REDAZIONE, VERIFICA, EMISSIONE E DISTRIBUZIONE DELLE PROCEDURE, DELLE ISTRUZIONI E DEI MODULI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA

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1 Pag. 1 di 7 DELLE PROCEDURE, DELLE ISTRUZIONI E DEI MODULI DEL 1. Scopo e campo di applicazione 2. Termini e definizioni 3. Legenda 4. Documenti di riferimento 5. Flusso delle modalità operative 6. Modalità operative aggiuntive 7. Descrizione delle revisioni INDICE Copia controllata n. 4 RQ DS 01/10/14 3 RQA DS 01/03/13 2 RQA DS 01/10/12 1 RQA DS 28/10/09 0 RQA DS 20/06/03 Rev. Sigla( ) Firma Sigla( ) Firma Redazione/Verifica Approvazione Data ( ) Sigla Funzione

2 Pag. 2 di 7 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 La presente procedura stabilisce le modalità, le prescrizioni e le responsabilità per la corretta gestione in termini di identificazione, redazione, verifica, approvazione, distribuzione, modifica e archiviazione dei documenti necessari per assicurare l efficace funzionamento, il controllo e il miglioramento dei processi del Sistema di Gestione per la Qualità dell'istituto G.Bonfantini. 1.2 La gestione dei documenti di registrazione della qualità è stabilita nella procedura DOC La gestione del Manuale della Qualità è descritta al punto del manuale stesso. 1.4 Tutte le Funzioni dell Istituto sono responsabili dell applicazione della presente procedura. 2. TERMINI E DEFINIZIONI Definizione Istituto Scolastico Staff di Direzione Utente Documentazione Funzione Processo Attività Procedure Gestionali Istruzioni Operative Moduli Descrizione Insieme di processi coordinati tra loro al fine di raggiungere gli obiettivi dell organizzazione scolastica. Gruppo di persone che supportano il Dirigente Scolastico nelle diverse attività; è composto da: Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi, Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione, Funzione Assicurazione Qualità, Responsabile Accreditamento Regionale, Vicario, Collaboratori del Dirigente Scolastico, Coordinatori di Dipartimento, Funzioni Obiettivo. Insieme di allievi, genitori, personale docente, ATA, mondo della scuola, mondo del lavoro e territorio. Forma di informazione usata per definire i requisiti dei processi. La documentazione può avere qualunque forma o tipo di supporto. Aggregazione di uomini e mezzi necessari per lo svolgimento di attività di u- guale natura. Catena di attività attraverso le quali, partendo da determinati input, si ottengono gli output desiderati. Aggregazione di singole azioni svolte all interno dell Istituto al fine di ottenere un determinato servizio. Sono documenti di natura prevalentemente gestionale che prescrivono le modalità di effettuazione e di controllo dei processi, assegnando le responsabilità delle singole attività/interazioni con le evidenze oggettive da documentare e conservare. Sono documenti a livello prescrittivo/gestionale, di supporto al Manuale della Qualità e preparati per uso interno all Istituto. Descrivono in dettaglio le modalità di esecuzione di attività specifiche. Sono documenti a livello prescrittivo/descrittivo, di supporto alle procedure e preparati per uso interno all Istituto. Servono per assicurare la chiarezza/completezza dell informazione da trasmettere/registrare/conservare. Sono documenti compilati per fornire evidenza oggettiva di attività eseguite o di risultati ottenuti, di supporto alle procedure e alle istruzioni e preparati per uso interno all Istituto, o esterno se prescritto nelle procedure/istruzioni stesse.

3 Pag. 3 di 7 3. LEGENDA Sigla DS DSGA RQ RA SGQ N/A ISO Definizione Dirigente Scolastico Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi Responsabile Qualità Responsabile Accreditamento Sistema di Gestione per la Qualità Non applicabile International Standard Organization 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 4.1. Leggi/norme Norma ISO 9000: 2000 Norma ISO 9001: 2008 Norma ISO 9004: 2000 Sistema di Gestione per la qualità Fondamenti e terminologia Sistemi di Gestione per la qualità Requisiti Sistemi di Gestione per la qualità Linee guida per il miglioramento delle prestazioni 4.2. Procedure DOC-02 Gestione dei documenti di registrazione della qualità e analisi dei dati 4.3. Istruzioni Operative N/A 4.4. Modulistica Mod.01 Mod.02 Registro documenti del SGQ Lista di distribuzione 4.5. Documenti tecnici N/A

4 Pag. 4 di 7 5. FLUSSO DELLE MODALITA OPERATIVE PROCESSO DI GESTIONE DELLE PROCEDURE GESTIONALI E DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE Fase Attività Responsabile Documenti prodotti o applicati Procedure e Istruzioni di riferimento 10 Analisi dei processi da documentare RQ + coinvolti Appunti 20 Redazione bozza Funzione coinvolta con Moduli Procedure/Istruzioni 30 Verifica Se OK si va alla fase 40 Se NON OK si torna alla fase 20 per le modifiche RQ+coinvolti richieste Approvazione Se OK si va alla fase 50 Se NON OK si torna alla fase 20 per le modifiche richieste Archiviazione originali e distribuzione controllata 60 Applicazione documenti 70 Modifiche ai documenti (si torna alla fase 20 e si ripete lo stesso iter) DS (procedure) Resp. Funzione (Istruzioni) RQ Funzioni coinvolte Funzione coinvolta Registro dei documenti del SGQ (Mod. 01) Lista di distribuzione (Mod. 02) Procedure/Istruzioni modificate

