Manuale Generale Sintel - Ente

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1 MANUALE DI SUPPORTO ALL UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA SINTEL MANUALE GENERALE ENTE Pagina 1 di 52

2 Sommario Acronimi... 3 Manuale operativo dell utente Ente... 6 Accesso alla Piattaforma (Login)... 7 Login: Sei già registrato?... 7 Registrazione di un nuovo Ente... 8 Richiesta di Username e Password... 8 Profilo Personale Visualizzazione Gestione del Profilo Indirizzi Impiegati Deleghe Ricerche Messaggi Qualificazione Fornitore Modello di Procedura Lancio delle Procedure Elementi comuni della Piattaforma Pagina Precedente Scollegarsi Guida Requisiti per il corretto utilizzo Vai al Portale Glossario A Glossario B Pagina 2 di 52

3 Acronimi Pagina 3 di 52

4 SINTEL Sistema Intermediazione Telematica G.U.U.E Gazzetta Ufficiale Unione Europea CET Central Europe Time identifica il fuso orario dell Europa centrale (UTC+1) CEST Central Europe Summer Time Il fuso orario dell Europa centrale in presenza dell ora legale (UTC +2) CIG Codice identificativo gara RUP Responsabile unico del procedimento CM Codice Merceologico / Categoria Merceologica ARCA Azienda Regionale Centrale Acquisti CPV Common Procurement Vocabolary (codificazione europea delle merceologie) ATECO Traduzione italiana della Nomenclatura delle Attività Economiche (NACE) CND Classificazione Nazionale Dispositivi medici CRM Codice Repertorio Medico (dispositivi medici) ATC Sistema di classificazione Anatomico Terapeutico e Chimico (farmaci) Pagina 4 di 52

5 AIC Autorizzazione Immissione in Commercio (farmaci) SOA Società Organismi di Attestazione (lavori pubblici) ARCA: Azienda Regionale Centrale Acquisiti CCIAA Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura ID Identification Document DN Certificato Numero Documento Smart Card per la firma digitale Pagina 5 di 52

6 Manuale operativo dell utente Ente Pagina 6 di 52

7 Accesso alla Piattaforma (Login) Attraverso questa procedura è possibile accedere alla Piattaforma. A tal fine è necessario essere registrati. Nel caso si sia già registrati, quindi in possesso di una Username e della relativa Password, effettuare la Login. Nel caso si sia un nuovo Utente, è necessario registrarsi. Login: Sei già registrato? Per accedere alla Piattaforma è necessario essere registrati, quindi in possesso di una Username e di una Password. Per effettuare l operazione di Accesso: Accedere al portale dell Azienda Regionale Centrale Acquisti Dal menu a sinistra cliccare sul link SInTel e poi seguire il link Sintel Piattaforma di eprocurement presente al centro della pagina Cliccare sul link a destra SInTel Piattaforma e-procurement nel menu di destra. Inserire Nome Utente e Password nei rispettivi campi. Cliccare su Accedi. Pagina 7 di 52

8 Registrazione di un nuovo Ente La registrazione di un nuovo Ente è una procedura che si articola in varie fasi: se non ci si è precedentemente registrati in IDPC (sistema di gestione delle Password), occorre procedere con la compilazione del relativo modulo, di modo da ottenere una password provvisoria; successivamente sarà possibile procedere con la registrazione in SinTel; una volta registrati si potrà accedere alla piattaforma ed operare NOTA: mentre per procedere correttamente alla registrazione in SinTel è PREFERIBILE essere dotati di Posta Elettronica Certificata (PEC) in quanto Lombardia Informatica invia le proprie comunicazioni di posta elettronica attraverso il servizio di PEC, per registrarsi in IDPC è invece NECESSARIO utilizzare un servizio di Posta Elettronica Ordinaria (PEO). Richiesta di Username e Password Per accedere alla Piattaforma è necessario avere una Username e una Password (che verrà fornita da IDPC tramite mail e sarà da modificare al primo accesso). Se non si è registrati, di seguito è riportata la procedura da seguire per avviare il processo di registrazione: Dalla home page del sito dell Azienda Regionale Centrale Acquisti cliccare sul link Registrazione nel menu di sinistra Cliccare, in centro alla pagina, una delle due opzioni disponibili per la registrazione di un nuovo utente Sei un nuovo utente e vuoi registrarti alla Centrale Acquisti? oppure Sei già registrato ad IdPC e vuoi registrarti ai servizi della Centrale Acquisti? e poi cliccare sul link Inizia la Registrazione; Se si sceglie la prima opzione ci si dovrà registrare sia in IDPC (tramite il link Nuovo Utente?Clicca Qui) che, successivamente, in SinTel; se si ha già fatto la registrazione in IDPC si salterà tale passaggio e sarà necessario registrarsi solo in SinTel. In Sintel sarà necessario compilare il form per la registrazione dell Ente, dove vengono richieste: La tipologia dell Ente Informazioni sull Ente; Indirizzo dell Ente; Dati del rappresentante legale Consenso al trattamento dei dati personali; Firma della richiesta di registrazione (in tale fase scaricare il pdf di registrazione, firmarlo digitalmente per poi riallegarlo nell apposito campo tramite il tasto Sfoglia ). I campi contrassegnati con asterisco sono obbligatori. Si nota inoltre che i campi precedentemente compilati nel form di registrazione IDPC, risultano già precompilati nel form di registrazione in Sintel nella sezione dedicata al Rappresentante Legale. Nota: Al fine di consentire la ricezione dei messaggi e delle comunicazioni da piattaforma è necessario accertarsi che l'indirizzo mail indicato non sia di tipo CECPAC, indirizzo di posta elettronica fornito gratuitamente da una PA (es. INPS, egov, ACI, Poste...) che consente lo scambio di messaggi esclusivamente tra cittadino e PA. Pagina 8 di 52

