Project Management nella PA SQE Forum 2013 Ercole Colonese Roma, 6-7 giugno 2013

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1 Servizi di Consulenza Direzionale e Monitoraggio ICT UNI EN ISO 9001 ELENCO MONITORI Project Management nella PA SQE Forum 2013 Ercole Colonese Roma, 6-7 giugno

2 Agenda q Testimonianza q Chi è Tesit Consulting q Il Project Management nella Pubblica Amministrazione q Perché scelto TenStep q L approccio adottato da Tesit q Benefici 2

3 Testimonianza Benefici ricavati dall adozione delle metodologie di TenStep 3

4 Chi è Tesit Consulting q Società di consulenza di direzione e formazione è nel elenco. dell Agenzia per l Italia Digitale (Agid) dei Monitori Esterni Specializzati per il Monitoraggio dei contratti ICT di grande rilievo perla Pubblica Amministrazione. q Nell ambito ICT effettua il monitoraggio della progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati, definiti come "contratti di grande rilievo" della Pubblica Amministrazione, secondo linee guida e metodologia allineata alle Circolari Agid (ex-aipa-cnipa-digitpa). q Opera secondo un proprio sistema di qualità certificato ISO 9001 per il Monitoraggio (ex-ante, in itinere ed ex-post), il Project Management, la Consulenza Direzionale, l Assistenza 4

5 Necessità di risorse qualificate q Operare in tale mercato richiede risorse esperte e certificate: DirezioneLavori egestione Progetti (PMP) Gestione dei servizi IT(ITIL eiso/iec 20000) Gestione della sicurezza delle informazioni (ISO/IEC 27001) Continuitàoperativa edisaster Recovery (BS ISO22301) 5

6 Organizzazione q Sede centrale a Roma: dove opera un centro di competenza costituito daun team di Soci/Partner con elevata esperienza; q Presenza sul territorio: costituita da una rete di specialisti (Local Manager), fra Soci/Partner e Consulenti esterni, aderenti al modello di Partnership di Tesit Consulting che punta asostenere ed incrementare la domanda ela relativa offerta dei servizi specialistici del comparto ICT sul territorio nazionale, sia per il Monitoraggio dei contratti e l'assistenza specialistica sia per la Consulenza di Direzioneela Formazione. 6

7 Servizi q Principali servizi offerti da Tesit: 1. Servizi di Monitoraggio ICT e di controllo dei contratti di grande rilievo, secondo il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 ela normativa per il Monitoraggio di cui alla Circolare AIPA/CR/ ; 2. Project Management di programmi e progetti ICT per la implementazione, gestione, conduzione ed evoluzione dei Sistemi Informativi; 3. Consulenza di Direzione principalmente per Change Management Organizzativo, Business Process Modeling, Business Process Reengineering; 4. Formazione sui temi dei servizi erogati con particolare riferimento a percorsi specialistici per la certificazione (Project Management, ITIL, Quality Assurance, Test e collaudo, ISO, ecc.). 7

8 Project Management nel Monitoraggio (1) q Attività di«monitoraggio» deicontrattiict (ex-ante in itinere): 1) Direzione Lavori (o supportoalla DL) 2) Verifica ex post dei contratti ICT (costi, benefici) 3) Redazionedegli atti digara, odello schema di contratto 4) Assistenza al collaudo di beni eservizi ICT 5) Realizzazionedello studio di fattibilità 6) Realizzazione del piano di continuità ed emergenza apartire dall'analisi del rischio 7) Redazionedi piani di Disaster/Recovery 8

9 Project Management nel Monitoraggio (2) q Attività di«monitoraggio» deicontrattiict (ex-ante in itinere): 1) Direzione Lavori che comprende in sintesi: Verifica della disponibilità della documentazione e della pianificazione didettaglio Gestionedelle eventualivarianti in corsod'opera Monitoraggio degli adempimenti e dei livelli di qualità contrattualmenteprevisti Gestione delle eventuali non conformità rispetto alle prestazionipreviste nelcontratto 2) Verifica ex post dei contratti ICT (costi, benefici). 3) Redazionedegli atti digara, odello schema di contratto; 4) Assistenza al collaudo di beni eservizi ICT 5) Realizzazionedello studio di fattibilità 6) Realizzazione del piano di continuità ed emergenza apartire dall'analisi del rischio 7) Redazionedi piani di Disaster/Recovery 9

10 Project Management nel Monitoraggio (3) q L attività di Project Management, in particolare, è applicata a interventiprogettualispesso ditipomoltodiverso: Progettazione,gestione econduzionedi Sistemi Informativi; Conduzionedi Progetti eprogrammi; Pianificazione econtrollodi tempi, risorse ecosti; Gestione econduzioneprogetti direalizzazione Sistemi CRM; Gestione econduzioneprogetti direalizzazione Sistemi DWH; Gestione econduzioneprogetti direalizzazione Sistemi BI; Gestione econduzioneoperativa di sistemi ICT; Gestione econduzione di servizi di assistenza tecnica -Fleet Management; Gestione econduzione di servizi di Service Desk Incident / ProblemManagement; Gestione econduzionediprogetti di BC/DR; Gestione econduzionedicontratti di Outsourcing. 10

