Guida per gli utenti ASL AT. Posta Elettronica IBM Lotus inotes

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1 Guida per gli utenti ASL AT Posta Elettronica IBM Lotus inotes

2 Indice generale Accesso alla posta elettronica aziendale.. 3 Posta Elettronica... 4 Invio mail 4 Ricevuta di ritorno.. 5 Inserire un allegato.. 5 Inserire la propria firma ai messaggi.. 5 Gestione cartelle e regole 6 Archivio della posta e Quota di spazio residua... 7 Funzioni di ricerca.. 7 Cambio password. 8 Delega alla casella di posta / diario Modalità di visualizzazione posta Visualizzazione della posta da Smartphone Diario 11 Contatti.. 11 Guida completa e Requisiti minimi... 11

3 Accesso alla posta elettronica aziendale ASL AT Per accedere alla posta elettronica da rete interna aziendale è possibile sia utilizzando gli appositi link in Area Intranet e sul Portale Aziendale, sia aprendo direttamente il browser e collegandosi al sito dopodiché: 1. scegliere la tipologia di connessione - nel caso di postazione computer nella nuova infrastruttura (client di dominio) è sufficiente cliccare su Accesso Automatico e si accederà alla propria casella di posta aziendale senza inserire alcuna credenziale (utilizzerà quelle inserite all accesso del computer) oppure: 1. scegliere la tipologia di connessione - nel caso di computer fuori infrastruttura oppure di casella generica è sufficiente cliccare su Accesso Esclusivo da Internet e procederà come segue: 2. inserire nel campo Username le credenziali utente fornite per accedere alla postazione di dominio, generalmente inizialedelnome+cognome e nel campo Password la propria password. Oppure nel caso di casella generica, le credenziali utente della stessa. 3. Cliccare su accedi. Per accedere alla posta elettronica da internet è consigliato l utilizzo di Internet Explorer, seguire i seguenti passi: 1. Collegandosi al sito oppure dal link omonimo su 2. Nel caso fosse il primo accesso dal proprio computer, è consigliabile installare il certificato internet SSL, la cui procedura è descritta nel Manuale dei Prerequisiti Software, per continuare la prima volta scegliere Continuare con il sito Web 3. A questo punto, cliccare su Accesso Esclusivo da Internet e procedere come segue:

4 4. Inserire nel campo Username le proprie credenziali utente, siano esse le credenziali per accedere alla postazione di dominio generalmente, inizialedelnome+cognome e nel campo Password la propria password, oppure, nel caso di casella generica, le credenziali utente della stessa. 5. Cliccare su accedi.

5 Posta elettronica 1. Per leggere un messaggio fare doppio click sul messaggio desiderato, si aprirà in una nuova scheda, terminata la lettura si potrà richiudere la scheda cliccando sulla x. Invio mail 1. Nella scheda della posta cliccare su Nuovo 2. Per scegliere i destinatari cliccare su Per, oppure iniziare a scrivere il nome nel campo, che verrà ricercato tra i contatti Cliccando con il tasto destro del mouse su un messaggio si apre un menu a tendina dedicato attraverso il quale sarà possibile gestirlo. Si potrà rispondere direttamente ad un messaggio cliccando su Risposta nel menu a tendina. Oppure spostarlo in una cartella o cancellarlo. Un messaggio cancellato lo si può ritrovare nel Cestino.

6 Ricevuta di ritorno Per richiedere una ricevuta di ritorno cliccare su Opzioni consegna. 1. contrassegnare il campo ricevuta di ritorno. 2. impostare gli altri campi secondo le proprie esigenze. Inserire un allegato 1. Per inserire un allegato cliccare sull icona con la graffetta 2. Scegliere il file su pc da allegare cliccando su sfoglia 3. Selezionare il file e cliccare su Aggiungi alla lista Inserire la propria firma ai messaggi 1. Per inserire la firma da aggiungere automaticamente a tutte le mail in uscita andare su: Altro Preferenze Posta Firma 2. Si può scrivere la firma in formato testo normale o Rich Text.

