rappresentata dall'esperto/a

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1 Convenzione sulla certificazione di una contabilità salariale Nome azienda Interlocutore Via NPA, località Telefono Homepage Contabilità salariale (Nome/versione e sistema operativo) tra supporto swissdec@ Versione e (l'azienda succitata) Associazione Swissdec Fluhmattstrasse 1 Casella postale Lucerna rappresentata dall'esperto/a Cognome, nome Via NPA, località Telefono Aggiornato: / 8

2 1. Contenuto della convenzione L'Associazione Swissdec mira alla standardizzazione, uniformizzazione e semplificazione della trasmissione (elettronica) di dati (in particolare di dati salariali). Con la certificazione dei programmi di contabilità salariale in vista della loro conformità con lo standard salari CH (ELM) si vuole garantire sia la qualità dei dati trasmessi sia la trasmissione standardizzata. Il vantaggio dei destinatari di dati salariali, rappresentati direttamente o indirettamente nell'associazione Swissdec, sta nel fatto che ricevono i dati già in forma elettronica e di buona qualità, cosa che riduce nettamente il tempo impiegato per la revisione. Per il raggiungimento di questo obiettivo, l'associazione Swissdec mette a disposizione gratuitamente le risorse di personale per la consulenza dell'azienda e per la certificazione del software di contabilità salariale come pure le componenti tecniche per l'implementazione dello standard salari CH (ELM) nel software di contabilità salariale fino al'onere massimo previsto alla cifra 8. La presente convenzione regola i diritti e gli obblighi dell'azienda e dell'associazione Swissdec in relazione alla consulenza, certificazione e ricertificazione risp. nuova certificazione del software di contabilità salariale. L'intera convenzione contrattuale fra e parti si compone dei documenti seguenti: a) la presente convenzione b) Dettagli certificazione (allegato 1) c) valutazione del prodotto: report esame parziale test del sistema, report esame parziale test di calcolo e report esame parziale test di trasmissione (allegato 2) d) certificato Swissdec (allegato 3). Tutti gli allegati sono parte integrante della presente convenzione. In caso di contraddizione fanno stato le disposizioni più recenti e quelle particolari rispetto a quelle generali contenute nei documenti elencati. Le disposizioni imperative delle direttive per l'elaborazione dei dati salariali e delle direttive per il trasmittente di dati salariali prevalgono di principio su tutte le altre disposizioni. 2. Prestazioni dell'associazione Swissdec 2.1 Consulenza e certificazione Le prestazioni prevedono le posizioni seguenti: spiegazione delle direttive consulenza durante lo sviluppo del prodotto discussione e definizione di casi test attuazione della certificazione. Rilascio del certificato redazione di una descrizione del software di contabilità salariale pubblicazione del certificato. 2.2 Componenti tecniche Documenti XML delle direttive (schema XML, foglio di stile XSL) Dati di riferimento e per i test Applicazione di riferimento per test Strumenti per l'implementazione (esempi, biblioteche, componenti) Piattaforma di collaborazione Swissdec lab La descrizione dettagliata dei servizi offerti dall'associazione Swissdec nel quadro della presente convenzione figura nel documento «Dettagli certificazione» che, come allegato 1, costituisce parte integrante della presente convenzione. Aggiornato: / 8

3 3. Certificazione 3.1 Ambiti della certificazione La certificazione comprende quanto segue: generi di salario assicurazioni (AVS, CAF, LAINF, LAINFC, IGM, LPP) tasse (certificato di salario compreso codice a barre 2D, imposte alla fonte) statistica (rilevazione svizzera della struttura dei salari) trasmissione elettronica PIV/EIV. 3.2 Premesse per accordare il certificato Il certificato è accordato se sono soddisfatte in modo cumulativo le seguenti premesse: 1. devono essere soddisfatti tutti criteri imperativi in conformità alle direttive della versione certificata dello standard salari CH (ELM) 2. i casi test previsti sono stati elaborati con successo 3. il software fornito dall'azienda e dotato del certificato corrisponde alla versione per la quale è stato assegnato il certificato 4. il certificato è accordato