La Procedura di Omologazione del Prodotto (OP) per la Posta Massiva

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1 La Procedura di Omologazione del Prodotto (OP) per la Posta Massiva Omologazione del prodotto Per accedere alla procedura di omologazione, e quindi verificare che i propri invii siano conformi agli standard che li rendono meccanizzabili, è sufficiente sottoporre al Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane un campione del prodotto che verrà verificato e sottoposto ai test necessari. Il Centro, in caso di esito positivo, passa alle fasi successive: - rilascia al cliente l approvazione necessaria per immettere gli invii nel processo di produzione postale - rende disponibile l immagine del prodotto a tutti i centri postali di competenza - suggerisce eventuali modifiche da apportare al prodotto per un ulteriore prova, qualora il prodotto non sia conforme agli standard. I clienti che sottopongono i loro invii al processo di omologazione hanno la possibilità di accedere alle condizioni tariffarie più vantaggiose previste dal decreto; questo perché la corrispondenza meccanizzabile permette a Poste Italiane di sfruttare al massimo le potenzialità degli impianti di smistamento automatico della corrispondenza. Le aziende devono sottoporre la corrispondenza alla Procedura di Omologazione Prodotto (OP) presso il Centro Omologazione Prodotto (COP) che ne verifica il rispetto degli standard definiti da Poste Italiane. La procedura OP I clienti che sottopongono gli invii al processo di omologazione possono accedere alle favorevoli condizioni tariffarie previste dal decreto. L omologazione si riferisce al singolo cliente speditore, sia esso il cliente mittente o intermediario che mette insieme le spedizioni di più clienti. Gli intermediari devono omologare la linea di prodotto (insieme degli invii aventi stessa busta, stessa composizione dell indirizzo anche se i mittenti sono diversi, stesso livello di qualità e correttezza delle informazioni contenute nel blocco indirizzo) e non il singolo cliente. Sono previste due modalità di omologazione in relazione al volume di corrispondenza da spedire: una procedura semplificata per quantitativi inferiori ai pezzi annui (omologazione di TIPO A che non prevede Test Macchina) una procedura ordinaria per quantitativi superiori ai pezzi annui (omologazione di TIPO B che prevede Test Macchina) Omologazione di TIPO A Per attivare il Processo di Omologazione del Prodotto nel caso di invii inferiori a pezzi annui, è necessario presentare al Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane: Un modello di richiesta Omologazione del Prodotto (Modello OP) 1

2 Un immagine del prodotto (file in formato pdf o jpg dell invio finito completo di indirizzo) per la verifica del rispetto degli standard di prodotto definiti da Poste Italiane per il Servizio di Posta Massiva. In questa fase verranno analizzate dimensioni, colore e composizione complessiva dell invio, posizionamento dei vari blocchi di informazioni presenti sulla busta, composizione dell indirizzo e font utilizzati Effettuate le verifiche, se l esito è positivo, verrà rilasciata l Omologazione e il relativo Numero di Omologazione che saranno validi per un anno a decorrere dalla data di rilascio e che quindi dovranno essere rinnovati al termine della scadenza. In caso contrario, vi verranno segnalate le anomalie riscontrate e le indicazioni necessarie alla risoluzione per la presentazione di una nuova immagine campione aggiornata che sarà sottoposta nuovamente a verifica. Ottenuta l Omologazione del Prodotto e stampato il Numero di Omologazione sul prodotto, potete procedere al corretto allestimento e all impostazione del prodotto Omologato presso i Centri di Poste Italiane. Poste Italiane, in fase di accettazione e lavorazione del prodotto, eseguirà controlli e monitoraggi a campione per verificare che il prodotto Omologato con procedura semplificata sia effettivamente trattabile sulle linee di smistamento (non generi ingorghi o scarti di lavorazione); inoltre, il controllo deve assicurare che la leggibilità dei dati da parte dei sistemi a lettura ottica sia uguale o superiore al 90% in fase di smistamento in arrivo per Uffici di Recapito e Portalettere. In caso di anomalie riscontrate in fase di produzione, Poste Italiane vi contatterà per aiutarvi a trovare la soluzione ottimale. Se dopo 60 giorni dalla prima comunicazione le criticità segnalate non verranno da voi risolte, è facoltà di Poste Italiane procedere alla revoca dell omologazione precedentemente rilasciata, con l obbligo da parte vostra, se vorrete conservare l agevolazione tariffaria del Servizio Posta Massiva, di riavviare il processo di richiesta dell Omologazione per le future spedizioni. Omologazione di TIPO B Per attivare il Processo di Omologazione del Prodotto nel caso di invii superiori a pezzi annui, è necessario presentare al Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane: Un modello di richiesta Omologazione del Prodotto (Modello OP) Un immagine del prodotto (file in formato pdf o jpg) per la verifica preventiva del lay-out Una campionatura di almeno 100 pezzi realizzata presso la vostra sede e secondo le specifiche richieste da Poste Italiane Al termine del processo, se l esito dei test di meccanizzabilità eseguiti sul campione di prodotto è positivo, verrà rilasciata l Omologazione e il relativo Numero di Omologazione che saranno validi per un anno a decorrere dalla data di rilascio e che quindi dovranno essere rinnovati al termine della scadenza. Ottenuta l Omologazione del Prodotto e stampato il Numero di Omologazione sul prodotto, potete procedere al corretto allestimento e all impostazione del prodotto Omologato presso i Centri di Poste Italiane. 2

