Adozione di una soluzione e- learning: criteri di scelta e recenti trend

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1 Adozione di una soluzione e- learning: criteri di scelta e recenti trend Garavaglia Andrea & Mauro Gaiotto LISP Laboratorio Informatico di Sperimentazione Pedagogica Dipartimento di Scienze Umane per la Formazione R.Massa Adoption of e-learning solution: selection criteria and recent trends by Garavaglia, A., & Gaiotto, M. is licensed under a Creative Commons Attribuzione 3.0 Unported License. 1. Introduzione Negli ultimi anni diverse organizzazioni, di varia natura e composizione, ha fatto ricorso almeno una volta all e-learning come modalità formativa in grado di rispondere ad un bisogno o risolvere un problema. Sebbene circa il 50% del mercato mondiale sia rappresentato dalla realtà statunitense, anche in Europa si registrano diverse realtà, le cui scelte sono solo in parte legate a condizioni economiche (Temperiti, 2010). In linea generale, i motivi che hanno spinto le società a fare ricorso a tale modalità formativa sono riassumibili nei seguenti punti (Garavaglia, 2010): - necessità di formare persone dislocate in sedi remote; - razionalizzare la formazione di base estesa ad un elevato numero di dipendenti, in modo da creare economie di scala; (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 1

2 - permettere una maggiore personalizzazione dei percorsi formativi per i discenti e una maggiore flessibilità di fruizione nei modi e nei tempi. Il fenomeno dell e-learning appare quindi, dopo diversi anni di evoluzione, una realtà tutt altro che transitoria, che sembra avviarsi verso un ulteriore consolidamento, in grado di affrontare anche situazioni economiche meno floride come quelle che presentano i paesi europei negli ultimi anni. Con il seguente lavoro si intende comprendere quali fattori possono influenzare il mondo della formazione on line, venendo a caratterizzare e definire le nuove esigenze, risorse e possibilità che definiscono le diverse soluzioni implementabili. Nello specifico si tratta di comprendere quali siano i criteri che i diversi attori stanno attuando per selezionare e costruire una scelta inerente la soluzione e-learning da adottare, e di comprendere quali siano le possibilità implementabili in base all evoluzione tecnologica e alle nuove esigenze organizzative sia dei reparti dedicati all HR, sia di quelli che si occupano delle infrastrutture IT delle rispettive società. Per analizzare l oggetto di indagine, non potendo pretendere di coinvolgere l intero mercato mondiale che fa riferimento alla formazione in e-learning, si è deciso di mirare all ascolto di provider importanti, nonché leader del mercato rispetto ad alcune aree di servizio o geografiche. In modo particolare è stata attuata una raccolta dati che concerne: - Interviste a responsabili di vendita o marketing di importanti società leader che si sono rese disponibili 1 ; - Analisi delle soluzioni, dei prodotti e dei servizi offerti da aziende leader; - Questionari a selezione di clienti di prodotti e-learning Nella fattispecie sono state realizzate sei interviste in profondità a società leader che hanno accettato di partecipare alla ricerca, analizzato dieci siti di provider (tra cui le stesse intervistate), e raccolto i questionari anonimi di 125 aziende 2 di diverse nazionalità che hanno accolto la proposta di partecipare alla ricerca. 1 Si ringraziano in modo particolare per la gentilezza e ampia collaborazione Cornestone, Docebo, Edutech, LearnExact, e Upside 2 Le società che hanno risposto al questionario fanno parte di un campione non probabilistico costituito attraverso la seleziona da una lista di clienti di provider e la diffusione del questionario attraverso reti di professionisti interessati ai temi dell e-learning in alcune community e social network (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 2

