Le dieci procedure che assicurano l'efficienza dell'impresa

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1 Le dieci procedure che assicurano l'efficienza dell'impresa Le Pmi nell'economia nazionale Mai come in questi anni gli italiani si sono resi conto dell'importanza delle Pmi nell'economia nazionale. Ormai sanno tutti, o quasi tutti, che siamo un Paese carente di risorse naturali e scarso di grandi imprese, ma ricco di Pmi, il doppio rispetto alla media delle altre nazioni d'europa, e determinanti per la nostra economia. La recente globalizzazione ha anche messo in luce l'alto livello tecnologico e di competenza di molte Pmi, capaci di interagire con i mercati più lontani e di primeggiarvi. Successi non fondati sulla disponibilità di denaro, né sulla ricerca scientifica, ma sull'ingegno nell'utilizzo delle tecnologie, sulla creatività e sul duro lavoro. È giusto aggiungere anche la capacità organizzativa, di cui molti imprenditori danno prova ogni giorno all'interno dei loro uffici/laboratori/officine/atelier, ecc..., ma con il limite di riuscire a organizzare soltanto ciò che possono gestire direttamente o sorvegliare da vicino. Manca spesso una cultura organizzativa del «fare impresa», un «know how» del come si può dirigere e tenere sotto controllo l'organismo aziendale anche quando non si è fisicamente presenti. Attenendoci alla nostra vocazione di fornire suggerimenti pratici elenchiamo qui di seguito gli strumenti manageriali da utilizzare per dirigere e controllare ogni area aziendale, le operazioni da compiere periodicamente, i parametri da presidiare e i collaboratori da coinvolgere (Tavola 1) Aree: 1 Marginalità Costi Gestione 2 - Redditività Rendiconto 3 - Patrimonio Situazione patrimoniale Amministrazione 4 - Liquidità Pianificazione finanziaria 5 - Quantità Programmazione produzione Produzione 6 - Qualità Piano di marketing

2 7 - Mercato Piano delle vendite Commerciale 8 - Vendite Piano delle vendite 9 - Organizzazione Struttura e flussi Direzione 10 - Strategia Pian. strategica (business plan) I parametri economici L'impresa è un organismo economico che, pur potendo avere anche altri scopi, deve produrre reddito per sopravvivere. Perciò il primo parametro è la redditività, che si tiene sotto controllo con un adeguato controllo di gestione, cioè con un rendiconto economico mensile progressivo con relativi allegati che dovrà essere preparato da un collaboratore con mentalità gestionale e nel quale confluiranno i dati della contabilità, del magazzino e delle procedure «gestionali» relative al costo del personale, ai lavori in corso e agli stock. La redditività deve essere tenuta sotto controllo almeno mensilmente e si deve pretendere che il rendiconto economico sia disponibile entro il giorno 20 del mese successivo. È anche opportuno che si formuli un budget mensilizzato, con il quale confrontare ogni mese i risultati. Non è un'operazione difficile, salvo in casi specifici, come nelle imprese con lavori in corso di lunga durata ed entità, difficili da stimare. Ma proprio in questi casi è più che mai importante farlo sistematicamente e con il coinvolgimento del vertice aziendale.il secondo parametro importante dell'area gestione o quello della marginalità, che si controlla attraverso un sistema di costi a preventivo e a consuntivo che metta in evidenza i margini di ogni prodotto o servizio che produciamo e vendiamo, di ogni famiglia di prodotti o servizi, e, se siamo bravi, di ogni cliente che li consuma.lavoro da affidare possibilmente allo stesso impiegato gestionale che si occupa del rendiconto perché la somma dei margini dei prodotti venduti nel periodo considerato è il margine di contribuzione aziendale che va a coprire i costi fissi generali dell'impresa e una quadratura almeno approssimativa di questi valori va sempre fatta.

