In ogni tabella, cliccando sui titoli delle colonne, queste saranno ordinate alfabeticamente.

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1 BIBLIOTECA ONLINE 4 Software di gestione online di una biblioteca dr. Claudio Conte Sito web: conte57@conte57.it Uso dell applicazione Descrizione delle icone presenti nelle varie pagine Cliccando sui numeri si va alla pagina corrispondente, è inoltre possibile andare alla pagina seguente, precedente, alla prima o all'ultima. Qui è anche mostrato il numero di record presenti ed è possibile scegliere quanti record visualizzare in ogni pagina. In ogni tabella, cliccando sui titoli delle colonne, queste saranno ordinate alfabeticamente. Menu Biblioteca Il menu Biblioteca corrisponde alla pagina principale dell applicazione dove è possibile visualizzare, cercare, inserire, modificare e cancellare un libro. Inserimento, modifica, copia e cancellazione di un libro Per inserire un libro, nella pagina principale fare clic su ed inserire i dati richiesti. Al termine fare clic su Aggiungi. L unico dato obbligatorio è il titolo del libro, tutti gli altri dati sono facoltativi e si possono inserire oppure omettere.

2 Quando si inserisce un libro, il sistema imposta automaticamente la data odierna come data di inserimento ma questa può essere cambiata digitando una data diversa nel formato gg/mm/aaaa oppure cliccando sull'icona posta vicino al campo data per aprire il calendario e selezionare una data diversa. Quando si inserisce o si modifica un libro, la classificazione (Romanzo, Poesia, ecc.), la collocazione (Scaffale A, Scaffale B, ecc.), la sede (utile quando la biblioteca risiede in diverse sedi) ed il supporto (libro, CD, DVD, ecc.) vanno selezionati tramite un menu drop-down ma premendo il pulsante posto vicino al menu drop-down è possibile inserire e selezionarne altri. Nella tabella libri sono presenti due campi note: il campo Note Amministratore è visibile solo agli amministratori, il campo Note Utente è visibile a tutti gli utenti della biblioteca (anche non autenticati). La funzione Copia può essere utile quando si devono inserire più copie dello stesso libro oppure lo stesso libro in diversi formati (cartaceo, digitale ). Non è possibile cancellare un libro se è attualmente in prestito. Se si cancella un libro saranno cancellati anche tutti i record nello storico che fanno riferimento a quel libro.(*) È possibile caricare anche l edizione digitale del libro che potrà essere poi scaricata da tutti i visitatori o soltanto dagli utenti autenticati con username e password (impostando le giuste autorizzazioni, come si vedrà più avanti). Il sistema accetta i file in formato pdf e zip. È possibile inoltre caricare anche la copertina del libro in forma di file grafico. I formati grafici supportati sono bmp, jpg, png e gif. Tutte le immagini delle copertine sono ridimensionate ad una larghezza di 300 pixel ed altezza proporzionale ma cliccandoci sopra si vedranno a grandezza reale. Menu Prestiti Il menu Prestiti presenta tre voci: Gestione prestiti, Prestiti in corso e Gestione rientri, Storico prestiti. Registrazione prestiti Per registrare il prestito di un libro fare clic su ed inserire il richiedente e la data del prestito. Il richiedente va selezionato tramite un menu drop-down ma, se si è autorizzati, premendo il pulsante è possibile inserire e selezionare un nuovo utente di livello Anonymous per cui non sono richiesti username e password (vedere più avanti). Inoltre, cliccando sul menu drop-down e digitando le prime lettere del nominativo, esso viene selezionato automaticamente. Il sistema inserisce automaticamente la data odierna come data del prestito ma questa può essere cambiata digitando una data diversa nel formato gg/mm/aaaa oppure cliccando sull'icona posta vicino al campo data per aprire il calendario e selezionare una data diversa. Al termine fare clic su Registra prestito. Prestiti in corso e gestione rientri Per registrare il rientro di un libro fare clic su ed inserire la data del rientro. Anche qui il sistema inserisce automaticamente la data odierna come data del rientro ma questa può essere cambiata digitando una data diversa nel formato gg/mm/aaaa oppure cliccando sull'icona posta vicino al campo data per aprire il calendario e selezionare una data diversa. Al termine fare clic su Registra rientro.

