Centostazioni: la piattaforma aziendale per Document e Business Process Management

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Beatrice Serra
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Centostazioni: la piattaforma aziendale per Document e Business Process Management Lucio Mario Chezzi Responsabile Direzione Sistemi Informativi Centostazioni Gruppo Ferrovie dello Stato La gestione

1 Centostazioni: la piattaforma aziendale per Document e Business Process Management Lucio Mario Chezzi Responsabile Direzione Sistemi Informativi Centostazioni Gruppo Ferrovie dello Stato La gestione documentale come piattaforma per la strategia del BPM e protocollo aziendale Punto di Partenza Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione documentale informatizzata a impatto zero Consolidamento della piattaforma ed evoluzione dell uso

Centostazioni Centostazioni è la società costituita da Ferrovie dello Stato e Archimede 1, compagine societaria privata (Save, Manutencoop,

Asset: 103 Stazioni frequentate ogni anno da 500 milioni di persone.

Mission RIQUALIFICARE 103 stazioni in Italia Razionalizzazione delle superfici Ottimizzazione dei flussi utenti Progettazione innovativa interni

opportunità Valorizzazione degli Asset Gestione efficace del patrimonio di business Ampliamento superfici commerciali e commerciale servizi

2 Centostazioni Centostazioni è la società costituita da Ferrovie dello Stato e Archimede 1, compagine societaria privata (Save, Manutencoop, Banco Popolare) responsabile del complessivo piano strategico, industriale e commerciale. Asset: 103 Stazioni frequentate ogni anno da 500 milioni di persone. 500 mila metri quadri di spazi dedicati ai servizi, al tempo libero e allo shopping. Mission RIQUALIFICARE 103 stazioni in Italia Razionalizzazione delle superfici Ottimizzazione dei flussi utenti Progettazione innovativa interni Uso e selezione di materiali pregiati VALORIZZARE GESTIRE sviluppando Ricerche di Geo marketing Sviluppo orientato al target in stazione opportunità Valorizzazione degli Asset Gestione efficace del patrimonio di business Ampliamento superfici commerciali e commerciale servizi Incremento spazi pubblicitari per la Gestione innovativa delle Facility agli immobili (Global Service) soddisfazione Controllo degli obiettivi gestionali Miglioramento dei risultati operativi ed dei clienti economici Gestione ottimale dei dati attraverso un 34 Stazioni riqualificate, 20 Cantieri attivi, sistema 25 informativo Cantieri integrato avvio

3 Punto di Partenza Sistema informatico integrato per la gestione delle locazioni e dei servizi nelle Stazioni Office in Centostazioni t i è lo strumento principale per la gestione di dati e processi quotidiani. Il 95% delle postazioni di lavoro sono dedicate ad office. Struttura della DSI Completo outsourcing, professionalità non prettamente operative, concentrate sul controllo dei processi e sulla progettazione degli sviluppi informatici. Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione documentale informatizzata a impatto zero Evoluzione 1: i dati centralizzati Documenti su Storage Sin dallo start up dell azienda dati e applicazioni risiedono in ambienti separati: server e pc sono dedicati solo alle applicazioni; Abitudine a mantenere dati su cartelle direzionali condivise, a non usare il proprio PC come base per il deposito di dati aziendali. Uso di Intranet come crocevia di informazioni e applicazioni Concettualizzazione di un unico cruscotto elementare al quale riferire: applicazioni, notizie utili, manuali per l uso e procedure aziendali.

