JMW Mosaic. Mikkeli University of Applied Oracle Sciences

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2 MoReq2010 DLM Forum Foundation, MoReq2010 : Modular Requirements for Records Systems Volume 1: Core Services & Plug in Modules, 2011, published at

3 DLM FORUM gli attuali componenti AIIM ARMA Europe Association of Archivists & Librarians in Greece Austrian State Archives Bundesarchiv Czech Information & Records Management Soc. DANS Data Archiving & Networked Service D Archiving Direction des Archives de France Aedocdigital (Asociacion Espanola de Documentacion Digital) EMC European Central Bank EWe Fabasoft Distribution GmbH Finnish Business Archives Association General State Archives of Greece GORDIC spol s.r.o HATII University of Glasgow HP Imbus Inforesight Limited National Archives of Scotland In Form Consult Limited National Archives of Slovenia JMW Mosaic National Archives of Sweden JournalIT National Archives of The Netherlands Kainos Objective Corporation (UK) Kovex Computers Limited Lithuanian Archives Department Open Text Corporation Mikkeli University of Applied Oracle Sciences Prism International Min.Beni e attivita culturali Project Consult Direzione generali archivi Unternehmensberatung GmbH Ministry of Interior of the Czech Russian Records Managers Guild Republic Mr M Lukicic Ms I Dubra Ms J Honohan National Archives of Belgium National Archives of Estonia National Archives of Finland National Archives of Hungary National Archives of Ireland National Archives of Latvia National Archives of Norway National Archives of Poland Saperion AG State Archives of Spain State Chancellery of the Republic of Estonia Strategy Partners International Limited Swiss Association of Archivists The Danish State Archives The National Archives of the UK University of Tampere University of Wales Aberystwyth Weathervane Consult Webmedia Estonia

4 MoReq2010 obiettivi promessi (requisiti di certificazione) Dieci servizi: a records service (the capability to hold aggregations of records) a metadata service (the capability to maintain metadata about objects within the system) a classification service (the capability to hold a classification, to apply it to aggregations of records, and to link headings within the classification to retention rules) a disposal service (the capability to hold retention rules, and to dispose of records in accordance with retention rules) a disposal hold service (the capability to prevent the application of a retention rule to a record, for example because the record is required in a legal case) a search and report service (the capability to retrieve and present records and metadata in response to queries) a user and groups service (the ability to maintain information about people and groups that have permissions to use the system) a role service (the ability to assign roles to people and groups to determine what those people and groups can and can t do within the system) system services (the capability to maintain event histories in relation to objects held within the system) an export service (the capability to export records together with their metadata and event histories in a form that another MoReq 2010 compliant system could understand)

5 MoReq approccio minimalista sui requisiti archivistici comuni La revisione è proposta con l obiettivo di assicurare la conformità alla specifica in settori diversi dalla pubblica amministrazione (settori industriali, e health, legali, finanziari), ovvero per ambiti e prodotti quali SAP o sistemi di content management tra cui Microsoft Sharepoint 2010) La revisione consiste principalmente nel ridurre considerevolmente il numero (ma anche la specificità e la qualità) dei requisiti funzionali obbligatori e nell escludere i requisiti non funzionali e opzionali dai processi di certificazione (più che di semplificazione si tratta di un impoverimento) Si prevede la possibilità che i fornitori di software possano proporre a fini di certificazione funzioni specifiche per settori particolari

6 MoReq 2010 ovvero la rinuncia all ERMS come snodo centrale unitario In sostanza si rinuncia alla funzione del RM come snodo centrale per la formazione, gestione e tenuta dei documenti: si ritiene tale centralità una insormontabile barriera per i soggetti produttori (soprattutto imprese private) di piccole e medie dimensioni. La scelta è quella di sviluppare un architettura flessibile e modulare: le funzioni essenziali sono tuttavia definite in modo insufficiente e ambiguo

7 Moreq approccio prescrittivo sui requisiti tecnologici Interoperabilità obbligatoria con altri sistemi informativi Regole sulla sicurezza tecnologica

