Il controllo a distanza di reti commerciali e bancarie L esperienza di Banca Fideuram
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1 Il controllo a distanza di reti commerciali e bancarie L esperienza di Banca Fideuram Pierluigi Cipolloni Responsabile Direzione Audit Convegno Nazionale AIEA Livorno, 24 maggio 2007
2 Indice Internal Auditing: da funzione di controllo a funzione di business Premessa Pilastri ed obiettivi del SCI Figure di riferimento del SCI Struttura e dinamiche dell Internal Audit L esperienza di Banca Fideuram Considerazioni generali Il contesto operativo di riferimento L assetto Organizzativo della Direzione Audit La mission dell Audit Fideuram I principali driver di cambiamento Fideuram Il sistema di monitoraggio informatico a distanza Dati di sintesi Attività di audit sulle filiali Considerazioni conclusive 1
3 I.A.:.: da funzione di controllo a funzione di business Premessa L evoluzione della normativa e le forti indicazioni provenienti dal Comitato di Basilea e dagli Organi di Vigilanza hanno sempre più orientato gli operatori del sistema bancario a focalizzare l attenzione verso uno dei temi fondamentali quali l Internal Auditing. Il ruolo fondamentale di tale funzione consiste nell essere sponsor di una cultura del presidio del rischio per l intera impresa comportando il passaggio da una filosofia orientata ai controlli ex post ad un approccio orientato alla prevenzione, business ed ai controlli ex ante 2
4 I.A.:.: da funzione di controllo a funzione di business Pilastri ed obiettivi del SCI Pilastri Controllo come parte integrante delle procedure operative quotidiane dell azienda, svolto dalle unità operative e supervisionato dai responsabili di processo o dai responsabili delle unità operative di business. Esistenza di una funzione indipendente da quella operativa per la valutazione dell efficienza e dell efficacia del sistema. Obiettivi Salvaguardia Salvaguardia e e protezione protezione del del patrimonio patrimonio aziendale aziendale Conformità Conformità delle delle operazioni operazioni alle alle normative normative interne interne ed ed esterne esterne Efficacia Efficacia ed ed efficienza efficienza dei dei processi processi Integrità, Integrità, tempestività tempestività ed ed affidabilità affidabilità delle delle informazioni informazioni contabili contabili e e gestionali gestionali 3
5 I.A.:.: da funzione di controllo a funzione di business Figure di riferimento del SCI Una solida gestione aziendale dipende dalle sinergie generate dalle principali componenti della Corporate Governance. Il Consiglio di Amministrazione approva orientamenti strategici e politiche di gestione e rilevazione dei rischi; approva la struttura organizzativa; assicura la definizione di un sistema informativo corretto, completo e tempestivo; avvalla il sistema di regole, procedure e strutture organizzative del SCI. Il Comitato Tecnico per il Controllo Interno Assiste il Consiglio di Amministrazione nel fissare le linee di indirizzo del SCI e ne verifica periodicamente l adeguatezza. In relazione alle funzioni di Organismo di VigiIanza ai sensi dell art.6, D.Lgs.8 giugno 2001 n.231 vigila sull effettiva capacità dei Modelli di prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto. SCI L Alta Direzione Assicura l istituzione e il mantenimento di un SCI efficiente ed efficace tramite: la corretta gestione dell operatività e dei rischi connessi, definendo politiche e procedure di controllo appropriate; la definizione dei compiti delle unità operative dedicate a funzioni di controllo, assicurando personale qualificato; la definizione di flussi informativi che assicurino al Consiglio di Amministrazione piena governabilità dei fatti aziendali. Il Collegio Sindacale Ha compiti di verifica del regolare svolgimento dell attività aziendale e della correttezza delle procedure amm. contabili avvalendosi dell IA L Internal Audit Rappresenta il livello di controllo più elevato del SCI. L attività viene svolta da una struttura Internal indipendente Audit diversa da quella produttiva attraverso sistemi di monitoraggio e di controllo a distanza nonché verifiche in loco tese ad individuare andamenti anomali, violazioni delle procedure e della regolamentazione interna ed esterna. La Revisione Esterna Oltre ad esprimere giudizi professionali sulla conformità dei bilanci dell intermediario rispetto alle norme valuta il rischio di controllo per identificare il rischio di revisione complessivo. 4