3 Poste Italiane, in fase di accettazione e lavorazione del prodotto, eseguirà controlli e monitoraggi a campione per verificare che il prodotto omologato sia effettivamente trattabile sulle linee di smistamento (non generi ingorghi o scarti di lavorazione); inoltre, il controllo deve assicurare che la leggibilità dei dati da parte dei sistemi a lettura ottica sia uguale o superiore al 90% in fase di smistamento in arrivo per Uffici di Recapito e Portalettere. In caso di anomalie riscontrate in fase di produzione, Poste Italiane vi contatterà per aiutarvi a trovare la soluzione ottimale. Se dopo 60 giorni dalla prima comunicazione le criticità segnalate non verranno da voi risolte, è facoltà di Poste Italiane procedere alla revoca dell omologazione precedentemente rilasciata, con l obbligo da parte vostra, se vorrete conservare l agevolazione tariffaria del Servizio Posta Massiva, di riavviare il processo di richiesta dell Omologazione per le future spedizioni. Al termine del processo di Omologazione sia di Tipo A sia di Tipo B, verrà rilasciata l Omologazione ed il relativo Numero di Omologazione che saranno validi per un anno a decorrere dalla data di rilascio. Rinnovo delle Omologazioni di Tipo A e di TIPO B Il cliente che intenda ancora accedere, per lo stesso prodotto, alle tariffe di Posta Massiva omologata, alla scadenza dovrà procedere al rinnovo presentando, al Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane, la seguente documentazione: Un modello di richiesta Omologazione del Prodotto (Modello OP) integrato con la dichiarazione che per le successive spedizioni il prodotto manterrà le stesse caratteristiche di quello precedentemente omologato Un immagine del prodotto (file in formato pdf o jpg) per la verifica preventiva del lay-out La procedura Omologazione Prodotto (OP) può essere richiesta per: Omologare il Prodotto e accedere alle condizioni offerte dal servizio Posta Massiva Rinnovare un Omologazione scaduta Rinnovare un Omologazione revocata L indirizzo del Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane è: POSTE ITALIANE S.p.A. CENTRO OMOLOGAZIONE PRODOTTO VIALE EUROPA ROMA RM infocat@posteitaliane.it Tel (lunedì-venerdì ore ) Fax

4 Le fasi della procedura OP La procedura che porta all Omologazione della vostra corrispondenza, sia per l Omologazione di TIPO A sia per l omologazione di TIPO B, si articola in 5 fasi principali, che illustriamo di seguito: Fase 1: Assistenza alla preparazione della richiesta di omologazione Il Responsabile Commerciale di Poste Italiane, all atto della richiesta di Omologazione per l accesso al servizio Posta Massiva, vi fornirà gli standard di prodotto della Posta Massiva Omologata; vi illustrerà tutte le fasi della procedura OP e vi consegnerà il Modello OP per inoltrare la richiesta di Omologazione per i vostri prodotti. Fase 2: Elaborazione e invio della richiesta di Omologazione Ottenute dal Responsabile Commerciale tutte le specifiche e gli Standard per la Posta Massiva Omologata, elaborate la grafica (lay out) dell invio e predisponete il file in modo da ottenere un immagine in formato pdf o jpg del prodotto da omologare. Compilate il Modello OP e inviatelo, insieme con l immagine del prodotto, al Centro Omologazione Prodotto (COP). Fase 3: Analisi della richiesta di omologazione e verifica preliminare Il Centro Omologazione Prodotto analizza la richiesta e la documentazione inviata (lay out e Modello OP). Se il vostro lay out è conforme agli standard, otterrete la conferma dell avvio della procedura e, nel caso della Procedura di TIPO A procedura semplificata, entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento del lay-out, direttamente l omologazione ed il relativo Codice. Qualora vengano riscontrate delle anomalie, il Centro vi indicherà le modifiche da apportare al lay out per ottenere l Omologazione. Nel caso, invece, della Procedura di TIPO B procedura ordinaria, vi sarà richiesta la campionatura di almeno 100 pezzi (che non verranno restituiti). Fase 4: Predisposizione e invio della campionatura (solo per la Procedura di TIPO B) Predisponete la vostra campionatura di prodotto secondo il lay out presentato e verificato (o con le modifiche segnalate dal Centro Omologazione Prodotto) e inviatela al Centro insieme a una copia del vostro Modello OP, già presentato in fase 2. Fase 5: Test di meccanizzabilità e rilascio Omologazione Acquisita la vostra campionatura, il Centro Omologazione Prodotto effettua i test di meccanizzabilità necessari alla concessione dell Omologazione. Se l esito è positivo, cioè evidenzierà una percentuale di meccanizzabilità del prodotto al 95% in fase di smistamento per gli Uffici di recapito o Portalettere, riceverete, entro 5 giorni lavorativi dalla data in cui avete presentato la campionatura: il Modello OP compilato dal Centro Omologazione Prodotto nella parte riservata ai dati di Poste Italiane comunicazione dell avvenuta Omologazione il Codice di Omologazione da riportare su tutti gli invii da postalizzare Se l esito è negativo riceverete il Modello OP dove saranno indicate le non conformità rilevate. 4

