PROCEDURA OPERATIVA Valutazione Beni Immobili. Realizzato in collaborazione con

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1 PROCEDURA OPERATIVA Valutazione Beni Immobili Realizzato in collaborazione con

2 Procedura Valutazione Beni Immobili Descrizione Generale: Il seguente flusso descrive le procedure operative, nonché gli attori coinvolti nel processo di valutazione dei Beni Immobili. Tale attività intrapresa da un Esperto Indipendente, opportunamente selezionato, ha la finalità di determinare il valore del patrimonio immobiliare che l SGR gestisce. Output di questo processo è una relazione, la valutazione di stima del patrimonio immobiliare che, opportunamente analizzata e, se necessario, rivista dal Consiglio di Amministrazione, è alla base della valorizzazione degli immobili nel bilancio del Fondo. Processi: - Valutazione Beni Immobili Riferimenti normativi: - Comunicazione congiunta Banca d Italia Consob del 29 luglio Attori coinvolti: Interni: - Risk Manager; - Responsabile Funzione Fund Management; - Responsabile della Funzione Amministrazione, Finanza e Controllo; - Consiglio di Amministrazione; - Collegio Sindacale. Esterni: - Esperto Indipendente; - Società di revisione. Sistemi informativi a supporto: - Archidoc. Documenti utilizzati/realizzati: - Relazione di stima del patrimonio immobiliare. 2

3 1.1 Valutazione Beni Immobili 3

4 1.1.1 Conferimento dell incarico all Esperto Indipendente La normativa vigente prevede che l Esperto Indipendente (sia esso persona fisica o giuridica) debba essere in possesso di onorabilità, professionalità e indipendenza, secondo quanto disposto dal D.M. 24 maggio 1999 n La verifica della sussistenza di tali requisiti, anche tramite modalità di autocertificazione, è condizione necessaria per partecipare alla selezione. È cura del Fund Manager provvedere a contattare i potenziali Esperti Indipendenti, la cui selezione avviene nel rispetto della procedura di acquisto di beni e servizi, nonché di altre procedure della SGR. I criteri su cui focalizzare la scelta sono i seguenti: la professionalità, (che include competenza, diligenza, esperienza, conoscenza, indipendenza, obiettività e terzietà nel loro operato); la disponibilità di banche dati sui comparable; le condizioni economiche del mandato; la capillarità e presenza sul territorio rispetto alla localizzazione dei beni oggetto di valutazione; le competenze specifiche in settori ben precisi del mercato immobiliare; il sistema di gestione dei conflitti di interesse; la solidità economica dell Esperto Indipendente; l assistenza, sia tecnica che logistica e ulteriori supporti utili ai fini del mandato, e i tempi di esecuzione. La SGR minimizza le situazioni di conflitto d interesse, per cui eventuali candidature che potrebbero far insorgere tali fattispecie, sono gestite secondo le modalità previste dalla specifica procedura aziendale alla quale si rimanda. Per garantire maggior tutela degli investitori, la SGR agisce attuando la turnazione degli esperti, a tal fine la durata dell incarico non potrà eccedere i tre anni e non viene prevista nessuna forma di rinnovo tacito. Alla scadenza dei tre anni la SGR deve attivare una nuova selezione nel rispetto della procedura di acquisto di beni e servizi, alla quale, esclusivamente una volta dopo il primo triennio, può essere invitato anche l esperto indipendente uscente. Il compenso deve essere adeguato alla complessità del lavoro, alla localizzazione dei beni, alle caratteristiche fisiche, e deve essere tale da consentire la qualità, l affidabilità nell esecuzione dell incarico e l indipendenza dell Esperto Indipendente. 4