6 I.A.:.: da funzione di controllo a funzione di business Struttura e dinamiche dell Internal Audit L Internal Auditing è un attività indipendente ed obiettiva di assurance e consulenza finalizzata al miglioramento dell efficacia e dell efficienza dell organizzazione aziendale.* Assiste l Alta Direzione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto, in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo, di gestione dei rischi e di Corporate Governance. Posizionamento dell Internal Audit Internal Audit Controlli di secondo livello (i.e. risk management, controlli direzionali/gerarchici) Controlli di primo livello * definizione dell Institute of Internal Auditing 5
7 I.A.:.: da funzione di controllo a funzione di business Struttura e dinamiche dell Internal Audit L Internal Audit: Utilizza tecniche di Risk Assessment per valutare l adeguatezza del SCI; Attua verifiche preventive (ex ante) integrate con interventi ex post sulle funzionalità dei controlli di 1 e 2 livello Favorisce la diffusione della cultura del controllo Propone l attivazione di nuovi controlli se i relativi costi risultano proporzionali ai rischi emergenti Crea valore aggiunto per la Banca valutando i rischi di business alla luce degli obiettivi e delle strategie seguite dall organizzazione Utilizza una pianificazione strategica pluriennale basata sull analisi dei rischi, definendone la priorità in base alla rilevanza e alla probabilità di accadimento Imposta una pianificazione annuale avvalendosi di tecniche di project management e di adeguati strumenti informatici Sviluppa l utilizzo di standard specifici (ad es. Coso, BS 17799, CobiT). 6
8 Considerazioni generali I dati europei dell Economic Crime Survey 2005 edito da PWC indica il settore bancario come uno dei comparti più a rischio di frodi. Il danno finanziario medio per azienda risulta pari a 3,1 Mln, coinvolgendo il 25% delle aziende Italiane. Risulta probabile inoltre che tali dati, in quanto sensibili, siano sottostimati. In ordine all importanza dell attività di Auditing, a livello domestico risulta una correlazione tra la scoperta delle irregolarità e la diffusione dei fenomeni pari al 33%. L ottimizzazione degli strumenti informatici e dei processi metodologici volti alla mitigazione dei rischi ha permesso a Banca Fideuram di raggiungere una percentuale pari al 43% di illeciti individuati attraverso sistemi di Internal Auditing. 7
9 Considerazioni generali Il danno inflitto da un appropriazione va oltre la diretta perdita monetaria. Asset come il patrimonio relazionale, la reputazione e il branding, e nel complesso l intero valore aziendale, possono risultare significativamente coinvolti. Tali impatti ovviamente risultano in gran parte dipendenti dalla gravità dell irregolarità commessa. % Aziende soggette a frodi (Italia) L impatto della frode sulle Aziende (Italia) 25% Aziende soggette a frodi Aziende non soggette a frodi Reputazione/Immagine 57% Quotazione azionaria 4% M orale dipendenti 43% Danni alle relazioni di business 43% 75% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Fonte: ECS 2005 % aziende interessate 8
10 Il contesto operativo di riferimento La tabella seguente illustra i principali dati di riferimento al 31/12/2006: Private Banker 256 Uffici dei Private Banker 94 Filiali al servizio dei clienti e dei Private Banker dipendenti clienti 67,6 miliardi di Asset Under Management (57,2 BF; 10,4 SPI) 225 milioni di utile netto consolidato R.O.E. 30,9% 9
11 L assetto Organizzativo della Direzione Audit Di seguito si presenta la struttura organizzativa dell Internal Audit Banca Fideuram al 31/03/2007. DIREZIONE AUDIT Supporto Segretariale Nucleo Reclami AUDIT RETI 31 AUDIT DIREZIONI E SOCIETA CONTROLLATE 13 COMPLIANCE 33 10
12 L assetto Organizzativo della Direzione Audit DIREZIONE AUDIT risorse Audit Reti 33 Audit Direzioni Società Compliance Controllate Funzione Audit Reti 31 risorse Il 58% delle risorse della Direzione Audit È preposta ai controlli sull operato dei promotori finanziari e dei segnalatori appartenenti alle reti di Banca Fideuram e Sanpaolo Invest Sim. Al fine di ottimizzare la contiguità operativa con il controllo sull operato dei promotori delle due reti distributive che operano sulla rete Filiali di Banca Fideuram ed accrescere pertanto le possibilità di cogliere eventuali segnali di attenzione sul comportamento dei promotori stessi, esegue l attività di audit anche sulle strutture bancarie periferiche. 11
13 La mission dell Audit Fideuram AUDIT RETI AUDIT DIREZIONI E SOCIETA CONTROLLATE COMPLIANCE è dedicata ai controlli ed alle verifiche sulle Reti di Banca Fideuram e di Sanpaolo Invest; ha il compito di pianificare e svolgere l' Auditing ed il controllo interno sulle strutture organizzative della Banca e sulle Società controllate verifica l'osservanza della normativa di legge e di settore sulle attività svolte dalla Banca NUCLEO RECLAMI è preposta alla corretta tenuta del registro reclami. 12