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10 Dopo aver inserito tutti i dati, scaricato, firmato e allegato il pdf, per confermare i dati inseriti è necessario cliccare sul pulsante Registra. Se l Ente per cui si sta eseguendo la registrazione è censito da SinTel al termine della procedura si riceve una di conferma di avvenuta registrazione (la mail contenente la password viene inviata invece dopo la registrazione in IDPC). A questo punto è possibile accedere in Piattaforma. Al contrario, se L Ente non risulta censito sarà necessario aspettare che l amministratore del sistema approvi i documenti dell atto costitutivo e dello Statuto, allegati durante il processo di registrazione, per poter accedere alla piattaforma. Profilo Personale Il Profilo Personale contiene i dati inseriti nella Scheda Anagrafica compilata dal Gestore al momento della Registrazione. Visualizzazione Se l accesso alla piattaforma è effettuato dall utenza Master, la prima schermata visibile sarà quella denominata Utenti > Amministrazione. Effettuando l accesso a SinTel come Impiegato di un Ente, la prima pagina visualizzata è Procedure > Amministrazione. 1. Per visualizzare il Profilo Personale dell Ente: Cliccare sul nome dell Azienda nella colonna Denominazione Ente. Cliccare su Ok, presente in fondo alla pagina, per tornare alla Pagina Precedente. 2. Per visualizzare il Profilo Personale di un Fornitore: Cliccare su Fornitori sulla barra superiore del Menu Principale. Da qui: Cliccare su Accreditamento sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare sul nome dell Azienda nella colonna Ragione Sociale Fornitore Pagina 10 di 52

11 Cliccare su Ok, presente in fondo alla pagina, per tornare alla Pagina Precedente. Oppure Cliccare su Qualificazioni sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare sul nome dell Azienda nella colonna Ragione Sociale Fornitore Cliccare su Ok, presente in fondo alla pagina, per tornare alla Pagina Precedente. Oppure Cliccare su Anagrafica sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare sul nome dell Azienda nella colonna Ragione Sociale Fornitore. Pagina 11 di 52

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13 Attraverso il link sulla Ragione Sociale si giunge alla pagina di seguito riportata. Pagina 13 di 52

14 Gestione del Profilo Attraverso questa funzionalità, disponendo delle adeguate Autorizzazioni, è possibile gestire il Profilo Personale dell Ente. Cliccare su Visualizza il mio Profilo collocato a destra sulla barra superiore della pagina. Si apre una nuova pagina dove è possibile modificare i dati inseriti durante la fase di registrazione, ad esclusione del settore di appartenenze dell Ente. Le modifiche, per essere valide, sono sempre vincolate al download del file pdf da riallegare firmato digitalmente, dopo aver allegato il file cliccare su SALVA per confermare l aggiornamento del profilo. Per annullare le modifiche cliccare su Annulla. Entrambi i pulsanti sono in fondo alla pagina. NOTA: L Aggiornamento delle sezioni Informazioni utente, Gestione certificati e Assegnazione ruoli non necessita il download del file riepilogativo e l upload del pdf firmato digitalmente ma è possibile renderle attive cliccando sul pulsante Aggiorna. All interno della Piattaforma non è possibile Creare, Rimuovere un Ente o un fornitore; tale attività potrà essere fatta unicamente dal Gestore. Pagina 14 di 52

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17 Indirizzi All interno della Piattaforma è possibile visualizzare nonché, disponendo delle adeguate Autorizzazioni, gestire gli Indirizzi dell Ente. Di seguito vengono riportati i percorsi da seguire per effettuare l operazione: Per visualizzare gli Indirizzi dell Ente: Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Amministrazione sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare su Crea Indirizzi nella colonna Azioni. Cliccando su Crea si accede alla pagina nella quale compilare i campi richiesti alcuni dei quali risultano obbligatori. Pagina 17 di 52

18 Una volta inserito l indirizzo desiderato cliccando su SALVA le informazioni saranno correttamente inserite in piattaforma, cliccando invece su ANNULLA le informazioni non saranno recepite. Per modificare un Indirizzo dall elenco : Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Amministrazione a sinistra della barra inferiore del Menu Principale. Cliccare su Crea Indirizzi nella colonna Azioni. Cliccare su Modifica nella colonna Azioni. Una volta modificato l indirizzo desiderato cliccando su SALVA le informazioni saranno correttamente inserite in piattaforma, cliccando invece su ANNULLA le informazioni non saranno recepite. Per rimuovere un Indirizzo dall elenco : Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Amministrazione a sinistra della barra inferiore del Menu Principale. Cliccare su Crea Indirizzi nella colonna Azioni. Cliccare su Rimuovi nella colonna Azioni. Cliccare su CONFERMA per eliminare definitivamente l indirizzo, cliccando su ANNULLA l azione non verrà eseguita. Pagina 18 di 52

