Manuale utente. Portale clienti PayNet

Transcript

1 Manuale utente Portale clienti PayNet Utilizzo Soltanto per clienti SIX Paynet Versione, data 1.0, D0111.IT.01 SIX Paynet AG

2 Sommario Sommario... 2 Indice figure e tabelle... 3 Controllo modifiche Introduzione Scopo Multimandante Autorizzazioni Funzioni Sicurezza Convenzioni Dati d esempio Disclaimer Accesso Accesso con certificato digitale Accesso con ID utente e password Selezione del mandante Modifica della password Interfaccia utente Intestazione Barra di sistema Barra utente Barra mandante Area dei contenuti Piè di pagina Utilizzo Consultazione dei documenti Visualizzazione dei dettagli Storno di un documento (solo per mittenti) Elaborazione di un documenti (solo per mittenti) Consultazione ed elaborazione delle relazioni Conferma delle modifiche Esportazione della lista relazioni come file CSV Consultazione dei resoconti Consultazione dei file Limitazione dei risultati nelle liste Criteri di ricerca per documenti Criteri di ricerca per relazioni Criteri di ricerca per resoconti Criteri di ricerca per file Criteri di ricerca per mandanti D0111.IT.01 2 l 47

3 4.6 Invio di un file Modifica della lingua Manuale utente online Logout Time-out Messaggi d errore e misure in caso di anomalie Indicazioni generali Messaggi d errore Abbreviazioni / glossario Informazioni di contatto Indice figure e tabelle Figure: Figura 1: selezione del certificato digitale... 9 Figura 2: inserimento dei dati per l accesso Figura 3: lista dei mandanti Figura 4: mandante selezionato Figura 5: modifica password Figura 6: conferma della modifica della password Figura 7: interfaccia utente Figura 8: barra di sistema Figura 9: barra utente Figura 10: barra mandante Figura 11: panoramica dei documenti Figura 12: dettagli documento (esempio emittente: fattura inviata) Figura 13: dettagli documento (esempio destinatario: fattura ricevuta) Figura 14: panoramica delle relazioni Figura 15: lista dei cambiamenti di stato Figura 16: panoramica dei resoconti Figura 17: panoramica dei file Figura 18: criteri di ricerca per documenti Figura 19: criteri di ricerca per relazioni Figura 20: criteri di ricerca per resoconti Figura 21: criteri di ricerca per file Figura 22: criteri di ricerca per mandanti Figura 23: inviare un file Figura 24: selezionare file Figura 25: inviare un file Figura 26: conferma dell'invio del file Figura 27: esempio di segnalazione di errore in caso di time-out D0111.IT.01 3 l 47

4 Tabelle: Tabella 1: spiegazione dei simboli... 8 Tabella 2: descrizione delle colonne della panoramica documenti Tabella 3: descrizione del gruppo «Documento» dei dettagli documento Tabella 4: descrizione del gruppo «Fattura» nei dettagli documento Tabella 5: descrizione del gruppo «mittente» dei dettagli documento Tabella 6: descrizione del gruppo «Destinatario» nei dettagli documento Tabella 7: descrizione del gruppo «File correlati» nei dettagli documento Tabella 8: descrizione del gruppo «Informazioni per l'utente» nei dettagli documento Tabella 9: descrizione del gruppo «Notifiche» nei dettagli documento Tabella 10: descrizione del gruppo «Documenti referenziati» nei dettagli documento Tabella 11: descrizione delle colonne della panoramica relazioni Tabella 12: descrizione delle colonne della panoramica dei resoconti Tabella 13: descrizione delle colonne nella panoramica dei file Tabella 14: descrizione dei criteri di ricerca per documenti Tabella 15: descrizione dei criteri di ricerca per relazioni Tabella 16: descrizione dei criteri di ricerca per resoconti Tabella 17: descrizione dei criteri di ricerca per file Tabella 18: descrizione dei criteri di ricerca per mandanti Tabella 19: abbreviazioni / glossario D0111.IT.01 4 l 47

5 Controllo modifiche Versione Data Modifiche Prima edizione D0111.IT.01 5 l 47

6 1. Introduzione 1.1 Scopo Il sistema PayNet è un sistema di elaborazione documenti che permette, come piattaforma, la trasmissione completamente automatica di documenti elettronici alle più diverse parti. Il portale clienti è una «finestra» sul sistema d elaborazione documenti di SIX PayNet ed è rivolto principalmente a funzioni di controllo e amministrazione. Consente agli aderenti PayNet di controllare in qualsiasi momento l'elaborazione dei loro documenti, senza dover ricorrere al team di supporto. Il portale clienti è a disposizione esclusivamente dei clienti aziendali. I singoli utenti sono degli specialisti nei settori contabilità, fatturazione, IT, revisione e amministrazione. Queste persone si occupano, nell ambito delle loro aziende, dell'elaborazione di documenti, della gestione iscrizioni a e-fattura o dei controlli sui processi operativi. Il sistema PayNet non è né un sistema di fatturazione, né un software per la gestione della contabilità. Per questo motivo, nel portale clienti, non sono integrate funzioni contabili. Valutazioni sulle vendite di prodotti, calcolo della cifra d affari dell'azienda, creazione dei conteggi IVA e altre attività simili sono compito del sistema ERP dell'aderente PayNet. 1.2 Multimandante Il portale clienti PayNet è multimandante. Ciò significa che un utente può essere autorizzato per diverse aziende ed eseguire funzioni su incarico di queste ultime. Il sistema di autorizzazione del portale clienti permette la rappresentazione di strutture di holding, di amministratori fiduciari e soddisfa le necessità tipiche degli uffici di revisione interni e esterni. Se l utente è autorizzato a più di un mandante, ha la possibilità, subito dopo l accesso al portale clienti, di selezionare da una lista il mandante con il quale desidera lavorare. In qualunque momento, senza necessità di effettuare un nuovo accesso, sarà comunque possibile passare ad un altro mandante. 1.3 Autorizzazioni Ad ogni utente è possibile assegnare autorizzazioni diverse per ogni mandante. L utente può essere configurato per la «sola lettura» (ad es. per i revisori) o con «lettura e scrittura» per poter intervenire sull'elaborazione (p.es. esecuzione manuale di uno storno, o il caricamento di nuovi documenti). Le modifiche delle autorizzazioni utente avvengono sempre attraverso il team di supporto PayNet su incarico della persona di contatto presso società (mandante), che era stata definita al momento della sottoscrizione del contratto. Gli utenti stessi non possono assegnarsi autorizzazioni da soli. 1.4 Funzioni Attraverso il portale clienti PayNet è possibile: consultare ed elaborare parzialmente i dati del mandante selezionato: documenti elettronici inviati o ricevuti; relazioni con i partner; rapporti contenenti dati di controllo (quantità di documenti, importi); file inviati e ricevuti; inviare o scaricare dal sistema PayNet file contenenti documenti elettronici. Le funzioni elencate sono illustrate al capitolo 4 «Utilizzo». D0111.IT.01 6 l 47

