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1 Parte IV TAVOLE

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3 TAVOLE 369 Introduzione È sembrato utile, in chiusura di volume, sintetizzare alcune indicazioni pratiche. Si tratta per lo più di appunti, sintesi ispirata (laddove la fonte testuale non risulti esplicitamente citata) prevalentemente dal Manuel de conservation des documents d archives (Conseil Canadien des Archives, Ottawa, 1990), da La pratique archivistique française (Paris, 1993) nonché ovviamente dall esperienza pratica. Tali appunti potranno naturalmente essere ampliati ed approfonditi in una fase successiva dell indagine, quando saranno stati letti e recepiti i testi indicati nella bibliografia e gli altri che si potranno via via aggiungere. Nella scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica dell Archivio di Stato di Milano vengono utilizzati come appunti per le lezioni di archiveconomia.

4 370 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE: LA CONSERVAZIONE PREVENTIVA, OVVERO COME OTTENERE I MIGLIORI RISULTATI POSSIBILI CON RISORSE LIMITATE L origine latina del termine praeservare suggerisce il suo significato di anticipare, mettere al riparo dal pericolo di perdita o di deterioramento. Insieme di procedure che ha lo scopo di proteggere i documenti dai danni e dal deperimento. La conservazione preventiva deve diventare un attività permanente, che faccia parte integrante dei compiti politici e strategici della gestione degli Archivi. Trascurare la conservazione preventiva vuol dire impedire l accesso presente e futuro al patrimonio archivistico. L accesso dei cittadini all informazione è un diritto fondamentale nella nostra società, sia che si tratti di informazioni storiche sia di esercizio di diritti individuali. È essenziale gestire la conservazione preventiva per assicurare la continuità dell accesso. La gestione della conservazione preventiva si applica all insieme del ciclo di vita dei documenti.

5 TAVOLE 371 CONSERVAZIONE NEI SERVIZI D ARCHIVIO I documenti si deteriorano con il passare del tempo. È compito degli archivisti e, in senso più lato, dei responsabili degli uffici tentare di rallentare il più possibile questo processo. La conservazione è competenza di ogni capo di un ufficio. L applicazione di un PROGRAMMA APPROPRIATO aiuterà a ridurre costosi interventi di recupero successivi. Per essere efficace tale programma deve diventare parte integrante della pianificazione a lungo termine della conservazione. La sua predisposizione deve essere una decisione amministrativa del livello più elevato della gerarchia di un ufficio. È essenziale destinare alla conservazione una parte del budget annuale di finanziamento, per quanto piccolo esso sia. Poco importano la dimensione dell ufficio e le sue risorse finanziarie e umane: solo una pianificazione meditata permetterà di ottenere risultati sicuri.

6 372 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE ESAME DELLA SITUAZIONE Un programma di conservazione per essere efficace deve avere come punto di partenza un esame attento della situazione esistente. Conviene innanzi tutto ispezionare attentamente i locali che ospitano gli archivi per vedere quali possibili interventi possono essere compiuti. Talvolta sono sufficienti piccoli interventi per contribuire alla sicurezza ed alla conservazione preventiva degli archivi. Preliminarmente occorre porsi due questioni fondamentali: CHE COSA SI DOVREBBE FARE? CHE COSA SI PUO FARE? Alcune misure s impongono con evidenza, ma in ogni caso stabilire un programma permanente in funzione dei bisogni e delle risorse di ogni ufficio rappresenta un compito impegnativo. Può essere utile stabilire delle priorità in funzione dei tempi: a corto, medio e lungo termine, e delle possibilità finanziarie: a costo minimo, medio ed elevato. Tra le priorità permanenti il programma dovrà comprendere certe misure imprescindibili come il controllo della luce, della temperatura e dell umidità ed il fatto di mantenere in ordine e puliti i locali di deposito. Queste sono misure essenziali per la conservazione degli archivi oltre alle istruzioni precise per il personale che maneggia i documenti.