19 Impiegati All interno della Piattaforma è possibile visualizzare nonché, disponendo delle adeguate Autorizzazioni, gestire gli Impiegati dell Ente. Per visualizzare gli Impiegati dell Ente: Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Amministrazione sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare su Crea Impiegati nella colonna Azioni Cliccare sul nome dell impiegato nella colonna Nome e Cognome si aprirà una pagina dove sono presenti le informazioni sull utente e i suoi dati anagrafici. Cliccare su Ok, presente in fondo alla pagina, per tornare alla Pagina Precedente. Creazione deli impiegato dell Ente: Cliccare su Utenti Cliccare su Amministrazione presente nel menù a sinitra. Cliccare su Crea Impiegati nella colonna Azioni. Cliccare sul pulsante Crea Impiegato che si trova alla fine dell elenco degli impiegati. Pagina 19 di 52

20 NOTA: Cliccando sul pulsante Aggiungi anagrafica il form di inserimento dei dati anagrafici dell impiegato verrà replicato e sarà possibile inserire più impiegati contemporaneamente, utilizzando tale funzionalità è possibile inserire fino ad un massimo di 5 anagrafiche contemporaneamente. Nel caso in cui si desideri rimuovere l anagrafica aggiuntiva appena creata è sufficiente cliccare sul pulsante Rimuovi presente dal secondo form di inserimento. Il primo dato da inserire sarà il NOME UTENTE (ID) che verrà utilizzato dalla piattaforma per creare, in modo automatico, l utenza IdPC da utilizzare per accedere alla piattaforma. Alla fine del processo di creazione dell utenza verrà inviata, all indirizzo di posta dell impiegato appena creato, una mail contenente la password provvisoria da modificare al primo accesso. Pagina 20 di 52

21 Una volta terminato l inserimento dei dati anagrafici obbligatori cliccare su Avanti per proseguire. La piattaforma aprirà una nuova sezione dove sarà possibile modificare gli indirizzi per le diverse sedi Operativa, di Spedizione e di Fatturazione). N.B.: Tale sezione verrà ripetuta per il numero di anagrafiche che sono state inserite precedentemente. Cliccando sul pulsante Selezione e modifica sarà possibile accedere al form dal quale si potrà modificare il relativo indirizzo. Pagina 21 di 52

22 Una volta modificati i dati cliccare su Salva. Nel caso in cui si decida di annullare l operazione di modifica cliccare sul pulsante Rimuovi. Dopo aver inserito gli indirizzi relativi alle diverse sedi cliccare sul pulsante Avanti per proseguire nella creazione dell impiegato. Pagina 22 di 52

23 In questa sezione è possibile organizzare direttamente il proprio ufficio virtuale assegnando alla/alle utenze che si stanno creando i profili di Owner/Responsabile oppure di Dipendente. Sempre in questa pagina è possibile assegnare i diversi ruoli associabili alle utenze e nello specifico sono: - Responsabile della Configurazione Procedure - Responsabile del Lancio Procedure - Responsabile Unico del Procedimento - Delegato alle gestione della procedura - Abilitazione Portale G3S In fondo alla pagina sulla destra sono presenti i tasti Salva con cui si salvano i dati fino ad ora inseriti e che crea effettivamente l impiegato, Annulla che riporta all elenco iniziale senza salvare le informazioni inserite e Indietro da utilizzare per modificare e/o controllare i dati inseriti. Per rimuovere un Impiegato dall elenco : Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Amministrazione sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare su Crea Impiegati nella colonna Azioni. Cliccare su Rimuovi nella colonna Azioni. Pagina 23 di 52

24 La piattaforma rimanda alla pagina di conferma dell operazione cliccando su Conferma l impiegato verrà rimosso definitivamente, per annullare l operazione cliccare su Annulla. NOTA: non è possibile eliminare un Impiegato che ha già operato in piattaforma (ad es. come valutatore di una procedura). In questi casi, per rendere inattiva l utenza, è possibile modificare l utenza e agire sul campo STATO modificandolo da Abilitato a Disabilitato. Per modificare il Profilo Personale di un Impiegato : Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Amministrazione sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare su Crea Impiegati nella colonna Azioni. Cliccare su Modifica nella colonna Azioni In questa sezione è possibile modificare i dati anagrafici dell impiegato, gli indirizzi, le tipologie di servizio associate e i Ruoli assegnati. Dopo aver eseguito le modifiche necessarie cliccando su Salva queste saranno correttamente recepite dal sistema, cliccando su Annulla i dati modificati non verranno presi in considerazione. All interno della Piattaforma è possibile visualizzare il proprio indirizzo , quello dei propri impiegati e quello degli Enti: 1. Per visualizzare il proprio indirizzo Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale; Cliccare su Amministrazione nel menu di sinistra; Visualizzare la colonna Indirizzo della tabella. 2. Se si intende contattare un Fornitore : Cliccare su Fornitori sulla barra superiore del Menu Principale; Cliccare su Qualificazioni nel menu di sinistra, Visualizzare e eventualmente cliccare sull indirizzo mail nella colonna Indirizzo . Pagina 24 di 52