7 1.5 Sicurezza L'accesso al portale clienti PayNet avviene sempre tramite una connessione protetta (HTTPS/SSL). La protezione viene attivata dal server web di SIX Paynet immediatamente dopo aver selezionato l indirizzo di quest ultimo; l'utente deve preoccuparsi unicamente di utilizzare un browser aggiornato alla versione più recente. In questo modo, la protezione è attiva già prima dell'inserimento della password. Oltre alla protezione avanzata della comunicazione, tutti i server web di SIX PayNet sono dotati anche di certificati affidabili Extended Validation SSL della società TC TrustCenter Germania (Cybertrust Global), il che vi permette di accertarne senza problemi l'identità. Questa classe di certificati rappresenta oggi il livello di sicurezza più alto per l'identificazione di server web. È possibile controllare l'identità dei server web SIX Paynet procedendo come segue: Mozilla Firefox La società identificata come proprietaria di questo server web viene visualizzata davanti all'indirizzo Internet, in una zona con sfondo verde. Cliccando in questa zona vengono mostrate ulteriori informazioni sull'identità del server web. Se le informazioni qui accanto sono le stesse visibili nel browser che si sta utilizzando, allora si è connessi con il server web di SIX Paynet. Se necessario, cliccando ancora una volta, è possibile visualizzare il relativo certificato. Microsoft Internet Explorer La società identificata come proprietaria di questo server web viene visualizzata davanti all'indirizzo Internet in una zona con sfondo verde. Cliccando sul simbolo del lucchetto vengono mostrate ulteriori informazioni sull'identità del server web. Se le informazioni qui accanto sono le stesse visibili nel browser che si sta utilizzando, allora si è connessi con il server web di SIX Paynet. Se necessario, cliccando ancora una volta, è possibile visualizzare il relativo certificato. D0111.IT.01 7 l 47

8 1.6 Convenzioni Nel presente manuale utente si utilizzano i seguenti simboli: Simbolo Significato Informazioni aggiuntive interessanti Contrassegna le indicazioni che approfondiscono un tema. Informazioni aggiuntive importanti Contrassegna le indicazioni da osservare obbligatoriamente. Tabella 1: spiegazione dei simboli 1.7 Dati d esempio Tutti i dati d esempio utilizzati nel presente manuale (società, documenti, relazioni, ecc.) sono fittizi. 1.8 Disclaimer Il presente manuale utente è stato realizzato con la massima cura, tuttavia non è possibile escludere completamente la presenza di errori e imprecisioni. SIX Paynet declina ogni tipo di responsabilità, sia legale che di qualunque altra natura, per errori contenuti nella presente documentazione e per le loro conseguenze. Le indicazioni contenute nel presente manuale utente possono essere modificate in qualsiasi momento, anche qualora queste modifiche non siano state preventivamente annunciate. D0111.IT.01 8 l 47

9 2. Accesso Per l accesso al portale clienti PayNet sono disponibili due modalità: con certificato digitale (identificazione elettronica) o con ID utente e password. È possibile scegliere una o l'altra modalità in base alle proprie esigenze di sicurezza. Per ogni utente può essere definita una modalità differente. SIX Paynet consiglia, per ragioni di sicurezza, l'utilizzo di certificati digitali. Al momento vengono accettati soltanto certificati di classe 2 e di classe 3 della società TC TrustCenter - Germania. Tali certificati sono disponibili presso SIX Paynet. 2.1 Accesso con certificato digitale Per effettuare l accesso al portale clienti PayNet è possibile identificarsi con un certificato digitale. Tale certificato dev essere memorizzato nella gestione certificati del browser che si utilizza. Procedimento: 1. Digitare nel browser l'indirizzo web Se il server web di SIX Paynet riconosce nel browser un certificato adatto all accesso al portale clienti, appare la finestra «scelta certificato digitale». Qui è possibile scegliere tra tutti i certificati memorizzati nel browser. Figura 1: selezione del certificato digitale 2. Selezionare il certificato da utilizzare, qualora se ne possieda più di uno. 3. Cliccare su «OK». Il certificato viene quindi controllato. Se quest ultimo è valido e se si dispone delle autorizzazioni necessarie, si ottiene il permesso di accedere al portale clienti. Non appena effettuato correttamente l accesso, il nome e la località della società vengono visualizzati nella barra utente in alto a destra come «Utente attuale». D0111.IT.01 9 l 47

10 2.2 Accesso con ID utente e password È possibile identificarsi per l accesso al portale clienti PayNet con l'id utente e la relativa password, ricevuti da SIX Paynet. Procedimento: 1. Digitare nel browser l'indirizzo web Appare la maschera per l accesso. Figura 2: inserimento dei dati per l accesso 2. Inserire nel campo «ID utente» il nome utente assegnato da SIX Paynet. 3. Inserire nel campo «Password» la relativa password. Quest ultima, per motivi di sicurezza, non viene visualizzata durante l inserimento. Al primo accesso va utilizzata la password iniziale ricevuta da SIX Paynet. Subito dopo l accesso verrà richiesto di sostituire la password iniziale con una personale. 4. Cliccare su «Accedi». I dati inseriti vengono quindi controllati. Se sono validi e se si dispone delle autorizzazioni necessarie, si ottiene il permesso di accedere al portale clienti. Non appena effettuato correttamente l accesso, il nome e la località della società vengono visualizzati nella barra utente in alto a destra come «Utente attuale». D0111.IT l 47