3 2. Criteri di scelta di una soluzione e-learning La scelta di una soluzione e-learning è sicuramente un operazione complessa che coinvolge diversi livelli aziendali e che, soprattutto, si distingue da caso a caso. Le risposte date da diverse società, che in buona parte già utilizza soluzioni e-learning per la formazione del personale, ha evidenziato una concentrazione di item legati ad aspetti generali della qualità del fornitore e dei servizi, come la competenza del fornitore (82%) 3, il livello e la qualità dell assistenza (63%), delle buone referenze e testimonal (58%). Insieme a questi risulta essere molto importante anche il prezzo concorrenziale (66%). Ad essere quindi maggiormente decisivi sembrano essere gli aspetti meno legati alla tipologia di offerta rispetto alla percezione che la scelta fatta sia solida, sicura e ad un prezzo accessibile. Per quanto riguarda gli aspetti tecnici, è da mettere in rilievo l elevata attenzione verso la possibilità di integrazione dei servizi e prodotti acquistati all intero del proprio sistema informativo aziendale (74%): questo dato mette in rilievo una delle maggiori complessità affrontate negli ultimi anni, legata alla necessità di semplificare l accesso alle applicazioni tecnologiche e alle informazioni, data dalla necessità di utilizzare più software e sistemi per il funzionamento delle diverse aree e l espletamento delle diverse funzioni aziendali. Altre voci sembrano legate a questo aspetto, prima fra tutte la presenza di soluzioni cloud (43%), una realtà sostanzialmente nuova che pare evolvere verso un consolidamento definitivo dato che può esser sfruttato per realizzare in modo più agevole l integrazione con i diversi sistemi. Sempre legato al problema dell integrazione è importante sottolineare l utilizzo di tecnologie specifiche attraverso l uso di API (33%), mentre il problema della scalabilità (34%), cioè la possibilità di adeguare il sistema a un numero di utenti che può variare notevolmente anche in breve tempo, e la richiesta di un sistema Saas (21%) sono decisamente legate alle soluzioni cloud 4. Il Learning Management System rimane il cuore della formazione online, e nonostante siano stati registrati decisivi miglioramenti in tutti i sistemi, è ancora sottolineata la qualità dell ambiente, soprattutto in termini di navigabilità (56%). Sempre legato all ambiente si registra un interesse piuttosto marcato anche la presenza di una versione mobile della piattaforma (37%), che evidentemente sta raccogliendo sempre più interesse se non altro per la recente diffusione dei tablet e degli smartphone nel settore professionale. 3 Per un dettaglio sulle percentuali fare riferimento alla tabella 1 4 Chi ha risposto di volere fare riferimento a soluzioni Saas, ha comunque indicato il cloud tra le risposte. (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 3

4 Per quanto riguarda la richiesta di produzione di contenuti (34%) e la possibilità di acquistarne già pronti da un ampio catalogo (35%) sembra che ci sia pari richiesta, ma si tratta sicuramente di un dato che varia in base alle esigenze e al contesto. Item criteria % Competence 82 Integration with other informatic system 74 Low price 66 Support 63 References/testimonial 58 Quality/user friendly of LMS 56 Cloud 43 Mobile version of LMS 37 Consulting 35 Retail of Learnin Object 35 Development of Learning Objects 34 Unlimited Scalability 34 Integration with other application through API 33 Saas - Software as a Service 21 Talent Management System 21 Content Network Distribution 20 Hosting 18 Fast Time To Market 18 Table 1 - risposte alla domanda a risposta multipla "quali criteri usi nella scelta di una soluzione e-learning?" (percentuale sul totale delle compilazioni) Risulta interessante rileggere questi dati in base alle risposte fornite da alcune aziende leader, soprattutto considerando che il mercato è in realtà piuttosto differenziato per esigenze legate alla complessità e numerosità organizzativa. Alcune società basano la propria offerta in modo specifico sul servizio di consulenza, soprattutto se storicamente provengono dal settore della consulenza aziendale sui processi e sulla gestione delle risorse umane, mentre altre sembrano puntare a soluzioni tecnologicamente mirate alla formazione in e-learning. (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 4

5 Figura 1 - tag cloud delle risposte fornite durante le interviste ai responsabili di vendita di soluzioni e-learning di sei società leader Nel primo caso l offerta è dedicata a soluzioni che puntano ad avere un unico sistema di gestione delle risorse umane e della formazione (e-hr e e-learning integrati), mentre nel secondo vengono sviluppate soluzioni che tendono all integrazione dell ambiente LMS con i sistemi di gestione HR già presenti e utilizzati dalla società 5. Tra le prime vi sono sicuramente Saba, Cornerstone e SumTotal, i cui sistemi sono decisamente orientati al talent management, soluzione spesso raffinata di gestione dello sviluppo delle carriere che non risulta ampiamente richiesta in prima istanza: come emerge dalle interviste, essa richiede una pianificazione piuttosto complessa e articolata da parte dei clienti, i quali che sono così spinti a dovere compiere delle scelte a lungo termine a livello organizzativo (spesso difficilmente compatibili con i ritmi trimestrali del mercato o con i piani aziendali di vertice). Tra le seconde vi sono società che nascono in ambito maggiormente IT, spesso esclusivamente legate all uso di tecnologie per la formazione, come ad esempio Exact Learning Solutions, Upside Learning, Edutech e Docebo, che stanno puntano maggiormente su prodotti e servizi ad alto livello tecnologico quali lo sviluppo di learning object sofisticati per dispositivi mobile o simulazioni che presentano motori con livelli di intelligenza artificiale sempre più evoluti, oppure Learning Management System altamente personalizzati e soluzioni di hosting e cloud diversificate. Seppur orientate da filosofie diverse, le aziende intervistate non hanno presentato risposte molto divergenti: la maggior parte ha sottolineato quanto i clienti si aspettino da loro un adeguata consulenza per la corretta scelta e gestione delle soluzioni, tanto che circa nella metà dei casi 5 Un classico caso di chi utilizza sistemi molto complessi come SAP, difficilmente abbandonabili, che scelgono di rivolgersi a società leader della formazione in e-learning per implementare un sistema integrato. (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 5