7 TAVOLE 373 AMBIENTE Ottimizzare le condizioni ambientali può essere difficile e costoso. È comunque importante considerare che ogni tappa in questa direzione, anche piccola, avrà effetti benefici sui documenti. Siccome bisogna pur cominciare da qualche parte, ci si sforzerà come prima cosa di eliminare le condizioni estreme. Se non è possibile adottare tutte le soluzioni più idonee è inutile perdersi d animo: anche con un budget limitato è possibile migliorare la situazione procedendo per tappe e adottando le misure più urgenti. Per dirla con uno slogan che ci ha suggerito Nancy Marrelli 1, dobbiamo imparare ad utilizzare i nostri fondi a fondo. 1 La gestion de la préservation, cit., p. 10.

8 374 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE EDIFICIO La prima misura di conservazione preventiva consiste nel mantenere in buono stato l edificio e/o i locali che ospitano gli archivi. Lasciare entrare il vento, il freddo, l umidità, l acqua, gli insetti contribuisce a far deteriorare documenti e locali, costringe ad effettuare riparazioni costose che semplici precauzioni avrebbero potuto evitare. Un esame completo dello stato dei luoghi evidenzierà i principali problemi. Si soffermerà l attenzione sui difetti che sicuramente nuocciono alla conservazione: finestre mal isolate porte che non chiudono tubazioni che perdono umidità del sottosuolo danni negli intonaci. Anche quando non ci si può permettere di installare un vero e proprio sistema di regolazione e controllo dell ambiente, è possibile tuttavia apportare migliorie valide ai locali: prevenendo i danni dovuti all acqua grazie ad una manutenzione regolare dei tetti e delle tubature d acqua, isolando porte e finestre, installando griglie apribili alle finestre per impedire l ingresso di insetti, roditori, ecc., ricorrendo, nel caso, a umidificatori o deumidificatori a seconda delle necessità, assicurando una buona ventilazione. Non si sottolineerà mai abbastanza la necessità di far pulire con regolarità i locali, gli scaffali e gli stessi documenti. La polvere veicola le spore e può attirare certi insetti nocivi per le carte.

9 TAVOLE 375 ILLUMINAZIONE La luce danneggia i documenti: li scolorisce e li ingiallisce. La luce delle lampade fluorescenti, così come quella del sole, produce raggi ultravioletti molto nocivi per i documenti. Inoltre la luce che illumina una superficie è sorgente di calore ed il calore, a sua volta, è causa d invecchiamento. I documenti devono dunque essere protetti da una esposizione eccessiva e prolungata ai raggi UV. Dal punto di vista della conservazione sarebbe preferibile conservarli nell oscurità. Siccome questo non è sempre possibile, si possono adottare alcuni accorgimenti semplici ed efficaci: collocare i documenti in cartelle di cartone ridurre l illuminazione al minimo spegnere le luci quando non c è nessuno nei depositi. Gli interruttori automatici spegneranno la luce dopo un certo tempo. Le norme tecniche relative all illuminazione dovrebbero prevedere: nelle sale di deposito: nei locali di lavoro: 150 lux 300 lux in media sul piano di lavoro.

