Sistema di Gestione per la Qualità

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1 MQ 04 Sistema di Gestione per la N. Revisione e data Motivo della modifica Rev, 02 del Adeguamento dello scopo Redatto Verificato Approvato RD RD DS 4.0 SCOPO SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Lo scopo della presente sezione è quello di presentare le principali caratteristiche strutturali del SGQ e della documentazione correlata. Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 1 di 8

2 4.1 REQUISITI GENERALI RESPONSABILITÀ La Direzione a. ha identificato i servizi offerti di applicazione del SGQ b. ha identificato i processi correlati c. ha stabilito le sequenze e le interconnessioni tra i processi d. ha messo a disposizione le risorse e le informazioni necessarie e. ha stabilito i criteri ed i metodi per assicurare il corretto funzionamento di tali processi f. ha definito le modalità e la frequenza di monitoraggio dei processi g. ha definito le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati h. ha predisposto la documentazione per il SGQ, le relative registrazioni e le modalità di gestione della stessa ORGANI E FUNZIONI COINVOLTE Il Consiglio di Istituto (CdI) su proposta della Giunta Esecutiva sentito il Collegio dei Docenti (CdD) ha supportato la Direzione nell identificazione dei servizi. ATTIVITÀ a. I servizi erogati dall Istituto sono stati identificati nelle seguenti macrocategorie: Servizi di ISTRUZIONE E FORMAZIONE Servizi di INTEGRAZIONE E ORIENTAMENTO b. La categoria dei Servizi di ISTRUZIONE E FORMAZIONE si articola nei seguenti processi: accoglienza e informazione all Utente progettazione formativa erogazione degli interventi formativi sostegno e facilitazione all apprendimento monitoraggio e valutazione La categoria dei Servizi di INTEGRAZIONE E ORIENTAMENTO si articola nei seguenti processi: percorsi di integrazione formativa orientamento al lavoro e bilancio delle competenze certificazione di competenze ed abilità acquisite Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 2 di 8

3 attivazione di Programmi comunitari regionali, provinciali per la formazione La Direzione ha inoltre individuato altri processi (cfr. MQ07 p.to 7.1) a sostegno del corretto svolgimento dei servizi erogati, inerenti: risorse umane infrastrutture e risorse strumentali ambiente di lavoro approvvigionamento Sistema di Gestione per la : I processi sono descritti nella successiva sezione MQ 07 e corredati dalle informazioni, e dai riferimenti normativi e procedurali necessari per il loro efficace funzionamento. c. Le sequenze operative, le risorse necessarie, gli strumenti di verifica e di registrazione nonché le interazioni all interno dei processi sono definite nelle singole procedure. La matrice responsabilità/processi evidenzia processi. le responsabilità relative ai Le risorse messe a disposizione per la realizzazione dei processi sono identificate nella successiva sezione MQ 06, corredate dalle informazioni, e dai riferimenti normativi e procedurali necessari per il loro efficace funzionamento. d. I processi che concorrono alla realizzazione dei servizi di Istruzione/Formazione e di Integrazione/Orientamento sono descritti nelle apposite procedure e sono richiamati in MQ07, par. 7.1; e. Le modalità di monitoraggio e controllo dei processi sono identificate nel MQ 08 e sono finalizzate ad assicurare il raggiungimento degli obiettivi pianificati ed a conseguire il miglioramento continuo degli stessi. f. Le modalità di pianificazione dei processi sono definite nel MQ 05, p.to 5.4 g. La descrizione della documentazione del SGQ è definita nel MQ 04 h. Le modalità di gestione della documentazione per il SGQ e delle registrazioni associate sono descritte nella procedura di gestione della documentazione e delle registrazioni (PGE - 03). Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 3 di 8

4 4.2 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE Responsabilità La Direzione assicura la tenuta e l aggiornamento della normativa di riferimento all interno dell Istituto. Il Rappresentante della Direzione per la gestisce la documentazione. Organi e Funzioni coinvolte Il DS, sentito il Consiglio di Istituto (CdI), il DSGA ed il CdD, assicura il corretto e puntuale utilizzo della documentazione del SGQ. Attività GENERALITA La documentazione di base del SGQ comprende: Politica per la qualità inserita nel Piano di Offerta Formativa - POF (vd. MQ05,prf. 5.3) Obiettivi per la (vd.mq05, Prf. 5.4) Manuale della qualità (vd. prf a) Procedure operative e gestionali (vd. prf b) Registrazioni della qualità (vd. prf ) Documento di programmazione finanziaria (programma annuale, ecc..) Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 4 di 8

5 DESCRIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE: POLITICA PER LA QUALITÀ Il documento Politica per la e Obiettivi descrive la mission dell Istituto, in essa la Direzione dichiara il proprio impegno nel raggiungimento degli obiettivi di qualità, economici e sociali al fine di ottenere il continuo miglioramento dell organizzazione e l incremento della soddisfazione dell utente, definendo per tali obiettivi i relativi indicatori. Il documento è inserito nel Piano Offerta Formativa dell Istituto e come tale è soggetto a revisione a seguito all andamento del Sistema di Gestione della e delle evoluzioni del contesto normativo, sociale ed economico nel quale opera l Istituto. Manuale di Il Manuale della descrive il SGQ e fa riferimento ai documenti necessari per l attuazione dei processi che concorrono all'erogazione dei servizi identificati al prf.4.1. Esso è strutturato in 8 sezioni, secondo la suddivisione e la denominazione della norma di riferimento. Ciascuna sezione prevede, a titolo introduttivo, l illustrazione sintetica del contenuto della stessa (paragrafo SCOPO), per poi articolarsi negli stessi paragrafi definiti della norma, ma strutturati secondo tre elementi descrittivi: Responsabilità Organi e Funzioni coinvolte Attività. A conclusione di ciascuna sezione si riporta l elenco della documentazione a riferimento delle attività descritte. PROCEDURE GESTIONALI ED OPERATIVE: Le procedure del SGQ sono distinte in procedure gestionali e procedure operative; le procedure gestionali sono quelle procedure strettamente collegate all attuazione del sistema di gestione per la qualità ed in particolare quelle inerenti la sezione 4, 6 e 8 del presente Manuale, le procedure operative sono invece quelle inerenti le sezione 7 del presente Manuale Le procedure del SGQ sono identificate tramite codice alfanumerico come di seguito riportato: PSI-x = Procedura Servizi Istruzione; PGE-x = Procedura Gestionale Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 5 di 8

