Carta dei Gruppi di Lavoro itsmf Italia

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1 Carta dei Gruppi di Lavoro itsmf Italia

2 Revisione del Documento Versione: 3.0 Stesura: o Marco Cipelletti o Dario Carmi Contributi: o Christian Cantù o Rosario Fondacaro o Sergio Cipri Revisione: o. 2

3 Indice Obiettivo del documento...4 Metodologia per la revisione dell organizzazione dei GDL...4 Mission GdL itsmf...4 Componenti di base di un GDL...4 Organizzazione...5 Struttura di coordinamento generale in itsmf...5 Struttura del singolo GdL...6 Definizione argomenti...9 Tipologia...9 Sorgenti...9 Ciclo di vita del GdL...10 Flusso...10 Strumenti di comunicazione e condivisione...11 Condivisione materiale...11 Comunicazione interna...12 Comunicazione esterna...12 Deliverables e suoi formati...12 Documento word e/o Powerpoint...12 Presentazioni...13 White paper...13 Distribuzione e Pubblicazione dei Deliverables...13 Modalità e Principi...14 Definizione del Ciclo di vita

4 Obiettivo del documento itsmf Italia promuove le costituzione di Gruppi di Lavoro (GdL) tematici con lo scopo di facilitare lo scambio di competenze e di esperienza fra i Soci sui temi della Qualità dei Servizi. Il ruolo del CD di itsmf è quello di abilitare la costituzione ed il lavoro dei GdL e di creare le condizioni di massima efficienza dei gruppi stessi valorizzando l impegno dei partecipanti e minimizzando la dispersione di preziose energie investite su base volontaristica. Per far questo proponiamo un carta dei GdL in grado di dirigere, omogeneizzare e responsabilizzare le attività dei singoli gruppi come progetti specifici, con regole, tempi e obiettivi chiari sin dall inizio. Questo dovrebbe permettere di selezionare la partecipazione, rendendo chiaro l impegno richiesto ed il risultato che i partecipanti si impegnano a produrre. Metodologia per la revisione dell organizzazione dei GDL Per poter definire un modello organizzativo dei gruppi di lavoro sono stati presi in considerazione i seguenti elementi : Definizione delle componenti di base di un GDL Confronto con i vecchi gruppi Analisi dei risultati Proposta nuovo modello dei GDL Mission GdL itsmf Creare valore all interno dell associazione per rendere fruibili in modo strutturato le informazioni a tutti gli associati. Componenti di base di un GDL Organizzazione Definizione argomenti o Sorgenti o flusso Strumenti di comunicazione Durata ed impegno richiesto Deliverable standard o Forma o Modalità di distribuzione 4

5 Organizzazione Possono proporsi per partecipare ai GdL tutti i soci, indipendentemente dalla natura personale o aziendale, appartenenza alla domanda o all offerta, provenienza accademica. L organizzazione si può considerare divisa in due ambiti: Struttura di coordinamento generale dei GdL itsmf dove sono individuate le figure di coordinamento all interno dell associazione Struttura del singolo gruppo di lavoro, dove sono individuate le figure attive del gruppo stesso L attività del gruppo è fornita a titolo gratuito. Eventuali costi di partecipazione ai lavori (connessione ad Internet, spese telefoniche,...) sono da considerare parte dell attività professionale dei membri del gruppo. L Associazione coprirà invece gli eventuali costi di pubblicazione dei lavori. Di seguito elenchiamo tutti i ruoli necessari. Struttura di coordinamento generale in itsmf Anche le attività di coordinamento a più alto livello sono su base volontaria per cui l associazione ha ritenuto opportuno proporre i seguenti tre ruoli distinti di coordinamento generale: o Referente GdL all interno del CD itsmf o Coordinatore dei GdL o Pull di Team Leader GdL volontari ( chi è, cosa fa, come si relaziona.) di cui di seguito proponiamo una breve descrizione dei compiti e delle responsabilità di ognuno di questi ruoli Referente di tutti i GdL in CD itsmf È la persona responsabile all interno del CD di itsmf della carta dei GdL relativamente alle tematiche che itsmf Italia ha individuato e quindi riporta l efficacia, i risultati, l efficienza e le problematiche riscontrate nello svolgimento delle attività. Si impegna quindi a: Relazionare il CD dello stato di avanzamento delle tematiche e degli argomenti avviati con associazioni, enti, università.. Rapportare al CD lo stato di avanzamento delle attività dei singoli GdL attraverso la raccolta dei contributi dei vari coordinatori Riportare il grado di consistenza del risultato finale al CD a cui è demandata la responsabilità di metterlo a disposizione dei soci Annunciare ufficialmente l apertura e la chiusura dei GdL ed eventualmente delle tematiche approfondite Gestione del pool di team leader 5