3 Storico prestiti Per visualizzare la cronologia dei prestiti: Selezionando il pulsante Cerca è possibile fare delle ricerche per libro, per utente e per data. Per cancellare i dati dallo storico: Selezionare i record da cancellare spuntando le caselle a lato di ciascun record da cancellare e fare clic su. La funzione Cerca consente di filtrare i record in base a vari parametri. La funzionalità Storico prestiti può essere disabilitata (Vedere più avanti a Menu Impostazioni ). I prestiti in corso non compaiono nello storico dei prestiti ma vi compariranno quando sarà registrato il loro rientro. Menu Tabelle Il menu Tabelle presenta quattro voci: Classificazioni, Collocazioni, Supporti, Sedi che compariranno solo se si è autorizzati alla loro gestione. Classificazioni Collocazioni Supporti Sedi Per inserire, modificare o cancellare una classificazione (Romanzo, Poesie, ). Fare clic su per inserire una nuova classificazione. Il campo Classificazione è opportunamente dimensionato per dare la possibilità di utilizzare il tipo di classificazione ritenuta più idonea. In questo modo, ad esempio, si può scegliere di utilizzare la Classificazione Dewey oppure qualsiasi altro tipo di classificazione. Non è possibile cancellare una classificazione se ci sono libri registrati con quella classificazione. Per inserire, modificare o cancellare una collocazione (Scaffale 1, Scaffale 2, ). Fare clic su per inserire una nuova collocazione. Non è possibile cancellare una collocazione se ci sono libri registrati con quella collocazione. Quando si gestisce una biblioteca che, oltre ai testi cartacei, contiene testi e audio o video memorizzati su diversi tipi di supporto (Libro, CD, DVD, ecc.). Fare clic su per inserire un nuovo supporto. Non è possibile cancellare un supporto se ci sono libri registrati con quel supporto. Quando la biblioteca è localizzata su diverse sedi è possibile registrare il luogo in cui il libro è posizionato fisicamente. Fare clic su per inserire una nuova sede. Non è possibile cancellare una sede se ci sono libri registrati con quella sede. Menu Utenti e autorizzazioni Gestione utenti Gestione autorizzazioni Per inserire, modificare o cancellare un amministratore o un utente (vedere più avanti). Per gestire le autorizzazioni assegnate ai vari tipi di amministratore e di utenti (vedere più avanti).

4 Menu Impostazioni Per impostare i parametri del server di posta elettronica (in uscita) che sarà utilizzato per inviare agli utenti (es. per recuperare una password dimenticata), per consentire o non consentire a chiunque di potersi registrare autonomamente con il livello Default (il livello predefinito) e per abilitare o disabilitare lo Storico dei prestiti (registrazione e visualizzazione cronologia dei prestiti effettuati). Nell immagine che segue sono riportati i parametri di posta elettronica di GMail (il server di Google): Per modificare queste impostazioni fare clic sull icona a destra. N.B. Utilizzando GMail come server di posta elettronica occorre impostarlo per consentirne l uso alle app ritenute meno sicure. Visitare questa pagina per maggiori informazioni: Si consiglia di creare appositamente un indirizzo di posta elettronica dedicato a questa applicazione. Tutte le (di recupero password, attivazione account, ecc.) saranno poi inviate automaticamente dall applicazione senza alcun intervento da parte dell amministratore. Impostando Chiunque può registrarsi su SI, nella pagina di Login sarà presente una voce di menu Registrazione tramite la quale chiunque potrà registrarsi con il livello Default (vedere più avanti) e, inserendo tutti i dati richiesti, riceverà una con un link da cliccare per completare la registrazione. Se invece questa opzione è impostata su NO gli utenti dovranno essere registrati da un amministratore con le giuste autorizzazioni. Impostando Storico abilitato su SI il sistema registra la cronologia di tutti i prestiti effettuati con i dati di ogni prestito (libro, utente, data prestito, data rientro) e nel menu Prestiti comparirà il sottomenu Storico prestiti per mezzo del quale sarà possibile visualizzare e gestire la cronologia dei prestiti effettuati. Se invece questa opzione è impostata su NO il sistema non manterrà alcuna cronologia dei prestiti effettuati. Menu Profilo Modifica profilo Modifica Password Qui ogni utente può cambiare i propri dati (nome, recapito, ) ma non può cambiare Username e Livello. (Username e Livello possono essere cambiati soltanto da un amministratore in Gestione utenti). Qui ogni soggetto autenticato può cambiare la propria password inserendo prima la vecchia password e poi due volte la nuova password.