10 376 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE CONTROLLO DELLE CONDIZIONI AMBIENTALI Esistono norme tecniche precise diffuse e riconosciute in tutto il mondo: SUPPORTO TEMPERATURA UMIDITÀ RELATIVA CARTA O PERGAMENA 18 C (+ 2 C) 55% (+ 5%) FOTOGRAFIE: BIANCO E NERO 12 C (+ 1 C) 35% (+ 5%) COLORI 5 C (+ 1 C) 35% (+ 5%) MICROFILM: MATRICE * 45% (+ 5%) COPIA DI LETTURA 18 C (+ 2 C) 50% (+ 5%) SUPPORTI MAGNETICI 18 C (+ 1 C) 40% (+ 5%) *Le norme ISO 5466 (cap. 8) danno questa gamma molto ampia. Tuttavia la temperatura ideale deve avvicinarsi a 12, quella accettabile fra 15 e 18. Il mantenimento di queste condizioni è un obiettivo da raggiungere in modo permanente tutto l anno, estate ed inverno, notte e giorno. Per mantenere in modo costante quest ambiente artificiale sarebbe necessario climatizzare i locali di conservazione. La climatizzazione comprende il riscaldamento e/o il raffreddamento dell aria, il filtraggio, l umidificazione, la deumidificazione e la ventilazione meccanica. Obiettivo è la creazione di un ambiente controllato costantemente nei depositi. Ciò implica che i locali siano ermeticamente chiusi. L unico vero problema consiste nel costo elevato per la predisposizione delle apparecchiature necessarie e per la loro manutenzione nel tempo. Il primo passo per arrivare quanto meno alla regolazione della temperatura e dell umidità relativa consiste nel controllo delle condizioni ambientali per verificare le tendenze generali di certi locali o di certi periodi dell anno. Lo strumento ideale è il TERMOIGROMETRO che registra in modo continuato la temperatura ed il grado di umidità. Il controllo può altresì farsi con un semplice TERMOMETRO e un IGROME- TRO: malgrado la loro imprecisione relativa i dati forniti potranno permettere di evidenziare eventuali problemi. Occorre naturalmente, elemento non sempre evidente, che qualcuno all interno della struttura sia incaricato di seguire i risultati di tali rilevazioni.

11 TAVOLE 377 UMIDITÀ RELATIVA Si chiama umidità il vapore d acqua contenuto nell aria. Per umidità relativa s intende la quantità di vapore acqueo ad una data temperatura. Più precisamente l umidità relativa si definisce come la quantità di vapore acqueo contenuto nell aria espresso in percentuale in rapporto alla quantità totale di vapore d acqua che l aria può contenere ad una determinata temperatura. Il tasso d umidità relativa è in qualche modo influenzato dalla pressione atmosferica. Quando il tasso è debole, l aria tende ad assorbire l umidità e certi oggetti si seccano. Ad un tasso più elevato gli stessi oggetti si impregnano dell acqua contenuta nell aria. La regolazione dell umidità relativa è estremamente importante per molte ragioni: la maggior parte dei documenti d archivio si contrae e si dilata a seconda di leggere fluttuazioni del tasso di umidità relativa. Tali alterazioni indeboliscono la materia e causano una tensione interna che può abbreviare la durata del supporto se l atmosfera è troppo secca, i documenti diventano fragili quando li si maneggia se l atmosfera è troppo umida viceversa i documenti si deformano una forte umidità associata ad una elevata temperatura accelerano sovente le reazioni chimiche responsabili delle alterazioni dei documenti. Così si spiegano l ingiallimento ed il degrado dei giornali dapprima causati dagli acidi residui della carta l umidità accelera ugualmente la corrosione dei metalli un forte tasso di umidità relativa favorisce la proliferazione dei funghi. Per locali che contengono documenti scritti il tasso di umidità relativa raccomandato varia dal 40% al 45%. Una oscillazione annuale da 35% a 55% è accettabile ma con variazioni graduali tra questi due estremi. È estremamente importante ridurre al minimo le fluttuazioni. Se il tasso di umidità varia troppo rapidamente, i documenti non riescono ad adeguarsi di conseguenza e subiscono forti tensioni interne.

12 378 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE LA TEMPERATURA In linea generale più la temperatura è elevata, più è rapido il deterioramento dei documenti in quanto il calore accelera le reazioni chimiche all origine del processo. Inversamente, meno elevata è la temperatura meglio si conservano i documenti. La temperatura consigliata è fra i 18 e i 20 C; in ogni caso essa non deve mai superare i 25 C. Se risulta impossibile mantenere costante la temperatura, si cercherà per lo meno di mantenerla fra i 18 e i 24 C, giorno e notte e in tutte le stagioni. La priorità resta comunque quella di eliminare le punte estreme e di avere la temperatura più stabile possibile. Le variazioni brusche di temperatura risultano, infatti, estremamente dannose per la conservazione. Buona cosa risulta essere quella di allontanare i documenti dai muri esterni per permettere la circolazione dell aria e mantenerli ad una temperatura costante.

