Convegno ABI - Roma 6/7 novembre. Servizi, soluzioni e processi per l'automazione della gestione documentale

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1 Convegno ABI - Roma 6/7 novembre Pierpaolo Marabitti Global Business Services Banking Industry Servizi, soluzioni e processi per l'automazione della gestione documentale 1

2 Le Banche gestiscono una mole impressionante di documenti Documenti di Cassa (modulistica, stampe, distinte, etc.) Materialità (assegni, effetti, bollettini, titoli, cedole, libretti, certificati, garanzie, etc.) Tabulati (e/c, fissati bollati, spunte, controlli, inventari, etc.) Materiale contabile (libri, lettere, etc.) e dati di bilancio Corrispondenza (fisica ed elettronica) interna ed esterna Pratiche (di fido, legali, ispettive, contrattualistica e specimen, etc.) Flussi ed Archivi (di dati e di immagini) Ciclo Passivo (ordini e fatture) Normative (norme e circolari interne, del sistema bancario, di legge, di enti esterni, etc. Documenti strategici ed operativi (documentazione di progetti, strategie, indirizzi,etc.) Documenti interni (Delibere, Disposizioni, Relazioni, Verbali, Atti statutari, Etc. HR Documenti HR, corrispondenza sindacale, etc. 2

3 Volumi, tipologie, produzione ed utilizzo H Flussi documentali elettronici Frequenza di Utilizzo Normativa e Circolari HR Tabulati Delibere, disposizioni, relazioni Corrispondenza (fisica ed elettronica) interna ed esterna Pratiche (di fido, legali, ispettive, Contratti, etc.) Materiale contabile Materialità (assegni, effetti, titoli, etc.) Documenti Clente People-Intens. Document-Intens. Decision-Intens. L Ordini e Fatture (ciclo Passivo) Centro Documenti interni Punto di Produzione Documenti di cassa (modulistica, stampe, distinte, etc.) Canali 3

4 Alcune tra le considerazioni che hanno spinto molte Banche ad intraprendere un percorso di trasformazione Personale dedicato Stampa Trasporto Trattamento Archiviazione e Gestione ~1 FTE su 3 è dedicato al ciclo fisico dei documenti carta, stampa fisica, spedizione raccolta e distribuzione sul territorio, trasporto al magazzino catalogazione, smistamento, spostamento tra gli addetti uffici, scatoloni, magazzini, magazzinieri, sicurezza e norme di conservazione, obsolescenza dei supporti, riservatezza, Ricerca Riproduzione Processi... Issues... difficoltà, incertezza, tempi, rischio di smarrimento e deperimento non conformità all originale, impossibilità, tempi, riservatezza, sicurezza in gran parte manuali, spesso codificati ma non assistiti da strumenti elettronici 4

5 Alcune tra le considerazioni che hanno spinto molte Banche ad intraprendere un percorso di trasformazione Personale dedicato Stampa Trasporto Trattamento Archiviazione e Gestione Ricerca Riproduzione Processi Benefits riduzione della manualità, trasformazione dei documenti in formato digitale e utilizzo di strumenti di facilitazione riduzione drastica dell utilizzo di carta, eliminazione delle stampe divenute inutili, spedizione in via elettronica raccolta e distribuzione elettronica, trasporto al magazzino delle sole componenti indispensabili utilizzo di strumenti elettronici per la catalogazione, l indicizzazione, la ritenzione automatica e lo smistamento dei documenti conservazione a norma, accentramento e riduzione dell utilizzo del magazzino con eventuale esternalizzazione... Facilità, certezza, tempestività, eliminazione del rischio di smarrimento e deperimento conformità all originale (firma elettronica), eliminazione dei tempi, riservatezza, sicurezza reingegnerizzazione dei processi, introduzione di strumenti di workflow management e dispositivi di cattura delle immagini, velocizzazione dello scambio e degli iter interni 5

6 Cost Reduction e Business Enablement Impatto sul Business Riduzione Costi Riduzione dell impatto sul personale Riduzione dei costi relativi a carta, stampe, mailing Riduzione costi relativi allo storage fisico, al trasporto Aumento produttività Riduzione di tempi e costi per ricerca e riproduzione wave 1 Archiviazione Documentale wave 2 Paperless Vantaggi Competitivi Rapidità nell accesso e la gestione delle informazioni Miglioramento del servizio al cliente Distribuzione delle informazioni attraverso canali più efficienti Efficienza dei processi Processo di business basato su physical content Lo stesso processo con l utilizzo di digital content Ridefinizione del processo con l utilizzo di digital content 6

