Manuale Operativo. Release 1.1

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1 GESTIONALE FIRME Manuale Operativo Release 1.1

2 Sommario 1. INTRODUZIONE Premessa Definizioni Abbreviazioni Organizzazione del documento SERVIZIO PER UTENTI ADR Modi d Uso Livelli di Profilazione Pagina Iniziale Gestionale Firme-Inserimento Firma Gestionale Firme-Gestione Firme Gestionale Firme- Dettaglio Firma Gestionale Firma- Modifica Firma NOTIFICHE DEL SISTEMA...14 Indice delle figure Figura 1: Gestionale Firme home page dei servizi per l Adr Figura 2: Gestionale Firme Pagina d'inserimento della firma... 7 Figura 3: Gestionale Firme-Inserimento Non Valido- Errori di validazione... 8 Figura 4: Gestionale Firme Messaggio di corretta memorizzazione della firma... 8 Figura 5: Gestione Firme Ricerca... 9 Figura 6: Gestione Firme Visualizzazione risultati di ricerca Figura 7: Gestionale Firme Ricerca Non valida Figura 8: Gestione Firma- Dettaglio Firma non editabile Figura 9: Gestione firma - Download dell immagine della firma Figura 10: Gestione Firma - Modifica firma Figura 11: Errore validazione campi a seguito di una modifica Figura 12: Gestione Firma- Modifica Firma andata a buon fine

3 1. INTRODUZIONE 1.1. Premessa In questo documento vengono illustrate le funzionalità e le modalità operative di utilizzo offerte dal servizio Gestionale Firme per l utenza di tipo AdR. L applicativo permette la gestione delle firme, da apporre sui modelli fermi amministrativi e avvisi di intimazione, dei responsabili dei procedimenti degli Adr. Gli utenti Adr hanno accesso ai seguenti servizi: Inserimento Firma: mediante il quale l'adr può comunicare il nominativo (nome e cognome) del responsabile del procedimento e inviare la relativa firma in formato JPG. Gestione Firma: mediante il quale l'adr può ricercare, visualizzare e modificare le firme annullate o non ancora validate ed elaborate dagli operatori EqS Definizioni Abbreviazioni Acronimi / Termini DOWNLOAD DROP DOWN LIST UPLOAD Descrizione E l'azione di ricevere o prelevare dalla rete (es. da un sito web) un file, trasferendolo sul disco rigido del computer o su altra periferica dell'utente. Una drop down list è una lista di elementi contenuti in una finestra che possono essere scorsi in avanti e indietro e che sono selezionabili tramite il puntatore del mouse. Il processo di invio o trasmissione di un file (o più genericamente di un flusso finito di dati o informazioni) ad un sistema remoto attraverso una rete informatica Organizzazione del documento Il presente documento è strutturato nei seguenti capitoli: SERVIZIO PER UTENTI ADR: Descrizione delle funzionalità di inserimento e gestione della firma. NOTIFICHE DEL SISTEMA 3

4 2. SERVIZIO PER UTENTI ADR I servizi offerti dal sistema Gestionale Firme sono accessibili solo agli utenti AdR correttamente autenticati al sistema di Equitalia Servizi Modi d Uso L accesso alle funzionalità del sistema Gestionale Firme è consentito previa esecuzione della procedura di registrazione e di autenticazione al Portale di Equitalia Servizi. Utente non registrato al Portale Equitalia Servizi: l utente deve collegarsi al sito accedere alla pagina Registrazione utente mediante l utilizzo del Codice Cliente Web rilasciato da Equitalia Servizi e seguire la procedura di registrazione utente che prevede: La selezione da parte dell utente del servizio Gestionale Firme di cui si richiede l attivazione; L inserimento da parte dell utente dei dati personali ed il consenso al trattamento degli stessi; Il rilascio della UserID e della prima Semi Password; L invio tramite fax, da parte dell utente registrato, del modulo di autocertificazione sottoscritto con allegato il documento di identità; L invio, da parte del responsabile, di un prospetto con l indicazione del servizio richiesto Gestionale Firme e del relativo livello di profilazione; tale prospetto, denominato GEF - Prospetti Profilazioni ADR.xlsx deve essere compilato ed inviato al seguente indirizzo di posta elettronica: sicurezza.logica@equitaliaservizi.it; L abilitazione dell utente da parte di Equitalia Servizi a fronte del positivo riscontro tra i dati di registrazione online e l autocertificazione ricevuta; La spedizione (in busta chiusa) della seconda Semi Password che consentirà all utente di accedere ai servizi. Utente già registrato al Portale Equitalia Servizi: l utente deve collegarsi al sito accedere all area riservata 4

