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2 Datapolis Workbox 2010 per Microsoft Sharepoint Datapolis Workbox è uno strumento grafico user-friendly per modellare e gestire i processi gestionali, il flusso di informazioni e di documenti nell'ambiente SharePoint La particolare architettura dell'applicazione facilita la gestione dei processi e permette di introdurre rapidamente modifiche. Datapolis Workbox utilizza due livelli logici, business e tecnico. Il primo visualizza graficamente il processo e le sue fasi, il secondo crea uno spazio che permette di automatizzare i processi. La logica di business separata, che riflette i meccanismi decisionali umani, permette ai manager di concentrarsi sugli obiettivi e sulle fasi del processo. Entrambi i livello creano uno strumento comune per il personale dei reparti business e IT. Un ambiente grafico di lavoro in rete: facile creazione e modifica dei flussi, senza necessità di programmazione L'intuitiva interfaccia grafica permette di progettare flussi pienamente operativi senza necessità di utilizzare strumenti di programmazione. La tecnologia drag and drop permette di definire e modificare rapidamente i processi. Gli attributi del flusso (stati, attività, azioni, ruoli e autorizzazioni) vengono inseriti sul diagramma trascinandoli con il mouse. In ogni momento l'utilizzatore può introdurre modifiche nel progetto di flusso. Appositi meccanismi impediscono la gestione della stessa istanza del processo da parte di diverse definizioni. La tecnologia Microsoft Silverlight permette di operare interattivamente con il diagramma e facilita la navigazione tra oggetti ed elementi del processo. Per definire i flussi è sufficiente un browser internet e un qualsiasi computer con accesso alla rete (non è necessario installare componenti, applicazioni e basi dati aggiuntivi). I livelli business e tecnico: una piattaforma di lavoro comune per gli utenti business e gli specialisti IT L'utilizzo di due livelli (business e tecnico) aumenta la leggibilità dei diagrammi e facilita la comprensione della logica gestionale del processo. Il livello business permette di creare il diagramma e di operare sulla logica gestionale del flusso: i dipendenti esterni ai reparti IT possono partecipare attivamente alla fase di progettazione dei processi e delle interfacce utente. Il livello tecnico (rivolto a chi conosce l'ambiente SharePoint) permette di implementare le funzionalità avanzate e automatizzare i processi, senza ingerenze sulla logica gestionale. La possibilità di lavoro in parallelo dei reparti business e IT agevola la comunicazione tra i gruppi di lavoro, riduce il rischio di errori e accelera l'avviamento dei processi. L'intuitiva interfaccia grafica permette di progettare flussi pienamente operativi senza necessità di utilizzare strumenti di programmazione. Scarica la versione di prova gratuita di Datapolis Workbox dal sito

