PROCEDURA DI RILEVAZIONE E CARICO DELL INVENTARIO DI FARMACIA Versione 3 Dicembre 2012 ver. 2

Transcript

1 PROCEDURA DI RILEVAZIONE E CARICO DELL INVENTARIO DI FARMACIA Versione 3 Dicembre 2012 ver Effettuare il Backup del Database Winsf seguendo la procedura indicata (sez..1) 2. Cancellazione vecchi carichi 3. Effettuare un Salvataggio Inventario, annotandolo come Prima Inventario. 4. Effettuare l Azzeramento delle Giacenze di Esposizione e Magazzino. 5. Procedere con il Carico dell Inventario, avendo cura di generare tanti piccoli Carichi In Aggiunta contenenti al massimo 100/150 articoli. E consigliabile infatti, creare dei carichi differenziati per ogni cassettiera o scaffale, attribuendo ad ognuno di essi il Nome dell operatore che lo genera, seguito da un numero progressivo oppure dalla posizione/scaffale. In tal modo, qualora si riscontrassero problemi su uno scaffale o cassettiera, si renderebbe necessario solamente rileggere i prodotti presenti in quel singolo carico. Al termine della rilevazione di tutti i prodotti, avremo quindi qualche decina di Carichi, contrassegnati ognuno dal nome dell operatore e dal numero progressivo e/o dall ubicazione dei prodotti rilevati. 6. Procedere quindi all Applicazione dei Carichi rilevati, avendo cura di selezionarne non più di 4/5 per volta. 7. Al termine dell applicazione di tutti i carichi, procedere con il salvataggio di un nuovo inventario, annotandolo come Dopo Inventario, al fine di permettere eventuali stampe ed elaborazioni e delle differenze. Procedere infine con un Backup del database, salvandolo sempre sulla cartella di cui al punto CONFRONTO INVENTARI 9. CORREZIONE INVENTARIO FISICO 10. CREAZIONE INVENTARIO DEFINITIVO 11. PROMEMORIA INVIO STAMPE 12. ESECUZIONE BACKUP FINALE 13. FINE PROCEDURA Vediamo di seguito in dettaglio ogni singola funzione. Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 1

2 1) GENERAZIONE MANUALE DI UNA COPIA DI BACKUP DATI DEL SISTEMAF Per effettuare una copia di Backup dei dati del Sistemaf, e necessario eseguire le operazioni di seguito descritte: Dalla schermata iniziale di Windows, selezionare il pulsante START e poi PROGRAMMI o TUTTI I PROGRAMMI. ESEGUIRE SUL SERVER VIRTUALE. Scorrere la lista dei programmi fino a trovare la cartella SISTEMAF, quindi selezionarla con il click del mouse; a questo punto fare click su STRUMENTI e quindi sulla voce CONTROLLO (vedere figura seguente) Dopo aver cliccato sulla voce CONTROLLO, si aprira la schermata dove e possibile selezionare la funzione di backup. Selezionare con DOPPIO CLICK del mouse la voce WINSF (1), quindi cliccare su BACKUP DATABASE (2) ed infine cliccare sul pulsante BACKUP posto in basso a destra (3) (vedere figura seguente) Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 2

3 Alla richiesta di conferma, cliccando sul tasto SI, verrà avviato il backup dei dati. Verificare che in basso a sinistra compaia la scritta server in corso Attendere quindi il messaggio di termine del backup. Alla fine fare ok ESC. Finito il backup, ESEGUITO SUL SERVER VIRTUALE, CONTINUARE la procedura INVENTARIO dal pc dove è stata installata la Penna OTTICA. 2) Eliminazione vecchi carichi Procedere con l eliminazione dei vecchi carichi biffando (vistare) TUTTE le caselline. Cliccare su CARICHI e selezionare elimina. ( x cancellazione carichi vecchi) Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 3

4 3. SALVATAGGIO INVENTARIO Dalla procedura INVENTARI selezionare l opzione SALVA NUOVO INVENTARIO, avendo cura di inserire la relativa annotazione (se prima o dopo le nuove giacenze rilevate). Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 4