8 MoReq le novità principali - 1 Abbandono del concetto di fascicolo sostituito dal concetto di aggregazione (Sharepoint2010) Separazione netta tra il sistema di classificazione e le aggregazioni: la classificazione è finalizzata alla navigazione/ricerca dei documenti (può limitarsi a un semplice thesaurus) e alla loro identificazione a fini di selezione/scarto Sono consentiti più sistemi di classificazione per ciascun documento a cui applicare regole diverse di conservazione: si prevedeva una classificazione primaria per ciascun documento ma il requisito è stato abbandonato In sintesi: si possono classificare i documenti o alcuni documenti e non le aggregazioni o alcune aggregazioni

9 functional hierarchical classification & aggregation

10 vs multi-classified aggregation system (still hierarchical)

11 or non hierarchical classification: thesaurus, indexing, key words Other types of business classification are also possible, such as Keyword AAA, a widely used functional classification scheme expressed in a polyhierarchical structure derived from an ISO 2788 compliant monolingual thesaurus. Keyword AAA makes use of additional inter class linkages such as related terms.

12 MoReq le novità principali - 2 Capacità di assicurare la continuità della gestione dei documenti a prescindere dalle modifiche dei sistemi di ERM mediante il controllo sui metadati collegati ai singoli documenti e la conservazione degli audit log e delle funzioni di esportazione della storia degli eventi per ciascun oggetto digitale La specifica si concentra sui nodi dell esportazione e della sicurezza

13 MoReq le novità principali - 3 Rilevanza crescente del concetto di identificatore persistente sviluppato dal sistema per qualunque tipo di oggetto gestito (documento, aggregazione, linee guida, voci di classificazione, evento): non corrisponde alla segnatura di protocollo Records systems and other applications implementing MoReq2010 should always use the universally unique identifiers provided by the information model

14 MoReq le novità principali - 4 Un UUID è il metadato più importante per ciascuna entità trattata dal sistema documentario e per ciascun servizio gestito. Il fine è l esportazione in altri sistemi oltre alla necessità di distinguere univocamente originali e copie e tracciare gli oggetti identificati MoReq2010 non specifica quale algoritmo (automatico) debba essere utilizzato per generare gli identificatori di sistema. Si limita a raccomandare i metodi elencati in RFC4122 ( high allocation rates of up to 10 million per second per machine (RFC4122:2005, 2.).

15 le nuove modalità di acquisizione persistente dei documenti

16 MoReq meno ambiguità concettuali anche rispetto a ISO Classification and aggregation are separate concepts Classes and aggregations are separate entity types Classes are held within the classification scheme Aggregations are not specified as files, sub files and volumes All records must be placed into an aggregation All aggregations and records must be classified and may have multiple classifications

17 MoReq le critiche principali - 1 Un solo autore: Jon Garde, consulente informatico Livello di condivisione inesistente con i portatori di interesse (pochi giorni sul sito web, scarsa attenzione ai commenti che peraltro non superavano la decina di autori): una sola versione; mancanza di trasparenza nelle decisioni finali Struttura di requisiti fin troppo aperta (finalizzata ai prodotti di mercato esistenti con l obiettivo di ottenere qualche miglioramento in termini di gestione documentaria) La modularità di approccio nasconde l assenza di indicazioni stringenti con l obiettivo di assicurare la certificazione di prodotti diversi dai prodotti di EDRM e di gestire molteplici depositi di documenti non necessariamente di natura archivistica Rottura con tutti gli standard e le raccomandazioni precedenti di natura archivistica (UK, USdOd5015.2, MoReq 1 e 2)

18 MoReq le critiche principali - 2 La pretesa semplicità nasconde una complessità maggiore per i soggetti produttori che dovranno valutare in proprio quali funzioni e componenti sono rilevanti La pretesa di fare a meno di interfacce utenti dedicate (sostituite da interfacce interne ai diversi sistemi) aumenta la difficoltà e i costi specifici di implementazione di chi richiede un ambiente dedicato di ERM

19 MoReq2010 il futuro è variabile Il team prevede la varietà dei sistemi di gestione e sviluppa una specifica adatta a tale processo di differenziazione (rinunciando a guidare con criteri uniformi le attività specifiche di formalizzazione) Non è chiaro quale sia (e se sia possibile) in questo contesto il ruolo dei responsabili dei servizi documentari