3 Il livello tecnico permette di implementare le funzionalità avanzate e automatizzare i processi, senza ingerenze sulla logica gestionale. Creazione di report e sostegno alle decisioni Il modulo di analisi storica riflette in maniera grafica la storia del flusso, riportando informazioni dettagliate circa i partecipanti, le singole attività e la loro durata. L'interpretazione grafica dell'andamento del processo presenta le informazioni riguardanti l'avviamento del processo, il tempo di realizzazione dei compiti e permette anche di individuare i colli di bottiglia del flusso. Il meccanismo Web Service permette di realizzare ogni tipo di report. L'esportazione dei dati in formato XML permette l'analisi degli stessi attraverso strumenti esterni. Un flessibile sistema di autorizzazioni agevola gli utenti del processo nell'utilizzo dei moduli Datapolis Workbox estende le funzionalità di SharePoint introducendo la possibilità di conferire autorizzazioni alla visualizzazione di determinate categorie di dati (colonne di una raccolta o di un elenco). L'utente del processo ha accesso unicamente alle informazioni necessarie per svolgere il suo compito. E' possibile attribuire diversi livelli di autorizzazioni ai campi del modulo di editing o di visualizzazione dell'elemento nelle successive fasi del processo. L'integrazione completa con SharePoint facilita la gestione e riduce i costi di avviamento e mantenimento delle soluzioni Il flusso definito mediante Datapolis Workbox viene collegato automaticamente con le raccolte e gli elenchi opportuni della piattaforma SharePoint. L'avviamento di un flusso è molto facile, avviene con un solo click. I processi sono avviati automaticamente nel momento della creazione o dell'editing dell'elemento. La tecnologia WorkSmartMenu permette ai dipendenti di partecipare al processo mediante gli strumenti noti agli utenti SharePoint (menu contestuale dell'elemento o moduli) riducendo allo stesso tempo i costi di formazione e il tempo per gli avviamenti. I link avanzati permettono di accedere, elaborandoli liberamente nell'ambito del processo, ai dati contenuti nelle raccolte, negli elenchi e nei siti dell'intero ambiente SharePoint. Tutti i dati sono memorizzati nell'ambiente SharePoint e grazie a ciò è possibile eseguire un'unica consistente copia di sicurezza. Facile implementazione, personalizzazione e integrazione con sistemi esterni Ogni flusso può essere registrato come template di sito, e successivamente utilizzato in altri luoghi, ad esempio nelle filiali dell'azienda. Il comodo trasferimento dei processi tra l'ambiente di test e quello produttivo facilita il loro avviamento nel reale ambiente di business. Gli strumenti di programmazione (SDK) permettono ai programmatori.net di estendere le funzionalità dell'applicazione: creare nuove funzioni e attività per Datapolis Workbox. I meccanismi integrati di comunicazione attraverso Web Service permettono l'integrazione con altri sistemi, ad esempio CRM, ERP, Exchange. Requisiti di sistema Server: Microsoft Windows Server 2008 Microsoft SharePoint Foundation o SharePoint Server 2010.NET 3.5 Lingue disponibili Datapolis Workbox è disponibile nelle seguenti lingue: CZ DE EN FR PL SP Client: Microsoft Silverlight 4.0 plug-in (per gli utenti del designer grafico) Web browser Copyright 2011 Datapolis Tutti i diritti riservati Tutti i nomi e marchi commerciali utilizzati nel testo sono proprietà e/o sono registrati dai loro rispettivi proprietari

4 LIVELLO BUSINESS Il livello business è dedicato principalmente ai manager, agli analisti di business e ai progettisti dei processi. Riflette le fasi del processo, i collegamenti tra di esse e le autorizzazioni dei singoli partecipanti, permettendo di creare il diagramma di flusso principale (workflow). L'utilizzo del livello di business non richiede conoscenza di strumenti o funzioni specialistiche da parte degli utenti. INIZIO E FINE DEL PROCESSO In Datapolis Workbox il cerchio verde indica l'inizio del processo, e il cerchio rosso la sua fine. Entrambe le icone vengono inserite automaticamente in ogni nuovo processo. RUOLI NEL PROCESSO I ruoli nel processo rappresentano le autorizzazioni dei partecipanti relative a determinate attività in ogni fase del processo. Le autorizzazioni sono definite trascinando le icone che indicano il determinato ruolo sullo stato o sull'azione corrispondente. BARRA DEGLI STRUMENTI La barra degli strumenti permette un rapido accesso agli oggetti principali del processo, ad esempio agli stati o alle azioni. Gli oggetti possono essere trascinati dalla barra degli strumenti sul diagramma mediante il mouse. La barra degli strumenti permette anche di creare procedure, definire variabili e gestire i flussi. AZIONI DEL FLUSSO Rappresentano i passaggi tra le fasi del processo. Le azioni possono essere avviate da partecipanti autorizzati, oppure automaticamente. STATI DEL FLUSSO Riflettono le fasi del processo. DECISIONI La funzione permette il controllo del flusso e il suo indirizzamento da un'azione all'altra a secondo delle condizioni definite. La soluzione è flessibile e di facile uso, permette larghe possibilità di automatizzazione dei processi. Scarica la versione di prova gratuita di Datapolis Workbox dal sito