11 2.3 Selezione del mandante Qualora si rappresentino nella propria funzione più aderenti Paynet (mandanti), ad es. quando si cura sia la contabilità dei creditori che quella dei debitori oppure si rappresentano in qualità di amministratori fiduciari altri aderenti PayNet, dopo l accesso verrà richiesto di selezionare un mandante, prima di poter utilizzare le funzioni del portale clienti. L'autorizzazione di un utente per più mandanti avviene sempre tramite i singoli aderenti PayNet (mandanti), che possono richiederla in forma scritta a SIX Paynet. a) Procedimento se non è ancora stato selezionato alcun mandante: Questo situazione si presenta immediatamente dopo l accesso, se si dispone delle autorizzazioni per più aderenti PayNet (mandanti). Sulla pagina «Mandanti» è visibile una lista di tutti i mandanti per i quali si è autorizzati. Figura 3: lista dei mandanti 1. Nel caso in cui si gestiscano molti mandanti e pertanto non sia visibile sullo schermo l'intera lista, è possibile limitarla cliccando sul simbolo della freccia «Mostra criteri di ricerca», inserendo nella maschera che appare uno o più criteri di ricerca e quindi cliccando su «Aggiorna» (il procedimento è descritto al capitolo 4.5 «Limitazione dei risultati nelle liste»). 2. Nella lista dei mandanti, fare doppio clic sulla riga con il mandante che si desidera selezionare. Quando il mandante è stato selezionato, questo viene visualizzato nella barra mandanti in alto a destra come «Mandante selezionato». Da questo momento è possibile eseguire le funzioni desiderate (vedi capitolo 4 «Utilizzo»). È possibile selezionare in qualsiasi momento un altro mandante (vedi descrizione del procedimento, qui di seguito). D0111.IT l 47

12 b) Procedimento se è già stato selezionato un mandante: Il mandante selezionato al momento è visualizzato nella barra mandanti in alto a destra come «Mandante selezionato». Figura 4: mandante selezionato 1. Cliccare su «Torna alla lista mandanti». Viene visualizzata la lista dei mandanti. 2. Selezionare un nuovo mandante facendo doppio clic sulla riga corrispondente. Quando il mandante è stato selezionato, questo viene visualizzato nella barra mandanti in alto a destra come «Mandante selezionato». Da questo momento è possibile eseguire le funzioni desiderate (vedi capitolo 4 «Utilizzo»). D0111.IT l 47

13 2.4 Modifica della password La password iniziale, che si riceve da SIX Paynet, va sostituita con una personale (nota soltanto all utente stesso) immediatamente dopo il primo accesso. Per questo si viene indirizzati automaticamente alla pagina «Modifica password». È consigliabile anche in seguito modificare di tanto in tanto la password. Tenere bene a mente la password scelta. Qualora si scegliesse di annotarla, conservarla in un luogo non raggiungibile da altre persone. Premessa: per poter modificare la password è necessario aver effettuato l accesso al portale clienti. Procedimento: 1. Cliccare su «Modifica password» nella barra di sistema, nel caso in cui la pagina «Modifica password» non venga già visualizzata automaticamente (dopo il primo accesso con la password iniziale). Appare quindi la pagina «Modifica password». Figura 5: modifica password 2. Nel campo «Vecchia password» inserire la password utilizzata finora (al primo accesso, la password iniziale). 3. Nel campo «Nuova password» inserire la nuova password. La password deve soddisfare i seguenti requisiti: deve essere di almeno 8 caratteri; deve contenere almeno una lettera maiuscola; deve contenere almeno un numero; deve contenere almeno un carattere speciale (ad es. + - %! $). 4. Nel campo «Ripetere la nuova password» inserire nuovamente la nuova password. 5. Cliccare su «Modifica». Se la nuova password è valida ed è stata inserita identica nei due campi, questa viene modificata e appare la conferma appena sotto i tasti «Modifica» e «Indietro». D0111.IT l 47

14 Figura 6: conferma della modifica della password 6. Cliccare su «Indietro». Appare nuovamente la pagina visibile prima che fosse selezionata la funzione «Modifica password». All accesso successivo si deve utilizzare la nuova password. D0111.IT l 47

15 3. Interfaccia utente L'interfaccia utente del portale clienti PayNet viene visualizzata nella finestra del browser ed è suddivisa nelle seguenti aree: Intestazione (1) Barra di sistema (2) Barra utente (3) Barra mandante (4) Area dei contenuti (5) Piè di pagina (6) Figura 7: interfaccia utente 3.1 Intestazione Nell intestazione vengono visualizzati il logo di SIX Paynet e la denominazione dell'applicazione «Portale clienti». D0111.IT l 47

16 3.2 Barra di sistema Figura 8: barra di sistema La barra di sistema contiene un campo di selezione per la scelta delle applicazioni, nonché le seguenti voci di menù per le funzioni generali: «Logout» per terminare la sessione corrente (vedi capitolo 4.9); «Modifica password» per definire una nuova password (vedi capitolo 2.4); «Aiuto» per visualizzare il manuale utente in formato PDF (vedi capitolo 4.8); «DE», «EN», «FR» e «IT» per cambiare manualmente lingua (vedi capitolo 4.7). 3.3 Barra utente Figura 9: barra utente Nella barra utente si trovano funzioni che possono essere eseguite indipendentemente dai mandanti. Da una parte la scelta di un mandante, dall'altra l'invio di nuovi documenti. Le funzioni sono rappresentate come «Schede». La denominazione della scheda selezionata appare di colore rosso. Sul lato destro della barra utente viene visualizzato l'utente che ha effettuato il login. 3.4 Barra mandante Figura 10: barra mandante La barra mandante contiene funzioni che si eseguono per il mandante selezionato. Tale mandante è visualizzato a destra come «Mandante selezionato». Le funzioni sono rappresentate come «Schede». La denominazione della scheda selezionata appare di colore rosso. 3.5 Area dei contenuti Nell'area dei contenuti della scheda selezionata, che occupa la maggior parte dello schermo, vengono presentati i dati relativi alla funzione e gli elementi di controllo necessari. Informazioni dettagliate a proposito sono riportate al capitolo 4 «Utilizzo». Se nell'area dei contenuti viene visualizzata una lista, si hanno le seguenti possibilità: impostare individualmente il numero di voci per pagina, tramite il campo di selezione «quantità» (10, 20, 50, 100, 200 o 500), in maniera appropriata alle impostazioni del vostro schermo. Se si seleziona una quantità elevata di voci, è possibile scorrere la lista tramite la barra di scorrimento; con i tasti (avanti) e (indietro) è possibile scorrere le pagine; per alcune colonne è possibile ordinare i dati in modo crescente o decrescente, cliccando sull'intestazione di colonna. Il simbolo di una freccia nell'intestazione della colonna corrispondente mostra il tipo di ordinamento: = crescente, = decrescente; D0111.IT l 47