25 Oppure Cliccare su Fornitori sulla barra superiore del Menu Principale; Cliccare su Anagrafica nel menu di sinistra; Visualizzare e eventualmente cliccare sull indirizzo mail nella colonna Indirizzo Se si intende visualizzare gli indirizzi di un proprio Impiegato o contattarlo: Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale; Cliccare su Crea Impiegati nella colonna Azioni ; Si visualizzerà una tabella contenente i dati degli impiegati, tra i quali gli indirizzi Pagina 25 di 52

26 Deleghe Una Delega autorizza un Impiegato a svolgere particolari funzioni di gestione per la categoria merceologica scelta. All interno della Piattaforma è possibile visualizzare nonché, disponendo delle adeguate Autorizzazioni, gestire le Deleghe. Per assegnare le deleghe ad un Impiegato: Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Amministrazione sulla barra inferiore del Menu Principale. Cliccare su Crea Impiegati nella colonna Azioni. Cliccare su Deleghe nella colonna Azioni. Verrà visualizzata una pagina dove è possibile assegnare/revocare le deleghe all impiegato. Le deleghe vengono assegnate in base al tipo gara sulle quali dovrà operare l impiegato, a ciauscun tipo gara è associata un alberatura CPV filtrata che comprenderà solo le categorie CPV riconducibili al tipo gara selezionato in questa pagina. Pagina 26 di 52

27 Ricerche Attraverso i motori di ricerca è possibile cercare i Fornitori, una Categoria/Sottocategoria Merceologica all interno del Catalogo, una Procedura o dei Messaggi. 1. Per cercare un Fornitore: All interno della Piattaforma è possibile cercare un Fornitore iscritto all Albo, oppure con almeno una Qualifica, o in base alla documentazione allegata tramite la sezione Accreditamento: Fornitore iscritto all Albo : Cliccare su Fornitori sulla barra superiore del Menu Principale; Cliccare su Anagrafica nel menu di sinistra; Inserire una parola chiave nel campo Trova e selezionare la colonna in cui si intende effettuare la ricerca cliccando sulla freccia di fianco a In/Per ; Scegliere eventualmente la Nazione Cliccare su Trova per avviare la ricerca. Fornitore Qualificati : Cliccare su Fornitori sulla barra superiore del Menu Principale; Cliccare su Qualificazioni nel menu di sinistra; Scrivere nel campo Trova la parola chiave per la ricerca e selezionare la colonna in cui si intende effettuare la ricerca cliccando sulla freccia di fianco a In/Per; Scegliere eventualmente la Nazione; Cliccare su Trova per avviare la ricerca. Pagina 27 di 52

28 Fornitore Accreditati : Cliccare su Fornitori sulla barra superiore del Menu Principale; Cliccare su Accreditamento nel menu di sinistra; Inserire una parola chiave nel campo Trova e selezionare la colonna in cui si intende effettuare la ricerca cliccando sulla freccia di fianco a In/Per. Oppure è possibile approfondire la ricerca compilando i campi Tipo Accreditamento, Documenti allegati e Fatturato. Cliccare su pulsante Trova per poter avviare la ricerca. 2. Per cercare una Categoria/Sottocategoria Merceologica nel Catalogo: La sezione Categorie merceologiche contiene tutte le categorie gestite dalla piattaforma. E possibile in questa sezione navigare e consultare le diverse categorie merceologiche. Ogni categoria è strutturata in un alberatura espandibile ad ogni livello. L espansione di ogni livello è possibile semplicemente cliccando sul simbolo + (in verde) che si trova accanto al codice della singola categoria, che si trasformerà nel simbolo - che permette la compressione. Pagina 28 di 52

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30 Sulla sinistra si trova invece un sottomenù composto dalle diverse categorie merceologiche e sono: Codici CPV; Codici ATC; Codici CND; Categorie SOA; Beni e servizi ferroviari; Professioni regolamentate; Codici ATECO-NACE. Corrispondenza CPV-ATECO Per la categoria merceologica CPV è inoltre presente un vocabolario supplementare al quale di può accedere cliccando sul pulsante Consulta vocabolario supplementare. Per tutte le categorie merceologiche è presente un motore di ricerca, primo elemento di ogni pagina. I criteri di ricerca sono 2 ovvero per codice o per descrizione categoria. Unico vincolo per portare a termine la ricerca, per entrambi i criteri, è inserire nei relativi box almeno 3 caratteri (Figura). Nello specifico, per il campo Descrizione è attiva la funzionalità di auto completamento. L ultima voce del sottomenù è Corrispondenza CPV-ATECO tale sezione è dedicata alla corrispondenza tra i codici CPV (categorie utilizzate dagli Enti durante il lancio delle procedure telematiche) e i codici ATECO-NACE, tale motore è leggermente differente in quanto, nonostante utilizzi gli stessi criteri di ricerca indicati per le altre categorie, consente di individuare quali codici CPV corrispondono ad un certo codice ATECO-NACE e viceversa. 3. Per cercare una procedura: Cliccare su Procedure sulla barra superiore del Menu Principale. I campi che fanno parte del motore di ricerca per trovare le procedure presenti sulla piattaforma sono: Nome, Descrizione, Id, Id, della Multilotto, Responsabile Unico del Procedimento, Data Inizio Dal giorno/ora, Data Inizio Al giorno/ora, Data Fine Dal giorno/ora, Data Fine Al giorno/ora, Tipo di procedura, Stato della procedura, Tipo di gara. Cliccare su Trova per avviare la ricerca. Pagina 30 di 52