5 Il Fund Manager sulla base dei criteri di sopra esposti effettua una valutazione preliminare che viene sottoposta, previo parere del Comitato Tecnico Consultivo, al Consiglio di Amministrazione per la delibera definitiva. Casistiche d intervento dell Esperto Indipendente Gli Esperti Indipendenti, secondo la normativa vigente, devono intervenire in sede di: 1. valutazione semestrale del patrimonio del fondo da parte della SGR; in tal caso essi devono presentare una relazione di stima entro 30 giorni dalla data di riferimento; 2. cessione di beni; in tal caso gli Esperti Indipendenti rilasciano un giudizio di congruità del valore di ogni bene immobile, corredato da una relazione analitica contenente i criteri seguiti e la rispondenza a quanto previsto dalla normativa vigente; 3. conferimento di beni, sia in fase di costituzione del fondo, sia nelle fasi successive; 4. acquisto e cessione di beni in conflitto di interessi. Sebbene non esplicitamente previsto dalla normativa, la SGR richiede l intervento dell Esperto Indipendente anche nell ipotesi di acquisto dei beni immobili. Nel prosieguo della presente procedura si parlerà diffusamente della valutazione semestrale indicata al punto 1, in quanto l intervento dell esperto indipendente nelle altre casistiche di sopra esposte è stato definito nella procedura Investment Management alla quale si rimanda Valutazione del Patrimonio Immobiliare In prima fase, è compito del Fund Manager condividere con l Esperto Indipendente una time table, in cui vengono indicate le scadenze di consegna dei documenti, delle bozze di valutazione e della relazione definitiva. Contestualmente, il Fund Manager provvede a concordare con l Esperto Indipendente individuato, la documentazione necessaria per l attività di valutazione (i cd. dati oggettivi), provvedendo altresì ad archiviare tramite l apposito sistema aziendale tutto il flusso documentale rilevante ai fini della valutazione (mail, fax, lettere, verbali di riunione). Tale attività dovrà garantire la tracciabilità del processo attribuendo data certa ad ogni documento scambiato. Il Fund Manager provvede ad inviare tutta la documentazione che presenta scostamenti rispetto a quanto inviato ai fini della precedente valutazione. Diversamente, comunica all Esperto Indipendente l assenza di scostamenti rispetto ai dati oggettivi precedentemente comunicati. 5

6 Ricevuta tutta la documentazione, l Esperto Indipendente procederà, dopo aver studiato tutte le carte in suo possesso, alla redazione della Relazione di stima del patrimonio immobiliare nei tempi definiti, avendo cura di effettuare almeno un sopralluogo all anno presso ciascuno degli immobili oggetto di stima. Nel caso di portafogli costituiti da una pluralità di immobili aventi caratteristiche omogenee (in termini di stato locativo, ubicazione geografica, qualità immobiliare e destinazione d uso), ferma restando l effettuazione di una perizia iniziale con sopralluogo presso tutte le unità facenti parte del portafoglio e l effettuazione di un sopralluogo completo in caso di modifiche successive rilevanti, potranno essere concordate con l Esperto Indipendente modalità di sopralluogo basate su tecniche di campionamento. In tal caso dovranno essere compiutamente descritte nella relazione valutativa le modalità adottate, unitamente all elencazione dei cespiti. Con modifiche successive rilevanti s intendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo: cambi di destinazione d uso, modifiche dello stato locativo (in termini di tenancy e di occupancy), modifiche superiori al 20% nello stato avanzamento lavori in caso di costruzione di un nuovo immobile. Una volta terminata la Relazione di Stima, sarà cura dell Esperto Indipendente provvedere ad inviare copia, anche mediante tecniche di comunicazione a distanza, al Fund Manager e a presentare allo stesso i risultati della valutazione e delle indicazioni ivi contenute. Qualora il Fund Manager riscontri eventuali anomalie o la necessità di rettifica dei dati inseriti nella bozza della Relazione, lo stesso dà immediata comunicazione all Esperto Indipendente, il quale provvede ad aggiornare e ad inviare una nuova bozza. Terminata la fase di analisi e correzione della bozza relativa alla Relazione di Stima, anche a seguito di eventuali rettifiche, l Esperto Indipendente provvederà ad inviare la Valutazione (su carta intestata e sottoscritta dalla persona fisica che ha redatto la Relazione e da soggetto munito di appositi poteri) al Fund Manager che provvederà ad inoltrarla, al Risk Manager. La Valutazione dovrà contenere almeno i seguenti dati: Documentazione esaminata; Assunzioni formulate, nonché eventuali restrizioni che possono essere previste; Descrizione dell immobile con indicazione delle consistenze; Descrizione del contesto in cui l immobile è inserito; Modalità e tempi delle ispezioni fisiche e di ogni altra attività di verifica effettuata sui beni oggetto di valutazione; Criterio di valutazione utilizzato per ogni singolo asset e le motivazioni alla base della scelta di tale criterio; Indicazione dei parametri di calcolo utilizzati (dati soggettivi); 6

