FATTURAZIONE ELETTRONICA: IL NUOVO ADEMPIMENTO E LE SOLUZIONI OPERATIVE

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1 Thiene, 10 ottobre 2018 FATTURAZIONE ELETTRONICA: IL NUOVO ADEMPIMENTO E LE SOLUZIONI OPERATIVE Indice Il nuovo obbligo di fatturazione elettronica... 2 Ambito soggettivo e oggettivo... 2 Composizione della fattura elettronica... 3 L imposta di bollo virtuale... 4 Indirizzo telematico per il recapito della fattura... 4 Il QR Code... 5 La firma elettronica... 5 Data di emissione e di ricezione della fattura elettronica... 5 La gestione dello scarto della fattura elettronica... 6 La registrazione della fattura elettronica: creazione di appositi sezionali... 6 La conservazione delle fatture elettroniche

2 Il nuovo obbligo di fatturazione elettronica Il 1 gennaio 2019 entrerà in vigore l obbligo di emissione della fattura elettronica verso tutti i clienti residenti o stabiliti in Italia. La fattura elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture che elimina il supporto cartaceo. Le fatture saranno emesse in formato XML e saranno trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI) che provvederà all effettuazione dei controlli e all invio del documento al cliente. La fatturazione elettronica va intesa come uno strumento di processo, in grado di assicurare agli operatori notevoli ed indubbi vantaggi per la gestione dell intero ciclo dell ordine attivo e passivo, in una prospettiva di dematerializzazione dei processi aziendali. Inoltre, rappresenta una modalità per l Amministrazione finanziaria, grazie all acquisizione in tempo reale delle informazioni contenute nelle fatture emesse e ricevute, di effettuate controlli tempestivi ed automatici in ambito Iva. Ambito soggettivo e oggettivo Sono obbligati all emissione della fattura elettronica dal 1 gennaio 2019 tutti i soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia che cedono beni o prestazioni di servizi ad altri soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia. La fattura elettronica sarà inoltre obbligatoria nei confronti del consumatore finale, nel caso in cui quest ultimo richieda l emissione della fattura in luogo della ricevuta fiscale o scontrino. Sono esonerati dall obbligo di emissione della fattura elettronica: i contribuenti minimi e forfettari; i produttori agricoli che nell anno precedenti hanno realizzato un volume d affari non superiore a euro. Si precisa che i soggetti esonerati dall emissione della fattura elettronica dovranno comunque gestire il ciclo passivo delle fatture elettroniche ricevute. Sono escluse dal processo di fatturazione elettronica le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate o ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato. 2

3 Composizione della fattura elettronica Occorre innanzitutto precisare che per creare una fattura elettronica è indispensabile essere in possesso di un PC o di altri strumenti (tablet, smartphone) dotati di apposito software. Per redigere la fattura elettronica è necessario, infatti, utilizzare appositi programmi che permettono di formare il file XML indicando i seguenti dati previsti dal D.p.r. 633/1972: - data di emissione - numero progressivo della fattura; - dati identificativi del cedente/prestatore; - dati identificativi del cessionario/committente; - natura, quantità, corrispettivo ed eventuali sconti praticati per la cessione del bene o per la prestazione del servizio; - corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile; - aliquota, ammontare dell imposta e dell imponibile arrotondato al centesimo di euro; - annotazione che la fattura è emessa per conto del cedente/prestatore, dal cessionario/committente o da un terzo. Il documento dovrà riportare anche la tipologia dello stesso. I valori ammessi sono: TD01 Fattura TD02 Acconto/Anticipo su fattura TD03 Acconto/Anticipo su parcella TD04 Nota di Credito TD05 Nota di Debito TD06 Parcella TD20 Autofattura Inoltre, in presenza di operazioni che non rientrano tra quelle imponibili o nei casi di inversione contabile, deve essere indicato il codice natura in luogo del codice Iva, ovverosia: N1 operazioni escluse art. 15; N2 operazioni non soggette/fuori campo Iva; N3 operazioni non imponibili; N4 operazioni esenti (art. 10); N5 regime del margine; N6 inversione contabile; N7 Iva assolta in altro stato Ue 3

4 L imposta di bollo virtuale Qualora la fattura elettronica sia soggetta ad imposta di bollo, la stessa deve essere assolta ai sensi del D.M. 17 giugno 2014: la fattura elettronica conterrà l indicazione Imposta di bollo assolta in modo virtuale e il pagamento della stessa dovrà essere cumulativo annuale, entro il 30 aprile dell anno successivo, a mezzo F24. Non è necessaria alcuna autorizzazione preventiva da richiedere all Agenzia delle Entrate. Indirizzo telematico per il recapito della fattura L indirizzo telematico cui recapitare le fatture in formato elettronico deve essere distinto per soggetto: 1. nel caso di fatturazione alla PA, è il codice univoco; 2. nel caso di fatturazione tra imprese (B2B) è alternativamente: - posta elettronica certificata ( PEC ); - codice destinatario. 3. nel caso di fatturazione a consumatore finale, il soggetto emittente potrà inserire il codice convenzionale (sette zeri). Fatturazione P.A. Codice univoco specifico per ogni Ente pubblico Codice univoco specifico per ogni Ente Pubblico Codice destinatario Formato da 7 caratteri alfanumerici Indirizzo telematico Fatturazione B2B Indirizzo PEC Fatturazione B2C Codice convenzionale La comunicazione dell indirizzo telematico da parte del cliente può avvenire secondo due modalità: - in modo informale, a mezzo mail ecc.; - utilizzando il Servizio di registrazione all interno dell area riservata del sito Fatture e corrispettivi. Lo SdI darà priorità all indirizzo telematico comunicato con il servizio di registrazione sopracitato. 4