20 MoReq2010 le critiche del team di esperti Assenza di chiarezza nella nuova struttura dei requisiti La semplificazione non è stata raggiunta: la specifica è addirittura più lunga di quella precedente e di difficile comprensione La relazione con la specifica precedente (MoReq2) non è chiarita: la continuità con il passato (quando dichiarata) non è mai specificata e non sono espliciti i requisiti di base Si sottolinea l assenza di chiarezza sui sistemi di classificazione (ma non c è accordo sulla natura di tali sistemi: la struttura gerarchica è considerata un retaggio del passato) Appare critica e oscura la classificazione basata su thesauri

21 MoReq le novità della nuova versione 170 regole, invece di 436 (90 pagine di introduzione): un documento di 232 pagine Abbandono del concetto di classificazione primaria Compatibilità (su base volontaria) con MoReq2 sui seguenti aspetti: scanning concetto di fascicolo rispetto a quello di aggregazione

22 MoReq gli sviluppi futuri Moduli addizionali relativi a: cloud computing, dispositivi mobili social software Funzioni di certificazione anche in relazione agli altri standard (ad esempio US DoD specification) Piano per la creazione di una rete internazionale di accreditamento costituita da centri di test (sei candidati) a fronte di un pagamento da parte dei fornitori

23 le nuove frontiere: gli archivi digitali nativi 08/06/

24 valutazione/selezione: capacità di scegliere e valutare i rischi Le conseguenze dell uso massivo della rete per lo sviluppo e l utilizzo di archivi digitali nativi sono destinate a produrre effetti dirompenti e imprevedibili Un/Il nodo cruciale è il difficile equilibrio tra qualità e quantità (sia in termini di costi e investimenti, sia in relazione alla granularità possibile delle informazioni descrittive disponibili, sia per quanto riguarda la selezione): anche in questo caso sarà centrale la capacità tecnica di valutare e scegliere sulla base di parametri certi e di predisporre strumenti adeguati di supporto (molto più di quanto sia stato necessario in passato)

25 troppe informazioni L IDC prevede che l universo digitale, ovvero la somma delle informazioni digitali create e duplicate in un anno crescerà di 35 zettabytes entro il 2020, rispetto alla quantità attuale (1 zettabyte in 2009): 1 zettabyte corrisponde a 1000 miliardi di gigabytes, ovvero all equivalente di 250 miliardi di DVDs. Companies and information: The leaky corporation The Economist

26 costi insostenibili Negli Stati Uniti si stima che il consumo energetico delle cosiddette server farm costituisca quasi il 3 per cento del fabbisogno nazionale di cui il 70% riguarda il consumo dei singoli individui utilizzato dotati di un appetito digitale in crescita esponenziale al punto da sollecitare insistenti inviti alla selezione e a scrivere meno e parlare di più Shelley Podolny, Asphyxiation by data, in New York Times, 1 aprile 2011

27 lo sviluppo tecnologico ha nuovi percorsi Non è più il tempo del web: ormai solo un quarto del traffico in Internet riguarda contenuti disponibili sul web; il restante 75% di traffico include trasferimento di file peer to peer, VPN, comunicazioni di cooperazione applicativa, telefonate in Skype, giochi online, itunes, voice over IP phones, ichat, Netflix movie streaming (sono spesso applicazioni chiuse e proprietarie) In meno di 5 anni il numero di utenti che utilizzerà la rete mediante i dispositivi mobili supererà quello di chi utilizza il PC per accedere a internet. Instant communication, nuove forme di cooperazione, ma anche isolamento e perdita di una visione comune sono caratteristiche del futuro digitale prossimo

28 ma le conseguenze non sono note anche in relazione al futuro degli archivi La trasformazione non sarà indolore dato che i nuovi strumenti (dispositivi mobili) sono più piccoli e meno potenti e avranno (hanno) bisogno di software e applicativi specifici (proprietari) per una gestione efficiente e adeguata: le conseguenze saranno (sono già): la frammentazione e la dispersione dei contenuti stessi, la chiusura dei contenuti la perdita di interoperabilità, l evanescenza crescente delle memorie La velocità della rete mobile sembra destinata a sconfiggere la flessibilità e l apertura del web che conosciamo.