6 Coordinatore dei gruppi di lavoro È la persona, non necessariamente un componente del CD di itsmf, che si fa carico di identificare tematiche e/o attività di interesse per gli associati (argomenti, forum, survey, progetti, ) e che: Lancia la richiesta di argomenti Propone le tematiche dell anno Ottiene il mandato del CD per avviare le attività Raccoglie le adesioni degli associati Identifica e propone i team Leader Lancia la partenza dei GdL Raccoglie e garantisce la pubblicazione dei deliverable Pull di Team Leader GdL volontari Elenco associati che si dichiarano disponibili per ricoprire il ruoli di Team Leader di un GdL, e che si assumono l impegno di: seguire il ciclo di vita del progetto descritto nella carta del GdL e di svolgere le attività promuovere argomenti da sviluppare coinvolgere associati e non sui GdL Le responsabilità all interno del singolo GdL di questa figura sono descritte nel dettaglio nel paragrafo seguente. Struttura del singolo GdL Data la base volontaria con cui le attività saranno svolte, si ritiene importante costruire team dove esistono livelli diversi di impegno e quindi di contributo alle attività di progetto. Questo dovrebbe permettere a tutti gli associati e non di partecipare alla vita associativa senza compromettere l efficacia del risultato atteso, permettendo al tempo stesso al team leader di gestire in modo efficace tempistiche e risorse del progetto. Sulla base di queste considerazioni sono stati identificati 5 possibili ruoli: il Team Leader del GdL i componenti del Core Team i componenti del Team di supporto il/i revisori dei deliverable uno o più stagisti esterni 6

7 di cui ovviamente i primi due sono imprescindibili, mentre gli altri sono discrezionali a seconda degli argomenti e della disponibilità degli associati. Team Leader GdL È il responsabili di progetto che si impegna a coordinare le risorse e le attività individuate nel rispetto del ciclo di vita del GdL, e che quindi: Propone la struttura del GdL o Numero e ruolo partecipanti o Impegno di ogni ruolo o Strumenti di collaborazione o Selezione dei candidati a coprire i ruoli definiti Raccoglie le adesioni e compone il GdL Si impegna a definire nel primo trimestre di lavoro gli obiettivi raggiungibili dal gruppo, presentabili alla conferenza annuale Pianifica ed organizza gli incontri È responsabile dell impegno preso e di comunicarne per tempo il mancato rispetto È responsabile del formato e della produzione dei deliverable Componente del Core Team Le persone del core team devono garantire la continuità del progetto, e quindi si impegna a: Partecipare ad un numero minimo fissato di incontri Sviluppare il tema Condividere la competenza Dedicare il tempo necessario alla produzione dei deliverable secondo gli standard concordati 7

8 Componente del Team di supporto Questo ruolo permette agli associati che non sono in grado di garantire una partecipazione costante ed affidabile alle attività del gruppo di partecipare in maniera meno impegnativa. Altresì si ritiene utile garantire la partecipazione con questo ruolo anche a non associati che possano così verificare il valore che possono ottenere dall associazione. In questo ruolo le persone si impegnano a: Partecipare saltuariamente agli incontri di lavoro Sviluppare il tema per le proprie competenze e/o disponibilità Dedicare il tempo che lui ritiene utile alla produzione dei deliverables (solo per gli associati) Ovviamente i non associati che coprono questo ruolo potranno usufruire dei deliverable solo quando questi saranno messi a disposizione nell area pubblica del sito dell associazione. Per permettere al team leader di gestire il gruppo e di raggiungere gli obiettivi fissati, si propone di limitare a 5 unità il numero massimo di partecipanti con questo ruolo. Revisore dei Deliverables Associati, non necessariamente facenti parte del team, che si impegnano a: verificare i contenuti del materiale prodotto suggerire approfondimenti e/o modifiche esprimere un parere sulla adeguatezza del deliverable Per permettere al team leader di gestire il gruppo e di raggiungere gli obiettivi fissati, anche in questo caso si propone di limitare a 2/3 unità il numero massimo di partecipanti con questo ruolo. Stagista L inserimento di questa figura vuole permettere a studenti focalizzati sulle tematiche di Service management di fare un esperienza a contatto diretto con gli specialisti del settore, e quindi di: Partecipare anche in maniera propositiva ai lavori del gruppo Contribuire alla preparazione ed alla stesura pratica dei deliverable 8