13 TAVOLE 379 L ACQUA Sia che si tratti di un alluvione, caso non infrequente come tristemente sappiamo, o di una semplice perdita d acqua in un deposito d archivio, ciò causerà danni considerevoli in brevissimo tempo. Documenti scritti e volumi a stampa s inzuppano rapidamente, cosa che farà colare l inchiostro e provocherà l insorgere di macchie e funghi. Se non è scoperta rapidamente, un inondazione nelle cantine farà alzare considerevolmente il tasso d umidità in tutto il palazzo. Occorre dunque assicurarsi che l edificio sia in buono stato; è necessario ispezionarlo con regolarità e fare riparare immediatamente tetto, grondaie e tubature. La verifica va fatta su tutto il sistema idraulico ivi compresi l impianto di riscaldamento e gli spurghi neri. Nel caso in cui l edificio sia dotato di estintori automatici ad acqua occorre verificare anche questi. Occorre evitare in modo assoluto di collocare i documenti sotto qualsiasi tipo di conduttura d acqua. Troppo sovente abbiamo assistito impotenti a scarti di materiale d archivio anche di rilevante valore storico perché inondato da perdite in luoghi dove ciò era fin troppo prevedibile. Allo stesso modo non bisogna MAI collocare i documenti a diretto contatto con il pavimento.

14 380 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE ANIMALI NOCIVI, INSETTI, FUNGHI E MUFFE Insetti, roditori, funghi e muffe possono causare danni irreparabili alle serie documentarie. La loro presenza è dovuta essenzialmente a determinate condizioni ambientali, come la temperatura e l umidità elevata, e alla presenza di cibo nei locali. Per prevenire in modo efficace l insorgere del problema occorre agire su tre fronti: regolazione dell ambiente: evitare condizioni favorevoli ai funghi (soprattutto il tasso di umidità elevato) e agli insetti (ambiente scuro, leggermente umido) pulizia e manutenzione: evitare di attirare gli insetti lasciando avanzi di cibo o trascurando di otturare le fessure attraverso le quali essi possono penetrare ispezioni regolari: verificare di frequente lo stato dei locali d archivio. Per evitare che la situazione degeneri occorre prendere immediatamente delle contromisure, diversamente l infestazione si propagherà rapidamente.

15 TAVOLE 381 ANIMALI NOCIVI I roditori, topolini e ratti soprattutto, possono provocare danni considerevoli nei locali di deposito. Essi sbocconcellano la carta e sono attirati dalla colla e dal cuoio e soprattutto distruggono la carta per costruire il nido per i propri piccoli. Anche uccelli, pipistrelli e piccioni possono causare gravi danni. Per prevenire una invasione di animali nocivi occorre proibire in modo assoluto l introduzione di cibo e controllare che non ci sia nessun varco dall esterno. Infatti questi animali penetrano attraverso i tubi, i condotti d aerazione e di climatizzazione e soprattutto attraverso i tubi di scarico delle acque nere. Occorre controllare l entrata di tali pertugi e collocare, se del caso, delle griglie. Nel caso che tali animali abbiano già scelto come propria abitazione un nostro deposito d archivio è necessario ricorrere a delle trappole per sbarazzarsene. Non è consigliabile usare veleno in quanto un roditore morto in un luogo non accessibile può causare altri problemi, tra i quali quello non trascurabile della puzza.

