Rapporto sulle misure consecutive all inchiesta 2014 sul personale dell Amministrazione federale

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1 Rapporto sulle misure consecutive all inchiesta 2014 sul personale dell Amministrazione federale Novembre 2015

2 Indice 1 Situazione iniziale Misure a livello di Confederazione Misure specifiche ai singoli settori Prospettive /6

3 1 Situazione iniziale L Amministrazione federale svolge periodicamente delle inchieste concernenti il personale allo scopo di verificare l efficacia della politica del personale della Confederazione e identificare un eventuale necessità d intervento dal punto di vista dei collaboratori. L ultima inchiesta sul personale a livello di Confederazione si è tenuta nell autunno del 2014 ed era focalizzata sull impegno e sulla disponibilità a fornire prestazioni dei collaboratori (coinvolgimento, comportamento orientato agli obiettivi). I risultati dell inchiesta sono stati sottoposti al Consiglio federale, alle unità amministrative e alle commissioni di vigilanza delle Camere federali nel mese di marzo del Nel frattempo le unità amministrative hanno analizzato nel dettaglio i risultati dell inchiesta e avviato le prime misure di ottimizzazione. L Ufficio federale del personale (UFPER) ha riassunto nel presente rapporto parte di queste misure. 2 Misure a livello di Confederazione Negli ultimi tre anni i risultati delle inchieste a livello di Confederazione hanno avuto un evoluzione quasi esclusivamente positiva: 14 dei 19 ambiti tematici presi in esame hanno subito una netta progressione e solo per uno vi è stato un peggioramento. Per quattro temi non è stato possibile eseguire un confronto negli anni. Le variazioni positive più importanti riguardano l informazione del personale, le prospettive professionali, i processi operativi e decisionali, la coesione all interno delle unità amministrative e la retribuzione. L unica ma netta evoluzione negativa evidenziata riguarda la collaborazione di gruppo. La figura più sotto mostra i punti di forza dell Amministrazione federale e i potenziali di miglioramento per quanto riguarda il comportamento orientato agli obiettivi 1 : 1 Cfr. «Rapporto di valutazione sull inchiesta 2014 concernente il personale dell Amministrazione federale», empiricon AG, /6

4 L evoluzione positiva degli ultimi anni è da ricondurre non da ultimo alle misure adottate. Come annunciato nel rapporto sulle misure consecutive all inchiesta 2011 sul personale, i risultati dell inchiesta sono confluiti nell attuazione della Strategia per il personale dell Amministrazione federale Tra le tante misure adottate vi sono ad esempio la determinazione dell obbligo di frequenza di determinati corsi di gestione, la creazione di strumenti di sostegno al perfezionamento professionale o l introduzione della gestione della salute aziendale. La necessità d intervento ravvisata nell inchiesta 2014 sul personale corrisponde ai contenuti previsti nella nuova Strategia per il personale dell Amministrazione federale Inoltre, in questi ambiti molti strumenti sono già disponibili e alcune misure sono già state attuate. Pertanto, a livello di Amministrazione federale si dovrebbe rinunciare ad altre misure autonome e piuttosto focalizzare tutta l attenzione sull attuazione della nuova strategia per il personale e sul mantenimento delle attività esistenti. Questo permette un allocazione ottimale delle risorse finanziarie e di personale limitate tenuto conto della difficile situazione finanziaria della Confederazione. La necessità d intervento rilevata nell inchiesta sul personale deve essere affrontata in particolare con i seguenti strumenti già esistenti o con i progetti previsti dalla Strategia per il personale dell Amministrazione federale (in collaborazione con i dipartimenti). Conciliabilità tra lavoro e vita privata Tutti i collaboratori possono accedere e sono a conoscenza delle possibilità offerte sulla conciliabilità tra lavoro e vita privata in modo da poterle sfruttare al meglio. Sia i quadri che i collaboratori possono essere sensibilizzati in maniera adeguata sulle molteplici offerte di formazione e di moduli (formazione obbligatoria per i dirigenti, corsi sula pianificazione della carriera). La conciliazione tra lavoro e vita privata è importante anche per fidelizzare i collaboratori («retention management»). A ciò si aggiunge l impiego di varie forme di lavoro. Una strategia per il telelavoro conterrà delle linee guida di politica del personale che concretizzano l impiego di queste possibilità. Direzione suprema Nel quadro dei seminari già esistenti per i quadri superiori, i membri della direzione dovrebbero essere sensibilizzati a temi quali la cultura aziendale e dirigenziale basata sulla fiducia, la conciliabilità tra lavoro e vita privata (anche a livello di quadri) ecc. Prospettive professionali Le molteplici prospettive professionali e le possibilità di sviluppo vengono indicate e attuate puntualmente secondo le carriere specialistiche. I corsi sulla valutazione della situazione (dall entrata fino all uscita) e della carriera dirigenziale supportano i collaboratori e i quadri nel loro sviluppo professionale. Trasferimento delle conoscenze Per promuovere lo scambio di conoscenze e di esperienze tra le unità amministrative è necessario continuare a organizzare incontri e mantenere le reti già esistenti (eventi per i quadri superiori e i quadri, forum preserali per i responsabili RU e di progetto, rete di sapere della Confederazione ecc.). Stress / carico emotivo Conformemente alla priorità nazionale della SECO «Rischi psicosociali», la gestione della salute in azienda dell Amministrazione federale per i prossimi anni poggia su tre pilastri: prevenzione, individuazione precoce e intervento. Questi pilastri riguardano la responsabilità dei collaboratori, la responsabilità dei dirigenti nei confronti del gruppo, la responsabilità dell organizzazione e i compiti dei responsabili della salute. Ai collaboratori e ai quadri vengono già offerti parecchi corsi e possibilità in materia di prevenzione dello stress. 4/6