31 4. Per cercare dei messaggi relativi alle procedure: Cliccare su Procedure sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Messaggi sulla barra inferiore del Menu Principale. I campi che fanno parte del motore di ricerca per ricercare i messaggi sono: Nome della procedura, Id della procedura, Tipo, Data - Dal giorno/ora (Formato: dd/mm/yyyy HH:mm:ss) e Data - Al giorno/ora (Formato: dd/mm/yyyy HH:mm:ss). Cliccare su Trova per avviare la ricerca Pagina 31 di 52

32 Messaggi Il Gestore, Gli Enti e i Fornitori possono comunicare tra di loro per mezzo del servizio di messaggistica presente sulla piattaforma 1. Per Visualizzare i messaggi Cliccare su Utenti sulla barra superiore del Menu Principale. Cliccare su Messaggi sulla barra inferiore del Menu Principale. Nella tabella presente in questa pagina si trovano tutti i messaggi ricevuti (sia dai Fornitori che dalla Piattaforma). NOTA: Cliccando su comunicazioni in alto a destra sulla barra inferiore del Menu Principale si viene rimandati alla stessa pagina di elenco dei messaggi ricevuti In fondo alla pagina sono presenti tre link: Invia Messaggio da utilizzare nel caso si voglia inviare un messaggio ad un fornitore. Dopo aver cliccato il link scrivere in Destinatari il nome dell Ente, Fornitore o Impiegato a cui si vuole inviare il messaggio e cliccare su Trova Destinatari. Selezionare il nominativo a cui si vuole inviare il messaggio, inserire Oggetto e testo del messaggio dopodiché cliccare su Invia. E possibile inviare una copia del messaggio anche all indirizzo tale campo è abilitato di default dal sistema. Selezionando tale opzione è possibile inserire nella mail anche un allegato. Pagina 32 di 52

33 Visualizza anche i messaggi archiviati, dove è possibile rendere visibile i messaggi archiviati in SinTel. Vai all elenco dei messaggi Inviati che riporta alla pagina dei messaggi inviati precedentemente. 2. Per leggere un messaggio: Raggiungere la pagina con l elenco dei messaggi utilizzando il pannello Comunicazioni oppa sezione messaggi (come descritto in precedenza) Cliccare sull oggetto del messaggio evidenziato in grassetto nella sezione Elenco dei Messaggi Ricevuti. 3. Per confermare la ricezione di un messaggio e visualizzare l orario di ricezione: Cliccare su Ricevuta nella colonna Azioni. Tale link passa dallo stato Ricevuta allo stato Archivia. Pagina 33 di 52

34 Il messaggio viene automaticamente ricevuto (e quindi compare la data di ricezione nell apposita colonna) quando si risponde ad un messaggio. 4. Per rispondere ad un messaggio: Cliccare sull oggetto del messaggio evidenziato in grassetto nella sezione Oggetto ). Da qui si apre la seguente pagina: Pagina 34 di 52

35 Cliccare su Rispondi Si aprirà una nuova pagina dove è possibile inserire il testo del messaggio e allegare un file Compilare il testo del messaggio e cliccare su Invia Qualificazione Fornitore NOTA: Ricordiamo che la qualificazione di un fornitore è strettamente necessaria affinché quest ultimo possa essere invitato a procedure di Cottimo Fiduciario piuttosto che Negoziate senza pubblicazione di bando oppure RdO. Per tutte le altre procedure basta essere abilitati all utilizzo della piattaforma. A seguito di una modifica apportata alla piattaforma l Ente utente non ha più l onere di qualificare i fornitori accettando o meno le loro richieste per una o più categorie merceologiche. La qualificazione di un fornitore per categorie merceologiche e per il proprio ente è ora automatizzata dalla piattaforma stessa. In particolare il fornitore invia la propria richiesta di qualificazione attraverso 4 passi: 1. Selezione di una o più categorie ATECO/NACE per le quali volersi qualificare; 2. Selezione degli eventuali settori specifici di appartenenza per le quali volersi qualificarsi 3. Selezione degli enti per i quali volersi qualificare; 4. Invio della richiesta di qualifica. A questo punto il Fornitore risulterà qualificato per gli Enti per i quali ha fatto la richiesta senza che questi ultimi debbano valutarla e/o accettarla. Saranno gli stessi Enti ad invitare i Fornitori da loro scelti per procedure sopra descritte, e lo faranno in fase di lancio della procedura nello step Selezione dei fornitori (si Pagina 35 di 52

36 rimanda ai manuali delle singole procedure, Aperta, Cottimo Fiduciario, Negoziate, Ristrette, RdO). E comunque possibile visionare le qualifiche di un fornitore cliccando sulla sezione Fornitori -> Qualificazioni. In questa pagina sarà presente una tabella contenente i fornitori che si sono qualificati. Cliccando sul pulsante Gestisci le qualificazioni in corrispondenza del nome di un fornitore, che si trova nella colonna Azioni, è possibile visualizzare le categorie CPV e i settori specifici per i quali si è qualificato. Attraverso il tasto Revoca Tutte le qualifiche è data la possibilità di revocare le qualifiche ad un determinato fornitore. Il fornitore a cui vengono revocate le qualifiche non potrà più qualificarsi per il proprio Ente, finchè l Ente stesso non procede a riattivare le qualifiche. Per riattivare le qualfiche dal TAB Fornitori -> qualificazioni cliccare su RIATTIVA QUALFICAZIONI. Pagina 36 di 52