9 Definizione argomenti Tipologia Si propone di suddividere le attività dei gruppi di lavoro su due temi generali : "gruppi di ricerca" "gruppi di formazione" di seguito specificati Gruppi di ricerca: Sono gruppi di lavoro i cui componenti posseggono un buon livello di esperienza nel campo ITSM (3-5 anni) e un ottimo livello di formazione (Certificazioni ITIL da practitioner in su, ISO 20000, COBIT, MOF SIXsigma etc). L'oggetto di ricerca potrebbe essere rappresentato da : Integrazioni tra framework (es. il lavoro fatto con ITIL/COBIT) Studi di applicazione in diversi scenari/settori (es finance, manufacturing, PA, cc) Partecipazione a sviluppi futuri delle best practices (Es. ITIL3... ISO etc) Osservatori, survey e attività sull utilizzo e sul grado di maturità di ITIL all interno di singole aziende Gruppi di formazione: Sono gruppi di lavoro i cui componenti vogliono attraverso l'associazione guadagnare cultura sugli argomenti trattati. I componenti il gruppo di lavoro possono anche non essere in possesso di alcun requisito di tipo formativo o di esperienza. L'oggetto dei tavoli formativi potrebbe essere rappresentato da: Ricerche sullo stato di implementazione delle tematiche di Service Management Approfondimenti ed interpretazioni su processi specifici e su Framework nuovi (es ITIL3) Esecuzione di attività di assessment durante le conferenze e raccolta dei risultati con successiva elaborazione Produzione di materiale localizzato (es. traduzioni, pocket guide etc) Sorgenti In quest ambito si vogliono identificare le sorgenti primarie dalle quali i coordinatori dei gruppi di lavoro possono attingere per creare i presupposti per individuare i temi, le attività e/o i casi da analizzare a cui segue l opportunità di creare il gruppo di lavoro. Naturalmente è compito del coordinatore delle proposte verificare all interno dell associazione quali opportunità e/o attività sono già in essere presso la sorgente identificata prima di lanciare il tema e predisporre il gruppo di lavoro. 9

10 Di seguito le sorgenti più accreditate: gli enti universitari con i quali poter sviluppare ad esempio: o temi di formazione delle competenze o stage legate alle competenze delle figure ITIL ( Service Manager, Change Manager..) o Survey sullo stato dell arte di ITIL. Le associazioni con le quali condividere attività sulle tematiche di confronto degli standards, dei framework, ect Gli sponsor e/o le società della domanda appartenenti alla associazione itsmf che desiderano avviare un progetto specifico su ITIL Gli associati che, attraverso un apposito referendum lanciato sul sito e sponsorizzato da news letter, possono richiedere lo sviluppo di temi specifici sui singoli aspetti delle componenti la best practices ( es: come introdurre il change, come misurare il livello di apprendimento dei processi ITIL, come introdurre un i servizi IT ect.. ) E evidente che a queste sorgenti se ne possono aggiungere altre, comunque valide e accreditate, che però prima di essere sponsorizzate dovranno essere vagliate in ambito CD per poter garantire le dovute competenze e disponibilità di risorse in ambito associativo. Ciclo di vita del GdL Come già detto obiettivo di questo documento è quello garantire che i GdL raggiungano dei risultati strutturati al fine di creare valore per gli associati e a tal fine si ritiene importante definire un ciclo di vita dei GdL nel quale il flusso temporale delle diverse attività permetta di controllare lo stato di avanzamento e il raggiungimento dei risultati definiti. Per queste ragioni si ritiene importante che il ciclo di vita del GdL, salvo casi eccezionali si debba completare, e quindi debba raggiungere gli obiettivi prefissi nell arco di un anno solare. Di conseguenza il flusso di seguito identificato è un processo annuale che viene avviato nel periodo settembre/ novembre di ogni anno e si conclude l anno successivo con la presentazione dei risultati in occasione della conferenza annuale. Flusso Definizione tematiche (periodo settembre-novembre) o Lancio della richiesta proposte alla conferenza annuale (o prima e rinforzarla solo in conferenza) o Avvio contatti diretti con Università e Associazioni o Definizione delle tematiche dell anno 10