7 Analisi dei cd. comparables; Eventuali avvertenze da sottoporre all attenzione della SGR; Consistenza, destinazione urbanistica, uso e redditività dei beni facenti parte del patrimonio del Fondo e di quelli posseduti tramite società immobiliari, nonché tabelle contenenti: evidenza dettagliata delle superfici, la rappresentazione del piano, la specificazione dei locali tecnici e i criteri di ponderazione utilizzati per il calcolo delle superfici; Raffronto comparativo con ultima valutazione effettuata con evidenziazione delle differenze riscontrate. La valutazione dell Esperto si basa sia su dati oggettivi forniti dal Fund Manager (quali ad esempio la superficie dell immobile, il canone di locazione in essere e la durata dei contratti), sia su dati soggettivi (canoni di mercato, necessità di manutenzioni straordinarie, cap rate di uscita dell immobile, tempo di riaffitto). L Esperto Indipendente deve dare ampio spazio nella relazione alle motivazioni che hanno spinto alla quantificazione dei dati soggettivi, riportando comparables e studi di mercato relativi agli stessi Analisi interna della Valutazione Una volta ricevuta la Valutazione in forma definitiva, il Fund Manager provvederà a verificarne puntualmente, con riferimento ad ogni singolo cespite ovvero a classi di cespiti omogenee in termini di stato locativo, ubicazione geografica, qualità immobiliare e destinazione d uso: la completezza delle informazioni; la ragionevolezza del criterio valutativo adottato, rispetto alle caratteristiche del portafoglio; la correttezza dei dati oggettivi utilizzati, confrontati con quanto inviato dal Fund Manager all Esperto Indipendente; la ragionevolezza dei dati soggettivi. In particolare, la verifica di ragionevolezza dei dati soggettivi viene effettuata individuando (a cura del Fund Manager) i cinque dati soggettivi ritenuti maggiormente impattanti sul valore dell immobile. Il Fund Manager relativamente ai cinque dati soggettivi selezionati rilascia un giudizio in merito a: ragionevolezza dei dati soggettivi dal confronto con la valutazione dei periodi precedenti; ragionevolezza dei dati soggettivi emersa dal confronto con immobili comparabili di proprietà dello stesso Fondo o di altri Fondi gestiti dalla SGR, valutati dal medesimo Esperto Indipendente o da altri Esperti Indipendenti; 7

8 ragionevolezza dei dati soggettivi emersa dal confronto con le informazioni in possesso della Funzione Investment e Fund Management. A seguito dell analisi della valutazione del singolo cespite l analisi viene completata con un giudizio complessivo relativo all eventuale scostamento emerso rispetto alla precedente valutazione, tenuto conto anche dello scenario di mercato. Analizzata la Valutazione e gli eventuali approfondimenti, il Fund Manager provvede a portare all attenzione del Risk Manager i risultati della stessa. Il Risk Manager, verifica la coerenza dei criteri utilizzati, la congruità dei dati e la correttezza di calcolo e, qualora ravvisi la necessità di ulteriori approfondimenti, inviterà il Fund Manager a provvedere alle necessarie analisi. La Valutazione sarà inviata congiuntamente dalle funzioni Fund Management e Risk Management ai membri del Consiglio di Amministrazione in tempo utile per la delibera in merito alla valutazione stessa Delibera del Consiglio di Amministrazione ed eventi successivi Il Consiglio di Amministrazione, ricevuta la Valutazione dal Fund Manager e dal Risk Manager, valuterà in merito alla necessità o meno di richiedere ulteriori approfondimenti. Qualora il Consiglio ravvisi tale necessità, inviterà il Fund Manager a provvedere alle necessarie analisi, coinvolgendo nel caso anche l Esperto Indipendente. Viceversa, qualora il Consiglio di Amministrazione non ravvisi la necessità di ulteriori approfondimenti, procederà con la delibera Informativa post delibera Una volta che la Valutazione è stata portata all attenzione del Consiglio di Amministrazione ed è stata deliberata, è cura del Fund Manager darne informazione al Responsabile della Funzione Amministrazione SGR, il quale, a sua volta, informerà il Presidente del Collegio Sindacale e il referente della Società di Revisione che la Valutazione è a loro disposizione presso gli archivi della Società. Sarà cura del Responsabile Amministrazione SGR far sì che vengano indicati in una apposita sezione del rendiconto di gestione del fondo: gli incarichi assegnati all Esperto Indipendente; 8

9 i presidi organizzativi e procedurali adottati per assicurare il rispetto dei criteri di valutazione dei beni da parte dell Esperto Indipendente. 9