37 Modello di Procedura Cliccando su Procedure nella barra superiore del Menu Principale, e cliccando successivamente su Modello della Procedura nella barra inferiore, si accede alla pagina nella quale, utilizzando il motore di ricerca che si trova nella parte superiore della pagina è possibile individuare i modelli già creati e presenti in piattaforma. Per ogni modello vengono visualizzate le seguenti informazioni: ID Nome del modello; Autore del modello; Tipologia del modello; Stato del modello; CPV Principale; Azioni Pagina 37 di 52

38 Per ogni modello, l Utente Ente ha comunemente a disposizione sei azioni: Modificare il modello; Rinominare il modello; Copia del modello (Azione non possibile nel caso di Modello di una Procedura Multilotto); Rimuovere il modello; Lanciare un nuovo mercato con il modello (vedi capitolo successivo); Visualizzare l anteprima del modello. E inoltre possibile creare un nuovo modello. Per i dettagli della creazione dei diversi modelli si rimanda ai manuali Utente che trattano l argomento di interesse. Pagina 38 di 52

39 Lancio delle Procedure Per i dettagli del lancio delle procedure si rimanda ai manuali Utente che trattano l argomento di interesse. Pagina 39 di 52

40 Elementi comuni della Piattaforma Pagina 40 di 52

41 Pagina Precedente All interno della Piattaforma è possibile tornare alla Pagina Precedente cliccando sull apposito comando Torna indietro posizionato in alto alla pagina Scollegarsi Una volta effettuato l Accesso, in qualunque momento, attraverso questa funzionalità è possibile uscire dalla Piattaforma. Per effettuare l operazione cliccare su Logoff, presente nella barra verde in alto a destra Pagina 41 di 52

42 Guida Una volta effettuato l Accesso, in qualunque momento, attraverso questa funzionalità è possibile accedere alla Guida in Linea. In questa sezione vengono riportate le istruzioni per l utilizzo del Software. Per effettuare l operazione cliccare su Guida a destra sopra il Menu Principale Requisiti per il corretto utilizzo Sezione che fornisce alcune indicazioni per utilizzare al meglio la piattaforma e contiene alcuni requisiti per l'accesso e l'utilizzo delle piattaforme Sintel e Neca. Nello specifico fornisce indicazioni su: Requisiti minimi e accessibilità Firma digitale Posta elettronica certificata e comunicazioni Dimensioni massime dei file caricati (upload) Pagina 42 di 52

43 Vai al Portale La Home Page della Azienda Regionale Centrale Acquisti si presenta come riportato nella. Al fine di rendere il più possibile agevole la nuova navigazione e la ricerca delle informazioni vengono esposte le principali novità: E stato realizzato un Accesso Rapido agli Strumenti di e-procurement presente in home page che consente di accedere immediatamente agli strumenti telematici quali la piattaforma Sintel, Neca, i fabbisogni on-line e la consultazione del mercato. In aggiunta è possibile accedere direttamente al link per la Registrazione ad ARCA, nonché all elenco dei Contratti e Gare della stessa. Oltre ad una navigazione di canale visibile immediatamente nel menu di sinistra, all interno delle diverse sezioni sono presenti le informazioni di approfondimento relative alle diverse aree Pagina 43 di 52

44 Inoltre all interno delle sezioni è disponibile un calendario che consente di visualizzare per attivazione o scadenza i bandi e le convenzioni e le date degli eventi in cui sarà presente ARCA, in particolare: in grigio è segnalata la data del giorno in arancione sono segnalati: le date in cui sono stati pubblicati i bandi e attivate le convenzioni le date di scadenza dei bandi pubblicati e delle convenzioni gli eventi Inoltre all interno delle sezioni è disponibile un calendario che consente di visualizzare per attivazione o scadenza i bandi e le convenzioni e le date degli eventi in cui sarà presente l Azienda Regionale Centrale Acquisti, in particolare: in grigio è segnalata la data del giorno in arancione sono segnalati: - le date in cui sono stati pubblicati i bandi e attivate le convenzioni - le date di scadenza dei bandi pubblicati e delle convenzioni - gli eventi Se nel mese che si sta osservando sono presenti eventi o bandi e convenzioni questi verranno visualizzati in una tabella, nella parte centrale della pagina e il titolo sarà cliccabile, di modo da poter ottenere maggiori dettagli sull evento/bando in corso. Pagina 44 di 52

45 All interno del calendario sono visibili solo le attività del mese di riferimento ed è possibile visualizzare oltre al mese in corso, il mese precedente e i mesi successivi scorrendo sulle frecce. Gli elenchi completi dei bandi, delle gare aggregate e degli eventi sono disponibili nei canali di riferimento. Non ci resta che augurarvi buona navigazione sperando che la nuova veste grafica e i nuovi servizi siano di vostro gradimento! Pagina 45 di 52