5 In generale, la necessità d intervento si riscontra per lo più in ambito culturale. L elaborazione di principi di gestione prevista nel quadro della strategia per il personale e di una cultura dirigenziale per tutta l Amministrazione federale possono portare delle soluzioni. L ambito d intervento dei processi operativi e decisionali viene prima di tutto affrontato a livello di unità amministrativa. Questo è quanto emerge dagli esempi di misure nel capitolo seguente. 3 Misure specifiche ai singoli settori Negli ultimi quattro anni i risultati dell inchiesta a livello di unità amministrative sono evoluti in maniera diversa. Alcune unità amministrative hanno potuto migliorare costantemente i propri risultati negli anni, mentre altre hanno segnato il passo o sono peggiorate leggermente. Di regola le unità amministrative reagiscono ai risultati dell inchiesta adottando una serie di misure di ottimizzazione. Per avere una visione d insieme delle misure specifiche ai singoli settori avviate, le unità amministrative hanno sempre segnalato all UFPER le misure prioritarie tra tutte quelle adottate. Da questa raccolta emerge che circa un quarto delle unità amministrative si occupa in maniera preponderante di processi operativi e decisionali. Le corrispondenti misure mirano a semplificare e unificare i processi e a migliorare la comunicazione. Questo obiettivo deve essere raggiunto tra l altro con l introduzione di una gestione della qualità, una comunicazione trasparente (verbali e newsletter della direzione, Lunch&Learn ecc.), la documentazione e la pubblicazione dei processi in uno strumento informatico o mediante l acquisto e l utilizzo di banche dati. Più di un unità amministrativa su cinque ha come tema prioritario la gestione e per rafforzare la responsabilità in questo settore molte hanno avviato dei progetti di sviluppo specifici riguardanti la cultura al feedback, i colloqui per lo sviluppo del personale, la determinazione di obiettivi o la comunicazione in caso di processi di cambiamento. In alcune unità amministrative è in primo piano anche la direzione suprema, che grazie a una comunicazione rapida e diretta (newsletter periodiche con obiettivi e decisioni più importanti, contatto diretto con i collaboratori ecc.) dovrebbe rafforzare la comprensione reciproca ed essere più presente. Molte unità amministrative hanno come obiettivo principale l ottimizzazione dell informazione e della comunicazione. Il flusso di informazioni all interno delle loro unità deve essere migliorato mediante diverse attività: elaborazione di una strategia di comunicazione interna, regolare svolgimento di eventi informativi formali e informali (scambi con la direzione, riunioni di gruppo estese), introduzione di linee di condotta vincolanti per la posta elettronica. Alcune unità amministrative hanno pianificato o adottato delle misure di ottimizzazione nell ambito del trasferimento delle conoscenze. Non si tratta unicamente di salvaguardare il sapere in caso di pensionamento o licenziamento (ad es. monitoraggio della conoscenza), ma anche di utilizzare (al meglio) le conoscenze dei più giovani (programma di mentoring tra specialisti con esperienza e persone della generazione Y). La conciliabilità tra lavoro e vita privata è un altro tema delle misure prioritarie. In questo caso è in primo piano il miglioramento delle forme di lavoro flessibili quali il lavoro a tempo parziale, la condivisione del posto di lavoro, il telelavoro e i diversi modelli di lavoro. Le unità amministrative hanno adottato delle misure prioritarie in altri ambiti tematici solo puntualmente. 5/6

6 4 Prospettive La prossima inchiesta completa sul personale (con analisi dei risultati a livello di Confederazione, dipartimenti e unità amministrative) avrà luogo nell autunno del Nel frattempo verranno svolti brevi sondaggi strategici su un campione di persone (circa 1500 collaboratori con un analisi a livello di Confederazione) per misurare i progressi nell attuazione della strategia per il personale. I risultati saranno comunicati nel quadro del rendiconto sulla gestione del personale. 6/6

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