5 Istruzioni per la gestione degli amministratori, degli utenti e delle autorizzazioni È possibile creare tutti gli amministratori e utenti che si desiderano e con autorizzazioni differenti, in base al livello che viene loro assegnato. L applicazione inizialmente prevede tre livelli: Anonymous Questo livello si riferisce agli utenti semplici che sono autorizzati ad accedere solo all area pubblica per vedere l elenco dei libri presenti in maniera anonima senza autenticarsi con username e password. Administrator Questo livello è quello che consente di avere il pieno controllo dell applicazione e pertanto gli amministratori a cui è assegnato questo livello possono intervenire su tutti i dati dell applicazione effettuando qualsiasi modifica. Default Questo è il livello predefinito quando si inserisce un nuovo utente e quando un utente si registra autonomamente (se previsto). Importante: essendo il livello predefinito, occorre fare molta attenzione quando si impostano le relative autorizzazioni. Questi tre livelli predefiniti non possono essere cancellati. È possibile creare altri livelli con autorizzazioni differenti. Pertanto è possibile creare amministratori ed utenti con funzioni più o meno limitate. Ad esempio si possono creare dei livelli con i quali gli amministratori/utenti a cui sono assegnati quei livelli possono solo inserire o modificare i libri o anche gestire i prestiti, o solo gestire i prestiti, oppure si può creare un livello che consente agli utenti di quel livello di accedere per visualizzare e scaricare libri in formato digitale, ecc. Le autorizzazioni vengono stabilite da un amministratore di livello Administrator. In Gestione biblioteca ogni amministratore di livello diverso da Administrator può visualizzare, cancellare o modificare solo i libri che lui stesso ha inserito. Invece un amministratore di livello Administrator può visualizzare, cancellare e modificare qualsiasi libro. Non è possibile cancellare un utente se ha un libro in prestito. Non è possibile cancellare un utente se è nello storico prestiti, in questo caso bisogna prima cancellare dallo storico tutti i record che fanno riferimento a quell utente. Per creare amministratori e gestire le autorizzazioni occorre autenticarsi come amministratore di livello Administrator. Per inserire o modificare un amministratore o un utente: Menu Utenti e autorizzazioni Gestione utenti

6 Fare clic su 1 per cancellare o modificare i dati di un amministratore o di un utente oppure per cambiare il suo livello. Un amministratore non può cancellare sé stesso. Fare clic su 2 per inserire un nuovo amministratore/utente. Inserire un amministratore/utente Se si imposta il campo Attivato su NO l utente non potrà accedere all applicazione con i suoi username/password. È quindi possibile attivare/disattivare l utente in qualsiasi momento. Ogni amministratore/utente potrà eseguire solo le operazioni autorizzate per il livello che gli è stato assegnato.

7 Per impostare le autorizzazioni per i diversi livelli: Menu Utenti e autorizzazioni Gestione autorizzazioni Fare clic su 3 per modificare le autorizzazioni per quel livello o per cancellare il livello. I tre livelli predefiniti (Anonymous, Administrator, Default) non possono essere cancellati. Gli eventuali altri livelli aggiunti possono essere cancellati solo se non ci sono amministratori collegati a quel livello. Fare clic su 4 per aggiungere un nuovo livello.

8 Impostazione autorizzazioni Dopo aver fatto clic su 3, mettere il segno di spunta alle autorizzazioni che si desidera assegnare al livello selezionato. Al termine fare clic su Aggiorna. Le prime quattro voci impostano la modalità di visualizzazione della biblioteca in area pubblica per gli utenti anonimi (o anche in area riservata, se lo si desidera). L applicazione può essere impostata per mostrare: la biblioteca digitale (solo i libri per i quali è inserita l edizione digitale che può essere scaricata) la biblioteca fisica (solo i libri in formato cartaceo oppure CD, DVD ) la biblioteca fisica e digitale (tutti i libri in tutti i formati) la biblioteca fisica multisede (per le biblioteche dislocate in diverse sedi, vengono mostrati tutti i libri ad eccezione delle edizioni digitali con l indicazione del luogo dove sono collocati).

