Funzioni per Responsabili TM

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1 Funzioni per Responsabili TM Introduzione I responsabili Gestione presenze / Time management hanno a disposizione le funzioni per la verifica e il controllo dei dipendenti loro assegnati e per l autorizzazione alla liquidazione delle competenze accessorie maturate. Per utilizzare i servizi è necessario accedere all area riservata del portale inserendo il proprio codice fiscale e la password o utilizzando, se disponibile, la propria Carta Nazionale dei Servizi (CNS). Selezionando la voce Gestione presenze tra gli Strumenti di lavoro, si accede alle funzioni dal menu Presenze/Assenze. Pagina 1 di 9

2 Attività giornaliere Le funzioni fruibili dal menù Presenze/Assenze, che possono essere utilizzate giornalmente, sono le seguenti: 1. Cruscotto per approvazione richieste self-service 2. Situazione presenti/assenti 1. Cruscotto per approvazione richieste self-service La funzione consente al responsabile di approvare o rifiutare le richieste di assenza inserite dal dipendente mediante le funzioni Self-service. Per accedere alla funzione selezionare Presenze/assenze > Attività di Verifica > Cruscotto per approvazione richieste self-service. Le assenze approvabili dal responsabile sono ferie e festività soppresse, ovvero, le richieste che il dipendente può immettere nel sistema tramite le funzionalità self-service. Una volta selezionata la funzione, il responsabile visualizza le richieste di assenza inserite dai dipendenti che risultano in attesa di approvazione (assenze in stato Inserita ). Come si vede in figura, ogni richiesta di assenza riporta il nominativo del dipendente, la data di inserimento della richiesta, il periodo (con indicazione della data di inizio e fine), lo stato della richiesta e la causale dell assenza inserita. Pagina 2 di 9

3 Il responsabile, inoltre, può filtrare le assenze da lavorare sulla base di alcuni parametri di ricerca, come: la data di inserimento della richiesta, il nominativo del dipendente, il periodo di assenza richiesto, la tipologia e la causale di assenza. In particolare, se il responsabile vuole filtrare le richieste in base al nominativo del dipendente, tramite l icona con la lente di ingrandimento può accedere alla maschera Ricerca persona. Come si vede nella successiva figura si può limitare la ricerca alle sole richieste da approvare; sarà dunque possibile selezionare le richieste, cliccando sul check-box situato a lato dell intestazione Nominativo, in modo da approvarle tutte contemporaneamente. Nel caso in cui si vogliano visualizzare le eventuali note inserite dal richiedente o inserire eventuali commenti o motivazioni si deve selezionare la singola richiesta mediante l icona Dettaglio ; in questo caso è poi possibile approvare o rifiutare la richiesta selezionata. Pagina 3 di 9

4 2. Situazione presenti/assenti La funzione consente al responsabile di verificare, a una determinata data e ora, quali sono i dipendenti presenti in sede e quali risultano assenti. Si accede alla funzione selezionando Presenze/assenze > Report > Situazione presenti/assenti. La maschera iniziale consente di selezionare i parametri di ricerca: un singolo dipendente, l Unità Organizzativa (con le eventuali U.O. sottoposte), la data e l ora di timbratura e i dipendenti da selezionare (Assenti, Presenti e Tutti). Nel caso in cui l unità organizzativa non venga specificata, il sistema mostrerà in automatico tutti i dipendenti del responsabile che sta eseguendo il report. Dopo l inserimento delle informazioni richieste, il Responsabile deve selezionare il pulsante Avvia Stampa per avviare l elaborazione. Lanciando un report sullo stesso giorno, il sistema potrebbe restituire dati incompleti a causa della frequenza di caricamento delle timbrature (upload automatico o manuale). Attività mensili Le funzioni fruibili dal menu Gestione Mensile, sono le seguenti: 1. Cruscotto mensile 2. Stato mesi per U.O. e dipendenti 3. Riepilogo straordinari e assenze 4. Straordinari annuali per ufficio 1. Cruscotto mensile La funzione consente al Responsabile di monitorare e validare i dati riepilogativi mensili allo scopo di permettere la liquidazione, da parte del servizio economico, degli Straordinari e delle Indennità, l applicazione delle riduzioni per Permessi non recuperati e la determinazione dell imponibile Buoni pasto. Si accede alla funzione selezionando Gestione Mensile > Attività mensili > Cruscotto mensile. Pagina 4 di 9

5 Una volta attivata la funzione, si presenta la pagina che consente di indicare i parametri di selezione: unità organizzativa, anno e mese, stato del mese (il dirigente può operare solo nel caso in cui il mese di riferimento non si trovi nello stato Consolidato ). Se non si specifica il mese di riferimento, viene riportata la situazione di tutti i mesi dell anno selezionato. Il cruscotto visualizza i dati di tutti gli uffici su cui il responsabile può operare, indicando per ogni ufficio lo stato del mese (lo stato del mese è indicato solo nel caso in cui tutto il personale risulti nel medesimo stato - per esempio se per tutto il personale il mese risulta Da validare lo stato visualizzato per l ufficio sarà Da validare ). Nel caso in cui gli stati dei singoli dipendenti non siano omogenei, lo stato dell Ufficio non sarà indicato. Se viene visualizzato lo stato del mese, il Responsabile TM può eseguire le operazioni di competenza sull'intero ufficio cliccando sui tasti presenti nella maschera: Apri mese: permette di impostare lo stato del mese ad Aperto: operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Validato o Da validare ; Pagina 5 di 9