5 La registrazione dell indirizzo all interno del sito fatture e corrispettivi può avvenire anche dall intermediario (lo Studio) mediante apposita delega. Il QR-Code Per agevolare l automazione dei processi, l Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti un codice a barre bidimensionale, cd. QR-Code, da mostrare al fornitore tramite smartphone, tablet o su carta. Nel QR-Code sono memorizzati i dati anagrafici Iva del cessionario/committente e il codice destinatario o indirizzo PEC eventualmente registrato nel sito fatture e corrispettivi. Il QR-Code può essere scaricato collegandosi all area riservata dell Agenzia delle Entrate con apposite credenziali (Fisconline/Entratel, Cns o Spid), accedendo al cassetto fiscale della società. La firma elettronica La firma del file fattura è obbligatoria per le fatture elettroniche P.A., mentre non lo è per le fatture elettroniche B2B e B2C. Tuttavia, una fattura firmata presenta maggiori garanzie in alcune ipotesi, come ad esempio in caso di azioni esecutive o di contestazioni. Per apporre la firma è necessario essere in possesso del dispositivo di firma e della smartcard. Nel caso in cui non se ne sia in possesso, si consiglia di procedere alla richiesta. Si informa che il nostro Studio è abilitato all emissione della firma digitale con dispositivo Token (chiave Usb). Data di emissione e di ricezione della fattura elettronica La data di emissione della fattura elettronica è quella indicata nel file XML trasmesso allo SdI. Non rileva, quindi, per il soggetto emittente, la data di trasmissione allo SdI; è evidente che la data di trasmissione non può essere precedente alla data del documento. Restano validi i termini di emissione della fattura di cui all art. 21 D.p.r. 633/72, ovvero al momento di effettuazione dell operazione/esigibilità dell imposta, e in particolare: - contestualmente alla cessione del bene; 5

6 - al momento del pagamento per le prestazioni di servizi. Conseguentemente, la fattura elettronica immediata deve essere emessa allo SdI entro le ore 24 del giorno di emissione. La fattura elettronica differita può invece essere emessa al più tardi entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell operazione, facendo però confluire l Iva a debito nella liquidazione del mese di effettuazione dell operazione. La data di ricezione della fattura elettronica determina il momento rilevante ai fini della registrazione contabile e della detrazione dell IVA: non sarà possibile registrare una fattura elettronica con data anteriore a quella indicata nella ricevuta di consegna. La gestione dello scarto della fattura elettronica Lo SdI, una volta ricevuta la fattura in formato XML, effettua gli opportuni controlli; in caso di mancato superamento di dette verifica, viene recapitato, entro 5 giorni dalla trasmissione, un messaggio di scarto del file. In caso di scarto, la fattura elettronica si considera non emessa. E possibile porre rimedio allo scarto inviando entro 5 giorni dalla comunicazione una nuova fattura corretta. Con la circolare 13/E/2018 l Agenzia delle Entrate ha chiarito che una fattura elettronica precedentemente scartata dallo SdI va preferibilmente riemessa con la data e il numero del documento originario. La registrazione della fattura elettronica: creazione di appositi sezionali Con la Circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, l Agenzia delle Entrate è intervenuta a commento del D.M. 23 gennaio 2004 per definire le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici. Nel documento viene affermato che, nel caso in cui il contribuente intenda conservare elettronicamente le sole fatture elettroniche, potrà conservare nelle modalità tradizionali le fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in apposito registro sezionale. Alla luce di quanto sopra e per gestire in modo più ordinato i registri Iva, si consiglia di registrare le fatture elettroniche attive e passive in appositi sezionali (Registro fatture di vendita 6

7 elettroniche e Registro fatture di acquisto elettroniche). La numerazione delle fatture di vendita elettroniche potrà essere ad esempio 1/E o 1/EL. La conservazione delle fatture elettroniche Per le fatture elettroniche attive e passive vige l obbligo di conservazione digitale, non essendo ammessa la conservazione di copia cartacea delle stesse. Ai sensi dell art. 2, comma 2, Decreto 17 giugno 2014, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono presentare le caratteristiche dell immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Il documento è integro se completo e inalterato; autentico se garantisce di essere chi dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche; leggibile se è fruibile durante tutto il ciclo di gestione dello stesso. I file di fatture elettroniche B2B e B2C saranno archiviati in formato XML. L Agenzia delle Entrate ha ammesso la possibilità di conservare le fatture elettroniche anche in formato pdf, jpg e txt. La conservazione dei documenti deve essere effettuata entro tre mesi dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi per l anno di riferimento, quindi per un contribuente con periodo di imposta solare, il termine scade il 31 gennaio del secondo anno successivo a quello di emissione del documento (ad esempio, una fattura di vendita datata 31 gennaio 2019 dovrà essere conservata elettronicamente entro il 31 gennaio 2021). Inoltre, le fatture elettroniche dovranno essere conservate digitalmente per almeno 10 anni, così come disposto dal Codice Civile. La conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata: - direttamente dal contribuente; - dal soggetto depositario delle scritture contabili; - da un soggetto terzo. Un ruolo fondamentale nel processo di conservazione elettronica è rivestito dal riferimento temporale opponibile ai terzi e della sottoscrizione del documento. Per riferimento temporale si intende una marca temporale che associa al documento (o ad una serie di documenti) la data e l ora; la sottoscrizione elettronica si realizza invece con l apposizione sul documento della firma elettronica qualificata o digitale. Cordiali Saluti 7 Metha Studio Associato