CAPITOLATO CONDIZIONI

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1 CAPITOLATO CONDIZIONI PER L AFFIDAMENTO DELLA FORNITURA DI ABBONAMENTI A PERIODICI ALLA LIBERA UNIVERSITÀ DI BOLZANO ED ALL ACCADEMIA EUROPEA PER LA RICERCA APPLICATA ED IL PERFEZIONAMENTO PROFESSIONALE DI BOLZANO CIG CIG B Art. 1 Natura del contratto e norme applicabili Il contratto viene proposto dalle biblioteca della Libera Università di Bolzano (di seguito LUB) e della Accademia Europea per la ricerca applicata ed il perfezionamento professionale Bolzano (di seguito EURAC) e accettato dalla assegnataria come un contratto di appalto disciplinato dall art e seguenti del c.c., oltre che dalle pattuizioni contenute nella presente Lettera di Invito e suoi allegati. Per quanto da queste non disposto trovano applicazione il D.Lgs. 12 aprile 2006 n. 163 e il D.P.R. 5 ottobre 2010, n Art. 2 Oggetto contrattuale Oggetto del contratto è l affidamento della fornitura di abbonamenti a periodici, italiani e stranieri, cartacei ed elettronici e relativi servizi accessori occorrenti alle biblioteca della LUB e dell EURAC. Attualmente gli abbonamenti in essere sono così ripartiti: - Numero di 1086 abbonamenti, italiani e stranieri, cartacei e elettronici per un valore stimato di ,00 EURO per la Biblioteca Universitaria della Libera Università di Bolzano (stima 2012) 1

2 - Numero di 112 abbonamenti, italiani e stranieri, cartacei e elettronici per un valore stimato di ,00 EURO per la Biblioteca dell EURAC (stima 2012) Le biblioteche della LUB e dell EURAC si riservano inoltre la facoltà: a) di sottoscrivere abbonamenti direttamente da altri fornitori/editori; b) acquistare annate arretrate presso la assegnataria del servizio, piuttosto che direttamente dagli editori o da altre ditte specializzate; c) di aderire a consorzi per l accesso a pacchetti di periodici elettronici. La assegnataria si impegna a stipulare con i singoli editori e diffusori contratti di abbonamento ai periodici indicati negli ordini trasmessi alle biblioteche della LUB e dell EURAC, provvedendo altresì al pagamento delle quote di abbonamento secondo la modalità ed entro i termini pattuiti da ciascun editore. La assegnataria assume ogni responsabilità inerente e conseguente l ordinazione dei periodici, lasciando indenni fin da ora la LUB e l EURAC da ogni pretesa e/o risarcimento da parte dei terzi, compresi i casi di violazione delle norme inerenti i diritti d autore, salvo che il fatto sia imputabile alle stesse committenti. Art. 3 Durata e opzione di proroga del contratto L appalto ha una durata di un anno (12 mesi), rinnovabile con espressa lettera di rinnovo per ulteriori 3 volte (per un massimo di 48 mesi complessivi). La assegnataria si obbliga a prorogare, a richiesta della LUB, il contratto ai medesimi prezzi patti e condizioni del contratto originario salvo l adeguamento periodico dei prezzi ai sensi dell art. 115 del D.Lgs. 163/2006. Art. 4 Importo stimato L importo complessivo stimato dell appalto, per l intera durata massima annuale è pari ad euro ,00 (trecentomila) per la Biblioteca della Libera Università di Bolzano, e per l EURAC è pari a ,00 (venticinquemila) al netto degli oneri fiscali e senza oneri per la sicurezza in quanto non sussistono rischi interferenziali. L importo dell appalto, come sopra rappresentato, è stato stimato dalla LUB e dall EURAC in via presuntiva in base agli acquisti effettuati nel corso 2

3 dell intero anno Nell interesse della Biblioteca e dell EURAC sono ammesse delle varianti, in aumento o diminuzione, rispetto agli importi stimati. L importo in aumento o diminuzione relativo alle eventuali varianti, non può superare il 5% dell importo originario del contratto. La percentuale di commissione, cosi come risultante dall offerta presentata dalla ditta, non potrà in ogni caso essere superiore al 6,50% e si intende fissa ed invariabile per l intera durata dell appalto in base alla proposta dell offerta in oggetto con apposizione ai fascicoli di timbri, chip RFID, e codice a barre. Art. 5 Modalità di esecuzione della fornitura La assegnataria dovrà impegnarsi a stipulare contratti di abbonamento a periodici, italiani e stranieri, cartacei/online, con i singoli editori/distributori per conto delle biblioteche della LUB e dell EURAC, esclusivamente sulla base degli ordinativi che verranno impartiti dalle stesse come segue: Libera Università di Bolzano Biblioteca Piazza Università Bolzano P.I.: P. IVA IT Cod. Fisc.: C.F e EURAC Research Library V.le Druso Bolzano P.I.: IT Cod. Fisc.: I contratti di abbonamento dovranno comprendere anche i supplementi, i numeri speciali, i numeri monografici, gli omaggi, l attivazione ad eventuali versioni o servizi online (con la precisazione dei diritti, delle modalità e delle restrizioni d accesso a dette versioni), ecc. relativi ad ogni testata e comunque ogni altro prodotto incluso nel canone di abbonamento ordinario. Su richiesta delle biblioteche della LUB e dell EURAC, la assegnataria si impegna ad attivare in tutti i casi ove possibile e/o previsto dagli editori, abbonamenti a titoli inseriti in particolari pacchetti editoriali cumulativi con sconto. Per pacchetto editoriale cumulativo s intende una modalità di 3