29 si trasforma radicalmente il rapporto tra memoria e oblio - 1 La rete e i suoi proprietari (Google, Facebook, Linkedin ) conservano le nostre tracce ben al di là di quanto possiamo ricordare per ragioni di convergenza, capacità crescente dei supporti (si è raddoppiata ogni mesi negli ultimi 30 anni), costi decrescenti e difficoltà e costi della selezione I rischi riguardano la privacy in relazione allo stile di vita digitale degli individui It has to do with the fact that others might accumulate and collect personal information about us, and continue to store it and search it for a very long period of time, thereby knowing more about us than we can remember (Google cancella le informazioni sui nostri processi di ricerca solo dopo 9 mesi ed è una decisione recente). whatever we say today will or might be held against us in the future

30 si trasforma radicalmente il rapporto tra memoria e oblio - 2 Le conseguenze sui modi in cui si svilupperà la memoria sono ancora imponderabili anche se preoccupanti: perfect, comprehensive digital memory denies human beings the ability to grow, to change, and to evolve over time : il personaggio di Borges che non può più dimenticare perde la capacità di fare astrazione, di ragionare, di cambiare, di crescere e, in sostanza, di essere umano. La perdita di contestualizzazione della memoria digitale (se non opportunamente sostenuta dai professionisti della memoria) rischia di trasformare la memoria consapevole in un accumulo indistinto di informazioni

31 i depositi che scoppiano di carta, i depositi digitali che non ci sono Quante migliaia di chilometri di documentazione che ha maturato i tempi della custodia si trova fuori dagli archivi di conservazione? Gli archivi digitali si presentano ancora più complessi e diversificati La tendenza indotta dalle potenzialità intrinseche degli strumenti tecnologici ad una sempre più alta concentrazione del livello delle decisioni si traduce con frequenza in nuovi modelli di accentramento (spesso privatizzato) degli archivi (ma con fenomeni opposti di frammentazione e dispersione per la produzione documentaria attiva)

32 le conseguenze sulla produzione documentaria - 1 semplificazione (ma sarebbe meglio dire impoverimento dei contenuti ): perdita della documentazione interlocutoria che costituiva un prezioso alleato dello storico e dell archivista nella contestualizzazione dei documenti individuati e nella ricostruzione di vicende storiche e istituzionali tutt altro che lineari, dall altro, sotto la spinta della digitalizzazione, polverizzazione del flusso informativo in una miriade di canali non ufficiali (si pensi all uso incontrollato delle caselle di posta elettronica personale, funzionale, istituzionale e certificata) che talvolta, ma non sistematicamente, si ritrovano nell archivio generale dell ente, senza che sia garantita un ossatura condivisa che tenga in piedi e renda leggibile e, soprattutto, intelligibile la memoria documentaria accumulata.

33 le conseguenze sulla produzione documentaria - 2 parcellizzazione della documentazione che si forma negli archivi correnti che sempre meno sembrano riescono ad articolarsi in aggregazioni (soprattutto fascicoli) coerenti, funzionali, capaci di accompagnare il flusso decisionale con sedimentazioni digitali organiche, nonostante lo sforzo specifico degli archivisti sia nella definizione di linee guida per la creazione di piani di fascicolazione, sia nella formazione del personale interno agli enti; anche in questo caso il fenomeno è strettamente correlato con i processi di accentramento e semplificazione i singoli lavoratori sono sempre meno consapevoli dei flussi, governati da un sistema informatico predefinito e sembrano sempre meno bisognosi di una conoscenza più ampia e complessiva e quindi interessati (oltre che capaci) a gestire razionalmente e in modo condiviso le codifiche che presiedono la formazione del sistema documentario