3 I parametri commerciali Nel settore commerciale si verificano le maggiori differenze fra le imprese perché i mercati cui si rivolgono sono spesso ampiamente diversi e richiedono quindi approcci e strumenti personalizzati, ma le due cose da tenere sotto controllo sono per tutti: «il polso del mercato» e «l'efficienza del settore vendite». Il primo parametro lo possiamo chiamare «mercato». Che si realizzi come un piano di marketing con tutti i crismi oppure che si limiti a raccogliere le informazioni principali dal mercato e a fissare un obiettivo mensile da raggiungere, dovrà essere messo per iscritto in anticipo e dovrà essere confrontato sistematicamente con i risultati ottenuti. Compito da affidare al collaboratore commerciale più adatto che dovrà anche riportare le novità della concorrenza e interagire con il collaboratore dell'area gestionale che calcola l'andamento dei margini dei prodotti e dei servizi. Il secondo parametro commerciale riguarda l'efficienza della forza vendita. Gli obiettivi da raggiungere devono essere fissati e verificati non soltanto per vedere se li abbiamo raggiunti, ma per comprendere le cause del mancato raggiungimento o, se ci è andata bene, dell'inatteso exploit ottenuto. L'attenzione sarà posta sui risultati di ciascun venditore (se ci sono venditori), ciascuna area geografica, ciascun settore di prodotti, ciascun gruppo di prodotti o servizi che richieda una tecnica specifica e diversa dalle altre. Anche il parametro «Vendite» va controllato mensilmente con il collaboratore commerciale incaricato nell'ottica di verificare l'efficienza della nostra azione di vendita, indipendentemente dalla situazione del mercato; ciò che non significa che la situazione del mercato sia ininfluente, ma che non dobbiamo rinunciare a lavorare per la massima efficienza quando il mercato è sfavorevole.spesso i parametri commerciali non sono formalizzati perché tanto sono nella testa dell'imprenditore e non sono discussi perché «non ci si può far niente». Questo è sbagliato. I parametri commerciali sono rivelatori o di una situazione del mercato difficile che richiede un cambiamento di strategia o di inefficienze interne che richiedono un'azione drastica e immediata. I parametri della produzione Anche la produzione presenta mille sfaccettature che richiedono strumenti diversi e personalizzati, ma i due parametri da controllare sono sempre assolutamente chiari, addirittura ovvi: la quantità prodotta (in certi casi direttamente il valore) e la qualità di quanto si produce e vende. La quantità che si produce e vende si tiene sotto controllo, sia nel caso di prodotti che di servizi, attraverso una «programmazione della produzione», che è quanto mai opportuno mettere per iscritto proprio per verificare a consuntivo se e di quanto ci siamo sbagliati. In genere nelle Pmi questa funzione è ben presidiata, ma spesso non verificata a posteriori con la mentalità di «andare a vedere se si poteva fare meglio», concetto che si applica anche alla qualità. La qualità che si produce e vende si può controllare in molti modi diversi a seconda dell'attività che si svolge: controllo a campione, controllo sistematico in corso lavori ai vari livelli di avanzamento, collaudo finale, ecc... nelle aziende che producono in serie. Raramente un bravo imprenditore trascura queste cose, ma è molto più difficile mantenere un buon controllo della qualità per chi fornisce servizi in tempo reale perché non vi è in questi casi il tempo di collaudare prima di consegnare al cliente. È quindi necessario