11 Project Management nella Consulenza direzionale q L attività di Project Management, applicata agli interventi di consulenza rivolti alla direzione, copre asua volta problematiche e situazioniorganizzative egestionali spesso moltodiverse: Change Management Organizzativo Business Process Modeling Business Process Reengineering Piani di comunicazione Sistema integrato di gestione per la qualità, la sicurezza delle informazioni e i servizi IT (ISO/IEC 9001, 27001, ) Progettazione e realizzazione di sistemi ICT Collaudo e messa in produzione di sistemi ICT Progettazione di contratti di Outsourcing, Fleet Management Valutazione dei Rischi (RA) Sicurezza e Privacy (Piani di processo e di gestione) Percorsi di Formazione (Project Management, ITIL, Quality Assurance, Test e collaudo, ecc.) 11

12 Mercato e competenze q Competenze sul Mercato della Pubblica Amministrazione SETTORE MINISTERI SETTORE ISTITUZIONI / ENTI COMPETENZA Ministeri: Affari esteri Ambiente Beni culturali Difesa Carabinieri Economia e Finanze Giustizia Infrastrutture e Trasporti Interno Istruzione, Università e Ricerca Lavoro, Salute e Politiche Sociali Sviluppo economico Istituzioni: Presidenza del Consiglio Camere Deputati e Senato Corte dei Conti Scuola superiore della P.A. Enti Previdenziali: Inps,Inail, Inpdap, Enpam, Enam, Enasarco, Inpgi, Cassa Avvocati, Cassa Notariato, Cassa Ing/Arch Enti di Stato: Poste Italiane, Consip, Sogei, Autorità, DigitPA Enti locali: Regioni, Comuni, Municipalizzate Monitoraggio (CR-16/38/41 AIPA) Assessment Sistemi ICT Studi di Fattibilità Piani di continuità per BC/DR Supporto alla Direzione Lavori Project Management di programmi Gestione Sistemi ICT Conduzione Sistemi ICT Sviluppo Procedure Istituzionali e di Governo Fleet Management PdL Predisposizione Bandi di Gara Commissioni per la valutazione di Offerte Tecniche 12

13 Tesit e Project Management q Un progetto costituisce sempre un investimento importante per l organizzazionechedecide direalizzarlo q Ai risultati del progetto sono legati, molto spesso, importanti obiettivi di business q Una gestione corretta e puntuale dei progetti è dunque «necessaria e indispensabile» per il raggiungimento degli obiettivi di business q Tesit ha dunque profuso un importante impegno nella scelta, nell implementazione e nell adozione di una metodologia di Project Management adatta alle proprie esigenze di servizi specialistici 13

14 Criteri di scelta q I criteri adottati per la implementazione della metodologia di Project Management sono stati: Aderenza alle linee guida Agid e modelli metodologici per il monitoraggio dei contratti per la PA Aderenza a standard di mercato (PMBOK) Estensione dell ambito di gestione (progetto, programma, contratto) Disponibilità di modelli da integrare o da cui partire per la personalizzazione (template) Pragmaticità nell approccio (priorità agli aspetti pratici piuttosto che ai modelli teorici) Disponibilità di formazione e percorso di certificazione 14

15 Cosa è il Project Management? «Il vero Project Management realizza il contenuto del progetto o contratto concordato, nei tempi, nel budget e nel rispetto dei criteri di qualità prestabiliti, in modo da garantire il ritorno degli investimenti (ROI)» TenStep 15

16 Pressioni cui sono sottoposti i progetti «Troppi progetti ancora falliscono o raggiungono solo parzialmente gli obiettivi!» Tempi Mercato: Fare «prima» A costi «inferiori» Con maggiore «qualità» Progetto Gare : Offerte «al ribasso» Tempi «prestabiliti» «Modifiche in corso» d opera non in ambito Costi Qualità 16

17 Possibili criticità del monitoraggio Committente Monitore Fornitore 1 Fornitore 2 Fornitore n 17

18 un problema di comunicazione! Committente Monitore Fornitore 1 Fornitore 2 Fornitore n 18

19 di credibilità! Stime accurate e piani realistici Committente Monitore Metriche chiare e obiettivi raggiungibili Fornitore 1 Fornitore 2 Fornitore n Azioni correttive condivise Misurazioni e rapporti accurati e puntuali 19

20 di professionalità! Stime accurate e piani realistici Metriche chiare e obiettivi raggiungibili Azioni correttive condivise Misurazioni e rapporti accurati e puntuali 20

21 Analisi delle esigenze Tesit Stime accurate e piani realistici Metriche chiare e obiettivi raggiungibili Azioni correttive condivise Necessità di «implementare ed integrare» modelli metodologici efficaci per il Monitoraggio dei contratti di grande rilievo ed il Project Management di programmi/progetti. Misurazioni e rapporti accurati e puntuali 21