16 382 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE INSETTI Differenti varietà d insetti possono danneggiare gli archivi. I più diffusi sono: i cosiddetti pesciolini d argento che si attaccano alle rilegature in quanto si cibano di colla e di amido le blatte che pullulano nei luoghi oscuri caldi e umidi e distruggono soprattutto le rilegature dei volumi le cosiddette pulci dei libri che divorano la colla i tarli, le cui larve scavano gallerie profonde attraverso libri e registri le termiti, difficili da identificare in quanto si attaccano al legno ma anche alla carta senza lasciare traccia all esterno. Né si deve credere che questo sia un problema dei soli paesi tropicali. In tutti questi casi la disinfestazione è possibile ma la prevenzione rimane l assoluta priorità e passa ancora una volta attraverso una manutenzione regolare dei locali che devono essere puliti e aerati. È possibile constatare a occhio nudo se un insetto è morto o vivo ma sovente in un fondo d archivio ci si accorge della presenza di insetti solo in base alle tracce che questi lasciano (buchi, escrementi ). È sempre difficile sapere se l attacco è recente o antico. Nel migliore dei casi bisogna accontentarsi di pulire le piccole tracce di segatura ed osservare se si riformano. Esistono numerosi procedimenti fisico-chimici per distruggere gli insetti, le larve e le uova. Ma tutti questi prodotti sono nocivi e devono essere utilizzati da personale qualificato.

17 TAVOLE 383 PRODOTTI CHIMICI BROMURO DI METILE: molto tossico, è utilizzato in autoclave OSSIDO DI ETILENE: il solo prodotto che sia attualmente al tempo stesso insetticida, battericida e fungicida; è utilizzato in autoclave FLUORURO DI SULFURILE ISOMERO gamma dell esacloro-ciclo-esene AZOTO: il processo attualmente in voga nei paesi iberici e latinoamericani esige il condizionamento dei documenti in imballaggi ermetici prima dell introduzione dell azoto e la conservazione dei documenti disinfettati nell imballaggio. È un procedimento pulito ma estremamente lento GAS CARBONICO: processo utilizzato dalla società Rentokil, che esige di porre il materiale in una bolla ermeticamente chiusa e che prevede costi di installazione considerevoli.

18 384 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE PRODOTTI NATURALI I FEROMONI. Secrezione ghiandolare, paragonabile agli ormoni, prodotta dall organismo; svolgono un ruolo importante nella trasmissione dei messaggi chimici presso gl insetti e sono più attraenti rispetto agli insetticidi. L inconveniente è che sono evidentemente specifici per ogni tipo d insetto. LA CONGELAZIONE. Un nuovo modo di affrontare una invasione reale o temuta consiste nel conservare i documenti a meno 20 per 48 ore. Carta, cuoio e legno possono subire questo trattamento senza danni. Questo processo è raccomandabile soprattutto perché non richiede l uso di prodotti di disinfestazione tossici. Prima di congelarli, occorre introdurre i documenti in grandi sacchi di plastica e contrassegnarli. In capo a due giorni si estrae la documentazione dal congelatore, la si lascia provvisoriamente nei sacchi ma scegliendo con cura il luogo dello scongelamento in quanto l umidità dell aria potrebbe portare condensa sugli involucri ancora freddi e bagnare le superfici contigue. Altri sistemi sono: L IRRADIAZIONE (0,8 K Gy: dose letale per gl insetti), LE ALTE FREQUENZE, LE MICROONDE. Su questi ultimi sistemi i pareri non sono però unanimi.