con la riserva che si procede in seguito a test nell'esercizio produttivo e che il certificato è stato integrato correttamente nel software di contabilità salariale. Superando la certificazione, il software di contabilità salariale dell'azienda è dotato del certificato Swissdec. La validità del certificato è di tre anni. Se il software viene fornito in open source, il certificato è valido solo per la versione originale invariata. Non è invece valido per i software modificati nel quadro della licenza open source. Questi devono essere certificati a parte. Nel caso in cui l'azienda collabora con un partner commerciale che distribuisce il medesimo software certificato sotto un altro nome, quest'ultimo è autorizzato ad utilizzare il certificato «certificato Swissdec» anche per la commercializzazione del software certificato rispettando le condizioni della presente convenzione. La premessa per l'uso del certificato per il medesimo software sotto un altro nome è la comunicazione scritta all'associazione Swissdec con i seguenti dati: nome del partner commerciale (nome, indirizzo e numero di telefono) nome esatto del software conferma che si tratta sotto l'aspetto funzionale esattamente del medesimo software. Affinché l'azienda è autorizzata a fare capo ad un partner commerciale deve essere firmata una convenzione supplementare quale allegato del certificato Swissdec (allegato 3). 3.3 Contenuto ed estensione della certificazione La certificazione prevede la conferma dell'associazione Swissdec che, al momento dell'esame, il software di contabilità salariale abbia soddisfatto tutte le esigenze in conformità alla direttiva. Con la certificazione non viene però eseguito un esame generale di tutte le componenti tecniche del programma. La certificazione comprende esclusivamente le funzioni e in particolare le interfacce. La descrizione dettagliata dello scopo, del decorso e del contenuto della certificazione figura nel documento «Dettagli certificazione» (allegato 1). Aggiornato: / 8

4 4. Rinnovamento del certificato 4.1 Generalità La certificazione deve essere rinnovata nei seguenti casi: a) alla scadenza della validità ordinaria di 3 anni del certificato b) in caso di modifiche interessanti le basi legali o le direttive inerenti la certificazione per cui occorre adattare il software di contabilità salariale certificato o la trasmittente c) in caso di modifica delle basi legali. 4.2 Nuova certificazione e ricertificazione Alla scadenza della validità di 3 anni del certificato deve essere eseguita la ricertificazione sulla base della versione più recente dello standard salari CH (ELM) pubblicato dall'associazione Swissdec. Se alla scadenza della validità di 3 anni del certificato non esiste una nuova versione dello standard salari CH (ELM) si esegue una ricertificazione. Nel quadro della ricertificazione si verifica se il software di contabilità salariale soddisfa ancora le esigenze della versione certificata dello standard salari CH (ELM). L'Associazione Swissdec pubblica alla pagina del suo sito Internet le versioni valide dello standard salari CH (ELM). 4.3 Procedura La validità del certificato deve essere garantita senza lacune. Nel caso in cui la nuova certificazione non è superata entro un anno dalla scadenza della validità del certificato e/o la ricertificazione non è superata entro la scadenza della validità ordinaria di tre anni del certificato per colpa dell'azienda, il certificato si estingue e tutti i diritti ad esso legati vanno persi. In tale evenienza, l'azienda è obbligata ad informare i suoi clienti sull'estinzione del certificato. Per il resto valgono le disposizioni della cifra 11 della presente convenzione. Su richiesta motivata dell'azienda, l'associazione Swissdec può accordare una proroga di al massimo tre mesi. L'elenco delle contabilità salariali certificate Swissdec, consultabile alla pagina Internet dell'associazione Swissdec risulta che l'azienda si trova in fase di ricertificazione e che il certificato è ancora valido. 