4 Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione documentale informatizzata a impatto zero Evoluzione 2: i dati organizzati (1/2) Acquisizione ione della piattaforma software Perché Share Point? Costi del tutto trascurabili; Nessuna necessità di specifica formazione per personale ICT e personale aziendale per l uso del front end; Nessun impatto sulla modalità ordinaria del lavoro quotidiano; Sicurezze e profilazioni facili e veloci da applicare. Formazione Nei corsi per la privacy sono stati presentati alcuni concetti di collaborazione : meno per la composizione dei documenti; avvisi; versioning dei documenti; Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione documentale informatizzata a impatto zero Evoluzione 2: i dati organizzati (2/2) Strategie per la divulgazione degli ambienti della gestione documentale Siti direzionali; Aree direzionali per divulgazione dati e informazioni di interesse comune; Gestione delle aree demandate a personale diverso da quello ICT;

Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione

documento digitale Alcune direzioni iniziano a condividere documenti importanti tramite

Forum degli utenti Palmare Self service per il servizio di configurazione; Scambio di

6 Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione documentale informatizzata a impatto zero Evoluzione 3: i dati a portata di mano Il documento digitale Alcune direzioni iniziano a condividere documenti importanti tramite il portale. Forum degli utenti Palmare Self service per il servizio di configurazione; Scambio di idee e programmi utili. Motore di ricerca Fruizione i i facile e immediata dei documenti e delle informazioni; Comunicazione, condivisione, trasparenza Esempio di gestione dei progetti ICT

Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione documentale informatizzata a impatto zero Evoluzione 4: dalla conoscenza alla

- Raccogliere dati utili per la gestione centralizzata delle penali - poter coinvolgere il minor numero di dipendenti per la raccolta e l elaborazione dei dati

7 Strategie per l evoluzione verso la condivisione della conoscenza e la gestione documentale informatizzata a impatto zero Evoluzione 4: dalla conoscenza alla elaborazione dati L esperienza dei controlli sulle stazioni - Verificare quotidianamente lo stato della pulizia e del decoro nei bagni pubblici. - Raccogliere dati utili per la gestione centralizzata delle penali - poter coinvolgere il minor numero di dipendenti per la raccolta e l elaborazione dei dati Estensione del concetto di Excel condiviso Il front end office like ha permesso di passare su share point la maggior parte dei fogli excel utilizzati da alcune direzioni per gestire processi e dati condivisi.

9 Inserimento in protocollo? interessata? Doc. da protocollare? interessata? Consolidamento della piattaforma ed evoluzione dell uso Gestione del protocollo Share Point come Repository dei dati e Work Flow per la distribuzione dei documenti Arrivo locale del documento Arrivo documento in Segreteria SGR LEGENDA SGR = Segreteria = Direzione/ B.U. AD = Amministratore Delegato No Si No SGR Si Inserimento in protocollo generale SGR Consegna diretta a SGR Gestione locale Copia e distribuzione SGR Arrivo copia documento 1 No No 1 Si Arrivo copia documento x x Si Arrivo documento AD Esame documento AD FINE Note? No Si AD Comunicazioni, distribuzioni ed elaborazioni Archiviazione interessate FINE Consolidamento della piattaforma ed evoluzione dell uso Il BPM per processi anche semplici Necessità Semplificazione della catena decisionale; Riduzione uso anomalo delle . Soluzione Applicazione basata sull utilizzo di Share Point pp come repository dei dati e motore di WF; in grado di integrarsi con gli strumenti office; che non richieda l ausilio di professionalità specializzate nel disegno dei processi;

Consolidamento della piattaforma ed evoluzione dell uso L

automation hanno permesso di sviluppare un applicazione leggera,

Conclusioni L azienda utilizza oggi un portale molto evoluto, a

alcuna rivisitazione dei processi, alcun re-indirizzamento d uso

specifica delle risorse umane Il budget dedicato sin ora al

10 Consolidamento della piattaforma ed evoluzione dell uso L integrazione tra Josh, Share Point e gli strumenti di office automation hanno permesso di sviluppare un applicazione leggera, facile in grado di generare workflow anche elaborati. Conclusioni L azienda utilizza oggi un portale molto evoluto, a forte contenuto informativo e di knowledgement Non ha subito alcuna rivisitazione dei processi, alcun re-indirizzamento d uso di applicazioni software, né reso necessaria alcuna formazione specifica delle risorse umane Il budget dedicato sin ora al progetto è stato del tutto trascurabile (meno del 3% dell impegno annuo per le licenze Microsoft)

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