46 Glossario A Pagina 46 di 52

47 Abilitare Fase del processo di registrazione di un fornitore a Sintel in cui si ricevono username e password per effettuare l'accesso alla Piattaforma. Accettare Accettando una richiesta di abilitazione e/o una richiesta di qualificazione, l azienda ente consente al nuovo utente di procedere con la fase successiva per l accreditamento come nuovo fornitore. Accettato Quando il questionario specifico di categoria viene inviato all azienda ente, l utente che richiede la qualificazione riceve un con la valutazione della richiesta. Se questa viene valutata con esito positivo, il nuovo fornitore può procedere con la selezione della categoria, o sue sottocategorie. Accreditamento L accreditamento è una procedura che permette ad un nuovo utente di registrarsi al portale, nonché di qualificarsi come fornitore dell azienda ente. Il processo si articola in tre step: la registrazione, la richiesta di abilitazione e la richiesta di qualificazione. Accreditamento temporaneo L accreditamento temporaneo è una procedura che permette ad un fornitore di accedere a Sintel e presentare le proprie offerte solo per una particolare procedura aperta. Aggiudicazione E' la fase durante la quale il responsabile dell aggiudicazione potrà procedere all aggiudicare una procedura ad un fornitore, prima in via provvisoria e poi definitivamente. Anomala (offerta) Un offerta si definisce anomala ai sensi di legge quando eccede in miglioramento una determinata percentuale rispetto alla migliore offerta presente sul mercato. Le offerte anomale vengono automaticamente segnalate (in rosso) alla fine della negoziazione, possono essere ugualmente ammesse alla fase successiva, oppure escluse. Attivazione L attivazione di un nuovo utente è lo step successivo alla fase di registrazione, nel processo di accreditamento di un nuovo fornitore. In questa fase, l azienda, che intende accreditarsi come fornitore, invia la richiesta di abilitazione all azienda ente, compilando un questionario di attivazione. Attributi (requisiti di partecipazione) Gli attributi sono specifici requisiti che un Ente richiede per una procedura, cui un fornitore deve rispondere nell ambito della presentazione dell offerta. Gli attributi possono essere di natura amministrativa (es. autocertificazioni), tecnica (servono per definire i punteggi premianti nell ambito di procedure con aggiudicazione all offerta economicamente più vantaggiosa), Pagina 47 di 52

48 tecnica-eventuale (rientrano nella busta tecnica, ma non sono collegati ad un punteggio premiante, ad es. valutazione idoneità di prodotto). Base d asta Se espressa, indica il valore massimo che un Ente è disposto a pagare per l approvvigionamento di un bene/servizio, è dunque il prezzo che i fornitori devono migliorare con le proprie offerte, in termini di riduzione del prezzo o di aumento dello sconto. Qualora l utente avesse scelto di effettuare una procedura su singoli prodotti e non sulla totalità dei prodotti, la base d Asta verrà inserita automaticamente dalla piattaforma e risulterà essere la somma dei prezzi dei singoli prodotti definiti moltiplicata per le quantità indicate. Categoria merceologica La categoria merceologica è una famiglia o gruppo di beni dotati di caratteristiche comuni. In Sintel sono organizzate in sette macro-categorie merceologiche (beni non sanitari, beni sanitari, immobilizzazioni immateriali, immobilizzazioni materiali, noleggi leasing e affitti, servizi non sanitari e servizi sanitari) più un ulteriore categoria (Lavori Pubblici- Categorie Generali). Delega Con l assegnazione delle deleghe su alcune o tutte le categorie merceologiche è possibile autorizzare un impiegato ad operare sulle procedure che hanno come oggetto le merceologie per le quali possiede la delega. Documentazione di gara (allegati) E l insieme dei documenti che l Ente allega ad una procedura di gara, consentendone il download ai fornitori partecipanti alla procedura ed eventualmente pubblicandoli sulla Home Page di Centrale Regionale Acquisti. Estratto di Procedura E un testo riassuntivo che descrive per sommi capi l oggetto di procedura. Questo testo è disponibile per la pubblicazione della procedura. Negoziazione E la fase durante la quale è possibile per i fornitori presentare le offerte della trattativa. Esistono due negoziazioni, la prima si riferisce alla sottomissione delle offerte in busta chiusa, la seconda ai ribassi dell asta elettronica. Parametri Vedi Attributi Pianificazione E' una fase in cui l Ente può svolgere attività preparatorie alla procedura: in questa fase la procedura è stata lanciata, ma non è possibile né modificarne i contenuti per l Ente, né visualizzarli (o presentare offerte) per i fornitori. La procedura è in standby, in attesa della pubblicazione. Pagina 48 di 52