19 TAVOLE 385 I FUNGHI E LE MUFFE Le spore dei funghi, presenti quasi ovunque, restano inerti sino a quando non si verificano le condizioni favorevoli alla loro germinazione. Proliferando i funghi possono alterare i documenti sino a renderli assolutamente irriconoscibili. Oltre ad essere difficili da togliere, possono inoltre espandersi verso altri documenti. Diversi tipi di funghi sono presenti negli archivi: ASCOMICETI, la cui forma più diffusa è il Chaetomium. Altri sono il Penicillum, l Aspergillus e il Fusarium BASIDIOMICETI, tra i quali la temibile Merula. Tutti questi tipi differenti di funghi hanno bisogno di due sole cose per proliferare: una fonte di energia contenente atomi di carbonio e condizioni ambientali favorevoli. Tutti i depositi d archivio contengono sostanze nutritive. Carta, cuoio, adesivi, polvere, tutti i materiali d origine animale o vegetale attirano i funghi quando le condizioni sono favorevoli. I documenti d archivio sistemati in un luogo dove la ventilazione è scarsa, l umidità relativa è superiore al 70% e la temperatura supera i 25 C rischiano di ammuffire. Quando questo accade, occorre isolare rapidamente i documenti danneggiati. Tra i metodi usati in passato, il formolo ed il timolo sono inefficaci così come la congelazione. L irradiazione con raggi gamma ad una dose letale per i funghi (15 K Gy) danneggia la cellulosa della carta. Attualmente il solo trattamento che permette una distruzione dei funghi nel 99,99 % dei casi è l ossido di etilene utilizzato in autoclave. Il procedimento rende però fragile la carta ed occorre utilizzarlo solo nel caso di effettivo bisogno. Inoltre, l utilizzazione dell ossido di etilene pone numerosi problemi a motivo della sua tossicità ed in particolare per le sue proprietà cancerogene. In ogni caso occorre rivolgersi a ditte superspecializzate.

20 386 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE L ACIDITÀ 1 La degradazione degli archivi a causa dell acidità è un processo intrinsecamente legato a quello che sino a ieri (e forse ancora oggi) è il principale supporto della documentazione moderna: la carta. Essa interviene al di fuori di qualsiasi manipolazione e distrugge il documento rendendolo friabile: fragile, si rompe e cade in polvere. Due tipi di fattori sono all origine dell acidità della carta: a) i fattori interni dovuti ai componenti e ai processi di fabbricazione della carta. Le carte molto antiche, composte di fibra di cotone o di lino, contenevano carbonato di calcio che assicurava la loro protezione. A partire dalla seconda metà del XIX secolo la fabbricazione della carta è stata modificata con l introduzione della cellulosa di legno; b) i fattori esterni dovuti alle tecniche di scrittura e all inquinamento atmosferico. Gli inchiostri utilizzati per la scrittura degli antichi manoscritti, inchiostri a base di carbone o ferrogallici, hanno una buona tenuta, non sono solubili nell acqua ma sono acidi e corrodono la carta. Gli inchiostri moderni, ugualmente acidi, sono, inoltre, solubili nell acqua e nei solventi organici. L inquinamento atmosferico (anidride solforosa, composti azotati, cloruri), particolarmente presente nelle città industriali, tende ad accrescere l acidità dovuta ai fattori interni. 1 La pratique archivistique française, Paris, 1993, pp. 476 e segg.

21 TAVOLE 387 LA DEACIDIFICAZIONE 1 È l operazione che consiste nel neutralizzare l acidità della carta tramite l introduzione di un sale alcalino in quantità sufficiente per dare alla carta non solo la sua neutralità ma, al tempo stesso, una riserva alcalina indispensabile per lottare contro ulteriori aggressioni acide. Dal punto di vista chimico, la differenza tra acido e base è legata agli ioni d idrogeno: un acido libera gli ioni d idrogeno, una base li fissa. L acidità si misura con il ph: la neutralità corrisponde a un ph 7; se il ph è inferiore la carta è acida, se è superiore la carta è alcalina; è tuttavia consigliabile evitare un valore superiore a 10 altrimenti si arriverà, a breve o lungo termine, ad un idrolisi alcalina della cellulosa. Esistono diversi processi di deacidificazione dei documenti. Tra questi alcuni possono applicarsi solo foglio per foglio ed esigono un preventivo smontaggio dei volumi rilegati, seguito da una successiva rilegatura. Di fronte alla grande quantità di libri da trattare i bibliotecari sono stati i primi ad interessarsi alla possibilità di operare su vasta scala in una sola operazione: è la deacidificazione di massa. Per gli archivi il problema è complicato dall eterogeneità dei documenti. Inoltre gli inchiostri esigono dei controlli preliminari. Sono allo studio diversi sistemi per fissare gli inchiostri. Attualmente esistono diversi processi per la deacidificazione di massa, alcuni già operativi, altri allo studio. Per il momento nessun metodo sembra rispondere in modo completo e soddisfacente alle esigenze dei conservatori. 2 La pratique archivistique française, Paris, 1993, pp. 477 e segg. In particolare alle pp sono descritti i procedimenti operativi WEIT O, AKZO e LITHCO-FMC ed i processi sperimentali della Book Preservation Associates, il processo BOOKKEEPER nonché i processi combinati deacidificazione e rinforzo sperimentati presso la Biblioteca Nazionale d Austria, dalla British Library, dalla Deutsche Bücherei di Leipzig e dalla Bibliothèque de France.