14 I principali driver di cambiamento Fideuram Tra i principali linee di sviluppo del modello di Controllo: Evoluzione del modello culturale da Ispettorato ad Internal Audit ; Massimizzazione delle logiche di risultato tramite l utilizzo l di nuovi indicatori di anomalia (KRI) e di tecnologie informatiche evolute; Attività di Operational Auditing trasversali tra la Banca e le Società del Gruppo; Impiego in produzione di un evoluto sistema di controllo a distanza sui comportamenti dei Private Banker e sull operato delle filiali bancarie Partecipazione della Direzione ai lavori della Commissione Tecnica ca per Revisione del Codice di Vigilanza di Assoreti ed alla Commissione del settore finanziario dell Associazione Italiana Internal Auditing. 13
15 I principali driver di cambiamento Fideuram In tale contesto sono destinate a cambiare le finalità dei controlli interni non più intesi solo come verifiche della correttezza formale e sostanziale alle attività, ma anche come monitoraggio costante delle capacità della Banca di raggiungere i propri obiettivi e di adeguarli al mutare del contesto esterno. La Direzione Audit, indipendentemente dall area supervisionata (Reti/Banking/Società/IT), opera quindi a tre diversi livelli: 1) costruzione e diffusione di strumenti di verifica e indici di rischio delle attività 2) monitoraggio costante a distanza dell operatività 3) intervento immediato e mirato in presenza di fenomeni anomali 14
16 I principali driver di cambiamento Fideuram L impostazione organizzativa poggia su: ricorso significativo alle tecnologie per la realizzazione di strumenti di intelligence rinforzo quali-quantitativo quantitativo della Direzione, attraverso l inserimento l di qualificate risorse provenienti dall esterno. In tale ambito, risulta privilegiato sempre più l aspetto preventivo del controllo, sia da parte della Direzione Audit,, sia da parte delle unità operative (sede/filiale/struttura manageriale di Rete) affinché il sistema dei controlli interni (SCI) nel suo più ampio contesto, risulti concreto ed efficace; anche considerata l importanza l che nell ambito del sistema dei controlli interni, rivestono i controlli di linea effettuati dalle le stesse strutture produttive (i.e. controlli di tipo gerarchico) o incorporati nelle le procedure ovvero eseguiti nell ambito dell attivit attività di back-office office. 15
17 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza Il Progetto La revisione è stata modulata secondo tre driver principali: 1) Avvio del progetto sulle esperienze maturate sul campo 3) Analisi di dati ed informazioni estratte dagli archivi informatici di Banca Fideuram e di terzi 2) Tecnologie informatiche intranet e ricorso a strumenti statistici 16
18 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza Gli obiettivi Definire coefficienti di rischio delle varie attività monitorate (202 fenomeni); Progettare indicatori statistici più evoluti per Fraud Audit e Compliance Audit, coerenti con il Codice di Vigilanza Assoreti (per quanto attiene all operato dei PB); Predisporre un assetto metodologico omogeneo per l esecuzione di verifiche e controlli a distanza; Orientare gli interventi di Audit, migliorandone la tempestività e la selettività tramite indicatori di early warning per il controllo a distanza; Assicurare completezza e dinamicità delle verifiche ispettive sulla base delle esperienze acquisite nell ambito di specifici case history. 17
19 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza Il focus sull evoluzione Definizione puntuale di differenti specifiche di comportamento da sottoporre a monitoraggio con la definizione analitica di schede di controllo ispettivo Attribuzione di coefficienti di ponderazione dei differenti valori di rischio connessi con i vari fenomeni/indicatori per monitorare le varie tipologie di comportamenti potenzialmente anomali Gestione degli indicatori flessibile e multirete predisposta per analizzare e verificare a distanza i singoli fenomeni/indicatori ovvero la loro dimensione nell insieme aziendale ordinati per singolo attore Il valore rischio fenomeno, le regole di estrazione, i fattori moltiplicativi e il valore rischio ruolo contribuiscono a determinare l importanza e la valenza ai fini del sistema di controllo a distanza 18
20 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza: l impianto l organizzativo Database operazionali Delta settimanali Il monitoraggio permette di analizzare i fenomeni rilevati Monitoraggio attività I fenomeni degni di attenzione sono sottomessi a verifica Rilevazioni settimanali Gestione verifiche Le rilevazioni sono storicizzate su base settimanale Le rilevazioni vengono etichettate come verificate e non concorrono più nella determinazione della posizione di rischio dell attore Verbalizzazione Quando il fenomeno viene esaminato, si procede alla registrazione della verifica 19
