COMUNE DI VILLAMAR PROVINCIA MEDIO CAMPIDANO UFFICIO SEGRETERIA

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1 COMUNE DI VILLAMAR PROVINCIA MEDIO CAMPIDANO UFFICIO SEGRETERIA OGGETTO : SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - FORNITURA SOFTWARE E AVVIAMEN- TO DEL SERVIZIO - CIG: Z7316FA7B8 - AFFIDAMENTO AI SENSI DELL ART. 1 D.L. 95/2012. Conv. in L. 135/2012, ART. 125 D.LGS. 163/2006, ART. 328 DPR 207/2010 E IM- PEGNO DI SPESA IN FAVORE DELLA DITTA DEDAGROUP SPA. Determinazione n 47 del Registro Generale n 593 del IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO Visti: - Lo Statuto Comunale, approvato con atto C.C. n 45 del 29/09/2000; - Il Regolamento di Contabilità, approvato con Deliberazione CC. N 5 del 07/12/1998; - La Deliberazione di Consiglio Comunale n 21 in data 06/08/2015, esecutiva ai sensi di legge, con cui si è provveduto all approvazione del Bilancio di previsione 2015, della relazione previsionale e programmatica e del bilancio pluriennale ; - La Deliberazione di Giunta Comunale n 55 in data 11/09/2015, esecutiva ai sensi di legge, con cui si è provveduto all'approvazione del P.E.G.; - La Deliberazione di Giunta Comunale n 29 in data 30/04/2015, esecutiva ai sensi di legge, con cui si è provveduto al Riaccertamento Straordinario dei Residui al 1 Gennaio 2015 ex art. 3, comma 7, D.Lgs. N. 118/2011; - Il Decreto Sindacale n 04 del 01/10/2015 con cui è stata nominata la Dr.ssa Fulgheri Francesca, Responsabile dell Ufficio Segreteria e AA.GG., Servizi Demografici, Elettorale e Commercio; Richiamati: - L art. 26, comma 3, della Legge 488/1999 e l art. 1, comma 449, della Legge 296/2006 in materia di acquisti centralizzati; - L art. 1, comma 1, D.L. 95/2012 (Conv. L. 135/2012 c.d. Spending review ) che stabilisce che Successivamente alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, i contratti stipulati in violazione dell art. 26, c. 3 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 ed i contratti stipulati in violazione degli obblighi di approvvigionarsi attraverso gli strumenti di acquisto messi a disposizione da Consip S.p.A. sono nulli, costituiscono illecito disciplinare e sono causa di responsabilità amministrativa. ; - L art. 125, comma 11, D.Lgs. 163/2006 secondo cui Per servizi o forniture inferiori a quarantamila euro, è consentito l'affidamento diretto da parte del responsabile del procedimento; - L art. 328 del DPR 207/2010 Fatti salvi i casi di ricorso obbligatorio al mercato elettronico previsti dalle norme in vigore, ai sensi dell'articolo 85, comma 13, del codice, la stazione appaltante può stabilire di procedere all'acquisto di beni e servizi attraverso il mercato elettronico realizzato dalla medesima stazione appaltante ovvero attraverso il mercato elettronico della pubblica amministrazione realizzato dal Ministero dell'economia e delle finanze sulle proprie infrastrutture tecnologiche avvalendosi di Consip S.p.A. ovvero attra-