5 3 a. ATTENZIONE : Problema VALORI TOTALI RADDOPIATI ( se si verifica) Se in questa fase verificate che i valori dei totali delle (VEDI FRECCE) VENGONO RADDOPIATI, procedere con l eliminazione dell ultimo inventario APPENA FATTO e ripetere NUOVAMENTE LA PROCEDURA DI CREAZIONE DELL INVENTARIO facendo attenzione che I VALORI SIANO CORRETTI 3.b CANCELLAZIONE INVENTARIO PER VALORI RADDOPIATI 1- doppio click su inventario errato 2- aprire modifica 3- selezionare opzione cancella il prodotto o l inventario selezionato 4- alla domanda sei sicuro di voler cancellare l inventario? (del data e ora ) 5- rispondere si 6- altra domanda sei proprio sicuro di voler cancellare? dare si 7- sotto la parola totali compare cancellazione in corso 8- rilanciare nuovamente l inventario. ( se si ripetono i valori raddoppiati, anche dopo aver cancellato, ripetere in continuazione il punto 3b fino che compaiono valori corretti) Questo inconveniente potrebbe verificarsi anche al punto 7 o al punto 10 Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 5

6 4. AZZERAMENTO GIACENZE E CARICO DEGLI INVENTARI Tutte le procedure relative all azzeramento di giacenze ed al carico di inventari si trovano all interno della funzione Carico Inventario: dalla videata di ARCHIVI CSF, selezionare l icona CARICO INVENTARIO 4a. AZZERAMENTO GIACENZE Dalla videata di CARICO INVENTARIO, selezionare l opzione STRUMENTI e AZZERA GIACENZE Selezionare quindi i campi GIACENZE di ESPOSIZIONE e MAGAZZINO, cliccando infine sul pulsante AGGIORNA per procedere all azzeramento (dopo aver cliccato sul pulsante aggiorna, risondere alle domande del programma in sequenza: si si----ok--- esc). Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 6

7 5. CARICO INVENTARI Dalla videata di CARICO INVENTARIO, selezionare l icona NUOVO CARICO. Identificare quindi il carico con il nome dell operatore ed un numero progressivo (come di vede dall esempio nell immagine); e possibile anche inserire l ubicazione o lo scaffale relativo. Fare inoltre attenzione affinchè l inventario venga creato sempre su GIACENZA ESPOSIZIONE e IN AGGIUNTA Procedere con la rilevazione fisica utilizzando le PENNE OTTICHE Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 7

8 LETTORE PORTATILE: procedere allo Scarico del Lettore Portatile (penne) con cui sono stati rilevati i prodotti relativi, avendo cura di selezionare in sequenza le opzioni contrassegnate come 1 e 2, rispettivamente SCARICO LETTORE e CONFERMA SCARICO (1) Dalla penna ottica,inserita nel calamaio, premere il tasto F3. comparirà alla fine dello scarico, PROCEDURA TERMINATA DARE CONFERMA CON OK. Si aprirà a video l elenco dei prodotti scaricati. Se compare la scritta Rossa (in basso a sinistra) trovati alcuni codici sconosciuti, cliccare sul triangolino posto a fianco alla stampante e seleziono l opzione stampa sconosciuti. A questo punto comparirà l elenco dei prodotto sconosciuti clicco su stampa (se sono tanti ). La stampa dei codici sconosciuti ottenuta servirà x individuare un eventuale prodotto sconosciuto che andrà inserito in maniera corretta successivamente. Una volta stampato, torno allo scarico della penna, cliccare ESC, e CONFERMA SCARICO.(2) Si aprirà una videata dove SARà POSSIBILE INSERIRE le eventuali correzioni. Fare SALVA CARICO (icona DISCHETTO) -OK - ESC ATTENZIONE: prima di iniziare le fasi di scarico del lettore portatile, si consiglia di accertarsi che sia stata impostata la visualizzazione dei prodotti rilevati, in modo da verificare comunque eventuali anomalie di lettura. L impostazione va fatta come illustrato. Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 8