5 LIVELLO TECNICO Il livello tecnico è dedicato agli utenti avanzati di Datapolis Workbox. Offre la possibilità di automatizzare il processo mediante la definizione di compiti come messaggi, calcoli, operazioni sugli elenchi SharePoint, scambio di dati con sistemi interni ed esterni. Così come nel livello di business anche nel livello tecnico viene utilizzata un'interfaccia grafica, che agevole l'implementazione di azioni di qualsiasi complessità. AUTORIZZAZIONI PER GLI STATI Workbox permette di attribuire agli utenti diverse autorizzazioni su una determinata colonna di una raccolta o di un elenco di SharePoint in diverse fasi del processo. La stessa persona può avere quindi diverse autorizzazioni sui dati a seconda della fase in cui si trova il processo. LINK Permettono di creare query avanzate su qualsiasi contenuto nelle applicazioni SharePoint. la query può essere filtrata e ordinata secondo diversi criteri, e può restituire i valori di molti elementi. Il link possono anche modificare i dati attraverso svariate funzioni. MODULI DEFINITI Workbox possiede dei comodi strumenti che permettono di creare in modo semplice moduli, che sono utilizzati per raccogliere informazioni dai partecipanti al processo. Possono essere attivati all'avvio di una qualsiasi azione. SDK E WEB SERVICE Modo semplice di integrazione delle applicazioni Workbox con i sistemi esterni. SDK permette di creare nuove funzioni e attività e il Web Service dedicato permette di avviare la determinata attività a livello di applicazione esterna. AZIONI CONDIZIONALI Accanto alla possibilità di limitazione dell'accesso ad un'azione mediante la gestione delle autorizzazioni, è possibile definire le condizioni necessarie per poter passare da uno stato al successivo. RUOLI NEL FLUSSO Gli utenti possono essere dinamicamente assegnati a determinati ruoli nel flusso. Attività speciali permettono di modificare gli utenti assegnati ai ruoli mentre il processo è in corso. REPORT Il modulo di report permette di esportare i dati verso strumenti di analisi esterni, assicurando un monitoraggio dei processi efficiente e preciso. ESECUZIONE AUTOMATICA L'esecuzione automatica permette di avviare automaticamente un processo o una azione selezionata, dopo un tempo definito dall'utente. ATTIVITA` Un insieme esteso di attività automatizzano i compiti nel processo. E' possibile tra l'altro gestire elementi di elenchi, creare elenchi e siti nell'intera applicazione SharePoint, comunicare con altri processi, gestire le autorizzazioni, creare diramazioni e loop. PROCEDURE Le procedure permettono di creare insiemi di attività, che possono essere inserite in diverse azioni del flusso. Le modifiche realizzate nella procedura sono visibili in tutti i luoghi dove essa è stata utilizzata, riducendo il tempo di realizzazione e gestione dei flussi. CONDIZIONI Permettono di realizzare diverse attività a seconda del soddisfacimento di determinati criteri logici. LOOP I loop permettono di ripetere determinate sequenze di attività secondo i parametri forniti dall'utente. Copyright 2011 Datapolis Tutti i diritti riservati Tutti i nomi e marchi commerciali utilizzati nel testo sono proprietà e/o sono registrati dai loro rispettivi proprietari

6 PROVA DATAPOLIS WORKBOX UTILIZZA IL SITO ONLINE Datapolis mette a disposizione dei propri clienti uno speciale ambiente di prova. E' una raccolta di siti del programma SharePoint, mediante il quale è possibile creare sottositi, raccolte ed elenchi di documenti. Permette di utilizzare le funzioni dei programmi Datapolis Workbox e SharePoint Column Protector senza doverli installare e senza ingerenze nel sistema informatico dell'organizzazione. Nell'ambito dell'ambiente di prova sono disponibili 5 account utenti, grazie ai quali è possibile testare con cura i flussi di lavoro progettati mediante Datapolis Workbox. Creare l'ambiente di prova è molto semplice. Per prepararlo bisogna: Effettuare il login nella sezione "User area" e successivamente scegliere l'opzione "Demo" nel menu superiore. Scegliere la lingua e l'ambiente SharePoint, e successivamente cliccare sul pulsante "Crea l'ambiente di test". Ambiente SharePoint Workbox ambiente di progettazione grafico Creare la propria raccolta o elenco, e successivamente definire il flusso desiderato. Scarica la versione di prova gratuita di Datapolis Workbox dal sito