22 388 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE CONDIZIONAMENTO DEI DOCUMENTI Si tratta di un elemento essenziale per una corretta conservazione. Consiste nel proteggere la documentazione collocandola in contenitori adatti a seconda della natura e del supporto del documento da preservare. Nelle diverse zone d Italia i contenitori standard per documenti possono chiamarsi con nomi diversi: cartelle, buste, mazzi. Il cartone utilizzato deve essere realizzato in materiale neutro, non acido, con un ph uguale a 7 o comunque il più vicino possibile a tale valore. La cartella deve essere chiusa almeno su cinque lati e provvista di un sistema pratico per il prelevamento dallo scaffale. Essa assicura una protezione efficace contro la polvere, l umidità e l inquinamento. La cartella deve essere di dimensioni appropriate, affinché il suo contenuto sia sistemato convenientemente, senza rischiare, però, di pressare troppo i documenti né di lasciare troppo spazio vuoto all interno. Graffette metalliche e spilli arrugginiscono con il tempo e sono da evitare per i documenti che hanno rilevanza storica e che verosimilmente saranno conservati indefinitivamente. Per contenere i fascicoli all interno della singola cartella occorre, altresì, utilizzare cartoncino o carta neutra per costituire le cosiddette camicie. Se più camicie devono essere legate fra loro occorre evitare gli spaghi che tagliano la carta e bisogna, viceversa, utilizzare della fettuccia in cotone annodata piuttosto che chiusa con ganci in metallo che, col tempo, tendono anch essi ad arrugginire. Quando si sistemano le cartelle sugli scaffali è necessario lasciare uno spazio sufficiente per permettere una manipolazione agevole senza comprimerle troppo. Scaffalature Una scaffalatura metallica regolabile è la più indicata a motivo della sua robustezza, durevolezza nel tempo e resistenza agli attacchi sia del fuoco sia degli insetti. Deve essere rifinita con uno smalto termofissato per resistere ad abrasione e corrosione. La scaffalatura in teoria deve essere completamente regolabile, in modo tale che gli scaffali possano essere spostati senza sbullonarli. La flessibilità negli scaffali è importante, dal momento che il materiale d archivio non arriva in formati standard. Le scaffalature metalliche consentono un ottimale utilizzazione degli spazi grazie alla possibilità di sistemare i ripiani a seconda delle esigenze. Solitamente si prevedono scaffali a doppia faccia profondi 30 cm (30+30=60 cm). Per documenti particolarmente voluminosi è opportuno prevedere qualche scaffale profondo 40 cm (40+40=80 cm). Anche l altezza complessiva degli scaffali è una scelta che richiede una (segue)