7 3. Cliccare su salva e chiudi.

8 Gestione cartelle e regole E possibile creare delle cartelle per organizzare le mail. Una volta smistati i messaggi nelle varie cartelle è possibile sempre vederle tutte nella cartella Tutti i documenti. Per inserire un messaggio in una cartella è sufficiente trascinarlo nella cartella desiderata In Completa si vedono i messaggi contrassegnati con un flag che indica la priorità di lavorazione delle mail. Per assegnare una priorità a una mail, cliccare sull icona con la bandierina. Si possono creare delle regole per smistare le mail in arrivo nelle varie cartelle. Si può creare una regola a partire da zero cliccando Strumenti Regole Nuova Regola.

9 Per confermare la regola creata cliccare su salva e chiudi.

10 Funzioni di ricerca Per effettuare una ricerca è sufficiente evidenziare una qualsiasi mail e digitare il nome del destinatario, la data, il nome dell oggetto, oppure la dimensione nella finestra che comparirà e cliccare sul tasto cerca. E possibile inoltre organizzare le mail in ordine alfabetico del nome del destinatario, o della data di ricezione, o del nome dell oggetto, oppure della dimensione cliccando sulle freccette in alto. Archivio della posta e Quota di spazio residua Nella schermata di posta è possibile quantificare visivamente la percentuale di quota di spazio occupata e residua nella propria casella di posta elettronica aziendale. Infatti in alto a sinistra è presente una barra, il cui occupamento, indicato dal colore verde, rappresenta la quota di spazio occupata, il rimanente dello stesso colore dello sfondo, il quantitativo ancora disponibile. Soffermandosi con il mouse sopra questa barrà apparirà una piccola finestra con il dettaglio in percentuale e dello spazio occupato e dello spazio libero. Per quanto riguarda l archiviazione della posta, i nuovi standard introdotti da questa ASL, dispongono che alla data del XX / XX / XX, in automatico tutta la posta degli anni precedenti viene spostata in Archivio per un massimo di 4 anni dopodiché viene in automatico cancellata. Per accedere all archivio selezionare la voce omonima, apparirà una sotto sezione con la dicitura Archivio Locale. Cliccando quest ultima si aprirà una nuova finestra, del tutto identica dalla schermata di posta normale (l online dell ultimo anno) ma che riguarderà solo la posta archiviata degli anni precedenti.

11 Cambio password Le caselle di posta elettronica aziendale nominative sono integrate con il dominio Active Directory di ASL19.AD e pertanto il cambio password è trasparente ed avviene a livello di sistema operativo Windows. Questo significa che con la scadenza della password utente in dominio automaticamente viene adottata dal sistema di posta elettronica inotes. Discorso diverso per le utenze generiche (le caselle di posta elettronica aziendale create per gruppi di lavoro, ed altre necessità specifiche) in cui vi è responsabile un responsabile ma non sono legate a nessun account di dominio. Per queste caselle è abilitata una policy specifica che abiliterà nel campo Sicurezza, delle preferenze utente un apposito pulsante di cambio password. Per raggiungere le preferenze utente, una volta acceduti alla casella di posta generica è sufficiente cliccare sull omonimo tasto in alto a destra della schermata di posta elettronica Delega alla casella di Posta / Diario È possibile permettere ad altre persone o gruppi di avere accesso a tutto o parte del proprio file di posta (Posta, Diario, Attività e Contatti). A ogni persona o gruppo alla quale si delega accesso può essere permesso di eseguire varie azioni. È possibile, ad esempio, consentire ad alcune persone di leggere solo le voci del proprio Diario, mentre altri possono leggere, modificare e inviare posta per proprio conto. Per inserire un altro utente in delega, è sufficiente andare nelle preferenze utente della propria posta alla voce Delega Per accedere in delega alla casella di posta di un utente nella quale si è stati autorizzati è possibile farlo in qualsiasi momento dal menù interno della posta alla voce Altra posta che aprirà la funziona Apri posta per Ma è possibile anche effettuare l operazione direttamente al primo accesso subito dopo aver inserito le proprie credenziali di posta, cliccando nella fase di re direzione alla casella di posta in alto a destra alla voce Opzioni personali.

