La Sezione RENDICONTAZIONE

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1 La Sezione RENDICONTAZIONE La sezione Rendicontazione (Fig. 1) è il contenitore dei fornitori dei beni e servizi, dei documenti giustificativi di spesa e dei giustificativi di pagamento collegati al progetto e dunque alle voci di spesa da rendicontare. Fig. 1 I passaggi da effettuare in sequenza per la corretta rendicontazione sono i seguenti: 1) Scelta del Progetto da rendicontare 2) Registrazione dell Elenco dei Fornitori di beni e servizi relativi al progetto scelto 3) Registrazione Fatture ed altri Documenti di spesa relativi al progetto scelto ed emessi dai fornitori in elenco 4) Registrazione dei Giustificativi di pagamento che dimostrano l avvenuto pagamento delle fatture e altri documenti di spesa 5) Collegamento Voci di dettaglio del progetto scelto alle fatture e altri documenti di spesa registrati 6) Registrazione in allegato di Altri Documenti, se previsti dal bando Sulla pagina sono inoltre presenti vari link: Inserimento nuovi fornitori/altri soggetti; Inserimento fornitori esteri (Fig. 1) attraverso i quali accedere alle funzioni di inserimento dati anagrafici dei fornitori utilizzati che dovranno poi essere inseriti nella rendicontazione. Le figure in esempio sono tratte da una DUA POR, ma le istruzioni valgono per tutti i settori ove sia utilizzato il modulo rendicontazione in parola.

2 Scelta del progetto da rendicontare Fig. 2 La prima scelta da fare è quella del progetto che si intende rendicontare, anche nel caso in l azienda abbia presentato una sola domanda sulla linea di intervento dichiarata (fig. 2). Si registra il progetto scelto selezionando nel menù a tendina il progetto da rendicontare e agendo quindi sul bottone Aggiungi. Il progetto scelto è evidenziato con il suo numero di identificativo nel sistema. In caso di scelta errata agire sul cestino posto all'inizio del record (fig. 3) Fig. 3

3 Registrazione dell Elenco dei Fornitori di beni e servizi relativi al progetto scelto La ricerca e inserimento nella rendicontazione dei fornitori utilizzati si compie mediante il link Inserimento fornitori presente sotto la scelta progetto (fig. 4 freccia gialla). Fig. 4 La ricerca si effettua digitando, in uno dei campi di ricerca previsti nella maschera (Fig. 5), i dati del fornitore, generalmente il codice fiscale e cliccando sul tasto. Fig. 5 Se la ditta è presente in ANAGRAFE apparirà immediatamente sotto la maschera e sarà sufficiente selezionare il Fornitore (per selezionarlo basta agire sul link presente sulla denominazione.) e cliccare su Salva per inserirlo nell elenco.il fornitore selezionato verrà inserito nella griglia sottostante (vedi fig. 17) Fig. 6 Per inserire un altro fornitore è necessario agire sul tasto. Nel caso in cui il fornitore non sia presente in ANAGRAFE occorre inserirlo agendo sul link Inserimento nuovi fornitori in Anagrafe o, se si tratta di ditte estere, quindi non presenti nell anagrafe tributaria italiana, agendo sull altro link Inserimento fornitori esteri (fig. 15).

4 Fig. 15 Fig. 16 Digitando il codice fiscale nell apposito campo e agendo sul tasto il soggetto ed i dati relativi vengono inseriti in anagrafe; si continua l implementazione dei dati relativi al soggetto agendo sul tasto. L operazione si conclude agendo sul tasto. Per inserire invece i dati di una ditta ESTERA occorre agire sul link. La compilazione prevede una maschera contenente più campi della precedente da compilare completamente. Terminato l inserimento si agisce sul tasto e il fornitore verrà registrato nel sistema gestionale dell ARTEA. (fig. 16). Si suggerisce di inserire tutti i fornitori prima di passare alla parte sottostante relativa ai documenti di spesa.

5 Registrazione Fatture ed altri Documenti di spesa relativi al progetto scelto ed emessi dai fornitori in elenco In questa parte di sezione (fig. 7) è presente lo strumento per inserire i documenti di spesa. Per la compilazione è necessario selezionare accanto al rispettivo fornitore la voce nuovo ; si apre una maschera in cui inserire i dati del documento (fig. 8): Fig. 7 Fig. 8 - Fornitori/altri soggetti: riporta il fornitore del quale stiamo inserendo il documento di spesa; - N.: n. della fattura/documento di spesa; - Data: data del documento di spesa; - Importo netto: importo imponibile; - IVA: eventuale importo IVA; - Ritenute: l eventuali ritenute; - Tipo documento: il tipo di documento (Es. Fattura,Notula, etc.) - Il soggetto che ha sostenuto la spesa: il soggetto beneficiario che ha materialmente sotenuto la spesa. Nel caso di raggruppamenti di imprese nella tendina saranno presenti tutti i soggetti facenti parte il raggruppamento; occorrerà effettuare pertanto l'opportuna scelta nel menù a tendina. Agire sul tasto per completare la registrazione.