23 TAVOLE 389 (segue da pagina 388) certa attenzione. Occorre ricordare, infatti, che se lo scaffale è troppo alto da raggiungere dal pavimento ci si dovrà provvedere di scale a norma di sicurezza. Il personale non deve mai arrampicarsi sugli scaffali, perché va incontro a pericoli e danneggia scaffali e materiale. L altezza suggerita è da 2,10 a 2,15 m. Si calcolano circa cinque ripiani da un metro per ogni scaffale. Oggi sono molto diffusi i compactus a trazione manuale o elettrica ma in tal caso occorre verificare la portata dei pavimenti. Si deve comunque evitare di far poggiare gli scaffali direttamente sui muri esterni. Infatti, da una parte i muri possono essere fonte d umidità e dall altra ciò può impedire la libera circolazione dell aria. La circolazione dell aria sarà in genere migliore se gli scaffali sono collocati ad angolo retto rispetto ai muri e se si lascia un corridoio a ridosso del muro. Se si deve archiviare materiale di grande formato, come mappe e piante, una sistemazione in piano dentro cassettiere è probabilmente il sistema migliore, ma il personale deve essere attentamente istruito e controllato al fine di assicurare che il materiale non venga danneggiato quando lo si preleva o lo si ricolloca nelle cassettiere. La situazione migliorerà se le piante sono conservate in buste o cartelline. È opportuno che i magazzini di deposito siano isolati con muri e porte tagliafuoco. Qualunque sia la disposizione dei locali e la quantità delle scaffalature è buona norma numerare: i locali di deposito le file degli scaffali per ciascuna fila le colonne di palchetti che la compongono. Ciò onde poter tracciare una pianta della collocazione dei materiali dei fondi nei vari depositi. L unità di misura della documentazione archivistica è il METRO LINEARE. Esso indica la quantità di documentazione contenuta in un metro lineare di scaffalatura. Il materiale sugli scaffali va collocato dall alto verso il basso e da sinistra verso destra, ricominciando il posizionamento dall alto verso il basso nel secondo scaffale e così via. Per la custodia dei documenti, soprattutto quelli non rilegati, si usano buste di cartone nelle quali i documenti sono conservati in senso verticale, o scatole nelle quali i documenti (specie i più preziosi o quelli di formato molto vario) sono conservati in senso orizzontale.

24 390 PREVENIRE È MEGLIO CHE CURARE IL FUOCO Il fuoco costituisce la minaccia peggiore per gli archivi in quanto può essere all origine di gravissimi danni causati dal calore, dal fumo, dall acqua senza considerare ovviamente la possibilità che intere serie documentarie vadano distrutte per sempre. La prevenzione, la rilevazione e l estinzione degli incendi sono argomenti vasti e complessi. Il primo passo, anche in questo settore, risulta essere la prevenzione in quanto un documento bruciato è evidentemente irrecuperabile. In caso d incendio nei depositi d archivio i danni per i documenti sono molteplici. Infatti, oltre alle fiamme, al calore e al fumo, vi è anche il grave danno arrecato ai documenti dall acqua. È normale che, quando i Vigili del Fuoco intervengono, il loro primo pensiero sia quello di salvare le persone, mentre la salvaguardia degli archivi è un problema secondario. Occorre, quindi, tentare di evitare i rischi d incendio nei depositi, rilevare le eventuali fasi iniziali di un possibile incendio, infine combatterlo. Si cerca di evitare l incendio attraverso l impiego sistematico di materiale incombustibile e con l isolamento delle installazioni elettriche e delle possibili fonti di calore. Occorre istruire adeguatamente il personale interno ed anche le ditte che effettuano manutenzione nei locali di deposito. Occorre dotarsi di pareti, porte e finestre tagliafuoco e di scaffalature metalliche, ed è inoltre necessario isolare accuratamente i locali che contengono eventuali ascensori e/o montacarichi. Sono indispensabili installazioni appropriate: UN SISTEMA DI RILEVAZIONE INCENDI regolarmente verificato. Considerato che il fuoco può covare per ore prima di manifestarsi in quanto la carta compatta non si infiamma facilmente, sembra preferibile scegliere un sistema di rilevazione dei fumi piuttosto di uno legato all aumento di temperatura. (segue)

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