2 verso il mercato elettronico realizzato dalle centrali di committenza di riferimento di cui all'articolo 33 del codice ; - Il regolamento comunale per i servizi, forniture e lavori in economia, approvato con atto C.C. n 31 del ; Richiamati: - il DPCM del 3 dicembre 2013 recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ; - il DPCM 13 novembre 2014 recante Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ; Ritenuto pertanto necessario portare a conservazione la quasi totalità dei documenti prodotti dall Amministrazione quali il protocollo informatico e nella specie il Registro giornaliero di protocollo, le determine, le deliberazioni di Giunta e Consiglio, le fatture elettroniche e i contratti; Valutato che, in virtù dell esplicito richiamo alle norme del CAD, sia i fornitori, che le PA possono affidare in outsourcing il processo di conservazione digitale degli atti ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche ; Considerato che con deliberazione della Giunta comunale n 72 del 9 Ottobre 2015 la sottoscritta è stata nominata Responsabile della Gestione documentale,; Considerato che con deliberazione n.73 del 9 Ottobre 2015 la Giunta Comunale ha approvato il Manuale di Gestione ai fini della conservazione dei documenti informatici, per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi come proposta dal Responsabile della gestione documentale; Constatato che questa Amministrazione è dotata di software applicativi CIVILIA, forniti dalla ditta Dedagroup S.p.A., su database Oracle, che assicurano oltre alla gestione del protocollo informatico Folium anche la gestione della quasi totalità dei servizi comunali, quali la fatturazione elettronica, i demografici, la contabilità economico- finanziaria, il personale e in materia provvedimentale il processo digitale delle determinazioni e delle deliberazioni di Giunta e Consiglio; Valutato che l eventuale fornitura di un nuovo sistema per la gestione del software presso diverso fornitore comporterebbe l impiego di maggior tempo e maggiori costi soprattutto relativamente alle fasi di installazione, avviamento e popolamento degli archivi, nonché in termini di formazione del personale dipendente; Appurato che la complessità del processo di conservazione, sia dal punto di vista tecnologico che professionale, rende attualmente impossibile gestire la conservazione in forma diretta; Verificato che alla data odierna, all interno del portale - non risultano esistenti convenzioni CONSIP per l acquisto diretto del servizio;

3 - risulta essere presente sul MEPA la ditta Dedagroup Spa che offre il software aggiuntivo per la CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI al prezzo di ,00 + IVA e più in particolare: ,00: costo fisso una tantum di startup, include le attività sistemistiche di avviamento del servizio; ,00: servizio di conservazione sostitutiva sino a documenti l anno; Datto atto che la Società Dedagroup S.p.A., si affida al partner commerciale Enerj, societa di servizi con sede a Verona, che si occupa di tutte le problematiche connesse alla Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Sostitutiva garantendo la correttezza delle operazioni tecniche facendosi carico con i propri servizi di tutto il processo; Richiamato l art. 192 del D.Lgs. 267/00 sulla determinazione a contrarre, in base al quale: - il fine è quello di acquistare il software per l attuazione delle previsioni di cui ai D.P.C.M. del 3/12/2013 e del 13/11/2014; - l oggetto dell affidamento è costituito dalla fornitura del software per il Servizio di Conservazione Sostitutiva; - la modalità di scelta del contraente è la procedura di affidamento ex art. 125 del D.Lgs. 163/2006, art. 1 del D.L. 95/2012 conv. in L.135/2012, nonché l art. 328 del DPR 207/2010; - l importo a base d asta è pari 1.400,00 +I.V.A. al 22 %; - i termini, le modalità e le condizioni del servizio sono specificate nel capitolato tecnico del MEPA; Visto l ordine diretto di acquisto elaborato tramite il portale acquistiinrete.pa - n del 06/11/2015; Preso atto della convenienza dell offerta sopra indicata; Dato atto che, ai sensi della Legge n. 136/2010, è stato assegnato dall ANAC tramite procedura informatica, il codice CIG n. [Z7316FA7B8]; Dato atto che, ai sensi dell art. 153, comma 5, D.Lgs. 267/2000, i provvedimenti dei responsabili dei servizi che comportano impegni di spesa, devono essere trasmessi al Responsabile del Servizio Finanziario e sono esecutivi con l apposizione del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria; Ritenuto: - di dover procedere ad avviare un acquisto diretto sul MEPA, tramite il Portale acquistinretepa.it, per l affidamento della fornitura di cui all oggetto; - di dover procedere all assunzione dell impegno di spesa per l importo di ,00 IVA compresa; Accertata la propria competenza in merito all adozione della presente determinazione; DETERMINA 1) Di avviare, ai sensi degli artt. 125, comma 11 e 82 del D.Lgs. 163/2006, art. 328 del DPR 207/2010 e art.1 D.L. 95/2012, conv. in L. 135/2012, la procedura finalizzata all acquisto del software per il Servizio di Conservazione Sostitutiva, in attuazione delle previsioni dei D.P.C.M. del 3/12/2013 e del 13/11/2014;