11 Raccolta adesioni (dicembre-gennaio) o Candidature ed elezione dei Team Leader o Raccolta delle adesioni per la partecipazione ai singoli gruppi anche tramite il sito dell associazione. o Chiusura della raccolta adesioni Composizione dei gruppi e notifica personale e sul sito Kick off primo incontro entro gennaio Attività del gruppo (gennaio- settembre) o Avvio del GdL con definizione e pubblicazione degli obiettivi o Incontri periodici di sviluppo delle attività: Il lavoro a distanza consente una grande elasticità dell organizzazione della partecipazione. Deve comunque essere garantita la disponibilità ad un numero limitato di incontri in presenza per sviluppare quella empatia indispensabile ad un lavoro di gruppo costruttivo o Produrre i deliverable in forma di bozza per ottobre Chiusura Lavori (settembre-ottobre) o Pubblicazione dei deliverables secondo quanto riportato al relativo paragrafo. o Esposizione dei contenuti alla conferenza annuale successiva (rispetto alla tematica individuata e la GdL creati l anno precedente) Strumenti di comunicazione e condivisione La necessità di giungere ad un risultato finale strutturato pur garantendo una adeguata flessibilità sulla organizzazione dei GdL e sulla disponibilità dei relativi componenti rende necessario l individuazione di una serie di elementi per la: Condivisione materiale Comunicazione interna Comunicazione esterna Condivisione materiale La condivisione del materiale all interno del GdL può avvenire ovviamente secondo modalità autonome come quello dello scambio di informazioni via , ect, ma anche tramite supporti che l associazione può organizzare come: La possibilità di disporre di uno spazio riservato sul sito dove pubblicare il materiale in corso di elaborazione. Individuare un workspace in un area che uno dei partecipanti al gruppo di lavoro mette a disposizione attraverso i propri strumenti aziendali e/o personali Siti e/o workspace di associazioni e/o altri enti individuati grazie al contributo che intendono fornire al gruppo di lavoro. 11

12 E importante in ogni caso garantire che il Coordinatore dei GdL abbia la possibilità di accedere alle informazioni strutturate, e non, al fine di verificare lo stato avanzamento dei deliverables definiti e preparare il resoconto per il Referente dei GdL in CD. Comunicazione interna La comunicazione all interno del GdL avverrà privilegiando ove possibile informatici a supporto del lavoro quali: l uso degli strumenti Video conferenza Audio Conferenza (verificare strumenti web anche a pagamento) Mail... Qualora questi strumenti non siano disponibili viene consigliato al Team Leader del GdL di chiedere aiuto all associazione al fine di garantire il raggiungimento dei deliverables. Comunicazione esterna Per quanto riguarda la comunicazione esterna al GdL si può fare riferimento alle seguenti possibilità: Definizione di uno spazio sul sito, riservato al GdL dove: o Pubblicare materiale (definitivo e non) o Sondare opinioni che possono indirizzare i lavori Qualora sia disponibile è possibile utilizzare dei Blog come momento di interazione e comunicazione Deliverables e suoi formati I deliverables sono il risultato che ogni GdL deve definire ad avvio progetto e poi perseguire come obiettivo finale della propria attività nel rispetto degli impegni presi. Sono stati identificati 3 tipi e/o formati di deliverables che in pratica determinano un diverso impegno che ogni gruppo responsabilmente intende identificare al Kick-off di progetto. Tutte le attività che seguiranno durante la vita del GDL dovranno essere finalizzatil i possiamo identificare nei seguenti formati: Documento word e/o Powerpoint E un documento con un indice strutturato per una facile consultazione che descrive i risultati, le osservazioni, i consigli ovvero tutto quanto il gruppo di lavoro ha focalizzato durante lo sviluppo della tematica e/o dell attività. In generale questo documento non dovrà essere sottoposto a revisioni e /o a verifiche di congruenza con altri documenti e/o attività in corso e sarà messo a disposizione sul sito di itsmf italia secondo il ciclo di vita delle pubblicazioni come nel paragrafo di seguito riportato. 12