34 le conseguenze sulla produzione documentaria - 3 Si documenta sempre di più in termini di quantità ma con sempre minore qualità nella individuazione delle connessioni che consentono la ricostruzione successiva delle decisioni assunte. L outsourcing informatico di servizi e intere fasi di lavorazione della documentazione corrente (favorito dalla crisi economica e dalla tendenza del management di valutare il problema solo in termini di costi e, al massimo, di analisi dei rischi) favorisce ulteriormente questa duplice deriva: frammentazione da un lato e ulteriore accentramento del controllo gestionale

35 avremo sempre più bisogno di custodia qualificata e precoce in questa dimensione informativa sovrabbondante e multiforme, largamente guidata peraltro dalle esigenze di mercato (ovvero dalla spinta a spendere sempre di meno per soluzioni informatiche finalizzate a conservare memoria e sempre di più a facilitare la comunicazione immediata), la possibilità di fare ricerca avrà sempre più bisogno di luoghi selezionati e protetti di memoria, di procedure controllate di acquisizione dei documenti e di custodi dedicati e altamente qualificati, di programmi archivistici speciali, che dovranno essere imposti con autorevolezza e per tempo alle stesse amministrazioni pubbliche.

36 le soluzioni gestionali interventi risolutori convincenti prevedono ipotesi organizzative alternative: una gestione decentralizzata nella continuità del principio del policentrismo della conservazione (principio che ha mostrato i suoi limiti anche per gli archivi tradizionali per la difficoltà di gestire controlli capillari a fronte di una generale trascuratezza da parte dei soggetti produttori): è una ipotesi impraticabile anche perché richiederebbe investimenti cospicui per una quantità di enti di piccole e medie dimensioni, modelli di concentrazione consortile sul territorio anche per il settore privato in forme da definire: si basa sul deposito volontario e su accordi di programma e di servizio; i modelli di cooperazione non potranno che svilupparsi a geometria variabile e sono ancora da definire. Pur nella incertezze delle formule da adottare questa seconda ipotesi di lavoro costituisce presumibilmente la soluzione più razionale per affrontare l alluvione digitale che è ormai alle porte.

37 le strategie per gestire il back log e le sfide reti cooperative delle istituzioni della memoria standard e open data poli archivistici alta specializzazione delle professioni ovvero capacità di cooperare con accordi e politiche adeguati intelligenza nello sviluppo e nell applicazione di standard investimenti nella creazione di reti di cooperazione efficienti e di qualità investimenti nella qualità delle figure professionali da formare e da utilizzare

38 in conclusione: servono soluzioni dinamiche - 1 Poiché la fragilità dei contenuti digitali dipende da una molteplicità di fattori: dalla bidimensionalità più che dalla immaterialità dei documenti che rende impossibile la stratificazione fisica dei segni del tempo sul documento e l esercizio della critica delle fonti secondo il metodo tradizionale finalizzato a valutare le modifiche e le perdite (accidentali o dolose) su oggetti mantenuti negli archivi nella loro originalità evidente o ricostruibile, dalla certezza, più che dai rischi, dell obsolescenza tecnologica le cui conseguenze (in termini di accessibilità nel tempo e conservazione di originali verificabili) sono limitate solo da interventi di migrazione tecnologica che determinano modifiche anche rilevanti sul flusso di bit che forma il documento originario

39 in conclusione: servono soluzioni dinamiche - 2 La conservazione digitale non è riducibile al mantenimento statico dei bit originari né alla tenuta dei supporti, ma è un processo dinamico finalizzato a mantenere l accesso alle fonti: richiede migrazioni e copiature, normalizzazione precoce dei formati, cattura (il più possibile automatica) del maggior numero possibile di metadati; implica perdite; implica investimenti organizzativi adeguati ha bisogno di policy precoci anche in ambiente poco strutturati

40 in conclusione: servono nuove alleanze L unico modo per affrontare la fragilità degli archivi digitali è quella di coinvolgere nella comprensione e nella gestione del problema chi li produce, chi li conserva e chi li utilizza soprattutto nei luoghi in cui l innovazione è più presente. Ulteriori alleanze sono necessarie, non certo per rallentare l innovazione ma per sostenerla in modo positivo: servono strategie e pianificazioni nazionali e un crescente coordinamento inter istituzionale. Un azione condivisa e di successo ha bisogno di una comunità matura e numerosa