento firmato e marcato.

14 L apposizione della firma digitale al documento è autorizzata dall inserimento del PIN di protezione del dispositivo di firma. Quando richiesto, digiterò il PIN di protezione della mio dispositivo.

15 Se non ho già provveduto alla memorizzazione delle mie credenziali, DiKePRO PDF mi chiede di autenticarmi, indicando la User ID e la Password che mi permettono di accedere al servizio di marcatura temporale e che ho ricevuto al momento dell acquisto.

16 Se seleziono l opzione Salva impostazioni le credenziali di accesso al servizio di marcatura temporale sono memorizzate da DiKePRO PDF. La successiva operazione di marcatura temporale non richiederà l autenticazione. Un clic sul pulsante Ok autorizza l apposizione della marca temporale al documento. Al termine del processo di marcatura, che richiede qualche secondo, DiKePRO PDF mi confermerà che l attività si è conclusa con successo. Posso firmare e marcare temporalmente un documento utilizzando la modalità PDF. La sequenza delle azioni che mi verranno richieste da DiKePRO PDF sono quelle della firma.pdf subito seguite dall autenticazione per l apposizione della marca temporale. La modalità di firma in formato.pdf associata alla marcatura temporale, può essere applicata al singolo documento, pertanto in questo caso non è

17 prevista né la selezione multipla dei file, né la selezione di una cartella. Verifica della validità di un documento La verifica di un documento firmato digitalmente e/o marcato è importante tanto quanto lo è l attività di firma e di marcatura temporale. La validità dei documenti firmati Un clic sul comando Seleziona File mi permette di selezionare il documento da sottoporre a verifica, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc. In effetti, DiKePRO PDF mi consente di selezionare il singolo documento, un gruppo di documenti contenuti all interno di una cartella ovvero tutti i documenti presenti. Il processo di verifica avverrà a carico, rispettivamente, della firma del singolo documento ovvero dei documenti che ho selezionato all interno della cartella. La scelta del documento (o dei documenti) attiva le funzioni di DiKePRO PDF che mi segnala il numero totale dei documenti che ho selezionato, oltre alla cartella che li contiene.

18 Un clic sul comando Verifica mi permette di avviare l operazione di verifica firma, ottenendo la schermata sottostante. DiKePRO PDF è preimpostato per mostrare i risultati della verifica firma in sequenza, documento per documento. Un clic sul comando Visualizza mi permette di prendere visione del documento del quale ho verificato la firma: solo a questo punto ho la certezza che è integro e che è stato sottoscritto con pieno valore legale. Se ho selezionato più documenti, il comando Visualizza non si attiva. La validità dei documenti marcati temporalmente Un clic sul comando Seleziona File mi permette di selezionare il documento da sottoporre a verifica, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc.

19 Ovviamente, le informazioni che riceverò dalla verifica dipenderanno dalla tipologia di documento selezionato. I documenti caratterizzati da una marca temporale apposta in modalità attached (documento.docx.tsd) presentano questo esito di verifica: I documenti caratterizzati da una marca temporale apposta in modalità detached (documento.docx.tsr) prevedono un primo passaggio in cui DiKePRO PDF mi chiede di associare la marca temporale al documento informatico cui la marca è stata apposta. Successivamente presentano questo esito di verifica:

20 Un caso particolare è rappresentato dai documenti marcati in formato MIME (documento.docx.m7m). Si tratta di documenti che riuniscono al loro interno il documento elettronico e la relativa marca temporale (con estensione.tsr). E per questo motivo che, in fase di verifica, non è necessario selezionare il file da associare alla marca temporale. Un clic sul comando Visualizza mi permette di prendere visione del documento del quale ho verificato la validità della marca temporale. torna all indice La validità dei documenti firmati e marcati Un clic sul comando Seleziona File mi permette di selezionare il documento da sottoporre a verifica, scegliendolo tra quelli disponibili sul mio computer, su un server o un hard disk, ecc.

21 La scelta del documento da verificare attiva le funzioni del mio DiKePRO PDF che mi permette, con un clic sul comando Verifica, di avviare le operazioni di verifica dei documenti digitali. Ovviamente, le informazioni che riceverò dalla verifica dipenderanno dalla tipologia di documento selezionato. I documenti, firmati e marcati, in formato CAdES (documento.docx.p7m) presentano questo esito di verifica: I documenti, firmati e marcati, in formato PAdES (documento.pdf) presentano questo esito di verifica:

22 I documenti, firmati e marcati, in formato Time Stamping Data (documento.docx.p7m.tsd) presentano questo esito di verifica: Un caso particolare è rappresentato dai documenti, firmati e marcati, in formato MIME (documento.docx.m7m). Si tratta di documenti che riuniscono al loro interno il documento elettronico firmato (con estensione.p7m), e la relativa marca temporale (con estensione.tsr). E per questo motivo che, in fase di verifica, non è necessario selezionare il file da associare alla marca temporale, a differenza di quanto avviene nel caso di verifica di un file con estensione.tsr.

23 torna all indice Chiusura delle attività Al termine delle attività di firma/marcatura temporale di un documento, o di verifica della validità di una firma/marca temporale, esco da DiKePRO PDF con un clic sul comando di menu Esci. Qualora abbia utilizzato la mia BusinessKey per firmare i documenti, eseguo la procedura di rimozione sicura del dispositivo USB dal computer.