17 cliccando sul tasto è possibile stampare la panoramica dei documenti e con il tasto si torna all inizio della lista. 3.6 Piè di pagina A piè di pagina, cliccando sul link «contatto», è possibile visualizzare indirizzi e numeri di telefono dei punti di contatto presso SIX Paynet. D0111.IT l 47

18 4. Utilizzo 4.1 Consultazione dei documenti I documenti elettronici inviati o ricevuti dal mandante selezionato (fatture, accrediti, solleciti, ordini, ecc.) si possono consultare alla scheda «Mandanti/Documenti». Figura 11: panoramica dei documenti Procedimento: 1. Selezionare la scheda «Mandanti/Documenti». Questa contiene una lista dei documenti del mandante selezionato che corrispondono ai criteri di ricerca impostati (ad es. i documenti con la data del giorno). Una descrizione delle diverse colonne è riportata di seguito, alla Tabella Qualora non venga visualizzato alcun documento, ne vengano visualizzati troppi o non quelli necessari, è possibile limitare le voci della lista tramite criteri di ricerca più restrittivi o viceversa (vedi capitolo 4.5 «Limitazione dei risultati nelle liste»). Nella parte inferiore della lista viene visualizzato il numero di documenti visibili al momento sulla pagina e il numero di documenti contenuti complessivamente nella lista. 3. Fare doppio clic su una riga se si desidera visualizzare i dettagli e/o elaborare/stornare il relativo documento (vedi capitolo 4.1.1). I documenti rimangono memorizzati nel sistema PayNet per la durata concordata contrattualmente. D0111.IT l 47

19 Le singole colonne della lista dei documenti contengono i seguenti dati: Colonna Elaborazione Verifica Direzione Tipo Partner Località Referenza documento Data documento Importo Moneta Stato Descrizione Stato d elaborazione sotto forma di semaforo: = Il documento è stato elaborato correttamente. = Il documento è in fase di elaborazione, oppure l'elaborazione è bloccata (se questo stato rimane visualizzato piuttosto a lungo, inviare una richiesta di supporto per accertarne la causa). = Il documento è errato (PayNet non ha potuto elaborare il documento. Se non si conosce la causa dell'errore, inviare una richiesta di supporto per accertarla.) Risultato del controllo della firma, effettuata dal servizio Verify di PayNet, sotto forma di semaforo. Tale servizio è a disposizione soltanto di chi riceve documenti e per utilizzarlo deve essere stipulata un apposita convenzione con SIX Paynet. = Verifica non eseguita. (ad es. perché il servizio Verify non è attivo) = Verifica eseguita correttamente. = È stato rilevato un errore durante la verifica. Direzione del documento: = siete i mittenti del documento; = siete i destinatari del documento. Il cerchio rappresenta voi, la direzione della freccia rappresenta il flusso di dati. Tipo di documento (fattura, ordine, bollettino di consegna, ecc.). Nome del partner commerciale. Località dell'indirizzo del partner commerciale. Referenza del documento (ad es. il numero di fattura, in caso di fatture). Data del documento (ad es. la data delle fattura, in caso di fatture). Importo totale del documento (ad es. importo della fattura, in caso di fatture). Codice ISO della moneta ( p.es. CHF per i franchi svizzeri). Stato del documento per il tipo «fattura»: stornato il documento è stato stornato (vedi capitolo 4.1.2, solo per mittenti); elaborato il documento è stato elaborato (vedi capitolo 4.1.3, solo per mittenti); rifiutato il documento è stato rifiutato dal destinatario. Tabella 2: descrizione delle colonne della panoramica documenti D0111.IT l 47

20 4.1.1 Visualizzazione dei dettagli I dettagli del documento vengono visualizzati facendo doppio clic nella panoramica documenti (vedi capitolo 4.1) sulla riga corrispondente al documento desiderato. Questi dettagli differiscono leggermente tra mittente (vedi Figura 12) e destinatario (vedi Figura 13). Figura 12: dettagli documento (esempio emittente: fattura inviata) Con i tasti «Storna» o «Elabora» è possibile rispettivamente stornare (vedi capitolo 4.1.2) o elaborare (vedi capitolo 4.1.3) il documento. D0111.IT l 47

21 Figura 13: dettagli documento (esempio destinatario: fattura ricevuta) D0111.IT l 47

22 I dettagli del documento sono divisi in diversi gruppi, spiegati qui di seguito. Il gruppo «Documento» contiene le seguenti informazioni: Campo Descrizione Dettaglio documento Cliccando sul simbolo si visualizza il documento così come lo vedrà il cliente (p.es. in formato PDF o come pagina XHTML). Referenza Tipo Data documento Importo Test Stato elaborazione Tempo d'elaborazione Stato presentazione Stato verifica Stampa Stato stampa Referenza del documento (p.es. numero di fattura, numero del bollettino di consegna, ecc.). Tipo di documento (fattura, ordine, bollettino di consegna, ecc.). Data del documento (p.es. la data delle fattura, in caso di fatture). Importo totale del documento (p.es. importo della fattura, in caso di fatture) con indicazione della moneta (codice ISO, p.es. CHF per i franchi svizzeri). «si» o «no», indica se il documento è stato contrassegnato come test. «OK», «In elaborazione» o «Errato» (per la descrizione dello stato vedi capitolo 4.1, colonna «Stato»). Data e ora dell'elaborazione presso SIX Paynet. Nel sistema PayNet è possibile trasmettere i documenti in anticipo e consegnarli, risp. renderli visibili, al destinatario ad una determinata data. Questo campo indica se il documento è già visibile al destinatario. Si possono avere i seguenti stati: nuovo il documento è stato generato nel sistema PayNet, tuttavia non è ancora accessibile al destinatario, poiché non è ancora stata raggiunta la data di consegna; disponibile il documento è a disposizione del destinatario; rifiutato il documento è stato rifiutato dal destinatario; stornato il documento è stato stornato dal mittente. «non avvenuta», «superata» o «non superata» (per la descrizione dello stato vedi capitolo 4.1, visualizzazione dello stato del servizio Verify nella panoramica). Indicazione presente solo per i destinatari. «si» o «no», indica se il documento viene stampato da SIX Paynet. «OK» o «Errato» (viene visualizzato soltanto se si ha Stampa = «si») Tabella 3: descrizione del gruppo «Documento» dei dettagli documento Il gruppo «Fattura» (presente solo per il tipo di documento «fattura») contiene i seguenti dati: Le informazioni contrassegnate da un asterisco (*) sono disponibili soltanto se il destinatario della fattura ha liberato la sua fattura nell'e-banking e se l'inoltro di tali informazioni è consentito (in caso contrario, i campi rimangono vuoti). Campo Data scadenza Istituto finanziario Conto Descrizione Data di scadenza dell'importo fatturato, ossia la data entro la quale chi ha emesso fattura attende il pagamento. Clearing bancario (BC) o codice Swift (BIC) dell'istituto finanziario dell'emittente della fattura. Numero di conto o codice IBAN del conto dell'emittente della fattura. D0111.IT l 47