4 2) Di dare atto che, ai sensi dell art. 192 del D.Lgs. 267/00, sulla determinazione a contrarre, in base al quale: - il fine è quello di acquistare il software per l attuazione delle previsioni di cui ai D.P.C.M. del 3/12/2013 e del 13/11/2014; - l oggetto dell affidamento è costituito dalla fornitura del software per il Servizio di Conservazione Sostitutiva; - la modalità di scelta del contraente è la procedura di affidamento ex art. 125 del D.Lgs. 163/2006, art. 1 del D.L. 95/2012 conv. in L.135/2012, nonché l art. 328 del DPR 207/2010; - l importo a base d asta è pari 1.400,00 +I.V.A. al 22 %; - i termini, le modalità e le condizioni del servizio sono specificate nel capitolato tecnico del MEPA; 3) Di affidare tramite il MEPA, alla Ditta Dedagroup Spa con sede in Trento Loc. Palazzine 120/F, la fornitura del software per il Servizio di Conservazione Sostitutiva per un volume annuo di documenti, come descritto in premessa, al costo complessivo di 1.708,00 I.V.A. compresa ( di cui 500,00 a corpo una tantum per l attivazione del sistema ed 900,00 quale canone annuale di conservazione); 4) Di impegnare in favore dell impresa Ditta Dedagroup Spa la somma di 1.708,00 IVA compresa; 5) Di imputare la somma di 1.708,00 IVA compresa sul Capitolo SPESE ASSISTENZA INFORMATICA E GESTIONE SOFTWARE del Bilancio di previsione 2015 dove sono disponibili ,72; 6) Di dare atto che il presente provvedimento diviene esecutivo con l apposizione del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria della spesa (art. 153, comma 5, D.Lgs. 267/2000); 7) Di dare atto che l esigibilità dell obbligazione avverrà entro il 31/12/2015; 8) Di trasmettere il presente provvedimento all Ufficio Finanziario per gli adempimenti di competenza; 9) Di dare atto che la presente determinazione sarà pubblicata sul sito internet del Comune, all'albo Pretorio on line, così come previsto dal D.Lgs. 267/2000 e D.Lgs. 33/2013. Il Responsabile del Servizio F.to Dr.ssa Fulgheri Francesca REGOLARITA' CONTABILE ATTESTANTE LA COPERTURA FINANZIARIA Si attesta la regolarità contabile riguardante la copertura finanziaria della presente determinazione, ai sensi dell art. 153, comma 5, del D.lgs. n. 267/2000. IL RESP.LE DEL SERVIZIO FINANZIARIO F.to Rag. Matzeu Carlo Originale ricevuto in data: / /201_ Copia consegnata in Ragioneria in data: / /201_ - firma

5 N. 962 DEL REGISTRO DELLE PUBBLICAZIONI ALL'ALBO PRETORIO La presente determinazione, ai fini della pubblicità degli atti e della trasparenza dell'azione amministrativa, è stata pubblicata all'albo Pretorio on-line dell'ente all indirizzo come previsto dall art. 32, comma 1, della Legge 18/06/2009 n. 69 e ss.mm.ii., per rimanervi quindici giorni consecutivi. Villamar Il Responsabile del Procedimento F.to Dr. Angelo Augusto Muscas Villamar Per Copia Conforme Il Responsabile del Procedimento Dr. Angelo Augusto Muscas