13 I contenuti del documento possono essere riassunti nel formato di presentazione (vedi paragrafo successivo) qualora il gruppo di lavoro intenda proporlo in convegni, seminari e/o alla conferenza annuale dell associazione. In quest ultimo caso i contenuti dovranno essere sottoposti ad una revisione come tutti gli altri risultati che vogliono essere resi pubblici attraverso l associazione. Presentazioni Si tratta di documenti che devono essere presentati in particolari eventi (convegni, seminari, conferenze ) e sono caratterizzati dal fatto che devono essere realizzati secondo uno standard specifico dettato da :formato struttura lingua rispetto dei tempi della presentazione E accettabile che un gruppo di lavoro finalizzi la propria attività al solo scopo di produrre un documento da presentare in pubblico ma attenendosi ai parametri che l organizzazione dell evento ha definito. La presentazione può anche essere derivata da documenti già realizzati in powerpoint e/o word oppure può essere realizzata appositamente per tale scopo. In questo caso la presentazione, ed eventualmente il documento da cui essa deriva, devono essere sottoposti ad una revisione dei contenuti eventualmente con il supporto di esperti dell associazione di itsmf italia. In questo caso per la pubblicazione fare riferimento al capitolo specifico. White paper Possiamo considerare questo tipo di Deliverables forse il più impegnativo risultato che un gruppo di lavoro può perseguire. Gli elementi fondamentali che devono essere definiti sin dalla fase di Kickoff di progetto sono : formato struttura lunghezza ( in termini di pagine minime) lingua Bibliografia Riferimenti Il documento dovrà essere sottoposto ad una revisione dei suoi contenuti e si consiglia sin dall inizio di prevedere, in questo caso meglio se nel gruppo di lavoro stesso, la partecipazione di esperti che siano in grado poi di garantire un elevato supporto in questa delicata attività. Ovviamente i fondamentali contenuti del white paper dovranno essere riassunti in un documento di presentazione per convegni, seminari e soprattutto per la conferenza annuale dell associazione Anche in questo caso per la pubblicazione fare riferimento al capitolo specifico. Distribuzione e Pubblicazione dei Deliverables È valido l assunto che i risultati prodotti dai gruppi di lavoro saranno resi disponibili (pubblicati e/o distribuiti) privilegiando innanzitutto i soci di itsmf Italia. 13

14 Modalità e Principi Sulla base del principio sopra espresso tutti i Deliverables prodotti dai gruppi di lavoro saranno resi disponibili nell area riservata del sito internet dell associazione e per di quelli ritenuti significativamente importanti è stato definito un ciclo di vita che regolamenti la loro pubblicazione e distribuzione nel tempo (vedi paragrafo successivo). La pubblicazione dei deliverables nell area riservata del sito internet sarà resa nota a tutti sia attraverso la news letters,che attraverso la home page del sito stesso. Inoltre al fine di preservare e garantire il valore aggiunto che l associazione offre ai suoi associati saranno rispettati i seguenti principi: La proprietà intellettuale del risultato è dei componenti il GdL. I documenti saranno scaricabili dal sito solo in formato.pdf ( come già avviene adesso) in ogni pagina ( possibilmente nelle intestazioni a piè di pagina) sarà riportato, il logo di itsmf Italia, e i nomi degli autori e/o i componenti del GdL si inviteranno i soci che vorranno usufruire del materiale a scopo divulgativo di inserire in calce la fonte di provenienza Per quei deliverables per i quali è definita una distribuzione e pubblicazione ristretta gli autori si impegnano a non divulgare il contenuto prima della scadenza del periodo previsto. in casi di conclamata violazione delle norme di correttezza e per materiale di particolare rilevanza il Comitato Direttivo si riserverà la possibilità di intraprendere azioni di tutela sia dell associazione stessa che degli autori materiali dei deliverables. Definizione del Ciclo di vita È stato definito un ciclo di vita per tutti quei Deliverables i cui contenuti risultano essere particolarmente significativi per tematiche trattate e/o per complessità tecnica sia di studio che di realizzazione. La pubblicazione e distribuzione di questi risultati seguirà il seguente schema: Pubblicazione ristretta ai Soci: o per un periodo definito di 6 (sei) mesi per risultati frutto di studi e/o implementazioni pratiche delle best practices su tematiche innovative e /o di rilevanza anche a livello internazionale di cui sussistono pochi e/o non significativi case in letteratura. Solo a partire dal settimo mese i Deliverables saranno liberamente disponibili sul sito. o per un periodo definito di 3 (tre) mesi per risultati originali, frutto della creatività, trasferimento di esperienza, casi studio specifici. Successivamente anche questi saranno disponibili liberamente. o per un periodo definito di 1 (uno) mese per risultati, frutto di una revisione ed analisi accurata di trasferimenti di esperienza, casi studio specifici già realizzati e documentati, che vengono però riproposti per ambiti diversi sia per dimensioni che per cultura. Dal mese successivo questi saranno disponibili liberamente. Pubblicazione libera o Si prevede la libera disponibilità per tutti i documenti che nascono da una rilettura ragionata (riassunti, schematizzazioni,...) di testi esistenti 14