23 Campo Referenza transazione Stato pagamento * Data valuta * Importo pagato * Descrizione Numero di riferimento della polizza di versamento (PVR). Lo stato del pagamento informa se la fattura è già stata liberata o pagata dal cliente. Sono possibili i seguenti stati: campo vuoto non è disponibile uno stato di pagamento. Questo può verificarsi se una fattura non è ancora stata liberata o pagata, o se il destinatario ha impedito l'inoltro dell informazione sullo stato di pagamento all'emittente della fattura; in sospeso la fattura è stata liberata dal destinatario. Il pagamento avverrà alla data di valuta fissata dal destinatario, sempre che quest ultimo non lo revochi nel frattempo; completato la fattura è stata contrassegnata dall'emittente come elaborata. Il destinatario della fattura non può più pagare la fattura. Questo stato compare se l'emittente ha emesso una nuova fattura che sostituisce quella in questione, o se la fattura è stata regolata al di fuori della rete PayNet. Data in cui l'importo fatturato è stato accreditato sul conto (fino al momento del pagamento il campo rimane vuoto). Importo del pagamento effettuato. Tabella 4: descrizione del gruppo «Fattura» nei dettagli documento Il gruppo «Mittente» (presente solo per i destinatari) contiene le seguenti informazioni: Campo Nome Indirizzo CAP Località Regione Nazione Descrizione Nome, cognome e descrizione supplementare del mittente. Via e numero civico, eventualmente casella postale. Codice di avviamento postale (CAP). Nome della località. Nome della regione. Nome della nazione. Tabella 5: descrizione del gruppo «mittente» dei dettagli documento Il gruppo «destinatario» (presente solo per i mittenti) contiene i seguenti dati: Campo Nome Indirizzo CAP Località Regione Nazione Descrizione Nome, cognome e descrizione supplementare del destinatario. Via e numero civico, eventualmente casella postale. Codice di avviamento postale (CAP). Nome della località. Nome della regione. Nome della nazione. Tabella 6: descrizione del gruppo «Destinatario» nei dettagli documento D0111.IT l 47

24 Il gruppo «File correlati» contiene una lista dei file ricevuti o creati per l'elaborazione del documento in questione. La lista contiene le seguenti colonne: Colonna Direzione Tipo di messaggio Firma Colonna senza intestazione Colonna senza intestazione Descrizione Direzione del file: = siete i mittenti del file; = siete i destinatari del file; = il file è stato generato e inviato dal sistema PayNet; = il file ricevuto è stato inoltrato dal sistema PayNet. Il cerchio rappresenta voi, la direzione della freccia rappresenta il flusso di dati. Il quadrato rappresenta il sistema PayNet. Descrizione del tipo di file (ad es. fattura o conferma applicativa di ricezione). «si» o «no», indica se il file contiene una firma. Cliccando sul simbolo digitale, se presente). è possibile scaricare e salvare il file (compresa la firma Cliccando sul simbolo si visualizza il file nel programma corrispondente (ad es. i file PDF in Adobe Acrobat Reader). In caso di file firmati digitalmente può succedere che la firma venga rimossa dal programma in questione, poiché a volte impedisce la corretta visualizzazione del contenuto. Per questo motivo i file non devono essere salvati dal programma, bensì utilizzando la funzione di download. Tabella 7: descrizione del gruppo «File correlati» nei dettagli documento Il gruppo «informazioni per l'utente» può eventualmente contenere informazioni relative a passaggi speciali nell'elaborazione. La lista contiene le seguenti colonne: Colonna Data/ora creazione Descrizione Descrizione Data e ora dell evento. Descrizione dell evento (ad es. creazione di un documento PDF). Tabella 8: descrizione del gruppo «Informazioni per l'utente» nei dettagli documento Il gruppo «Notifiche» può eventualmente contenere informazioni relative a notifiche inviate da SIX Paynet a voi o al vostro destinatario per vostro conto. La lista contiene le seguenti colonne: Colonna Data/ora creazione Descrizione Descrizione Data e ora della notifica. Descrizione della notifica (ad es. un' con una segnalazione di errore). Tabella 9: descrizione del gruppo «Notifiche» nei dettagli documento D0111.IT l 47