5. Perdita della capacità di disporre del software Nel caso in cui l'azienda vende i diritti sul software di contabilità salariale ad un'altra azienda, il certificato conserva la sua validità fino alla scadenza ordinaria a condizione che il software non sia stato modificato. Questa operazione di vendita deve essere comunicata all'associazione Swissdec che, in questo caso, emette il certificato a nome dell'acquirente. Se l'azienda fallisce o è sciolta per altri motivi oppure il software di contabilità salariale viene ritirato dal mercato, il certificato è cancellato. L'Associazione Swissdec garantisce che la trasmissione dei dati salariali a partire da una tale contabilità salariale attraverso il distributore è possibile fintanto che la versione certificata dello standard salari CH (ELM) soddisfa le condizioni legali vincolanti. L'Associazione Swissdec completa le condizioni generali per l'uso del distributore con una corrispondente disposizione. Aggiornato: / 8

5 6. Riferimenti temporali Argomento Parte specifica e tecnica (dati salariali, assicurazioni, tasse/certificato di salario/imposte alla fonte, statistica/rilevazione svizzera della struttura dei salari). Inizio prevedibile Termine prevedibile 7. Obblighi di collaborare dell'azienda L'azienda si impegna ad assistere l'associazione Swissdec nell'adempimento dei suoi compiti conformemente alla presente convenzione, mettendo a disposizione per tempo risorse di personale e tecniche sufficienti. L'azienda è in particolare tenuta a mettere a disposizione un numero sufficiente di collaboratori qualificati, al di fuori dell'attività normale, che possono agire come responsabili in modo giuridicamente vincolante. L'azienda è tenuta a rispettare i riferimenti temporali convenuti alla cifra 6. L'azienda accorderà all'associazione Swissdec i necessari accessi per l'adempimento dei compiti e fornirà, senza un invito particolare, tutte le informazioni necessarie per l'adempimento dei suoi compiti conformemente alla presente convenzione. Nel quadro dell'adempimento della presente convenzione, l'azienda è tenuta a rispettare le esigenze sotto l'aspetto del diritto inerente la sicurezza dei dati. Con la firma della presente convenzione, l'azienda conferma espressamente di non utilizzare dei dati produttivi per i test nel quadro della certificazione. 8. Costi L'Associazione Swissdec fornisce le prestazioni descritte nella presente convenzione gratuitamente fino ad un totale di 150 ore. Se le prestazioni dell'associazione Swissdec dovessero superare questo limite, l'associazione Swissdec ne informa l'azienda ed è stipulato un contratto di servizio per poter fatturare all'azienda le prestazioni supplementari fornite dall'associazione Swissdec. Resta riservata la fatturazione di una parte dei costi assunti dall'associazione Swissdec se la certificazione non viene ottenuta per mancanza di risorse di personale dell'azienda (p. es. nessun collaboratore disponibile o collaboratori non sufficientemente qualificati) e per l'inosservanza delle scadenze convenute. Se entro 18 mesi dalla stipulazione della convenzione non si giunge ad una certificazione con successo per colpa dell'azienda, la presente convenzione prende termine e l'azienda è tenuta a pagare tutti gli oneri generati. 9. Uso della documentazione e del software di contabilità salariale L'Associazione Swissdec allestisce una documentazione sul software di contabilità salariale per poter provare su quale base è stato certificato il programma. Senza l'allestimento di una documentazione, e del suo uso da parte dei revisori dei destinatari di dati direttamente o indirettamente rappresentati nell'associazione Swissdec, non si può garantire una certificazione ripercorribile e non può essere raggiunto uno degli obiettivi essenziali ossia l'attuazione efficiente della revisione. La documentazione allestita nel quadro della certificazione contiene normalmente dei print screen di schermate e elenchi creati dal software di contabilità salariale. Si tratta qui di informazioni accessibili ad ogni utente del software di contabilità salariale. La documentazione costituisce quindi una descrizione dei processi e non contiene dei dati protetti dal diritto d'autore. L'azienda assiste l'associazione Swissdec nella preparazione della necessaria documentazione sul software di contabilità salariale e assicura in particolare di non rendere accessibile all'associazione Swissdec dei segreti aziendali, dei segreti inerenti la produzione e dei dati protetti dal diritto d'autore. L'Associazione Swissdec è autorizzata a partire dal presupposto che le sono fornite solo informazioni che può utilizzare nel quadro dell'allestimento della documentazione. L'azienda deve contrassegnare espressamente le eccezioni. Aggiornato: / 8