49 Portale Con portale ci si riferisce tipicamente al sito web di Azienda Regionale Centrale Acquisti Precisione decimale E il numero di cifre decimali che viene gestito dall applicazione nei calcoli interni e nella visualizzazione dei valori decimali sui prezzi. Nella fattispecie si tratta di cinque cifre decimali. Pubblicazione E' la fase durante la quale la procedura viene resa visibile ai fornitori secondo le modalità selezionate nel modello di procedura. In particolare è possibile rendere accessibile tutta la documentazione di gara sul portale di Centrale Acquisti, l estratto oppure solo le informazioni di testata. Punteggio economico dell offerta E il punteggio assegnato alla componente economica dell offerta secondo la formula specificata al momento del lancio della procedura (nel caso di procedure aggiudicate con il metodo dell offerta economicamente più vantaggiosa. Punteggio tecnico dell offerta E il punteggio premiante assegnato alla componente tecnica di un offerta. Viene assegnato automaticamente se associato ad un requisito tecnico di tipo vincolato oppure discrezionalmente dall Ente in caso di requisiti tecnici di tipo libero. Punteggio totale dell offerta E la somma del punteggio economico e di quello tecnico. Qualifica Un fornitore qualificato presso un Ente può partecipare a tutti i tipi di procedura di gara lanciati da quell Ente. Per ottenerla è necessario seguire il processo di qualificazione che si articola nella scelta delle categorie merceologiche che s intende fornire, e selezionando gli Enti d interesse. Nella sezione Qualificazioni l Ente può vedere tutti i nominativi delle aziende qualificate presso di lui. Report E un documento PDF che può essere richiesto (in diversi momenti della procedura) e che viene generato automaticamente da Sintel. Esso contiene tutte le informazioni riguardanti una procedura, relative allo stato in cui si trova il procedimento nel momento in cui il report viene generato, e sottoposto ai vincoli di visibilità relativi al tipo di procedura ed al tipo di utente che ha richiesto il report stesso. Ricevuta E l attestazione di ricezione relativa ad una Comunicazione di procedura. Perché venga visualizzato lo stato ricevuto in corrispondenza di un messaggio è necessario che ogni destinatario decida di segnalare l avvenuta ricezione tramite il pulsante. Pagina 49 di 52

50 Richiesta di Abilitazione La richiesta di abilitazione viene inviata all azienda ente da un azienda che intenda accreditarsi come fornitore. Essa consiste nella compilazione di un questionario di attivazione. Richiesta di Qualificazione La richiesta di qualificazione viene inviata da un fornitore all Ente, al fine di diventare pienamente operativo. Vedi qualifica. Sotto-categoria I prodotti di ciascuna categoria merceologica sono organizzati in sotto-categorie, sempre più specifiche, i fornitori possono richiedere la qualificazione solo per una o più sotto-categorie, ma non per la macrocategoria di riferimento. Sottomesso Questo stato caratterizza i questionari specifici di categoria che sono stati compilati ed inviati all azienda ente e dei quali si attende l esito della valutazione. Modello Il Modello di una procedura contiene tutte le informazioni di ordine generale su una tipologia di procedura. Il modello è pensato per essere utilizzato più volte, e richiede di essere perfezionato al momento del lancio con le informazioni specifiche, per avviare una procedura di scelta del contraente. Totale Trattativa Il valore economico totale di una trattativa. Valore economico dell offerta Il valore economico totale di una trattativa. Valutazione La valutazione di un questionario comporta, a seconda dell esito, l attivazione e/o la qualifica di fornitore di una nuova azienda utente. Questa funzione spetta all azienda ente al momento dell invio della richiesta di abilitazione e la richiesta di qualificazione da parte di un nuovo fornitore. Pagina 50 di 52

51 Glossario B Pagina 51 di 52

52 Azienda Regionale Centrale Acquisti L Azienda Regionale Centrale Acquisti è una struttura di supporto agli Enti della Regione Lombardia, finalizzata a ottimizzare i processi di approvvigionamento dei beni e servizi e a sostenere lo sviluppo e la promozione della piattaforma telematica SinTel. eprocurement Quell'insieme di tecnologie, modalità operative e strumenti che, grazie allo sviluppo della rete internet e del commercio elettronico, consentono di espletare procedure d'acquisto online, sia ad attori privati che pubblici (Public eprocurement). Responsabile della Gestione dei Ruoli Utente Si tratta di un ruolo attribuibile dall utenza master ad un impiegato dell Ente. Gli impiegati in possesso di questo ruolo potranno assegnare a loro volta i ruoli agli altri utenti. Responsabile della Configurazione Procedure Si tratta di un ruolo attribuibile dall utenza master ad un impiegato dell Ente. Gli impiegati in possesso di questo ruolo potranno creare dei modelli di procedura su Sintel. Responsabile Unico del Procedimento Si tratta di un ruolo attribuibile dall utenza master ad un impiegato dell Ente. Tale ruolo unisce in sé le funzionalità precedentemente esercitate dal Responsabile della Valutazione e dal Responsabile dell aggiudicazione. Responsabile del Lancio Procedure Si tratta di un ruolo attribuibile dall utenza master ad un impiegato dell Ente. Gli impiegati in possesso di questo ruolo potranno lanciare le procedure di gara a partire da un modello precedentemente creato. Responsabile della valutazione Si tratta di un ruolo attribuibile dall utenza master ad un impiegato dell Ente. Gli impiegati in possesso di questo ruolo potranno consultare e valutare le offerte presentate dai fornitori per una procedura di gara. Responsabile dell aggiudicazione Si tratta di un ruolo attribuibile dall utenza master ad un impiegato dell Ente. Gli impiegati in possesso di questo ruolo potranno aggiudicare provvisoriamente, e poi definitivamente, una procedura al miglior offerente. Pagina 52 di 52