25 Il gruppo «Documenti referenziati» può eventualmente contenere una lista di documenti che hanno una relazione con il documento visualizzato (ad es. bollettino di consegna di una fattura). Facendo doppio clic su uno di questi documenti si apre la visualizzazione con i dettagli di questo documento referenziato. In questo modo è possibile passare molto velocemente da un documento referenziato all'altro. La lista contiene le seguenti colonne: Colonna Referenza Tipo Data/ora creazione Importo Moneta Elaborazione Descrizione Referenza del documento. Tipo di documento (fattura, ordine, bollettino di consegna, ecc.). Data e ora della creazione del documento. Importo totale del documento (ad es. importo della fattura, in caso di fatture). Codice ISO della moneta (ad es. CHF per i franchi svizzeri). Stato di elaborazione «OK», «In elaborazione» o «Errato» (per la descrizione dello stato vedi capitolo 4.1, visualizzazione dello stato nella panoramica). Tabella 10: descrizione del gruppo «Documenti referenziati» nei dettagli documento Storno di un documento (solo per mittenti) Tramite la funzione di storno è possibile impedire l'elaborazione presso SIX Paynet dei documenti non ancora elaborati o stornare documenti già consegnati. I documenti stornati acquisiscono lo stato «stornato». Per stornare un documento, cliccare sul tasto «Storna» nella pagina dei dettagli (vedi capitolo 4.1.1). Gli storni elettronici sono possibili soltanto se il destinatario del documento in questione dispone nel suo sistema ERP di una funzione che permette la gestione elettronica degli storni. Lo storno di fatture elettroniche emesse a clienti che utilizzano il sistema e-banking non è possibile. Qualora non sia possibile effettuare lo storno, è consigliabile l'utilizzo di una nota di credito elettronica. Anche qualora sia possibile stornare una fattura, ciò non si dovrebbe fare senza previo accordo con il destinatario della stessa, poiché dal punto di vista legale lo storno è possibile soltanto se il destinatario non ha ancora pagato la fattura. Spesso, i destinatari non accettano più gli storni già dal momento in cui viene eseguita la registrazione preventiva nel sistema ERP. In questi casi la rettifica è possibile soltanto tramite una nota di credito. In generale, SIX Paynet sconsiglia l'utilizzo degli storni elettronici. Per entrambe le parti le interdipendenze a livello di processo sono troppo alte e pertanto non è possibile avere un processo efficiente. Le note di credito elettroniche sono più adatte a questo genere di situazioni Elaborazione di un documenti (solo per mittenti) Tramite la funzione di elaborazione è possibile contrassegnare come elaborati documenti del tipo «Fattura», se ad es. è stata emessa una nuova fattura che sostituisce quella in questione o se la fattura è stata regolata al di fuori della rete PayNet. I documenti elaborati acquisiscono lo stato «Elaborato». Per elaborare un documento, cliccare sul tasto «Elabora» nella pagina dei dettagli (vedi capitolo 4.1.1). D0111.IT l 47

26 4.2 Consultazione ed elaborazione delle relazioni È possibile consultare tutte le relazioni che un mittente ha con i suoi partner commerciali e, a seconda delle circostanze, anche elaborarle. Per ogni relazione vengono elencati i tipi di documenti configurati. L'elaborazione delle relazioni è possibile soltanto per i mittenti che inviano fatture a destinatari via e-banking. Le relazioni dei mittenti che inviano soltanto documenti a destinatari con sistemi ERP (EDI) sono create dai collaboratori SIX Paynet nell'ambito del progetto di attivazione corrispondente. Le funzioni di elaborazione disponibili sono l'accettazione o il rifiuto di destinatari, nonché la modifica dei numeri cliente; queste azioni sono immediatamente visibili al destinatario della fattura nel sistema e-banking. Grazie a queste funzioni si possono amministrare le iscrizioni o le disdette all e-fattura effettuate tramite e-banking dai destinatari. L'amministrazione manuale delle iscrizioni e delle disdette dei destinatari può diventare molto impegnativa, a seconda della quantità di potenziali clienti. SIX Paynet offre pertanto anche interfacce elettroniche che permettono di automatizzarla. Per informazioni in merito a queste possibilità, rivolgersi all Infocenter SIX Paynet. Figura 14: panoramica delle relazioni Procedimento: 1. Selezionare la scheda «Mandanti/Relazioni». Questa contiene una lista panoramica di tutti i partner dei mandanti selezionati che corrispondono ai criteri di ricerca impostati. Una descrizione delle diverse colonne è riportata di seguito, alla Tabella 11. D0111.IT l 47

27 2. Qualora non vengano visualizzati dati, ne vengano visualizzati troppi o non quelli necessari, è possibile limitare i dati della lista tramite criteri di ricerca oppure modificare delimitazioni troppo ridotte (vedi capitolo 4.5 «Limitazione dei risultati nelle liste»). Al di sotto della lista viene visualizzato il numero di relazioni visualizzate al momento e il numero di relazioni contenute complessivamente nella lista. 3. Selezionare i campi di controllo nelle colonne e per tutti i destinatari che si desidera rispettivamente accettare o rifiutare, e modificare i numeri cliente che si desidera cambiare. Le azioni però non vengono ancora eseguite. Cliccando su «Rifiuta tutte le modifiche» è possibile eliminare in una sola operazione tutte le selezioni effettuate ed annullare tutte le digitazioni. 4. Cliccando sul tasto «Conferma modifiche» il sistema visualizza una lista di tutte le modifiche che sarà possibile controllare e quindi eseguire in un'unica operazione (vedi capitolo 4.2.1). 5. Qualora si desideri ad es. per un processo organizzativo interno elaborare ulteriormente i dati, è anche possibile esportare la panoramica delle relazioni come file CSV e continuare l'elaborazione in un foglio elettronico (vedi capitolo 4.2.2). Le singole colonne della panoramica delle relazioni contengono i seguenti dati: Colonna Stato iscr. Stato aderente Descrizione Stato dell iscrizione del partner sotto forma di semaforo: = Accettata (l'iscrizione è stata accettata dal mittente); = Richiesta (il destinatario ha richiesto l'iscrizione e attente una conferma dell'iscrizione da parte del mittente); = Disdetta * (il destinatario ha disdetto presso il mittente). Questo stato non può più essere influenzato dal mittente, poiché il destinatario non vuole più ricevere l e-fattura. Il destinatario, invece, può ancora modificare questo stato riportandolo a «Richiesta», richiedendo nuovamente al mittente l'iscrizione all e-fattura; = Rifiutata * (il mittente ha rifiutato l'iscrizione del destinatario). L'iscrizione può comunque ancora essere accettata dal mittente in seguito. * Gli stati «Disdetta» e «Rifiutata» significano che il mittente non potrà più inviare fatture elettroniche al cliente in questione. Entrambi gli stati sono quindi contrassegnati nel portale clienti da un semaforo rosso. Qualora fosse necessario conoscere lo stato preciso, questo può essere visualizzato passando con il mouse sopra il simbolo del semaforo. Stato aderente del partner sotto forma di semaforo: = l'aderente è attivo nel sistema PayNet; = l'aderente non è attivo nel sistema PayNet. Lo stato aderente mostra come si presenta lo stato di un aderente rispetto al sistema PayNet nel complesso. Se un aderente decide di non partecipare più al sistema PayNet, tale aderente non può più essere raggiunto da nessun mittente o destinatario attraverso il sistema PayNet. Qualora un aderente si trovi in questo stato, il sistema PayNet non accetta più nuovi documenti aventi tale aderente come destinatario. Le relazioni con i singoli partner commerciali, tuttavia, vengono mantenute, al fine di evitare la perdita di tutte le relazioni a seguito disdette temporanee. Ciò può verificarsi, ad esempio, se un utente e-banking cambia banca e non può temporaneamente ricevere le fatture. Gli aderenti non attivi vengono visualizzati soltanto per informazione. Non è possibile mutare le relazioni di aderenti non attivi. D0111.IT l 47