6 Ciascuna procedura è divisa in più sezioni ed è così strutturata: 1. Titolo definizione dell obiettivo descrittivo della procedura 2. Elenco Revisioni riporta tutte le revisioni della procedura ed i responsabili della revisione stessa 3. Attività elenca le attività svolte per l attuazione del processo descritto 4. Responsabile del Processo individua il responsabile dell attuazione del processo descritto, se ci sono più responsabili a ciascuno vengono attribuiti i compiti specifici 5. Obiettivi elenca gli obiettivi che si vogliono raggiungere 6. Mezzi e Documenti elenca le risorse documentali e/o strutturali necessarie all attuazione del processo 7. Norme di Riferimento norme o leggi attinenti le attività descritte in procedura 8. Risultati Attesi vengono indicati i risultati che si vogliono ottenere dalla corretta applicazione della procedura 9. Destinatari persone che verranno coinvolti nell applicazione della procedura o che ne trarranno beneficio 10. Indicatori di Risultato indici che consentono di valutare l entità dei risultati ottenuti 11. Moduli elenco dei moduli di registrazione correlati alla procedura Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 6 di 8

7 REGISTRAZIONI DELLA QUALITÀ: Le registrazioni della qualità sono tutti i documenti a supporto dell evidenza dello svolgimento delle attività relative all erogazione dei servizi di Istruzione e Formazione e di Integrazione e Orientamento. I documenti identificati come registrazioni (moduli) sono trattati come specificato nella relativa procedura documentata (PGE 03) e come tali conservati. Il responsabile delle modifiche è unicamente il Rappresentante della Direzione (RD), al quale la funzione interessata manifesta la necessità di modifica. DOCUMENTO DI PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA La programmazione finanziaria, pur non rientrando nell area di applicazione del SGQ, ne rappresenta una risorsa fondamentale. Essa si esprime nel Programma annuale, e nella connessa documentazione prescritta del Regolamento per la gestione amministrativa e contabile delle istituzioni scolastiche (D.Interm. n.44/01). Della tenuta e conservazione di tale documentazione secondo la normativa vigente, è responsabile il Direttore dei Servizi Amministrativi (DSGA). TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI (DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE INTERNA ED ESTERNA) Fermo restando il rispetto delle norme generali di conservazione degli atti attinenti la gestione dell Istituto, sono indicati di seguito i documenti, sia di origine esterna che di produzione interna, la cui rintracciabilità, conservazione ed archiviazione è fondamentale ai fini del corretto svolgimento delle attività. La documentazione interna - di produzione dell Istituto - include la documentazione del SGQ, di cui al paragrafo precedente, ed i seguenti documenti: - organigramma e dotazione organica - verbali e delibere del CdI, della GE e del CdD e del Comitato di Valutazione - atti delle funzioni obiettivo per Aree - Piano Offerta Formativa dell Istituto - POF - Regolamento di Istituto e altri regolamenti - comunicazioni interne (repertorio, ecc.); ordini di servizio; circolari, ecc. - accordi; - contratti; Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 7 di 8

8 - convenzioni; - note di incarico; ecc. (nei limiti e con i vincoli delle norme amministrativo contabili vigenti) - progetti - registri; inventari, ecc. (del personale. delle dotazioni, dei materiali,ecc.) - registri di classe e dei docenti/tutor; - prove di valutazione, - prove e verbali di scrutini ed esami, questionari, ecc.(nei limiti e con i vincoli della normativa vigente, con particolare riguardo alla tutela dei dati personali) - attestati/certificazioni; ecc. La documentazione esterna include le norme di riferimento e tutti quei documenti di origine esterna che possono essere importanti ai fini dell erogazione dei servizi dell Istituto: - decreto costitutivo/statuto - testo unico delle disposizioni legislative in materia di istruzione - atti di Enti Locali (delibere, determinazioni, ecc) - circolari del Ministero dell Istruzione, dell università e della Ricerca Scientifica - norme regionali in materia di formazione; - P.R.O.F. Piano Regionale dell Offerta Formativa - bandi di gara; - norme di riferimento; Per l'aggiornamento delle norme di riferimento, la Direzione utilizza: - Gazzette Ufficiali; - Bollettini Regionali; - PON Programma Operativo Nazionale; - POR Programma Operativo Regionale; La documentazione di origine esterna è mantenuta sempre aggiornata e correttamente conservata solo ed unicamente per quanto concerne le Circolari del MIUR, gli atti degli Enti locali relativi al settore scolastico e della formazione, e le norme nazionali e regionali in materia di formazione ed istruzione. La restante documentazione è gestita solo nel caso in cui la stessa venga utilizzata dall Istituto (es. Bandi di gara). Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 8 di 8

9 Le modalità di gestione della documentazione del SGQ, di quella interna ed esterna sono descritte nella procedura PGE DOCUMENTAZIONE A RIFERIMENTO PGE 03 Gestione documentazione e registrazioni Mod. PGE 03 A Elenco dei documenti di sistema Mod. PGE 03 B Distribuzione dei documenti di sistema Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 9 di 8