9 La voce Gestione biblioteca va impostata per gli utenti autenticati autorizzati a gestire l inserimento, la modifica e la cancellazione dei libri. Le voci Gestione collocazioni, Gestione classificazioni, Gestione supporti e Gestione sedi vanno impostate per gli utenti autenticati autorizzati a gestire l inserimento, la modifica e la cancellazione di collocazioni, classificazioni, supporti e sedi. Le voci Registrazione prestiti e Prestiti in corso e gestione rientri vanno impostate per gli utenti autenticati autorizzati a gestire il prestito e la riconsegna dei libri. Alcune autorizzazioni, anche se spuntate, non avranno effetto perché sono riservate esclusivamente agli Administrator (es. Impostazioni) o agli Anonymous. Inoltre: un amministratore non di livello Administrator, se autorizzato, può modificare solo i suoi dati ma non può cambiare il suo livello. un amministratore non di livello Administrator, se autorizzato, nella lista degli utenti vedrà solo sé stesso e potrà modificare solo i suoi dati. un amministratore non di livello Administrator, se autorizzato, può inserire altri amministratori (o utenti registrati) ma solo di livello Default e non li vedrà nella lista utenti. un amministratore non di livello Administrator non può gestire le autorizzazioni. Le autorizzazioni per visualizzare la Biblioteca in area pubblica e gli Ultimi arrivi (libri inseriti negli ultimi 60 giorni) sono riservate agli Anonymous e le opzioni di aggiunta, modifica e cancellazione, se spuntate non avranno alcun effetto. Più avanti sono riportati alcuni esempi di creazione di livelli. Aggiungere un nuovo livello Dopo aver fatto clic su 4, inserire come ID livello un numero intero positivo diverso da tutti gli altri ID livello (es. 1, 2, 3, ) ed inserire il nome del livello. Al termine fare clic su Aggiungi. In questa pagina è anche possibile spuntare le autorizzazioni da attribuire al livello ma non è consigliato perché le autorizzazioni impostate qui saranno valide per tutte le tabelle. Si consiglia invece, dopo aver creato il livello ed essere tornati in Gestione autorizzazioni, di fare clic su 3 per impostare le singole autorizzazioni per quel livello, come visto in precedenza.

10 Esempi di creazione di livelli Primo esempio Creazione di un livello per consentire agli utenti di quel livello di scaricare libri in formato digitale 1) In Gestione autorizzazioni cliccare su + per inserire un nuovo livello 2) Assegnare un ID livello ed un nome al livello (es. Download digitale ) e fare clic su Aggiungi 3) Fare clic sul menu a fianco del livello appena creato e selezionare Autorizzazioni

11 4) Impostare i permessi come nell immagine seguente e fare clic su Aggiorna Gli utenti a cui sarà assegnato questo livello, entrando nell area riservata con le loro credenziali di accesso, potranno scaricare i libri in formato digitale e potranno modificare i dati del loro profilo (Nome, indirizzo, ).

12 Secondo esempio Creazione di un livello per consentire agli amministratori di quel livello di gestire i prestiti 1) In Gestione autorizzazioni cliccare su + per inserire un nuovo livello 2) Assegnare un ID livello ed un nome al livello (es. Gestione prestiti ) e fare clic su Aggiungi 3) Fare clic su Autorizzazioni nel menu a fianco del livello appena creato come visto in precedenza 4) Impostare i permessi come nell immagine seguente e fare clic su Aggiorna

13 Gli amministratori a cui sarà assegnato questo livello, entrando nell area riservata con le loro credenziali di accesso potranno gestire i prestiti e le riconsegne dei libri, aggiungere utenti di livello Anonymous in fase di registrazione prestiti e potranno modificare i dati del loro profilo (Nome, indirizzo, ). Terzo esempio Creazione di un livello per consentire agli amministratori di quel livello di gestire la biblioteca 1) In Gestione autorizzazioni cliccare su + per inserire un nuovo livello 2) Assegnare un ID livello ed un nome al livello (es. Gestione biblioteca ) e fare clic su Aggiungi 3) Fare clic su Autorizzazioni nel menu a fianco del livello appena creato come visto in precedenza 4) Impostare i permessi come nell immagine seguente e fare clic su Aggiorna

14 Gli amministratori a cui sarà assegnato questo livello, entrando nell area riservata con le loro credenziali di accesso potranno inserire libri, visualizzare, modificare e cancellare i libri da loro inseriti, potranno inserire, modificare e cancellare collocazioni, classificazioni, sedi e supporti e potranno modificare i dati del loro profilo (Nome, indirizzo, ). Quarto esempio Impostazione del livello Anonymous per stabilire quali dati potranno vedere i soggetti che accedono all area pubblica senza autenticarsi 1) Fare clic su Autorizzazioni nel menu a fianco del livello Anonymous 2) Impostare i permessi come nell immagine seguente e fare clic su Aggiorna In questo modo coloro che accedono alla biblioteca in forma anonima vedranno solo la biblioteca fisica (libri e altri supporti fisici) e non vedranno e non potranno scaricare i libri in formato digitale. Si potrebbe impostare questo livello anche per mostrare la biblioteca digitale, fisica e digitale, fisica multisede.