Echi dal PMI Global Congress Europe Area of focus SMP. Mean Small Management. Marco Valioni, PMP. Project Manager, Intesa Sistemi e Servizi

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1 Echi dal PMI Global Congress Europe 2004 Area of focus SMP Small Projects Do Not Always Mean Small Management Marco Valioni, PMP Project Manager, Intesa Sistemi e Servizi

2 Outline area of focus SMP Nella realtà quotidiana esiste un universo fantasma di progetti che non coinvolgono molte persone, sono limitati nel tempo ed hanno un budget ridotto. Spesso però questi progetti hanno una rilevanza strategica, talvolta ne dipende la sopravvivenza dell intera Azienda!! Come devono essere gestiti? Sono necessari skill particolari di PM per raggiungere gli obiettivi fissati?

3 SMP Topics "SMP", di che si tratta? primo, riconoscerli!! ma sono davvero così diversi? ed ora, cosa faccio? dunque, alla fine, per il PM...

4 "SMP", di che si tratta? Definizione (*) Piccolo 1. inferiore all'ordinario per dimensioni [..] 2. che ha dimensioni minori rispetto a quelle di una cosa della stessa specie cui viene implicitamente contrapposto [..] => tutto è RELATIVO!! 3. di poco conto, di modesta entità [..] 4. gretto, meschino [..] => accezione generale negativa. (*) Dizionario della Lingua Italiana Garzanti.

5 "SMP", di che si tratta? Caratteristiche: durata limitata (o.d.g. mesi); budget ridotto (o.d.g. 100K Euro); project Team di meno di 12 persone; popolazione di utenti limitata; unico obiettivo; unico decision-maker.

6 "SMP", di che si tratta? Esempi: lancio di un nuovo prodotto; sviluppo di un modello di processi; sviluppo di un business case; sviluppo di un intervento di formazione; preparazione di una presentazione; manutenzione evolutiva di applicazioni software.

7 "SMP", di che si tratta? Dato di fatto: massima applicazione nelle c.d. SME (Small Medium Enterprise) medium small micro numero di dipendenti <250 <50 <10 fatturato massimo (mln ECU) massimo attivo (mln ECU) Indagine Commissione Europea (2002) : 19 mln di SME per 110 mln impiegati; : dopo 5 anni solo 50% sopravvissute; 3. Solo 16% progetti IT raggiungono l obiettivo.

8 "SMP", di che si tratta? Indagine CE 2002: cause fallimento progetti 1. Scarsa comunicazione; 2. Scarsa definizione dell ambito (scope); 3. Disattese le aspettative del Cliente (customer); 4. Pianificazione inadeguata; 5. Mancanza di leadership; 6. Mancanza di motivazione nel Team; 7. Scarsa sponsorship.

9 "SMP", di che si tratta? Preconcetti: sono più facili da implementare rispetto ai grandi; necessitano di Project Manager meno esperti; hanno bisogno di meno attività di project management; la comunicazione è più facile.

10 primo, riconoscerli!! Spesso è difficile distinguere l attività ordinaria dall avvio di un nuovo SMP. Le modalità di attivazione possono essere le più disparate:... telefonata del capo ; ; chiacchierata al caffè;

11 primo, riconoscerli!! riconoscerli è importante per evitare: la mancanza di ruoli e responsabilità precise; che non si costruisca la squadra; che non si salti la fase di pianificazione; che non si analizzino i rischi; che le attività siano trascurate.

12 primo, riconoscerli!! attività sintomo di progetto: sforzo unico; inizio e fine ben identificati; producono qualcosa di valore per la organizzazione ; hanno bisogno di risorse per raggiungere gli obiettivi; si possono applicare metodologie specifiche di PM, distinte dalla produzione.

13 ma sono davvero così diversi? Grandi Progetti Facilità nell acquisizione e integrazione del budget Alto rischio ma analisi strutturata delle risposte Ampia visibilità Molti stakeholders Sponsor, PM e team formalizzati PM/team dedicato SMP Solitamente sottostimati, difficile ottenere i fondi Basso rischio ma assenza di processi di risk mgmt Progetti fantasma 1 o 2 stakeholders Sponsor, PM e team assenti o informali PM condiviso su + progetti

14 ma sono davvero così diversi? Problemi tipici SMP Spesso è difficile distinguerli dall ordinario Poco tempo per pensare e pianificare Deadlines non realistiche Difficoltà di comunicazione con gli stakeholders Non formalizzazione della chiusura di progetto Scarse leve manageriali sul team Conseguenze Scarsa focalizzazione sugli obiettivi Rischi ignorati, perdite di tempo => rework!! Scoraggiamento Il fattore forget, disimpegno degli sponsor Coinvolgimento postumo e ignorate lessons learned Bassa motivazione e fuga di risorse

15 ed ora, cosa faccio? FCS fattori critici di successo: 1. Sponsorship e supporto da top management e utenti 2. Definizione formale di obiettivi 3. Pianificazione delle attività 4. Costruzione del Team 5. Tener viva l attenzione degli stakeholders = comunicazione!!

16 ed ora, cosa faccio? Framework azioni chiave: 1. Ottenere Project Sanctioning 2. Definire ambito (ragioni di business, obiettivi e deliverable) 3. Schedulare e stimare (tempistica e dipendenze) 4. Identificare stakeholders e staffing 5. Veicolare continuamente informazioni sull andamento del progetto

17 ed ora, cosa faccio? Strumenti/Templates: 1. Project Charter 2. Scope Statement - WBS 3. Key Milestones 4. RAM & Communication Plan 5. Status/Performance Report Project Agreement Project Planning Project Execution

18 Summary: ed ora, cosa faccio? FCS Sponsorship e supporto da top management e utenti Definizione formale di obiettivi Pianificazione delle attività Costruzione del Team Tener viva l attenzione degli stakeholders = comunicazione!! FRAMEWORK Ottenere Project Sanctioning Definire ambito (ragioni di business, obiettivi e deliverable) Schedulare e stimare (tempistica e dipendenze) Identificare stakeholders e staffing Veicolare continuamente informazioni sull andamento del progetto STRUMENTI/TEMPLATE Project Charter Scope Statement - WBS Key Milestones RAM & Communication Plan Status/Performance Report

19 ed ora, cosa faccio?... e NON TRASCURARE: 1. Sorprese Risk Management 2. Costi Fund Management 3. Celebrazione / Lessons Learned Project Closeout ma attenzione... AS NEEDED!

20 dunque, alla fine per il PM... SMP: pro Più autonomia decisionale Metodologie e strumenti personalizzabili Opportunità di visibilità Capitalizzazione risultati nel breve Rischi contenuti SMP: contro Più cappelli per il Project Manager Vincoli di budget pressanti Possibili conflitti di utilizzo risorse Meno attenzione dagli sponsor SMP = PROJECT MANAGEMENT

21 per ulteriori approfondimenti Fonti (PMI European Global Congress 2004): SMP01: Never Mind the Size Feel the Complexity. Liz Goodman FusionPlus. SMP02: The Critical Steps to Managing Small Projects. Richard Larson - Watermark Learning. SMP05: The Power of One: PM for Team of One. Sandra Rowe - Blue Cross Blue Shield of Michigan. Marco Valioni, PMP marco.valioni@bancaintesa.it cell 335/