28 Colonna Destinatario Località Mittente Località Nr. aderente Nr. cliente Tipo M/D Descrizione Nome/cognome o ragione sociale del destinatario dei documenti. Questa colonna viene visualizzata soltanto se come criterio di ricerca è attivato il campo di spunta «Destinatario» (da solo o assieme a quello «Mittente»). Nome della località del destinatario dei documenti. Questa colonna viene visualizzata soltanto se come criterio di ricerca è attivato il campo di spunta «Destinatario» (da solo o assieme a quello «Mittente»). Nome/cognome o ragione sociale del mittente dei documenti. Questa colonna viene visualizzata soltanto se come criterio di ricerca è attivato il campo di spunta «Mittente» (da solo o assieme a quello «Destinatario»). Nome della località del mittente dei documenti. Questa colonna viene visualizzata soltanto se come criterio di ricerca è attivato il campo di spunta «Mittente» (da solo o assieme a quello «Destinatario»). Numero d aderente del partner commerciale. Numero cliente del partner (ad es. numero debitore, numero polizza). Questo viene visualizzato soltanto con la relativa configurazione, se il sistema ERP utilizzato non riesce a contrassegnare i documenti con il numero d aderente PayNet. L'elaborazione del numero cliente può esser fatta solo da mittenti che inviano fatture a destinatari via e-banking. Se in generale non si ha l'autorizzazione per la modifica, questo campo sarà sempre bloccato. Tipo di documento (fattura, ordine, bollettino di consegna, ecc.). Mittente/destinatario: = in questa relazione agite in qualità di mittente; = in questa relazione agite in qualità di destinatario. Il cerchio rappresenta voi, la direzione della freccia rappresenta il flusso di dati. Campo di spunta per accettare un destinatario con stato della relazione «Richiesta»: non marcato per l'accettazione marcato per l'accettazione Una volta confermata l'accettazione, lo stato della relazione diventa «Accettata» e il campo di spunta viene bloccato, mentre il campo di spunta alla colonna viene sbloccato, risp. rimane attivo. Il campo di spunta viene visualizzato soltanto per mandanti che inviano fatture ai destinatari via e-banking. Se non si ha l'autorizzazione per accettare un destinatario, questo campo sarà sempre bloccato. Campo di spunta per rifiutare un destinatario con stato della relazione «Richiesta» o «Accettata»: non marcato per il rifiuto marcato per il rifiuto Una volta confermato il rifiuto, lo stato diventa «Rifiutata» e il campo di spunta viene bloccato, mentre il campo di spunta alla colonna viene sbloccato, risp. rimane attivo. Il campo di spunta viene visualizzato soltanto per mandanti che inviano fatture ai destinatari via e-banking. Se non si ha l'autorizzazione per rifiutare un destinatario, questo campo sarà sempre bloccato. Tabella 11: descrizione delle colonne della panoramica relazioni D0111.IT l 47

29 4.2.1 Conferma delle modifiche Dopo aver effettuato selezioni o modifiche dei numeri clienti nella panoramica relazioni, tali modifiche vengono visualizzate per essere controllate. Figura 15: lista dei cambiamenti di stato Premessa: nella panoramica delle relazioni almeno un campo di spunta nelle colonne e/o (vedi capitolo 4.2) marcato e/o un numero cliente modificato. Procedimento: Cliccare su «Conferma». Tutti i cambiamenti di stato visualizzati vengono eseguiti in un'unica operazione e/o tutti i numeri cliente modificati vengono memorizzati. Nella lista vengono visualizzate le nuove informazioni. Cliccando su «Rifiuta tutte le modifiche» è possibile annullare in una sola operazione tutte le marcature e le modifiche dei numeri cliente effettuate. In seguito viene visualizzata nuovamente la panoramica delle relazioni. Cliccando su «Modifica» viene visualizzata nuovamente la panoramica delle relazioni con le modifiche e/o marcature effettuate in precedenza. Queste non sono ancora state eseguite e possono ancora essere corrette o completate con modifiche ad altre relazioni. D0111.IT l 47

30 4.2.2 Esportazione della lista relazioni come file CSV Tramite questa funzione è possibile scaricare i dati delle proprie relazioni come file CSV. I dati saranno quindi disponibili in un file di testo con il quale potranno essere ulteriormente elaborati. I campi (colonne della lista) sono separati da un punto e virgola e i record (righe della lista) da un'interruzione di riga. Il primo record del file CSV contiene i nomi dei campi (intestazioni di colonna). Premessa: nella panoramica delle relazioni sono presenti delle relazioni. Procedimento: 1. Impostare i criteri di ricerca in modo che siano selezionate tutte le relazioni che si desiderano esportare nel file CSV (vedi capitolo 4.5 «Limitazione dei risultati nelle liste»). È possibile esportare nel file CSV al massimo 500 record. Questo limite è riferito al numero totale di relazioni nella lista e non a quelle visualizzate nella pagina (impostazione «Quantità»). 2. Cliccare sull'intestazione di colonna, per ordinare la lista nel modo in cui la si desidera esportare nel file CSV. 3. Cliccare su «Download file CSV». Appare la finestra «Salva con nome». 4. Inserire un nome per il file e selezionare la cartella in cui salvare il file CSV sul proprio computer, quindi cliccare su «Salva». Il file CSV viene salvato. D0111.IT l 47