12 Si aprirà una schermata che ci permetterà di inserire il nominativo dell utenza voluta. Chiaramente il sistema ci permetterà di accedere unicamente se la delega è stata autorizzata. Modalità di visualizzazione della posta Il nuovo sistema di posta inotes dispone di diverse nuove modalità di visualizzazione della posta, due riguardanti l accesso da computer, la modalità Completa (Full mode) e la modalità Semplificata (Lite mode), ed una terza, la Modalità Ultra-Light di cui parleremo nella prossima sezione della guida, espressamente dedicata all accesso da Smart-phone Modalità Completa E la modalità predefinita della posta, ha abilitate tutte le funzioni fornite nella casella di posta elettronica: le cartelle, l archivio, le regole di posta, la delega Modalità Semplificata

13 E una modalità di visualizzazione più snella, consigliata nei computer che più vetusti, non dispone di tutte le funzioni della posta elettronica aziendale, ma ha abilitato solo le funzioni base. Mancano: le cartelle, l archivio, le regole di posta, la delega E comunque possibile cambiare la modalità di visualizzazione predefinita, direttamente all accesso della casella di posta, in fase di re direzione, da Opzioni Personali. All interno della casella di posta elettronica aziendale, quale sia la visualizzazione utilizzata, è indicata la modalità in alto alla sinistra della voce Preferenze, ed è possibile passare all altra modalità semplicemente cliccando sul tipo di modalità e cambiando la spunta sulla selezione attiva. Visualizzazione della posta da Smartphone Una nuova features del sistema di posta elettronica aziendale inotes è l introduzione di una visualizzazione specifica per l accesso tramite telefoni cellulari Smartphone di ultima generazione, siano essi ios (ipod-iphoneipad), che Android, che Blackberry. La visualizzazione dedicata agli smartphone, denominata Ultra-Light si attiva automaticamente accedendo da uno di essi. E sufficiente contattare da browser del telefono l indirizzo accettare il certificato SSL ed accedere con le proprie credenziali; la visualizzazione verrà automaticamente impostata. Ecco alcuni esempi di come apparirà la visualizzazione sullo smartphone:

14 Android iphone Diario L'applicazione Diario consente organizzare i propri appuntamenti in un calendario. E' possibile condividere il calendario, per mostrare ai colleghi i propri appuntamenti. Per abilitare la condivisione aprire Preferenze Posta Accesso e delega, e aggiungere gli utenti con cui si vuole condividere il calendario. Per visualizzare i diari di altri utenti: 1. dal menu del Diario scegliere Diari di gruppo Crea diari di gruppo 2. cliccare su Nuovo diario di gruppo 3. scegliere un nome e gli utenti di cui vedere il diario

15 Per poter vedere il diario di un utente è necessario farsi dare l'autorizzazione, con la procedura descritta sopra. Contatti La rubrica dei contatti personali si aggiunge alla directory aziendale degli utenti Lotus. Per creare un nuovo contatto cliccare su Nuovo, all'interno della scheda dei contatti. Guida completa e Requisiti Minimi Nella prima pagina che caricheremo per accedere alla posta elettronica aziendale, sia essa che da internet sono presenti due link: il primo, denominato scarica il Manuale dei prerequisiti software, che è un file PDF che consigliamo di leggere con i Requisiti Minimi per la fruibilità del servizio di posta dal proprio computer di casa. il secondo, denominato consulta la Guida all uso, che contiene la Guida completa online a tutte le funzioni della posta elettronica inotes. La Guida Completa è sempre raggiungibile anche da dentro la posta elettronica aziendale, con qualsiasi utente, cliccando in alto a destra della pagina di posta alla voce Guida

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