Motive CE il gestionale per le aziende di vendita, assistenza, noleggio carrelli elevatori

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1 Motive CE il gestionale per le aziende di vendita, assistenza, noleggio carrelli elevatori

2 INTRODUZ IIONE MotiveCE è un software studiato specificamente per la gestione delle problematiche di aziende di vendita e manutenzione di carrelli elevatori. Nasce completamente integrato con i prodotti gestionali di Edisoftware OndaiQ ed OceanoiQ di cui ne eredita le funzionalità di base e l interfaccia. Il prodotto, frutto di anni di esperienza nel settore specifico a fianco di un azienda italiana leader nel settore dei carrelli elevatori e dell intralogistica, si può suddividere in due macro aree: L officina che si avvale della gestione delle commesse, delle chiamate interventi, della fatturazione immediata o differita, delle manutenzioni programmate L area commerciale che viene gestita dal modulo Noleggi, dalla gestione dei Mezzi Nuovi e Usati riepilogata nel Cruscotto Mezzi, dal CRM di OndaiQ perfettamente integrato in Motive e dall interfaccia Web che consente di esportare i mezzi usati su una pagina del sito web a questi destinata. FUNZ IIONAL IITA Possiamo suddividere il prodotto in tre fasi operative: Tabelle di Base - Tabelle di base - Operatività (cruscotto mezzi, fatture ricevute mezzi, fatture vendita mezzi, noleggi, gestione commesse e fatturazione, gestione manutenzioni programmate) - Analisi (stampe ore lavorate dai tecnici, riepilogo documenti, generazione scadenzario manutenzioni, mezzi a noleggio, ecc..) La tabelle di base di MotiveCE sono: Anagrafica clienti con associazione dei mezzi con possibilità di inserire telaio, targa, modello, anno immatricolazione, allestimento, peso, note ecc.. Le anagrafiche e tutte le altre tabelle del gestionale sono esportabili in vari formati tra cui Excel, CSV, Word, Pdf. Anagrafica dei Tecnici di Officina. Anagrafica degli interventi di officina con possibilità di specificare gli articoli di magazzino da utilizzare per l intervento stesso. Richiamando l intervento dal documento commessa o fattura sarà possibile inserire automaticamente gli articoli.

3 Anagrafica mezzi con possibilità di inserire telaio, targa, modello, anno immatricolazione, allestimento, peso, note ecc.. Nei Operatività e Area Commerciale Bollettazione, Fatturazione e cruscotto mezzi: la gestione dei mezzi nuovi e usati permette di avere un cruscotto nel quale riassumere tutti i costi e ricavi relativi a ciascun mezzo: - Fatture acquisto - Fatture vendite - Commesse officina - Mezzi ritirati MotiveCE permette di registrare una fattura ricevuta relativa all acquisto di un mezzo nuovo o usato. E utilizzato il modulo Ciclo Passivo -> Fatture ricevute di OndaiQ. Esiste la possibilità di inserire nei dettagli delle Fatture Ricevute il mezzo che si sta acquisendo. E necessario richiamare dall anagrafica mezzi il mezzo interessato. Il browser del campo mezzi presenta tutti i mezzi. E presente un campo dove inserire il valore delle spese di trasporto da inputare all acquisto del mezzo in questione, questo permetterà di effettuare analisi commerciali più dettagliate. Per le vendite MotiveCE utilizza il modulo Ciclo Attivo -> Fatture emesse di OndaiQ. Oltre alle informazioni di base della Fattura Emessa sarà necessario richiamare dall anagrafica mezzi il mezzo interessato. Il mezzo dovrà essere inserito nelle righe del documento e sarà possibile esplodere in forma di nota i dati del mezzo e gli eventuali allestimenti. Nel Cruscotto Mezzi richiamando un mezzo avremo il riepilogo di tutto i costi sostenuti (fattura di acquisto ed eventuali commesse di officina), la lista degli eventuali mezzi ritirati e la fattura di vendita. E possibile effettuare esportazioni e stampe dei dati presenti ed è possibile aprire automaticamente il documento collegato. Oltre al Cruscotto Mezzi di riepilogo generale sono presenti altri due Cruscotti che riportano lo Stock dei mezzi nuovi e di quelli usati.

4 Cruscotto Mezzi Riepilogativo Cruscotto STOCK Mezzi Nuovi e Usati La gestione Noleggi permette di inserire e gestire un contratto di Noleggio di un mezzo o di un gruppo di mezzi. E possibile inserire le informazioni relative al cliente, alla durata del noleggio, alle modalità di pagamento e fatturazione. E presente una griglia che riporta tutte le informazioni relative ai mezzi ed il relativo prezzo per il noleggio. Una volta compilato il documento è possibile stampare il contratto o il preventivo. Al momento della conferma del contratto la tipologia di gestione mezzo viene cambiata in mezzo a noleggio e viene associato il cliente relativo. E possibile effettuare una stampa di tutti i mezzi dati a noleggio in uno specifico periodo. Il Customer Relationship Management, fino a poco tempo fa appannaggio esclusivo delle aziende di grandi dimensioni, viene oggi declinato con un attenzione alle esigenze di semplicità e flessibilità tipiche delle piccole e medie aziende.