4 abbonamento a un gruppo di periodici del medesimo editore, aggregatore, distributore o simile, con costo complessivo unico ridotto rispetto alla somma dei costi delle singole riviste. L assegnataria è tenuta a fornire alle biblioteche della LUB e dell EURAC adeguata informazione circa le modalità di partecipazione ai suddetti pacchetti cumulativi d abbonamento. Anche nel caso in cui sussista la possibilità di sottoscrivere abbonamenti combinati di più periodici ad un prezzo totale inferiore alla somma dei singoli costi di abbonamento, la ditta aggiudicataria dovrà utilizzare tale modalità di sottoscrizione, previa informazione alle rispettive biblioteche. La assegnataria dovrà provvedere tempestivamente ad attivare gli abbonamenti con gli editori/distributori al fine di garantire la regolarità e la continuità della fornitura. Gli elenchi degli abbonamenti di cui in allegato del presente capitolato, sono stati compilati sulla base degli abbonamenti correnti dell anno 2012 e sono puramente indicativi e non esaustivi degli abbonamenti che l offerente si impegna a fornire. Le biblioteche della LUB e dell EURAC si riservano la facoltà, di modificarne la natura e di variarne il numero, nei limiti previsti dalla normativa vigente. Art. 6 Fatturazione e pagamenti La fatturazione è predisposta secondo quanto indicato nelle modalità che verranno concordate. La valuta di ciascuna fattura e pagamento dovrà essere effettuata in EURO e divisa per ogni indirizzo di spedizione. I pagamenti verranno effettuati dietro presentazione di regolare fattura entro 30 giorni dalla data della fattura e dalla verifica della regolare fornitura della merce. Le fatture emesse dalla assegnataria dovranno sempre riportare il codice identificativo di gara (CIG) acquisito dal AVCP e relativo alla presente procedura. L importo contrattuale potrà subire delle variazioni in aumento o in diminuzione, in base al numero degli abbonamenti ordinati dalle rispettive biblioteche e dai prezzi di catalogo stabiliti dai singoli editori al netto della commissione della assegnataria. Resta inteso che i predetti corrispettivi sono remunerativi di ogni prestazione contrattuale e gli stessi sono dovuti unicamente alla assegnataria. Le fatture dovranno recare tutti i dati fiscali e statistici previsti dalla normativa comunitaria vigente, al fine di consentire il puntuale assolvimento degli obblighi dichiarativi in capo al cedente/committente della fornitura di beni/servizi. La assegnataria dovrà emettere in ogni caso fatture distinte per: 4

5 - abbonamenti cartaceo - abbonamenti cartaceo + elettronico - abbonamenti in formato elettronico (e-only) Art. 7 Tracciabilità dei flussi finanziari Il contraente si assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari disciplinati dalla legge 136/2010. Si impegna a pagare i corrispettivi ad eventuali subappaltatori e/o subcontraenti, effettuando transazioni da eseguirsi mediante i servizi delle banche o della società Poste Italiane S.p.A. ovvero con altri strumenti di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni. Qualora la Libera Università di Bolzano avesse notizia dell'inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria di cui al presente articolo, procederà all'immediata risoluzione del rapporto contrattuale. L'appaltatore, il subappaltatore o il subcontraente che avesse notizia dell'inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria di cui al presente articolo, procederà all'immediata risoluzione del rapporto contrattuale, informandone contestualmente la stazione appaltante e la prefettura-ufficio territoriale del Governo territorialmente competente. La Libera Università di Bolzano verifica che nei contratti sottoscritti con i subappaltatori e i subcontraenti della filiera delle imprese a qualsiasi titolo interessate ai lavori, ai servizi e alle forniture sia inserita, a pena di nullità assoluta, un'apposita clausola con la quale ciascuno di essi assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla presente legge. Art. 8 Cauzione definitiva La assegnataria, a proprie spese, dovrà costituire, prima della stipula del contratto, una cauzione definitiva, nelle forme previste dall art. 75 del D.Lgs. 163/2006, a garanzia dell integrale e 5