6 Valida mese: permette di impostare lo stato del mese a Validato : operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Da validare ; Richiedi validazione: permette di impostare lo stato del mese a Da validare : operazione consentita solo se il mese non è consolidato e lo stato del mese è Validato ; Richiedi modifica stato mese: permette di inviare una mail all'ufficio giuridico quando il Responsabile ha la necessità di operare su mesi che risultano nello stato Consolidato. Nel caso in cui non sia possibile operare sull intero mese o si abbia la necessità di visionare e/o operare a livello di singolo dipendente, il Responsabile può scegliere il mese e mediante il tasto Selezione, accedere alla pagina di dettaglio. In questa pagina sono presenti cinque sezioni: Elenco Personale: visualizza l elenco dei nominativi e lo stato del mese del singolo dipendente (vedi immagine precedente). Straordinari: visualizza per ogni dipendente il dettaglio delle ore di straordinario. Buoni pasto: visualizza per ogni dipendente il dettaglio il numero di Buoni pasto maturati nel mese. Indennità: visualizza per ogni dipendente il dettaglio relativo alle Indennità poste in liquidazione. Permessi non recuperati: visualizza per ogni dipendente il dettaglio delle informazioni relative alle assenze non recuperate nel mese e per le quali è necessario effettuare una trattenuta sullo stipendio. Pagina 6 di 9

7 In particolare la sezione Straordinari visualizza la tipologia delle ore di straordinario, le ore di straordinario poste in liquidazione e consente al responsabile di attribuire le ore che il dipendente ha svolto presso un altro Ufficio.. Per attribuire le ore di straordinario prestate dal dipendente a un altro ufficio, si seleziona la persona di interesse e si preme il pulsante Modifica. Il sistema visualizza la maschera Distribuzione ore straordinario nella quale è possibile indicare il numero di ore da attribuire all ufficio indicato. Il sistema effettua i seguenti controlli: 1) Controllo delle ore di straordinario effettuate presso l'ufficio di assegnazione: Se per l'ufficio e per il mese è stato impostato il controllo sul numero massimo di ore liquidabile (per persona), il numero di ore di straordinario da validare di ogni singola persona non deve superare tale limite altrimenti il mese non può essere validato. Qualora tale limite Pagina 7 di 9

8 venga superato il mese non può essere validato e il sistema invia il messaggio Ore non disponibili per la validazione del mese di questa persona. Se per l'ufficio e per il mese è stato impostato il controllo del monte ore, il monte ore definito per l'ufficio non deve essere maggiore della somma delle ore di straordinario da validare della persona e delle ore di straordinario già validate per le persone dello stesso ufficio. Qualora tale limite venga superato il mese non può essere validato e il sistema invia il messaggio Ore non disponibili per la validazione del mese di questa UO. 2) Controllo delle ore di straordinario effettuate presso un ufficio diverso da quello di assegnazione: Lo stesso controllo viene effettuato sul monte ore dell ufficio secondario. 2. Stato mesi per U.O. e dipendenti La funzione consente di produrre un report riepilogativo dello stato dei mesi dei dipendenti appartenenti a una determinata Unità Organizzativa. Si accede alla funzione selezionando Gestione Mensile > Report > Stato mesi per U.O. e dipendenti. Una volta attivata la funzione si presenta la maschera che consente di indicare i parametri di selezione (Unità Organizzativa UO sottoposte Anno Mese di inizio e fine Stato del mese Consolidato). Dopo l inserimento delle informazioni richieste, il dirigente seleziona il pulsante Avvia Stampa per avviare l elaborazione. 3. Riepilogo straordinari e assenze La funzione consente di produrre un report riepilogativo degli straordinari e delle assenze riferiti ad ogni singolo dipendente. Si accede alla funzione selezionando Gestione Mensile > Report > Riepilogo straordinari e assenze. Pagina 8 di 9

9 Una volta attivata la funzione si presenta la maschera che consente di indicare i parametri di selezione (Unità organizzativa Anno di riferimento Periodi di competenza). Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. 4. Straordinari annuali per ufficio La funzione consente di produrre una report riepilogativo degli straordinari effettuati nel corso di anno dai dipendenti di una determinata Unità organizzativa. Si accede alla funzione selezionando Gestione Mensile > Report > Straordinari > Straordinari annuali per ufficio. Una volta attivata la funzione si presenta la maschera che consente di definire i parametri di selezione (Anno Stato del mese Unità organizzativa UO sottoposte Centrale / Periferico). Dopo l inserimento delle informazioni richieste, l utente seleziona il pulsante Avvia stampa per avviare la stampa. Pagina 9 di 9

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