6 i clienti si presentano con dei bisogni specifici o problemi generali, e raramente hanno un idea precisa del tipo di soluzione che adotteranno. Sempre di primaria importanza risulta il prezzo, elemento fondamentale per la scelta finale del provider a cui rivolgersi. Ad un secondo livello di importanza, in linea coi risultati del questionario riservato ai fruitori, si conferma la verifica e possesso delle competenze adeguate che il cliente si aspetta insieme ad una credibile esperienza, che vengono generalmente sondate attraverso referenze di altre società di settori affini che si sono rivolti allo stesso fornitore. In merito a questo, una strategia che alcuni fornitori dichiarano vincente riguarda la pubblicazione sui siti di diverse pagine dedicate all analisi di casi di successo dei principali clienti. Un terzo livello di importanza è legato a caratteristiche dell offerta, prevalentemente le soluzioni inerenti l integrazione dei sistemi in modo efficace e trasparente, che vengono di volta in volta sviluppate attraverso aspetti fondamentali e di base, consistenti nella possibilità di offrire un servizio di hosting o soluzioni cloud, che spesso i clienti richiedono per risolvere in outsorcing problematiche complesse di gestione della propria infrastruttura IT. Sempre a questo livello permangono le caratteristiche tecniche e la qualità dei Learning Object, anche se il discorso si divide tra chi cerca contenuti già pronti da erogare in breve tempo e chi invece richiede lo sviluppo di contenuti ad hoc. Una quota variabile di società, invece, fa riferimento a contenuti costruiti autonomamente o attraverso altre società specializzate esclusivamente in contenuti multimediali. Queste richieste, dicono alcuni intervistati, sono influenzate dalla variabilità delle disponibilità economiche. 3. Le piattaforme non sono (per ora ancora) morte Dal celebre articolo di Tim O Reilly (2005) in cui venne coniato il termine web 2.0, diverse volte si è discusso, letto e parlato del possibile abbandono della piattaforme e-learning (Downes, 2005), ma ciò non è avvenuto in nessun modo. D altronde i dati dell indagine sono piuttosto chiari in merito e non riservano alcun dubbio: tutte le società forniscono un Learning Management System (proprietario, sviluppato in proprio o acquisito esternamente) e non hanno mai smesso di farlo in questi anni. Dalle interviste emerge con chiarezza un dato piuttosto rassicurante per i fornitori diretti di Learning Management System: la piattaforma LMS è spesso il primo prodotto offerto al cliente, insieme agli altri servizi che d altronde sono indissolubilmente legati alla piattaforma stessa. Nella sostanza, qualsiasi processo o prodotto prende corpo all interno del LMS, che a sua volta viene integrato ai sistemi informativi delle (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 6