6 L'azienda assegna all'associazione Swissdec il diritto di consegnare la documentazione concernente il software di contabilità salariale e approvata formalmente dall'aziende, per l'attuazione della revisione ai revisori dei destinatari di dati salariali rappresentati direttamente o indirettamente nell'associazione Swissdec. 10. Garanzia e responsabilità Prima della stipulazione della presente convenzione, l'azienda si è sufficiente informata sul contenuto e sull'entità, eventualmente facendo capo a terzi indipendenti, dei servizi prestati dall'associazione Swissdec. L'azienda conferma con l'apposizione della firma sulla presente convenzione che, in particolare, ha ricevuto il documento «Dettagli certificazione» (allegato 1) ed è d'accordo con il suo contenuto. All'azienda è noto il fatto che nel quadro dell'esame del software di contabilità salariale non si procede ad un controllo vero è proprio del sistema del programma. L'Associazione Swissdec verifica unicamente se, impiegando gli strumenti ausiliari, il software di contabilità salariale produce i risultati corretti utilizzando i casi test preparati. Tutti i diritti di garanzia dell'azienda sono nulli per quanto ammesso dalla legge. L'Associazione Swissdec risponde nei confronti dell'azienda alla presenza di una colpa, esclusivamente per danni diretti causati deliberatamente o per colpa grave. Non esiste un'ulteriore una responsabilità. 11. Comunicazione verso terzi, licenza di marchio Il marchio «Swissdec» e il logo Swissdec sono contrassegni protetti dell'associazione Swissdec, Fluhmattstrasse 1, 6002 Lucerna. Il marchio nominativo «Swissdec» è protetto in Svizzera sotto il n per prodotti e servizi delle classi 9, 16, 35, 36, 38, 41 e 42. Prima della firma della presente convenzione, l'azienda non può utilizzare nelle sue pubblicazioni per terzi né il marchio nominativo «Swissdec» in una forma qualsiasi p. es. nei concetti «certificato - Swissdec», «Swissdeccertified» oppure «certificazione Swissdec» né il logo Swissdec. Una volta superata con successo la certificazione, il nome dell'azienda è aggiunto all'elenco dei produttori di programmi certificati Swissdec consultabile alla pagina Internet dell'associazione Swissdec. Con la firma della presente convenzione, l'azienda ottiene il diritto di rinviare nelle pubblicazioni per terzi, alla stipulazione della presente convenzione. L'azienda deve fornire in queste pubblicazioni le informazioni seguenti: data prevedibile della certificazione nome del sistema di contabilità salariale versione dello standard salari CH (ELM) sulla cui base avviene la certificazione. Dopo la consegna del certificato, l'associazione Swissdec accorda all'azienda la licenza semplice per l'uso del marchio nominativo «Swissdec» nonché per il logo Swissdec, per contrassegnare i propri prodotti e servizi. I contrassegni devono essere usati nel seguente modo: il marchio nominativo «Swissdec» esclusivamente nelle combinazioni «certificato Swissdec», «Swissdec-certified», «certificazione Swissdec». Il marchio nominativo «Swissdec» non può pertanto essere utilizzato isolatamente né in altre combinazioni di parole; il logo Swissdec in modo invariato nella sua forma originale, con i colori originali o in bianco e nero; nell'utilizzazione del marchio nominativo e del logo si deve prestare attenzione al fatto che questi contrassegni non vengano intesi come rinvio al produttore del prodotto. Ciò deve essere garantito con un'adeguata rappresentazione grafica (p. es. rapporto di grandezza tra nome del prodotto e del produttore e il contrassegno Swissdec, colori, risalto ecc.); i contrassegni Swissdec possono essere utilizzati esclusivamente in relazione al prodotto certificato. È vietato ogni utilizzazione con altri prodotti per la pubblicità generale dell'azienda; all'azienda è vietato assegnare a terzi sottolicenze per l'uso dei contrassegni Swissdec; se l'azienda intende usare i contrassegni Swissdec in modo non del tutto conforme alle disposizioni, deve precedentemente chiedere alla Swissdec l'accordo scritto. L'Associazione Swissdec decide sulla base dell'apprezzamento discrezionale; Aggiornato: / 8