15 Allegato 1 ACCORDO per essere ammessi a partecipare a Gruppi di Lavoro coordinati da itsmf Italia DEFINIZIONI adottate nel presente documento: MEMBRO la persona fisica che partecipa ad un Gruppo di Lavoro di itsmf Italia LAVORO - tutto il contenuto di informazione, inclusi eventuali manoscritti, che il MEMBRO del Gruppo di Lavoro di itsmf Italia ha offerto all Associazione nell ambito dell accordo stesso. PUBBLICAZIONE - ogni versione pubblicata del LAVORO. PARTE l organizzazione Ente o azienda con la quale il MEMBRO intrattiene un rapporto di dipendenza o di collaborazione prevalente ARTICOLI 1) Il MEMBRO garantisce che il LAVORO non costituisce in alcun modo violazione o uso illegale di qualsiasi copyright o licenza, impegno di confidenzialità, impegno di rispetto della privacy, o di qualsiasi diritto di persone o di terze parti, né contiene alcunché di diffamatorio. Il MEMBRO terrà itsmf Italia indenne contro ogni e qualsiasi azione, querela, procedimento, reclamo, costo derivante da qualsiasi violazione della presente garanzia. Il MEMBRO inoltre conferisce a itsmf Italia unico ed esclusivo copyright sul LAVORO, includendo l autorizzazione a produrre traduzioni del LAVORO in qualsiasi lingua. itsmf Italia è inoltre autorizzata a pubblicare (tutte le traduzioni del) il LAVORO in formato digitale, elettronico, o qualsiasi formato, indipendentemente dal supporto, come anche distribuzione on-line via Internet o qualsiasi altro sistema, in ogni possibile forma accessibile oggi o in futuro a itsmf Italia. 2) Tutti i diritti di proprietà intellettuale per qualsiasi modello, progetto, software o altro materiale realizzato dal MEMBRO per uso, o in previsione di uso, in relazione ai risultati di questo ACCORDO sono riferiti a itsmf Italia. Il MEMBRO non potrà, a meno di preventiva approvazione, usare o trasferire tali diritti di proprietà intellettuale, come qualsiasi altra informazione (indipendentemente dalla rilevanza rispetto a questo ACCORDO) ottenuta nella realizzazione del LAVORO, con l eccezione di informazioni di dominio pubblico. Il divieto si applica a qualsiasi adattamento o riduzione del LAVORO, o parte sostanziale del LAVORO in qualsiasi forma. 3) Il MEMBRO garantisce a itsmf Italia in modo esclusivo l eventuale sfruttamento commerciale del LAVORO, in qualsiasi forma descritta nell articolo 2. 4) I MEMBRI del Gruppo di Lavoro hanno il diritto di citare se stessi o di essere citati come CO- AUTORI del LAVORO. Questa condizione non modifica o limita alcuno degli Articoli precedenti. 5) Tutti i diritti di proprietà intellettuale appartenenti ad una Parte prima della firma del presente accordo rimarranno di titolarità di quella Parte. 15