7 società in un numero sempre maggiore di casi. Inoltre, qualsiasi prodotto o soluzione venga scelta e adottata dal cliente, preliminarmente è necessario acquisire o consolidare un ambiente LMS. E evidente che il web 2.0 non ha saputo fornire una reale alternativa. Come mai? L analisi è in realtà piuttosto semplice, ed è legata dal fatto che quando si paventava la morte delle piattaforme in realtà si stava semplicemente sottolineando la semplicità d uso dei sistemi web 2.0 rispetto ad una serie di problematiche che presentavano eccessivamente gli LMS. Nella sostanza i Learning Management System, pur cercando di rispettare gli standard, presentavano generalmente diversi problemi tecnici (Good, 2003) che nel tempo sono generalmente diminuiti in modo piuttosto evidente (in buona parte grazie ad una maggiore standardizzazione del web legata alla progressiva adozione di protocolli e soluzioni legate al web 2.0). Le piattaforme sono quindi evolute venendo in buona parte ad assomigliare nell utilizzo a strumenti web 2.0, senza perdere la propria natura e soprattutto le indispensabili funzionalità di tracciamento dei risultati e di gestione delle attività, dei corsi e delle utenze che permettono di rispondere agli specifici bisogni che l organizzazione della formazione aziendale presenta. E invece possibile che nel tempo i processi di integrazione e interfacciamento rendano le piattaforme sempre più trasparenti ai suoi utilizzatori, venendo a costituire degli ambienti di secondo livello, maggiormente integrate agli altri sistemi già presenti nella intranet aziendale. Qui si giocherebbe, nella sostanza, la scelta di consolidare un sistema unico di e-hr, talent management ed e-learning, oppure l integrazione di diversi specifici sistemi , tendenze e conferme. L anno del cloud? Analizzando le diverse soluzioni e-learning proposte dalle società, è possibile mettere in evidenza delle tendenze innovative che stanno caratterizzando questi ultimi anni. Tra queste vi sono sostanzialmente quattro o meglio cinque tensioni verso cui i diversi fornitori stanno bilanciando le proprie soluzioni. Una tendenza sostanzialmente comune e proposta a diversi livelli è il cosiddetto cloud, adottata in diverse forme e modalità da diversi attori nel mercato dell e-learning (Ercan, 2010). L analisi delle interviste e dell offerta delle aziende evidenzia un attenzione crescente per questa soluzione che coinvolge sostanzialmente l area IT a livello infrastrutturale e l area della formazione a livello organizzativo. L utente finale, di fatto, potrebbe anche non accorgersi della (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 7

8 differenza, dato che il sistema può funzionare allo stesso modo: una soluzione cloud per l elearning comporta quindi il vantaggio di potere essere totalmente trasparente al discente. I vantaggi effettivi si registrano nella possibilità di liberare lo staff ICT da gravose incombenze tecniche di elevato spessore e specificità, nonché di agevolare lo staff della formazione grazie alla maggiore stabilità ed efficacia del sistema, garantito dalla gestione diretta del fornitore di servizi. I vantaggi sono pertanto legati ad aspetti organizzativi e tecnici fondamentali ed emergono soprattutto durante i processi di risoluzione delle problematiche, per questo attorno a questa soluzione si sta giocando l evoluzione dell intero settore IT a livello mondiale. Dato che molti provider sono già fornitori di soluzioni hosting, nella sostanza non è difficile riconoscere in un raffinamento delle precedenti offerte il riposizionamento della stesse in soluzioni cloud. E possibile, a questo punto, individuare altre tendenze, che risultano maggiormente utili per la lettura diversificata delle proposte: 1) La prima tendenza è una particolare articolazione del cloud computing, il cosiddetto Saas (Software as a Service). Sebbene non sempre vi sia chiarezza diffusa tra soluzioni cloud e Saas, nel campo dell e-learning i due termini sembrano potere coincidere e possono essere fonte di fraintendimenti: la differenza tra le due situazioni è generalmente molto fine e legata sia alle modalità di integrazione ai sistemi che, soprattutto, alla possibilità di costruire soluzioni on-demand software, consistente nel consentire agli utenti di acquisire in pochi minuti l intero sistema formativo on line (LMS e contenuti) senza il bisogno di una lenta contrattazione con un agente di vendita. L adozione di una soluzione così fatta prevede nella sostanza tutti i vantaggi di una soluzione cloud, ma una flessibilità nella gestione della scalabilità, della configurazione del LMS e di tutti gli aspetti molto più immediata. Sebbene quasi tutti i provider stiano offrendo soluzioni cloud, sono in pochi ad offrire soluzioni Saas, tra questi è degno di nota Docebo che sta ricostruendo l offerta del suo ambiente opensource in un sistema modulare Saas. 2) La seconda tendenza consiste nell investimento nelle soluzioni orientate al talent management come valore aggiunto agli altri servizi legati alla formazione in e- learning. Come già anticipato, questo accade soprattutto per le società che già hanno una consolidata esperienza nel settore della consulenza e del management, le quali integrano al LMS delle applicazioni e-hr creando soluzioni all-in-one. Tra queste si evidenziano Cornestone, Saba, SumTotal, Upside e Edutech che si distinguono per la (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 8