7 Documenti e Processi I temi legati della gestione documentale in generale e del paperless in particolare si posizionano nell ambito più ampio della classificazione dei processi di business I processi di business sono infatti riconducibili a quattro macro-categorie principali, più o meno guidate o dipendenti da documenti a supporto ( paper-driven ) Processi di Business Processi System-Centric Processi Human-Centric System-Intensive People-Intensive Document-Intensive Decision-Intensive Paper Driven Processes Esecuzione di processi che vedono principalmente coinvolti sistemi e applicazioni, in un ambito interfunzionale e spesso inter-company (es. RNI) Esecuzione di processi che vedono un elevata interazione utente (es. Contact-Center) Esecuzione di processi che richiedono un utilizzo estensivo di documenti (es. Processi di Filiale) Esecuzione di processi che richiedono l attuazione di scelte e decisioni missioncritical sulla base di specifiche regole di business (es. PEF) 7

8 Maturità del processo Paper Driven Paper Driven Process Paperless Non-Integrated Process Paperless Integrated Process Networked Document Process Le attività di business sono guidate dal flusso dei documenti La distribuzione delle attività tra diverse unità organizzative comporta lo spostamento fisico dei documenti Il Il tempo di esecuzione del processo di business risente della velocità di trasferimento dei documenti La smaterializzazione dei documenti elimina la necessità del loro trasferimento fisico Il Il tempo di esecuzione del processo di business è progressivamente ricondotto alla complessità delle attività stesse che lo compongono La gestione dei La gestione dei documenti è separata documenti è integrata dal mondo con il il mondo transazionale transazionale Focus: snellimento Focus: processo di carichi di Filiale e business integrato spostamento attività di lungo l intero ciclo di back-office verso vita del documento centro-servizi paperless I I documenti diventano oggetti completi di interfacce di accesso, dati, logiche di calcolo e regole di business per il il trattamento del documento stesso 8

9 Alla base di qualsiasi trasformazione è quindi necessaria da una parte una solida metodologia e strumentazione di Content/Document Management Scanned Paper & Fax ERP, SCM, CRM data Invoices, Statements, Reports Office documents and correspondence Audio, Video, Photo Web Content Contenuti Processi Call Center Wireless & PDA Kiosk Intranet e Canali Una infrastruttura: completa, comune a tutta l azienda, stabile, aperta, scalabile, resiliente, integrabile, sicura, fruibile, compliant con le normative vigenti sostenuta da una strumentazione di workflow evoluta 9

10 SOA, Coreografia dei processi e content management In un percorso di trasformazione paperless è necessario non solo definire le regole di archiviazione e strutturarsi di conseguenza ma ridefinire la coreografia dei processi paper driven nella nuova prospettiva. La componentizzazione dei processi, il supporto di una strumentazione di workflow evoluta, il ridisegno del modello dati in funzione dei contenuti digitali disponibili, una solida struttura di information lifecycle management l adozione di una architettura a servizi (SOA) Services Services Components <<object>> <<object>> <<object>> Processes (Flows)...diventano quindi le chiavi di lettura del disegno generale 10

11 L ambito di maggior efficacia dell approccio paperless è sicuramente il front end Nella wave1 l ambito di applicabilità è principalmente il back office ed il focus è sulla riduzione dei costi di archiviazione/ricerca/riproduzione e sulla sicurezza Nella wave2 l ambito di applicabilità ottimale è la filiale ed in genere i canali ed il focus è sull ottimizzazione del processo e sul miglioramento del servizio 11

12 Tecniche di image processing ed OCR all avanguardia consentono di limitare l intervento umano al minimo semplificando e velocizzando il processo Un esempio... PRVPRV70A67L781T PROVA PROVA 12

13 La filiale paperless Una filiale in cui la carta acquisita/prodotta viene digitalizzata e trattata opportunamente all interno di un processo semplificato. Ad esempio... la costruzione di una busta cassa elettronica porta rilevanti vantaggi operativi in quanto, virtualizzati i contenuti, consente la gestione ed il completamento degli ordini in tempi ed anche in strutture differenti dalla filiale (ad es. back office accentrato, service esterni, etc.) Richiesta del Cliente Esecuzione operazioni di Front-Office Esecuzione operazioni di Back-Office Chiusura Preparazione Documento/i Acquisizione ordine e documento/i Validazione Dati e Operazioni di Front-Office Trasferimento ordine e documento/i Completamento Archiviazione documento/i Accesso e Condivisione La possibilità di associare la materialità transata e digitalizzata alle singole operazioni contabili e di poterla riprodurre / visualizzare / trattare all interno dei sistemi e delle applicazioni internet/intranet secondo logiche di business assicurano il massimo risultato in termini di efficienza ma anche di customer satisfaction ed immagine verso la clientela 13