5 mediante la propria UserID e Password, selezionare dal menù principale la funzione Gestione Utenze e seguire la procedura di richiesta di attivazione del servizio Gestionale Firme, che prevede: La selezione da parte dell utente del servizio Gestionale Firme ; L invio tramite fax, da parte dell utente registrato, del modulo di autocertificazione sottoscritto con allegato il documento di identità; L invio, da parte del responsabile, di un prospetto con l indicazione del servizio richiesto Gestionale Firme e del relativo livello di profilazione; tale prospetto, denominato GEF - Prospetti Profilazioni ADR.xlsx deve essere compilato ed inviato al seguente indirizzo di posta elettronica: sicurezza.logica@equitaliaservizi.it; L abilitazione dell utente da parte di Equitalia Servizi a fronte del positivo riscontro tra i dati di registrazione online e l autocertificazione ricevuta. Utente già registrato al Portale Equitalia Servizi e al servizio Dati Variabili : la procedura di attivazione del servizio prevede: L invio, da parte del responsabile, di un prospetto con l indicazione del servizio richiesto Gestionale Firme e del relativo livello di profilazione; tale prospetto, denominato GEF - Prospetti Profilazioni ADR.xlsx deve essere compilato ed inviato al seguente indirizzo di posta elettronica: sicurezza.logica@equitaliaservizi.it; L abilitazione dell utente da parte di Equitalia Servizi al servizio richiesto. Revoca di un utente ad un servizio: per la revoca al servizio, l utente deve inviare una comunicazione contenente i riferimenti della UserID, del nominativo associato e del servizio da revocare, al seguente indirizzo di posta elettronica: sicurezza.logica@equitaliaservizi.it. 5

6 2.2. Livelli di Profilazione Per ciascun utente, il Responsabile, inviando la scheda di adesione al servizio, disponibile sul portale al link GEF - Prospetti Profilazioni ADR.xlsx, potrà definire i seguenti livelli di gestione della firma gestiti dall applicazione: Possibilità di gestire la firma, per un definito servizio, per tutti gli ambiti (inserendo SI nella colonna Tutti gli ADR della sezione relativa al servizio per il quale si vuole abilitare la gestione della firma); Possibilità di gestire la firma, per un definito servizio, per tutti gli ambiti relativi ad uno o più ADR (inserendo la denominazione dell ADR / degli ADR nella colonna ADR della sezione relativa al servizio per il quale si vuole abilitare la gestione della firma); Possibilità di gestire la firma, per un definito servizio, per uno o più ambiti (inserendo la denominazione dell Ambito/Ambiti nella colonna Ambito della sezione relativa al servizio per il quale si vuole abilitare la gestione della firma) Pagina Iniziale Una volta effettuato l accesso è possibile accedere all home page del servizio (Figura 1) da cui è possibile usufruire delle seguenti funzionalità: Inserimento Firma: mediante la quale l'adr può comunicare il nominativo (nome e cognome) del responsabile del procedimento e inviare la relativa firma in formato JPG. Gestione Firma: mediante la quale l'adr può ricercare, visualizzare e modificare le firme annullate o non ancora validate ed elaborate dagli operatori EqS. Figura 1: Gestionale Firme home page dei servizi per l Adr. 6