31 4.3 Consultazione dei resoconti Tramite la scheda «Mandanti/Resoconti» è possibile creare resoconti contenenti un riassunto di tutti i documenti trattati attraverso il sistema PayNet. Questi resoconti forniscono un mezzo di controllo del flusso di documenti tra gli aderenti e il sistema PayNet. Essi non costituiscono un controllo contabile dei giustificativi. La quantità di documenti trattati indicata e gli importi sono da intendersi esclusivamente come somme di controllo, le quali semplificano il raffronto tra un registro delle transazioni e i documenti elaborati nel sistema PayNet. Tramite la panoramica dei documenti è possibile visualizzare le liste dei singoli documenti (vedi capitolo 4.1). Figura 16: panoramica dei resoconti Procedimento: 1. Selezionare la scheda «Mandanti/Resoconti». Questa contiene una panoramica di tutti i partner del mandante selezionato, che corrispondono ai criteri di ricerca impostati. Una descrizione delle diverse colonne è riportata di seguito, nella Tabella Qualora non venga visualizzato alcun partner, ne vengano visualizzati troppi o non quelli necessari, è possibile limitare la lista tramite criteri di ricerca più restrittivi o viceversa (vedi capitolo 4.5 «Limitazione dei risultati nelle liste»). Nella parte bassa della lista sono visualizzate le somme totali (quantità documenti, importo netto e importo totale) secondo le limitazioni impostate. D0111.IT l 47

32 Le singole colonne nella lista contengono i seguenti dati: Colonna Partner Tipo Direzione Quantità Moneta Importo netto Importo totale Descrizione Nome, località, nazione e numero d aderente del partner. Tipo di documento (fattura, ordinazione, bollettino di consegna, ecc.). Direzione del flusso di documenti: = siete i mittenti dei documenti; = siete i destinatari dei documenti. Il cerchio rappresenta voi, la direzione della freccia rappresenta il flusso di dati. Quantità di documenti del tipo specificato (fatture, ordinazioni, ecc.) ricevuti o inviati da/a questo partner commerciale. Codice ISO della moneta (ad es. CHF per i franchi svizzeri). Importo netto (IVA esclusa) dei documenti ricevuti o inviati da/a questo partner. Importo totale (IVA inclusa) dei documenti ricevuti o inviati da/a questo partner. Tabella 12: descrizione delle colonne della panoramica dei resoconti Le somme mostrate a piè di pagina sono somme di controllo tecniche per il raffronto con l'elaborazione dei documenti e non valori contabili. Non viene effettuata alcuna interpretazione dei contenuti contabili. A seconda dei criteri di ricerca selezionati, queste somme possono essere costituite da importi totali di ordinazioni, fatture, note di credito, ecc.. D0111.IT l 47

33 4.4 Consultazione dei file Tutti i file (shipments), inviati o ricevuti dal mandante selezionato, sono consultabili alla scheda «mandanti/file». Le informazioni visualizzate sono rivolte essenzialmente a chi, presso l aderente, si occupa degli aspetti tecnici. Per questo motivo, per visualizzare questa scheda, è necessaria un'autorizzazione speciale. In un file possono essere contenuti più documenti. Dopo il ritiro, i file vengono conservati nel sistema PayNet soltanto per un breve periodo, trascorso il quale vengono cancellati. I file sono soltanto supporti tecnici che vengono utilizzati per la trasmissione di documenti. Se vengono cancellati, i documenti che erano in essi contenuti sono comunque ancora visualizzabili nella panoramica documenti, fino alla scadenza del termine di presentazione. Si prega di tener presente che il download manuale di un file costituisce un intervento nell'elaborazione automatica. Dopo il download manuale, il file viene contrassegnato nel sistema PayNet come «ritirato», per cui il sistema ERP non lo riconosce più come file «da ritirare» e pertanto non lo elaborerà più in maniera automatica. Questa funzione andrebbe utilizzata soltanto come soluzione d emergenza, qualora nel processo automatico si presentasse un malfunzionamento. Figura 17: panoramica dei file D0111.IT l 47

34 Procedimento: 1. Selezionare la scheda «Mandanti/File». Questa contiene una lista di tutti i file inviati o ricevuti dal mandante selezionato, che corrispondono ai criteri di ricerca impostati. Una descrizione delle diverse colonne è riportata di seguito, nella Tabella Qualora non venga visualizzato alcun file, ne vengano visualizzati troppi o non quelli necessari, è possibile limitare lista tramite criteri di ricerca più restrittivi oppure viceversa (vedi capitolo 4.5 «Limitazione dei risultati nelle liste»). Nella parte bassa della lista viene visualizzato il numero di file visibili al momento sulla pagina e il numero di file presenti complessivamente nella lista. Le singole colonne della lista contengono i seguenti dati: Colonna Stato Direzione ID shipment Data/ora creazione Tipo Firma Dimensione Colonna senza intestazione Descrizione Stati per i file in entrata (inviati al sistema PayNet): pronto da elaborare è stato ricevuto un nuovo file, ma l'elaborazione non è ancora iniziata; in elaborazione il file è in fase di elaborazione; in attesa l'elaborazione è bloccata; se questo stato rimane visualizzato piuttosto a lungo, inviare una richiesta di supporto per accertarne la causa; elaborato il file è stato elaborato correttamente; interrotto l'elaborazione del file è stata interrotta; se questo stato rimane visualizzato piuttosto a lungo, inviare una richiesta di supporto per accertarne la causa; terminato l'elaborazione è stata terminata dal sistema PayNet o dall'utente; qualora non ne si conosca la causa, inviare una richiesta di supporto per accertarla. Stati per i file in uscita (inviati dal sistema PayNet): da ritirare file pronto per l'invio; ritirato, ma non confermato file inviato; ritirato e confermato file arrivato al destinatario. Direzione del flusso di file: = siete i mittenti del file = siete i destinatari del file Il cerchio rappresenta voi, la direzione della freccia rappresenta il flusso di dati. Numero identificativo univoco per la trasmissione, assegnato da PayNet al file. Data e ora della creazione del file nel sistema PayNet. Tipo di file (fattura, ordinazione, bollettino di consegna, conferma applicativa di ricezione ecc.) Tipo di firma (ad es. «PKCS#7», «XML-Dsig» ecc.). A seconda della configurazione individuale di un mandante i file possono anche essere non firmati. Dimensione del file in byte. Cliccando sul simbolo è possibile scaricare il file sul proprio computer (compresa la firma digitale, se presente). Tabella 13: descrizione delle colonne nella panoramica dei file D0111.IT l 47