6 tempestiva esecuzione degli obblighi assunti. Il valore del deposito cauzionale è pari al 10,00 % (10 per cento) dell importo contrattuale salvo quanto stabilito dall art. 113, primo comma, del d.lgs. 163/2006. Art. 9 Servizi minimi garantiti Il servizio è riferito a partire dal 1 gennaio La assegnataria s impegna ad eseguire l appalto con la massima diligenza e perizia, nel pieno rispetto delle regole e delle leggi in rigore. La medesima s impegna in particolare a: a) ai fini della corretta attivazione e gestione degli abbonamenti, la assegnataria entro 15 (quindici) giorni lavorativi dalla stipula del contratto, attivando il servizio preventivo di spesa, dovrà inviare separatamente alle LUB ed all EURAC via , che verranno comunicate, le quotazioni dei prezzi di catalogo / listino 2014 dei periodici richiesti dalle biblioteche stesse. La ditta assegnataria dovrà precisare il prezzo di listino degli abbonamenti dell editore / distributore (prezzo dichiarato sul sito web dell editore o su cataloghi a stampa) o se non disponibile, il prezzo fissato nel preventivo dell editore/distributore alla ditta aggiudicataria, espresso in Euro ( ) o, se non determinato in Euro ( ), espresso in valuta originale del paese in cui il periodico è edito e convertito in euro al cambio del giorno di emissione del preventivo, applicando il cambio di riferimento euro rilevazioni BCE pubblicato sul Sole 24Ore, scontato come da offerta economica ed incrementato della commissione (applicata sul prezzo scontato) come da offerta economica. I preventivi di spesa dovranno essere in formato elettronico leggibile dai più comuni fogli di calcolo e dovranno obbligatoriamente presentare i seguenti dati relativi ad ogni testata: 1. il titolo 2. il numero ISSN/ISBN 3. l Editore/distributore 4. l anno di pubblicazione 5. i servizi ed i supplementi gratuiti offerti dall editore 6. ogni eventuale variazione relativa al titolo, all ISSN/IBSN, alla periodicità, alla casa editrice, alle condizioni di disponibilità 7. l eventuale disponibilità di abbonamenti combinati o a pacchetto, indicando il prezzo finale 6

7 espresso in Euro ( ) 8. il prezzo finale in Euro ( ), specificando se Iva inclusa o esclusa 9. se il prezzo è stimato o definitivo 10. la segnalazione di eventuali ritardi nella pubblicazione 11. la segnalazione di titoli abbinati o variazioni di titolo (fusioni, scissioni e altro) o di editore 12. il formato (cartaceo, cartaceo + online, online) b) la commissionaria si impegna ad ordinare agli editori / distributori entro 30 (trenta) giorni lavorativi dal ricevimento dell ordine da parte della Biblioteca Universitaria e dell EURAC; c) far recapitare da parte delle case editrici presso la propria sede o filiale i volumi, fascicoli delle riviste per effettuarne la schedatura, il controllo e gli eventuali reclami e/o solleciti con il successivo invio con spedizione settimanali a mezzo corriere presso le sedi delle biblioteche della LUB (esattamente a Bolzano e a Bressanone) e dell EURAC (sede unica a Bolzano); d) la assegnataria è tenuta a effettuare direttamente presso l editore il reclamo dei fascicoli pubblicati in ritardo o non prevenuti o con defetti di stampa e a inoltrare all editore anche i solleciti eventualmente pervenuti dalle biblioteche; e) inviare alle biblioteche della LUB e dell EURAC i fascicoli e/o i volumi delle riviste con bolla di consegna ovvero con altro documento equivalente dal quale comunque si evincano con esattezza il numero ed il tipo di materiali recapitati, con cadenza settimanale; f) inviare la fatturazione delle forniture e delle relative prestazioni separatamente alla due attuali sedi delle biblioteche della LUB ed alla biblioteca dell EURAC; g) la fatturazione viene effettuata in EURO con tutti i dati necessari; h) evadere tutta la corrispondenza con gli editori, compresi i solleciti e/o reclami; i) sostituire a proprie spese ed oneri qualsiasi fascicolo o volume danneggiato durante il trasporto e segnalate dalla biblioteca; j) assumere la piena responsabilità dei periodici ordinati, in caso di furti, ammanchi, deperimento, distruzione e quant altro comportano l impossibilità del loro utilizzo, fino al momento della consegna presso le relative sedi; 7