9 consulenza in aree geografiche e commerciali specifiche. Il successo di tale servizio è naturalmente legato all accuratezza della tracciatura dei dati e dall efficacia degli algoritmi predittivi, altrimenti si rischia di fare un grosso investimento nel cercare di integrare un sistema e-hr ed e-learning senza alcun valore aggiunto effettivo. 3) La terza tendenza riguarda il mobile learning: negli ultimi anni l utilizzo di dispositivi portatili per la formazione è rientrata nel cosiddetto m-learning o mobile learning, il cui setting è soggetto a diverse dinamicità ma sembra focalizzarsi sin dalle prime istanze sull idea di soggetto che apprende al centro del processo (Geddes 2004). Questo fenomeno si fonda in buona parte sul fatto che i device mobile, nello specifico i cellulari smartphone (e in misura sempre maggiore i tablet), sono di fatto gli strumenti più diffusi e utilizzati dalle persone, anche se poco competenti nell uso delle tecnologie digitali. L adozione di queste soluzioni sembra andare incontro alle necessità di gestione out of office e formazione sul campo. I fornitori al momento sembrano focalizzarsi sulla predisposizione dei propri ambienti in versione mobile, e in alcuni casi, come da esempio Learn Exact, alla predisposizione di learning object specifici per i mobile device. 4) La quarta tendenza viene riconosciuta nel cosiddetto social learning, e consiste nell integrare al LMS dei sistemi di comunicazione informali tipici del web 2.0, in modo da ricostruire una interazione simile a quelle dei social network ristretta all ambito aziendale. In alcuni casi si promuove l inserimento di utenti non appartenenti alla cerchia aziendale ma ai partner e clienti della società stessa, in modo da definire degli ambiti di informazione e divulgazione informale dei propri prodotti e orientamenti. Dalle interviste non è emersa una particolare attenzione verso questo tipo di prodotto, da una parte perché è evidente che si tratta di una soluzione ancora in fase sperimentale i cui benefici non sono ancora stati accertati, dall altra perché, probabilmente per lo stesso motivo, i clienti sembrano maggiormente interessati alle altre soluzioni e tendenze. E altresì da sottolineare quanto sia difficile inserire il sistema di comunicazione informale tipico del social learning in un sistema formale come quello di un organizzazione. Si potrebbe quindi ipotizzare che tale soluzione possa avere riscontro nei sistemi organizzativi maggiormente flessibili e/o destrutturati. (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 9

10 Se consideriamo le quattro tendenze specifiche, è possibile costruire un quadro riassuntivo dove, posizionando i provider in considerazione dei trends sui quali hanno maggiore spessore ed esperienza, si ha una fotografia dell attuale situazione delle soluzioni e-learning offerte. Figura 2 - quadrante riassuntivo delle specificità di ogni provider Come si può evincere in figura 2, i quattro trends sono presenti in modo diversificato, mentre ciò che non appare chiaro è il possibile sviluppo futuro. Da una parte è infatti possibile ipotizzare che, in base al consolidamento, le specificità considerate assunte possano essere acquisite da ogni provider. Dall altra, e questo confermerebbe quanto accaduto fino ad ora, è invece possibile ipotizzare una diversificazione delle specificità per ogni provider, con l effetto della creazione di settori specifici e nicchie di mercato dove sarà possibile riconoscere le diverse leadership. (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 10

11 References Armbrust, M., Fox, A., Griffith, R., Joseph, A. D., Katz, R., Konwinski, A., Lee, G., Patterson, D., Rabkin, A., Stoica, I., and Zaharia, M. (2010). A view of cloud computing. Commun. ACM, 53(4): Downes, S. (2005). E-learning 2.0. elearn Magazine, 10. Retrieved from Ercan, T. (2010). Effective use of cloud computing in educational institutions. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 2(2), doi: /j.sbspro Garavaglia, A. (2010). Didattica on line. Dai modelli alle tecniche, Milano: Unicopli. Geddes, S.J. (2004). Mobile learning in the 21st century: benefit for learners, Knowledge Tree e-journal, 6. Retrieved from Good, R. (2003, Jul 15). How to Select an e-learning, LMS or LCMS System. Retrieved from O Reilly, T. (2005). What Is Web O Reilly Media. O Reilly. Retrieved from (c) 2012 Garavaglia, A., & Gaiotto, M.,. 11

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