21 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza : i flussi Log TP Log TP di di sportello sportello Titoli: Titoli: Ordini Ordini Eseguiti Eseguiti Saldi Saldi Bonifici Bonifici Italia Italia Estero Estero Reclami Reclami Segnala Segnala zioni zioni Dati Dati SIMPB SIMPB WEB WEB Host STAGING AREA Host/Dipartimentale Dipartimentale 20
22 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza : i flussi STAGING AREA E un area, situata su host o dipartimentale, utilizzata per parcheggiare e consolidare tutti quei flussi provenienti dai vari sistemi nella fase che precede l alimentazione della base dati applicativa. Consente di sincronizzare tutti i dati generati con periodicità diverse dai differenti sistemi interni alla banca, prima di essere inviati al sistema dipartimentale Permette un controllo sulla qualità dei dati Ambiente di backup Unico punto di controllo, raccolta e smistamento dei dati 21
23 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza : il modello logico l del rischio Parametri Definizione parametri per la trasformazione del fenomeno in indicatore: regole di estrazione dalle procedure IT delle operazioni valore di rischio per la banca legato al fenomeno valore di rischio legato al singolo attore Modello statistico per la determinazione delle soglie di segnalazione Elaborazione dell indicatore di sintesi del rischio del fenomeno per l attore espressa come: valore puntuale fascia di rischio 22
24 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza : tipologie di fenomeni monitorati Conti Correnti Bonifici Italia ed Estero Operatività in in Titoli Prodotti Assicurativi Fondi e Gestioni Domiciliazioni Liquidazioni Crediti (Fidi) Centrale Rischi Provvigioni Gestione clienti Reclami 23
25 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza : i fenomeni e gli attori F E N O M E N I Conti Conti Correnti Correnti Titoli Titoli Fondi Fondi e e Gestioni Gestioni Prodotti Prodotti Assicurativi Assicurativi Crediti, Crediti, Mutui Mutui e e Prestiti Prestiti MODELLO LOGICO DEL RISCHIO SCHEDA SCHEDA RILEVAZIONE CONTROLLO RISCHIO ISPETTIVO MODELLO STATISTICO DI ANALISI INDICATORI Auditors Operatore Bancario Promotore Finanziario A T T O R I Promotore Finanziario e Cliente 24
26 Il sistema di monitoraggio informatico a distanza : l utilizzo l degli indicatori DB Indicatori Approccio per segnale Evidenziazione e monitoraggio di una selezione di indicatori ritenuti più rilevanti PF Indicatori A B C D E F Media 2,18 0,81-1,5 N.A ,2 2,23 0, , ,1 1,1 Media 1,5 1, ,2 Approccio per attore Attivazione delle verifiche sui promotori in base a classifica generale dei promotori elaborata sul totale degli indicatori 25
27 Dati di Sintesi Consolidato Output Copertura 2006 PB Rete BF/SPI Verbali Report SIA Reclami ** Report SIA Verbali Reclami Sovrapposizioni TOTALE Totale verifiche * Il dato sui reclami include gli atti di citazione - Nel 2006 la copertura delle Reti BF/SPI ha raggiunto il 72%. Le verifiche effettuate sono distribuite su tutto il territorio 26
28 Dati di Sintesi Consolidato Contribuzione rilevazione Illeciti 65% 14% 7% 14% Indicatore Controlli a SIA distanza Follow Up Reclamo Segnalazione Interna I Fattori di indirizzo Segnalazione interna, Controlli a distanza e Reclamo hanno contribuito maggiormente alla rilevazione degli Illeciti. 27
29 Audit sulle filiali Attività in Sede Analisi indicatori a distanza specifici, verifica singole posizioni (contabili interne o riconducibili a clienti), individuazione campionatura documenti da esaminare in loco. Attività in loco Analisi processi e compliance relativa alle Aree Crediti, Titoli ed Esecutivo. Condivisione con Responsabili delle anomalie rilevate. Reportistica Redazione verbale di audit ed inoltro. 28
30 Considerazioni conclusive Si è innestato un processo di cambiamento culturale della Direzione Audit e di rafforzamento dei presidi operativi attuato anche attraverso il piano di recruiting. Il ricorso a tecnologie informatiche avanzate per il controllo a distanza e ad adeguati strumenti statistici hanno favorito la realizzazione di un efficace sistema di controllo a distanza. Tali fattori hanno pertanto consentito l esecuzione di attività ispettive più approfondite che, quindi, hanno comportato una maggior frequenza di accertamenti a fronte di comportamenti non corretti che, conseguentemente, sono stati oggetto di comunicazione agli Organi di Vigilanza. Il consolidamento delle tecnologie impiegate consente inoltre una verifica costante sui Private Banker e sulle Reti bancarie mediante l impiego di indicatori di anomalia rappresentativi di comportamenti potenzialmente forieri di fenomeni appropriativi o malversativi. 29
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