7 con l'eventuale revoca del certificato da parte dell'associazione Swissdec scade pure allo stesso tempo la licenza per l'uso dei contrassegni Swissdec. L'Associazione Swissdec decide sulla base dell'apprezzamento discrezionale e caso per caso su un eventuale scadenza per consumare il materiale pubblicitario e simili. Nel caso in cui l'associazione Swissdec constata che l'azienda ha utilizzato i contrassegni Swissdec in modo abusivo, essa può adottare, sulla base dell'apprezzamento e secondo la gravità della trasgressione, uno o più provvedimenti elencati qui di seguito: sospensione immediata della consulenza fatturazione dell'intero dispendio fino a tale momento (CHF l'ora) iscrizione dell'azienda su una «lista nera» che può essere pubblicata su Internet in versione stampata revoca del certificato avviamento di ulteriori passi giuridici, fare valere un risarcimento del danno. 12. Durata della convenzione La presente convenzione acquista validità con la sua firma e ha una durata massima di quattro anni a contare dall'emissione del certificato. Per quanto concerne le prestazioni uniche, la convenzione termina con il loro adempimento. Per ogni ricertificazione deve essere stipulata una nuova convenzione tra l'azienda e l'associazione Swissdec. In questo caso la presente convenzione termina con l'entrata in vigore della nuova convenzione. Se per colpa dell'azienda entro 18 mesi dalla stipulazione della convenzione non si ottiene la certificazione, la presente convenzione termina automaticamente. Alla presenza di motivi importanti che rendono non esigibile l'adempimento della convenzione per la parte lesa, le due parti hanno il diritto di disdire la convenzione senza preavviso. Motivi importanti nel senso della presente convenzione che autorizzano l'associazione Swissdec a disdire la presente convenzione in qualsiasi momento con un preavviso di sette giorni e dichiarare non valido il certificato sono in particolare i seguenti: a) si è alla presenza di un'utilizzazione abusiva del contrassegno Swissdec in conformità alla cifra 11 b) in caso di fallimento o altro scioglimento dell'azienda e nel caso in cui il software di contabilità salariale venga ritirato dal mercato c) si constata in un secondo tempo che il software di contabilità salariale certificato presenta errori nell'esercizio produttivo che contravvengono ai criteri imperativi della versione certificata dello standard salari CH (ELM) e a questi errori non è ovviato entro un lasso di tempo ragionevole. Aggiornato: / 8

8 13. Disposizioni finali Le parti contraenti si impegnano di esaurire tutte le possibilità di conciliazione in caso di una controversia in relazione a questa convenzione. In caso di insorgenza di possibili conflitti sotto l'aspetto di questa convenzione, le parti sono tenute ad attuare tempestivamente una riunione d'urgenza, a discutere l'ulteriore procedere e a mettere in atto una gestione della crisi da parte di una terza persona indipendente. Tutti gli allegati sono parte integrante della presente convenzione. Se parti della presente convenzione dovessero risultare nulle o inefficaci sotto l'aspetto giuridico, resta valida la parte rimanente della convenzione. Le parti contraenti interpreteranno e attueranno la convenzione in modo tale che l'obiettivo da raggiungere con le parti nulle o inefficaci sotto l'aspetto giuridico venga per quanto possibile raggiunto. Se non è stato stabilito espressamente in modo diverso, il domicilio dell'associazione Swissdec vale come luogo di adempimento per le prestazioni previste da questa convenzione. La presente convenzione sottostà al diritto svizzero. L unica competenza giudiziaria per tutte le controversie derivanti da questa convenzione è la sede dell'associazione Swissdec in Lucerna. La convenzione viene allestita in due esemplari. Ogni parte ne riceve un esemplare. Luogo, data L'azienda Swissdec Allegati Allegato 1: dettagli certificazione Allegato 2: valutazione del prodotto: report esame parziale test del sistema, report esame parziale test di calcolo e report parziale test di trasmissione Allegato 3: certificato Swissdec Aggiornato: / 8