22 La decisione da prendere Makeor Buy? La scelta Make: per L.G. e CR/ AND Buy: 22

23 Approccio q L approccio adottato per l integrazione della metodologia TenStep intesit sièbasato su: Integrazione del processo di «Project Management» nel modello metodologico Tesit per il governo dei contratti di granderilievo Integrazione del processo di «Project Management» nel Sistema di gestione per la qualità (SGQ) aziendale Realizzazione di un «KIT» per i Project Manager con tutti i modelli (template) necessari agestire un progetto in tutte le suefasi ele procedureda seguire Sviluppo di professionalità tecnica (certificazione PMP) ma anche,esoprattutto, digestione delle relazioni (Soft Skills) Condivisione regolare dei risultati conseguiti epianificazione di azionidimiglioramento 23

24 Modello implementativo q L adozione della metodologia TenStep in Tesit è stata condotta seguendoipassi: Formazionedi base sulla metodologia Idenficazionedi un«champion» Personalizzazionedella metodologia TenStep (integrazione) Diffusione in azienda della metodologia adottata Pianodi formazione ecertificazione Miglioramento continuo sui progetti 24

25 Personalizzazione TenStep nel modello Tesit Pianificareil Lavoro Eseguire il Piano Definire il Lavoro Sviluppare Schedulazione e Budget Gestire Schedulazione e Budget Gestire Problemi (Issue) Gestire l Ambito Gestirela Comunicazione Gestire il Rischio Gestire le Risorse Umane Gestire Qualità e Metriche Gestire gli Acquisti Processi Pianificazione & Controllo Gestione delle attività: Controllo dei tempi e dei costi Controllo dei rischi Controllo delle risorse Gestione delle modifiche Gestione delle relazioni Gestione dei fornitori Auditing (Qualità) 25

26 Personalizzazione TenStep nel modello Tesit Rapporti Rapporti Stato Progetto (SAL) Verbali, Approvazioni, Raccomand.ni Processi Pianificazione & Controllo Gestione delle attività: Controllo dei tempi e dei costi Controllo dei rischi Controllo delle risorse Deliverable Piano di progetto «Descrizione progetto» «Tempificazione (Gantt)» «Organizzazione» «Rischi» Problemi, Rilievi, NC Gestione delle modifiche Gestione delle relazioni Gestione dei fornitori Auditing (Qualità) «Richiesta modifica» «Piano comunicazione» «Accordo fornitore» «Piano Auditing» 26

27 Formazione di base delle risorse Tesit q Project Manager (PM): «Project Management Fundamentals» (3 gg) «ITIL Foundation» (3 gg) «Software Engineering Introduction» (3 gg) «Certificazione PMP» (percorso) «Soft Skills»: (5 gg) Comunicazione, Negoziazione, ProblemSolving, Team Building & Team Managing, PsycologicalTypes(MBTI) «PM KIT»: Processo, Templates, Checklists (1 g) «Direzione Lavori» (3 gg) «Gestione contratti» (3 gg) «Monitoraggio dei contratti ICT» (3 gg) «Training contestualizzato al progetto» (variabile) 27

28 Un approccio «relazionale» tra le parti Committente Fornitore 1 Fornitore 2 Fornitore n Ambito «relazionale» Monitore 28

29 Un approccio «contrattuale» tra le parti Committente Fornitore 1 Fornitore 2 Fornitore n Contratto Ambito «relazionale» Ambito «contrattualistico» Monitore 29

30 Un approccio mirato alle «prestazioni» Committente Fornitore 1 Fornitore 2 Contratto SLA 1 Ambito «prestazionale» Fornitore n Ambito «relazionale» SLA 2 Ambito «contrattualistico» Monitore 30

31 Un approccio di «controllo» delle parti Committente Fornitore 1 Fornitore 2 Contratto Rapporto di monitoraggio SLA 1 SLA 2 Ambito «prestazionale» Fornitore n Ambito «relazionale» Ambito «contrattualistico» Monitore Ambito «controllo» 31

32 Un approccio di «collaborazione» Committente Fornitore 1 Fornitore 2 Contratto Rapporto di monitoraggio SLA 1 SLA 2 Ambito «contrattualistico» Ambito «prestazionale» Fornitore n Ambito «relazionale» Monitore Ambito «controllo» 32

33 Benefici q Riconoscimento da parete del mercato (Aderenza a standard riconosciuti) q Linguaggio comune q Percorso di formazione e certificazione riconosciuto q Modello base consolidato a livello mondiale (Best Practice) q Template disponibili («KIT per il PM») con processi e procedure standardizzati ed integrabili a modelli proprietari q Confidenza da parte degli addetti («si parte subito con la pratica») q Miglioramento continuo 33

34 Grazie per l attenzione Tesit Consulting SrL Sede: Via Sistina, 138 -Roma info@tesitconsulting.it Ercole Colonese Consulente di management e servizi IT ercole.colonese@tesitconsulting.it 34