7 2.4. Gestionale Firme-Inserimento Firma Selezionando la voce Inserimento firma dall home page del servizio, viene proposta all utente una maschera per l'inserimento dei dati di una firma come in Figura 2 Figura 2: Gestionale Firme Pagina d'inserimento della firma L utente per inserire i dati di una nuova firma deve compilare tutti i campi in quanto obbligatori. La lista ambito è valorizzata con gli ambiti di propria competenza; selezionando un ambito, la lista documento viene valorizzata con i documenti di competenza per l ambito selezionato. Premendo il pulsante salva il sistema effettua la registrazione delle informazioni previa verifica della validità dei dati inseriti. Eventuali informazioni non corrette saranno visualizzate come in Figura 3 7

8 Figura 3: Gestionale Firme-Inserimento Non Valido- Errori di validazione In seguito alla corretta registrazione delle informazioni il sistema visualizza un messaggio di conferma come in Figura 4. Figura 4: Gestionale Firme Messaggio di corretta memorizzazione della firma 8

9 Dalla schermata di conferma è possibile inserire una nuova firma premendo il pulsante Nuovo inserimento o richiedere una diversa funzionalità selezionando una voce del menù di sinistra Gestionale Firme-Gestione Firme Selezionando la voce Gestione Firma dall home page del servizio viene proposta all utente una pagina per la ricerca delle firme inserite dall Adr (Figura 5). Figura 5: Gestione Firme Ricerca Per effettuare la ricerca delle firma è sufficiente selezionare il pulsante Ricerca. La compilazione dei filtri di ricerca è opzionale e nel caso in cui questi non vengono valorizzati il sistema visualizza l elenco di tutte le firme inserite dall utente. (Figura 6) E possibile ordinare il risultato della ricerca selezionando l intestazione della colonna per la quale si desidera che i dati vengano ordinati. 9

10 Figura 6: Gestione Firme Visualizzazione risultati di ricerca Eventuali errori riscontrati su i filtri di ricerca valorizzati, come in Figura 7. saranno mostrati Figura 7: Gestionale Firme Ricerca Non valida Gestionale Firme- Dettaglio Firma In seguito ad una ricerca, l utente ha la possibilità di visualizzare il dettaglio di una firma selezionandola dalla lista e premendo il pulsante Dettaglio. I dati della firma non sono editabili se essa risulta in elaborazione da parte dell ufficio gestione stampe (Figura 8). 10

11 Figura 8: Gestione Firma- Dettaglio Firma non editabile Dalla pagina di dettaglio è possibile effettuare il download dell immagine della firma selezionando l icona (Figura 9). Selezionando il pulsante Indietro è possibile tornare alla pagina di ricerca delle firme. Figura 9: Gestione firma - Download dell immagine della firma 11

12 Gestionale Firma- Modifica Firma Nella pagina di dettaglio di una firma i campi saranno editabili se questa non è stata ancora prese in elaborazione da parte dell ufficio gestione stampe. In questo caso l utente ha la possibilità di modificare i dati precedentemente comunicati per la firma (Figura 10). L utente ha inoltre la possibilità di effettuare il download dell immagine della firma selezionando l icona. Figura 10: Gestione Firma - Modifica firma L utente ha inoltre la possibilità di effettuare il download dell immagine della firma selezionando l icona. 12

13 Eventuali informazioni non corrette saranno visualizzate come in Figura 11. Figura 11: Errore validazione campi a seguito di una modifica In seguito alla corretta registrazione delle informazioni il sistema visualizza un messaggio di conferma come in Figura 12. Figura 12: Gestione Firma- Modifica Firma andata a buon fine Dalla schermata di conferma è possibile effettuare una nuova ricerca selezionando il pulsante Nuova ricerca oppure richiedere una diversa funzionalità selezionando una voce del menù di sinistra. 13

14 3. NOTIFICHE DEL SISTEMA L indirizzo comunicato in fase di inserimento di una nuova firma viene utilizzato dal sistema per l eventuale invio di comunicazioni di servizio. Possibili comunicazioni di servizio sono: Notifica della convalida da parte dell ufficio gestione stampe di un provino di stampa generato per una firma inserita. Notifica della invalidazione da parte dell ufficio gestione stampe di un provino di stampa generato per una firma inserita. 14