5 Fase 6: Rinnovo dell Omologazione in scadenza I clienti che hanno sottoposto gli invii al processo di omologazione ed ottenuto il codice omologazione, possono continuare ad accedere alle favorevoli condizioni tariffarie previste dal decreto, rinnovando l omologazione alla scadenza. È prevista un unica modalità di rinnovo dell omologazione. Per attivare il Processo di Rinnovo Omologazione del Prodotto è necessario inviare al Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane: Il modello di richiesta Omologazione del Prodotto (Modello OP integrato con la dichiarazione che per le successive spedizioni il prodotto manterrà le stesse caratteristiche di quello precedentemente omologato) Un immagine del prodotto (file in formato pdf o jpg dell invio finito completo di indirizzo) per la verifica del rispetto degli standard di prodotto definiti da Poste Italiane per il Servizio di Posta Massiva. Il Centro Omologazione Prodotto analizza la richiesta e la documentazione inviata (Modello OP integrato con la dichiarazione che per le successive spedizioni il prodotto manterrà le stesse caratteristiche di quello precedentemente omologato e lay-out,). Se il vostro lay out è conforme agli standard e rispetta le caratteristiche del prodotto precedentemente omologato, otterrete direttamente il rinnovo dell omologazione entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento del lay-out. Qualora vengano riscontrate delle anomalie, il Centro vi indicherà, sempre entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento del layout, le modifiche da apportare al lay out e, solo se ritenuto strettamente necessario, sarà richiesta la campionatura fisica di almeno 100 pezzi (che non verranno restituiti) da sottoporre a nuovi test di meccanizzabilità ai fini del rinnovo dell Omologazione. Ulteriori indicazioni di dettaglio verranno fornite contattando il Centro Omologazione Prodotto di Poste Italiane. Fase 7: Richiesta stampa Codice 2D Data Matrix per prodotti di Posta Massiva già Omologati I prodotti di Posta Massiva già omologati possono essere personalizzati con il codice 2D Data Matrix. Per ottenerne l autorizzazione alla stampa, è sufficiente inviare al Centro Omologazione Prodotto (indirizzo infocat@posteitaliane.it): la richiesta, utilizzando l apposito Modello OP, reperibile sul sito di Poste Italiane; un file formato pdf o jpg dell'immagine del prodotto già omologato, completo del codice 2D e del codice omologazione la Tabella 2D Data Matrix, con valorizzati tutti i cui campi denominati "Valore da inserire a cura del cliente". Il COP ricevuta la documentazione provvederà ad effettuare le verifiche (del layout, del codice 2D, del contenuto della tabella). Nel caso di esito positivo sarà inviata al cliente, entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione (lay-out e tabella), l'autorizzazione alla stampa del Codice 2D Data Matrix, che potrà essere stampato sugli invii di Posta Massiva Omologata. In caso di esito negativo verranno comunicate al cliente, sempre entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione (layout e tabella), le anomalie riscontrate e le indicazioni necessarie alla loro risoluzione per la presentazione della documentazione aggiornata (Modello OP, immagine del prodotto, tabella 2D Data Matrix) e, se necessario, di una campionatura fisica (almeno 100 pezzi non restituibili) che saranno sottoposte nuovamente a verifica. 5

6 Fase 8: Richiesta stampa Codice 2D Data Matrix per prodotti di Posta Massiva non ancora Omologati Per richiedere l omologazione per i prodotti di Posta Massiva personalizzati con il codice 2D Data Matrix è sufficiente seguire la presente procedura dalla Fase 1 introducendo anche il codice 2D fra le caratteristiche evidenziate nel layout. 6