5 Pag. 5 di 7 6. MODALITA OPERATIVE AGGIUNTIVE 10 L analisi dei processi dell Istituto, fatta dalle Funzioni/Enti coinvolte col supporto di RQ, deve stabilire le procedure/istruzioni necessarie per gestire efficacemente le attività che si svolgono all interno dell Istituto. 20 Le procedure e le istruzioni riportano nella prima pagina (frontespizio): - Il nome o il logo dell Istituto, - La natura del documento, - La sigla alfanumerica di identificazione del documento: DOC-XX, RIS-XX, SER-XX, MAM-XX, per le procedure relative a Documenti, Risorse, Servizi, Misurazioni Analisi e Miglioramento. Identificazione analoga per le istruzioni operative, identificate dalla sigla IO-XX, - Lo stato di revisione (da Rev. 0 per la prima emissione), - La numerazione doppia delle pagine (da 1 di N a N di N), - Il titolo, - L indice, - Le firme dei responsabili di redazione verifica approvazione (autorizzazione emissione) e la data di approvazione, - La lista di distribuzione, - La natura delle modifiche rispetto alla revisione precedente. Ogni procedura è composta dai seguenti capitoli: Capitolo 1: SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questo capitolo descrive l argomento trattato nella procedura ed eventuali non applicabilità. Capitolo 2: TERMINI E DEFINIZIONI Vengono riportate eventuali definizioni e termini utilizzati all interno della procedura, al fine di fornire chiarimenti circa il significato del termine nel contesto della procedura stessa. Capitolo 3: LEGENDA Vengono riportate le sigle utilizzate all interno del documento ed il loro significato. Capitolo 4: DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Viene riportata l identificazione ed il titolo di documenti di carattere tecnico eventualmente menzionati all interno della procedura. Capitolo 5: FLUSSO DELLE MODALITA OPERATIVE Viene riportato il flusso delle attività, con l indicazione delle responsabilità, dei documenti prodotti o applicati e delle eventuali procedure o istruzioni di riferimento. Capitolo 6: MODALITA OPERATIVE AGGIUNTIVE Costituisce il capitolo in cui vengono dettagliate le attività per cui il flusso non è sufficientemente esplicativo. Capitolo 7: DESCRIZIONE DELLE REVISIONI Costituisce il capitolo in cui vengono descritte, anche per sommi capi, le modifiche che hanno comportato la revisione del documento. I moduli, gestiti anch essi dal RQ, sono identificati da Mod. XX seguito dallo stato di revisione (esempio: Mod. 03 Rev. 0). 30 La verifica del RQ riguarda l adeguatezza e la congruenza dei documenti agli standard e alle regole dell Istituto e la conformità ai requisiti della presente procedura e della normativa di riferimento del SGQ.

6 Pag. 6 di 7 40 L approvazione autorizza la distribuzione e l applicazione dei documenti a partire dalla data di approvazione. 50 La distribuzione dei documenti avviene, a cura di RQ, ai Responsabili di Funzione/Ente coinvolti che devono accusare ricevuta al Responsabile RQ (Mod. 02). Gli originali cartacei con le firme autografe devono essere archiviati con i relativi elenchi. Le modalità dell archiviazione devono assicurare la loro conservazione e pronta consultazione in caso di necessità. Gli elenchi delle procedure operative, delle istruzioni di lavoro e della modulistica (Mod. 01) devono avere le singole voci con indice di revisione e data di emissione, ai fini del controllo dei documenti in vigore. Gli elenchi e gli originali cartacei superati devono essere conservati da RQ. 60 I documenti in questione delineano, insieme col Manuale della Qualità, la politica per la Qualità dell Istituto. I requisiti prescritti da tali documenti devono pertanto essere: Resi familiari e applicati del personale dell Istituto; a tale proposito,oltre a mezzo copia cartacea, si provvede ad una loro diffusione, caricando i files sul sito internet dell Istituto e/o inviandoli ad ogni docente via mail. Dimostrabili per l applicazione in sede di Audit della qualità, sia interno che da parte di Enti esterni. 70 Le procedure, le istruzioni operative, i documenti tecnici e i modelli modificati devono essere riemessi, con il numero della revisione aumentato di un unità, seguendo lo stesso iter di redazione-verificaapprovazione della prima emissione. Per quanto riguarda il Manuale, dopo le prime 4 revisioni, il numero della revisione ritornerà a 0 per arrivare ancora a 4, accompagnato però anche dal numero dell edizione, in progressivo aumento di un unità ogni 4 revisioni, a partire dallo 0. Per tutti i documenti, la modifica anche di una sola pagina comporta la riemissione dell intero documento, che viene distribuito in sostituzione del precedente con le stesse modalità adottate per quello superato. I destinatari del documento nell ultima revisione valida sono responsabili della eliminazione dai luoghi di utilizzo delle copie cartacee superate. Gli originali obsoleti dell Archivio di RQ devono essere conservati senza limiti di tempo con la scritta SUPERATO (storia del documento).

7 Pag. 7 di 7 7. DESCRIZIONE DELLE REVISIONI Revisione Descrizione Data 0 Prima emissione del documento 20/06/03 1 Aggiornamento della denominazione dell Istituto 28/10/09 2 Modifica del punto 60 delle Modalità operative aggiuntive; aggiornamento della procedura di riferimento DOC-02 e del mod.01 Registro documenti del SGQ 01/10/12 3 Modifica del punto 70 delle Modalità operative aggiuntive 01/03/13 4 Sostituzione della funzione di Responsabile Qualità e Accreditamento con le due funzioni di Responsabile Qualità e di Responsabile Accreditamento; modifica del punto 60 delle Modalità operative aggiuntive 01/10/14