8 k) fornire dettagliate informazioni sulla gestione ed attivazione e sulla disponibilità in formato elettronico degli abbonamenti nonché garantire la continuità dell accesso alle versioni elettroniche per tutta la durata degli abbonamenti online negli anni della vigenza contrattuale e in particolare nel periodo di rinnovo; l) relativamente a tutti i titoli sottoscritti in versione e-only e alle versioni online dei titoli print + online, la assegnataria è tenuta a garantire l attivazione e accesso degli stessi entro il 1 gennaio di ogni anno di vigenza contrattuale o entro 15 giorni naturali e consecutivi dal ricevimento di eventuali singoli ordini da parte delle rispettive biblioteche. La commissionaria è tenuta a gestire tutta la relativa corrispondenza e di comunicare l avvenuta attivazione con tutti i dati necessari alla licenza; m) la assegnataria si assume tutti gli obblighi inerenti gli adempimenti derivanti dalle operazioni di sdegnamento e gli adempimenti Intrastat. n) la assegnataria dovrà fornire una banca dati amministrativa per la gestione degli abbonamenti della LUB e dell EURAC, che dovrà contenere quanto meno tutti le informazioni bibliografiche, relative ai periodici in commercio; o) la assegnataria, dovrà nominare un responsabile del coordinamento della fornitura e di tutti i servizi collegati, con la funzione di gestire i rapporti con le biblioteche della LUB e l EURAC. Art. 10 Luoghi e tempi di consegna Trattandosi di fornitura con servizio consolidato, il materiale dovrà essere consegnato dalle sedi della Commissionaria presso la sede indicata dalle biblioteche della LUB e dell EURAC tramite corriere. Una volta pubblicati, i fascicoli dovranno prevenire presso le sedi indicate entro e non oltre 30 giorni consecutivi e naturali. In caso di periodici elettronici, la assegnataria dovrà indicare i numeri di riconoscimento IP alle amministrazioni delle rispettive biblioteche. Art. 11 Direttore dell esecuzione del contratto Le biblioteche della LUB e dell EURAC nomineranno ciascuna un direttore dell esecuzione del contratto, ai quali sarà demandato il compito di effettuare le verifiche di cui all art.1662 del 8

9 codice civile e delle disposizioni del D.P.R. 207/2010, di controllare la perfetta osservanza, da parte della assegnataria, di tutte le prescrizioni e disposizioni contenute nei documenti contrattuali. I direttori dell esecuzione si rapporteranno con il referente indicato dalla assegnataria. Provvederanno al coordinamento, alla direzione e al controllo tecnico dell esecuzione del contratto. Accerteranno infine la regolarità e la conformità delle prestazioni contrattuali. Art. 12 Spese e subappalto Sono a carico della commissionaria le spese di copia, bollo, registro ed ogni altra inerente e conseguente al presente contratto. È fatto espresso divieto di subappalto, eccettuato e nei limiti di quanto previsto dall Art. 118 del DLgs 163/2006, nonché di cessione del presente contratto. Art. 13 Penali I termini di sottoscrizione degli abbonamenti (sia cartacei che online) sono da intendersi essenziali, pertanto possono essere applicati delle penali da 20,00 a 500,00 EURO (venti a cinquecento EURO) a secondo delle gravità per ogni giorno naturale e consecutivo di ritardo nella sottoscrizione di ogni singolo abbonamento, fino ad un massimo di 15 giorni. Qualora non sia garantito il livello di fornitura o servizi richiesto o si siano verificate degli impedimenti o delle inefficienze nel coordinamento, la ditta deve garantire delle necessarie azioni correttive o risarcimento del danno entro e non oltre 3 giorni dalla segnalazione. Art. 14 Riservatezza La assegnataria s impegna, salvo autorizzazione espressa da parte della Biblioteca, a non utilizzare in qualsiasi forma diversa da quelle necessarie al fine della regolare esecuzione del presente contratto, le informazioni di cui sia venuta in possesso in esecuzione del servizio. Art. 15 Foro competente 9

10 Per qualsiasi causa o controversia deve intendersi esclusivamente competente il Foro di Bolzano Art. 16 Trattamento dei dati personali I dati raccolti dalla Libera Università di Bolzano sono indispensabili per amministrare gli ordini di beni e servizi. I dati vengono trattati anche con l'ausilio di mezzi elettronici dai nostri collaboratori in conformità al D.Lgs. 196/2003. L'elaborazione si svolge sotto la responsabilità del direttore universitario. I diritti previsti dal D.Lgs. 196/2003 possono essere richiesti presso la Direzione amministrativa della Libera Università di Bolzano. L'incaricato si impegna a rispettare la normativa in materia di protezione dei dati (D.Lgs. 196/2003) nonché le ulteriori norme di legge. 10