5 Il CRM di OndaiQ si presenta sotto forma di intuitivi cruscotti che consentono di navigare agevolmente tra i dati. E possibile effettuare una profilazione delle anagrafiche leads/clienti attraverso chiavi di ricerca liberamente parametrizzabili, inserire note e gestire lo stato di avanzamento delle trattative, censire e programmare le attività, pianificare il calendario impegni dei vari operatori e gli appuntamenti degli agenti. La totale intregrazione del modulo CRM all'interno dell'applicazione garantisce la semplice navigabilità all'interno delle informazioni gestionali, con la possibilità di ripercorrere il percorso documentale, dall'offerta fino alla fatturazione e ai dati del post-vendita. Il prodotto è integrato con Outlook e consente di importare ed esportare liste e tabelle per la gestione di mailing e altre attività. Tutte le ricerche dei Leads, Contatti, Clienti sono personalizzate per il settore CE come si può evidenziare dall immagine seguente: MotiveCE è dotato, inoltre, di una semplice interfaccia che permette di inviare i mezzi usati ad una pagina web. In questo modo i vostri mezzi su web saranno sempre allineati con quelli che realmente saranno nel vostro Stock Reale. Operatività Officina La gestione dell officina si basa sulle commesse dalle quali vengono generate fatture o ricevute fiscali. La commessa è necessaria per la corretta gestione delle ore lavorate dai tecnici e degli interventi effettuati. La commessa riepiloga gli interventi a pagamento ed in garanzia che vengono effettuati sui singoli mezzi ed i ricambi utilizzati nella riparazione. Nelle righe della commessa è possibile inserire Interventi, Articoli di Magazzino e Servizi Vari. Sulle righe di tipo intervento è possibile specificare il nome del tecnico e la data del lavoro svolto, inoltre è possibile specificare se l intervento dovrà essere fatturato oppure ritenuto in garanzia. Al termine dei lavori sulla commessa è necessario specificare attraverso un flag di Commessa Chiusa se sarà possibile effettuare la fatturazione. Le fatture possono essere emesse sia in via immediata che differita. E possibile creare tipi di commessa diversi attraverso la gestione di numerazioni distinte, ad esempio è possibile avere commesse di Officina Interne ed Esterne. Anche le maschere di fatture e ricevute fiscali danno la possibilità di specificare i mezzi del cliente e gli interventi così come in commessa. E possibile effettuare commesse su un pc remoto (ad esempio su furgoni o sedi diverse) e caricare periodicamente i dati sul server centrale. Questa operazione è garantita dall utilizzo di uno specifico tool denominato import/export XML che, più in generale, consente di interfacciare l applicativo anche ad altri prodotti attraverso l utilizzo di file XML.

6 La gestione dei contratti di manutenzione consente all officina di pianificare le attività da svolgere periodicamente presso i clienti che hanno stipulato un contratto. Questa gestione risulta essere sempre più importante in una attività di assistenza di mezzi quali carrelli elevatori ed altre varie attinenti tipologie Il contratto può essere stipulato direttamente con il cliente il quale ha mezzi di proprietà o a noleggio. Il card di inserimento dei contratti riporta i seguenti dati: Informazioni generali Tipo Documento (Preventivo / contratto) Data Documento Cliente Eventuale Cliente Fittizio (se il contratto si riferisce a carrelli a noleggio) Nelle commesse di officina nel caso di noleggi i lavori vengono assegnati ad un cliente fittizio tipo : Lavori officina su CE Nuovi a Noleggio. Stato del contratto (Operativo / Terminato / Bloccato) Durata del contratto (dal mese e anno al mese e anno) Importo totale del contratto di manutenzione Percentuale Sconto Ricambi Eventuale Listino da utilizzare per i ricambi Costo Trasferta Costo Trasporto Riferimento Ordine Cliente Elenco Mezzi in manutenzione (conterrà N mezzi per ogni contratto) Telaio Targa Marca Modello Sede dove viene utilizzato il carrello (Legale o Indirizzo, Cap, Città, Provincia) Periodicità controllo manutenzione (Mensile/Bimestrale/Trimestrale..) Mesi nei quali effettuare il controllo Tipologia Manutenzione (collegata a tabella tipologie manutenzioni) Tariffa Manodopera su mezzo Iva E possibile eseguire una stampa del contratto di manutenzione oppure dell eventuale proposta. Le due tipologie di documenti seguono numerazioni differenti. In qualsiasi momento è possibile entrare nella proposta e trasformarla in contratto definitivo. All interno della commessa di officina una volta selezionato il cliente ed il mezzo è possibile visualizzare l eventuale contratto di manutenzione collegato ed è possibile specificare se si tratta di manutenzione programmata o su chiamata. A questo punto attraverso il menu apposito sul corpo della commessa, è possibile inserire nelle righe i costi relativi a Manutenzione programmata o non programmata ed eventuali costi di trasferta e trasporto del mezzo riferiti al contratto di manutenzione in essere. Se sono inseriti ulteriori articoli o manodopera saranno sempre proposti gli importi del Listino ed eventuali sconti inseriti nel contratto di manutenzione, con la possibilità di variare tutto in qualsiasi momento.

7 Analisi E possibile effettuare vari report di analisi, i più importanti sono: - Analisi Articoli Servizi su commesse Riporta tuti gli articoli ed i servizi / Interventi effettuati nel periodo riportando le totalizzazioni sull imponibile. - Riepilogo ore tecnici Riporta le ore lavorate dal tecnico sulle commesse all interno di un periodo specificato con la possibilità di esaminare anche il cliente specifico. - Generazione di uno scadenzario delle manutenzioni Sarà predisposta una stampa che alla richiesta di visualizzare tutte le manutenzioni da eseguire in un determinato periodo riporterà il cliente, i dati del mezzo e la tipologia di manutenzione da effettuare.

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