14 Tecniche di image processing ed OCR all avanguardia consentono di limitare l intervento umano al minimo semplificando e velocizzando il processo Un esempio... L importo scritto in corsivo L Ammontare, la Data e il non può essere identificato. Numero dell assegno vengono riconosciuti. La posizione dell importo viene comunque registrata L esistenza dei campi compilati viene verificata automaticamente durante la fase di Scan 14

15 Nella relazione tra aziende i documenti intermediati dalle Banche di solito sono esclusivamente quelli relativi al regolamento contabile delle operazioni. In realtà però I documenti scambiati tra aziende sono molti di più. Ad esempio il servizio Trusted Banking di Intesa favorisce l integrazione delle applicazioni e dei processi aziendali, nell area dei Corporate Finance Services (CFS). Disposizioni Disposizioni Incasso Incasso e e Pagamento Pagamento Banca Bonifici Italia/Estero RI.BA. MAV RI.BA. R.I.D. Pagamento Effetti Pagamenti F24 Azienda A Business Business Transactions Transactions Azienda B Esiti Esiti e Rendicontazione e Rendicontazione 15 Estratti Conto Esito Bonifici Esiti MAV Esiti RI.BA. Esiti R.I.D Avvisatura Effetti Fatture elettroniche Ordini Piani Consegna Bolle Cataloghi elettronici

16 L esempio di Intesa - Una delle possibili configurazioni di flusso Trusted Banking Flusso documenti/1 Azienda A1 Azienda A2 Customer Set Aziende Banca <A> Relazione fra : Azienda A2 (Banca A) con Azienda B1 (Banca B) Azienda Ai Secure Link Secure Link FE Banca <A> Azienda B1 Azienda B2 Secure Link Hub Hub Trusted Trusted Banking Banking Secure Link FE Banca <B> CBI Customer Set Aziende Banca <B> Azienda Bi Documenti interessati (Tipo 1) : Disposizioni di pagamento, Esiti, Incassi, Contabili, Fatture elettroniche. Avvisi di pagamento,.. Lo scambio dei documenti di Tipo 1 (documenti intermediati dalla banca) avviene lungo il path : Azienda A2 Intesa Banca A Banca B Azienda B1. 16

17 L esempio di Intesa - Una delle possibili configurazioni di flusso Trusted Banking Flusso documenti/2 Azienda A1 Azienda A2 Customer Set Aziende Banca <A> Relazione fra : Azienda A2 (Banca A) con Azienda B1 (Banca B) Azienda Ai Secure Link Secure Link FE Banca <A> Azienda B1 Azienda B2 Secure Link Hub Hub Trusted Trusted Banking Banking Secure Link FE Banca <B> CBI Customer Set Aziende Banca <B> Azienda Bi Documenti interessati (Tipo 2) : Catalogo elettronico, Ordini e Conferme, Bolle, altri documenti dell area Supply Chain.. Lo scambio dei documenti di tipo 2 (documenti non intermediati dalla banca) segue il path : Azienda A2 Intesa Azienda B1. Intesa invia il tracking dei documenti scambiati (ai fini di audit/billing) alle Banche A e B. 17

18 Nell esempio della soluzione Trusted Invoice/Trusted Doc, il processo di gestione della Fattura (sia elettronica che cartacea) viene gestito e2e coprendo anche il ciclo di vita interno alle aziende Flusso delle attività Conversione formato fattura Apposizione firma digitale e riferimento temporale Emissione fattura e notifica Conservazione A norma di legge Adempimenti fiscali ed esibizione Ciclo attivo (EIP) Acquisizione fattura Verifica fattura e integrazione contabile Conservazione a norma di legge Adempimenti fiscali ed esibizione Ciclo passivo (EIA) Obbligatorio solo per Fattura Elettronica EIP : Electronic Invoice Presentment EIA : Electronic Invoice Acquisition 18

19 I ruoli e le attività garantite dalla soluzione Trusted Invoice/Trusted Doc PUBBLICO UFFICIALE PUBBLICO UFFICIALE (per documenti analogici unici) (per documenti analogici unici) Intesa delegata Intesa delegata RESPONSABILE RESPONSABILE CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ESIBIZIONE MEMORIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Fatture cartacee Fatture telematiche Registro IVA Giornale bollato DOCUMENTO ANALOGICO NON UNICO DOCUMENTO ANALOGICO UNICO Assegno bancario Polizze autografe F T I Fattura elettronica DOCUMENTO INFORMATICO 19

20 Grazie! Ti aspettiamo presso il nostro stand! Pierpaolo Marabitti Global Business Services Banking Industry 20