6 Per inserire un documento di spesa successivo sullo stesso fornitore si deve tornare alla pagina principale agendo sul link chiudi e aggiorna e agendo successivamente sul tasto Nuovo. Con il salvataggio si attiva anche l'icona per l'inserimento della copia digitale del documento stesso (vedi fig. 9). L icona è visibile di fianco ad ogni documento di spesa (freccia gialla) Fig. 9 Per allegare i file relativi alle fatture appena inserite agire sull icona documenti posta a fianco della fattura (fig. 10, freccia gialla). Si aprirà una sottomaschera nella quale sarà possibile selezionare sul proprio PC il file con l immagine relativa alla fattura prescelta e salvarlo (fig. 10) Fig. 10

7 Registrazione dei Giustificativi di pagamento che dimostrano l avvenuto pagamento delle fatture e altri documenti di spesa Preliminarmente si apre la maschera Modifica documento cliccando sul link Fattura... del.. relativo al documento di spesa cui si desidera registrare i giustificativi di pagamento: In questa maschera si attiva il link Giustificativi Fig. 11 Il quale apre la successiva sottomaschera di inserimento giustificativi (fig. 12): Fig. 12

8 Dunque inserire i dati relativi al giustificativo di spesa e salvare (fig. 12). - Tipo: scegliere dal menù la tipologia di pagamento; - Codice: il numero identificativo del pagamento; - Data pagamento; data in cui è stato effettuato il pagamento - Importo: l importo pagato con tale giustificativo; Agire sul tasto ; Per inserire un nuovo giustificativo di pagamento relativo alla stessa fattura nella parte nuovo inserire il nuovo giustificativo (fig. 13) e salvare. Fig. 13 I giustificativi di pagamento inseriti vengono elencati sotto lista giustificativi (fig. 13). Di fianco ad ogni giustificativo registrato si attiva l icona per allegare i relativi file pdf o altro formato. Fig. 14

9 Collegamento Voci di dettaglio del progetto scelto alle fatture e altri documenti di spesa registrati Ogni documento di spesa inserito dovrà essere collegato ad almeno una voce di spesa presente nel quadro economico del progetto ammesso a finanziamento. Dunque agendo nuovamente su ogni documento inserito (fig.15) Fig. 15 Si apre la finestra compilata precedentemente con i dati del documento, questa volta però andremo ad agire sul tasto voci di spesa (fig. 16). Fig. 16

10 Fig. 17 Si apre un menù a tendina dove sono elencate tutte le voci di spesa del progetto (fig.17). Dunque selezionare la voce di spesa collegata al documento di spesa e al giustificativo di pagamento che si trovano nella finestra che è stata aperta. Fig. 18 Se l importo della fattura sopra riportata (fig. 18) è totalmente collegato ad una sola voce di spesa inseriremo l importo totale sulla voce importo imputato (fig. 17), altrimenti inseriremo un altra voce di spesa con l importo collegato. Nella voce Dettaglio documento è possibile fornire maggiori dettagli della voce di spesa relativa (fig. 28). Tutte le voci di spesa inserite vengono riportate in un elenco che presenta a fianco di ogni voce l icona attraverso la quale è possibile eliminare la voce corrispondente. (fig. 18). Seguendo questa procedura è necessario imputare tutti i documenti di spesa inseriti con i rispettivi giustificativi di pagamento, alle voci di spesa relative. Una volta terminato chiudere la finestra per tornare alla pagina principale ed aggiornare agendo sulla sezione RENDICONTAZIONE del menù di sinistra. A questo punto è possibile avere un quadro completo e immediato di tutti i pagamenti sostenuti e i relativi giustificativi di spesa inseriti attivando il relativo report mediante il link attestazione di spesa del soggetto

11 all.1 (fig. 19). Il link attestazione di spesa del soggetto all.2 attiva invece un report che rappresenta tutti i documenti inseriti suddivisi per tipologia di voce di spesa (figg. 20 e 21). Fig. 19 Fig. 20 Fig. 21

12 Infine con il link scarico xls (fig. 19) è possibile scaricare gli stessi dati in formato excell. A fianco dei documenti di spesa inseriti è possibile allegare altri documenti collegati al fornitore relativo (come contratti o altri documenti richiesti dal bando specifico e comunque collegati alla specifica spesa): agire sul tasto nuovo sotto la voce documenti a corredo (fig. 22). Fig. 22

13 Registrazione in allegato di Altri Documenti La sezione RENDICONTAZIONE deve (se previsto dal bando) essere completata allegando eventuali documenti previsti dal bando e non collegati direttamente a nessun fornitore come a solo titolo esemplificativo: Relazioni finali e/o intermedie sull'attività svolta, report prodotti, fotografie dell'intervento, della targa che pubblicizza il finanziamento comunitario ecc. Nella cella denominata Operazione selezionare Compilazione domanda. La sola selezione avvia l aggiornamento della pagina e il caricamento del menù a tendina sottostante, contenente l elenco di tutti i documenti che possono essere acquisiti nel sistema (Fig.23). Fig. 23 Per inserire un documento occorre individuarlo nell elenco, selezionarlo e quindi premere il bottone Nuovo. Si aprirà una maschera contenente alcuni campi costituenti gli elementi identificativi di quel documento (si consiglia di sintetizzare nel campo osservazioni l elemento caratterizzante il documento). Con il salvataggio della maschera si aggiorna la pagina principale inoltre si attiva nella stessa l icona posta adiacente alla descrizione del documento per allegare i relativi file. N.B.: Eseguire la scansione dei documenti in bianco/nero e a bassa risoluzione (modalità fax, al fine di velocizzare le operazioni di caricamento degli stessi. L elenco dei documenti inseriti con il relativo file allegato, è visualizzato nella pagina principale; agendo sull icona evidenziata dalla freccia (fig. 24) è possibile visualizzare il documento allegato.

14 Fig. 24 Una volta terminato l inserimento firmare la sezione agendo sul bottone Firma posto in alto nella pagina (fig. 25). Fig.25