7 L'AZIENDA DATAPOLIS Datapolis fornisce soluzioni flessibili e user-friendly che permettono di progettare e automatizzare i processi gestionali, e sostengono il flusso di informazioni e documenti nell'ambiente SharePoint. Si sono affidate a noi oltre cento aziende in tutto il mondo, tra le quali: il Senato degli Stati Uniti d'america, ThyssenKrupp Steel USA, Advantage Bank, Tyco International, TIM Mobile, Burger King, Dana Corp, Darpa, GridPoint, Los Angeles World Airports, Microsoft, North American Interconnect, SRA International. Il prodotto di punta della società è l'applicazione Datapolis Workbox 2010, che estende le possibilità dell'ambiente SharePoint. Il sistema, fornito insieme all'ambiente di progettazione grafico, permette di modellare i processi, utilizzando i livelli di business e tecnico. Il primo livello riflette il processo e le sue fasi, il secondo crea uno spazio per l'automatizzazione dei processi, ad esempio mediante la creazione di compiti. Tale architettura agevola la realizzazione, la lettura e la modifica anche dei processi più strutturati e complessi. L'azienda Datapolis è nata nel 2001 e sin dall'inizio è legata strategicamente alla Microsoft e alle tecnologie offerte da quest'azienda. E' un Microsoft Gold Certified Partner con competenze nei campi di Business Intelligence, Application Integration, Business Productivity Solutions e Portals and Collaboration. Fa parte del gruppo Passus, che fornisce soluzioni e servizi nel settore IT, e impiega oltre cento specialisti qualificati e ingegneri. Microsoft Online Services Altre soluzioni Datapolis per SharePoint Datapolis SharePoint Column Protector L'applicazione estende le possibilità di SharePoint per quanto riguarda l'assegnazione di diritti ai dati inseriti in tabelle ed elenchi. L'amministratore stabilisce le autorizzazioni sulla base delle colonne della raccolta o dell'elenco, e allo stesso tempo gestisce i diritti su determinate categorie di dati, non solo su singoli elementi. Può limitare il diritto di accesso, editing e cancellazione di dati e allegati. Grazie all'utilizzo di SCP non è necessario creare visualizzazioni separate. Diversi utenti in possesso di diverse autorizzazioni possono utilizzare lo stesso elenco. Una volta assegnate le autorizzazioni sono valide su tutti i formati di presentazione dei dati (moduli, avvisi e visualizzazioni di elenchi) e durante l'esportazione dei dati verso programmi esterni Datapolis SharePoint List Gadget Datapolis SharePoint List Gadget è un utile gadget gratuito sul desktop di Windows rivolto a tutti gli utenti di SharePoint. Controlla le informazioni registrate in SharePoint, monitorizza ogni variazione e mostra le informazioni circa gli elementi nuovi o modificati sugli elenchi definiti dall'utente. SharePoint List Gadget è ideale per monitorare compiti, eventi, incontri o documenti. A colpo d'occhio è possibile controllare se siano avvenute modifiche nelle raccolte o negli elenchi SharePoint scelti dall'utente. Scarica SharePoint List Gadget dal sito: 8 8 Per saperne di più: Copyright 2011 Datapolis Tutti i diritti riservati Tutti i nomi e marchi commerciali utilizzati nel testo sono proprietà e/o sono registrati dai loro rispettivi proprietari

8 Scarica la versione di prova gratuita Registrati nella nostra Area Clienti per ricevere informazioni aggiornate partner.datapolis.com Per saperne di più su Datapolis Workbox Crea un sito di prova online

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