4 I parametri patrimoniali e finanziari Qui entriamo in un settore ampiamente trascurato dagli imprenditori delle Pmi che li delegano spesso al commercialista e se ne disinteressano nel corso dell'anno. È invece opportuno verificare l'equilibrio patrimoniale con cadenza almeno trimestrale. La situazione patrimoniale è una fotografia della situazione aziendale e il confronto fra la foto d'oggi e quella di tre mesi fa' ci dice molto sul nostro equilibrio patrimoniale. Se poi calcoliamo gli indici principali (fondo di rotazione, disponibilità, Roi, per citarne soltanto alcuni) e li confrontiamo con le serie storiche precedenti possiamo renderci conto delle variazioni intervenute e valutare meglio i rischi che stiamo correndo. La compilazione di una situazione patrimoniale mensile ai fini gestionali può essere oggi affidata a un bravo impiegato amministrativo e prodotta all'interno dell'impresa grazie ai software esistenti, mentre l'aspetto fiscale è sempre opportuno venga seguito da un commercialista. L'altro parametro importante è quello dell'esposizione finanziaria, che si tiene sotto controllo con un'adeguata pianificazione di tesoreria. Questo strumento, nel quale faremo inserire le previsioni di incasso, ci dirà a posteriori se le abbiamo azzeccate e ci metterà in condizioni di intervenire tempestivamente. Anche qui un impiegato/a amministrativo/a che si prenda anche la briga di verificare i tassi bancari, che molte banche variano a loro piacimento e andarli a discutere quando necessario. In molte Pmi queste funzioni sono delegate a persone di fiducia - classico è il caso delle mogli degli imprenditori - che le svolgono con grande buona volontà e affidabilità, ma che raramente sono adeguatamente preparate e si devono arrangiare come possono. Vale sempre la pena di dare formazione e di introdurre strumenti su questo argomento e a queste persone. I parametri strategici Questi sono i parametri del Capo azienda, che spesso nelle Pmi, ove il titolare non fa soltanto il Direttore Generale, ma anche il direttore di produzione, il direttore vendite e magari qualcos'altro..., nessuno presidia. Sono anche i parametri meno «urgenti», ma più importanti, quelli che vi forniscono le informazioni più utili per assumere decisioni fondamentali per il futuro della vostra impresa e vostro. In altre parole si tratta di quei parametri che vi permetterebbero di dirigere l'impresa anche da lontano gestendo nel contempo altre attività. Il primo, che riguarda l'impresa vista dall'interno, è l'organizzazione: quel complesso di norme, in parte scritte e spesso non scritte nelle Pmi, che costituisce la competenza operativa di chi lavora nell'impresa e che permette al vostro team di lavorare bene o male, a seconda di come sono strutturate: struttura, mansioni, flussi, procedure, metodologie, manuali, istruzioni operative. Che si tratti di un semplice organigramma appeso nell'ingresso o di ponderosi manuali, stiamo parlando delle norme organizzative dell'attività, sulla base delle quali le persone interagiscono fra loro e si comportano nel modo desiderato producendo uno sforzo sinergico. Poiché dirigere è anche organizzare e l'efficienza della struttura dipende dalle vostre decisioni, si tratta di un compito specifico della direzione generale. Organizzare la macchina azienda, assumere

5 Le armi dei giganti Nessuno di questi dieci strumenti a presidio dei parametri più importanti da tenere sotto controllo nelle cinque aree aziendali rappresenta una novità, ma è nuovo il fatto di poterli oggi utilizzare senza troppe difficoltà anche nelle Pmi. I progressi dell'informatica e della comunicazione ci permettono oggi di programmare la produzione, di rilevare in tempo reale il venduto, di calcolare lo stock, di avere una contabilità in tempi brevi, ecc... Oggi non c'è ragione di non utilizzare questi strumenti che una volta erano «le armi dei giganti» in quanto potevano essere utilizzati soltanto dalle grandi imprese e che le imprese di maggiori dimensioni in tutto il mondo hanno usato per progredire e ottenere risultati eccezionali. Oggi anche una Pmi può lavorare ai massimi livelli, colloquiare alla pari con imprese di qualsiasi dimensione in qualsiasi parte del mondo, a condizione che chi la dirige abbia l'ambizione di crescere nella professione di imprenditore e utilizzi gli strumenti che rendono più efficace e sicura la propria conduzione aziendale. Consigli per l'imprenditore: Scegliete un collaboratore per ogni area aziendale cui affidare la compilazione delle procedure. Avrete gente responsabilizzata con cui lavorare e dovrete ricordarvi di farlo nei giorni stabiliti. Riservate un giorno al mese ai consuntivi gestionali: rendiconto e costi. Lo meritano perché redditività e marginalità sono strettamente connesse e vi forniscono dati utili per tutte le altre aree. Non trascurate l'equilibrio patrimoniale: almeno una volta ogni tre mesi controllate che non si alteri l'equilibrio fra debiti e crediti a breve e a lungo termine. Gli indici vi aiuteranno ad apprezzare gli scostamenti. Scrivete obiettivi e programmi sia in produzione che nel dipartimento commerciale e verificate a consuntivo di quanto avete sbagliato. Aiuta a correggere il tiro. Verificate periodicamente l'efficienza della «macchina azienda». È più soggetta ad attriti di ogni altra macchina utensile perché fatta da uomini e donne. Stendete la vostra «pianificazione strategica» dei prossimi tre anni e aggiornatela ogni fine anno sulla base dei risultati ottenuti. È uno strumento utile per voi e per i vostri finanziatori