9 LETTORE FISSO: nel caso in cui non si disponga di un lettore portatile, la lettura dei prodotti va fatta tramite il lettore fisso che si trova sulla postazione; in questo caso basta posizionare il cursore sul campo PRODOTTO e leggere i codici a barre dei prodotti per vedere in tempo reale la lista degli articoli che si stanno aggiungendo. In questa fase e possibile impostare un quantitativo per il prodotto che si sta leggendo, basta digitare il valore della quantita, seguito dal tasto [Invio] e quindi leggere il codice a barre del prodotto (la quantita impostata viene evidenziata nel campo a destra sulla riga prodotto). E altresi possibile leggere piu volte il codice a barre del prodotto per far si che il sistema sommi automaticamente le quantita in base al numero di volte in cui il prodotto viene letto. Una volta terminata la lettura dei prodotti relativi al carico creato, occorre procedere al SALVATAGGIO del carico stesso, cliccando sul pulsante SALVA CARICO. Uscire quindi dal carico appena salvato e procedere cosi con la creazione di tutti i successivi Carichi. Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 9

10 ATTENZIONE: Nel caso in cui occorra aggiungere altri prodotti ad un carico (ad esempio perche ci si e scordati di leggere i prodotti presenti su uno scaffale), non e consigliabile aprire un carico gia salvato per fare cio ; consigliamo invece di creare un nuovo carico ed inserirvi i prodotti desiderati. 6. APPLICAZIONE DEI CARICHI La fase di applicazione dei Carichi, e quella che fisicamente aggiorna le giacenze di tutti gli articoli presenti nei carichi stessi. Per procedere con questa fase, occorre selezionare i carichi da applicare biffando le relative caselle della prima colonna e cliccare sull icona APPLICA CARICO. In tal modo il sistema provvederà ad aggiornare le giacenze di tutti i prodotti contenuti nei carichi selezionati. Si consiglia, in presenza di un numero elevato di carichi da applicare, di non selezionarli tutti insieme, ma procedere alla selezione ed all applicazione di 4/5 carichi per volta. 7. INVENTARIO DOPO RILEVAZIONE FISICA- Terminato il carico, visto nella figura precedente,procedere con l esecuzione del NUOVO INVENTARIO denominandolo INVENTARIO FISICO DOPO RILEVAZIONE Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 10

11 ATTENZIONE SE IN QUESTA FASE VERIFICATE VALORI RADDOPIATI RIPETERA LA PROCEDURA 3B. 8. CONFRONTO INVENTARI Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 11

12 8A) In automatico uscirà la stampa delle differenze tra i 2 inventari, CHE VANNO RIGOROSAMENTE CONTROLLATE CERCHIANDO IL VALORE CORRETTO. ( mettere la firma dell operatore che ha controllate le stampe). CONSERVARE LE STAMPE CHE ANDRANNO FIRMATE DAL DIRETTORE E CONSEGNATE IN DIREZIONE. 9. CORREZIONE INVENTARIO FISICO Attenzione: Inserire ESCLUSIVAMENTE IL VALORE, SE CERCHIATO NELLA PRIMA COLONNA. - Biffare il quadratino del carico appena inserito e applicare il carico cliccando sulla terza icona 10. EFFETTUARE L ULTIMO INVENTARIO NOMINANDOLO INVENTARIO DEFINITIVO. (ATTENZIONE SE IN QUESTA FASE VERIFICATE VALORI RADDOPIATI RIPETERA PROCEDURA 3B ) LA 11- RICORDARSI DI MANDARE IN DIREZIONE LE STAMPE DELLE DIFFERENZE DATATE E FIRMATE DAL DIRETTORE. (VEDI PUNTO 9) 12 SEGUIRE BACKUP COME DA PUNTO FINE LAVORI Versione 3 DICEMBRE 2012 ver. 2 12