Produzione di documenti con Word - parte 2

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1 Produzione di documenti con Word - parte 2 Produzione di documenti con Word - parte Documenti con struttura...2 Struttura gerarchica del documento...2 Numerare i titoli...2 Lavorare sulla struttura...2 Divisione in sezioni...3 Gli stili...3 Stili predefiniti...3 Creare uno stile...3 Modificare uno stile...3 Riutilizzare gli stili...4 Generazione di indici e sommari...5 Controllo ortografico e grammaticale...5 Stampa...5 Salvare in formati diversi...6 Solo testo...6 RTF...6 Web...6 Inserire immagini o grafici...6 Inserire un immagine...6 Creare un immagine...7 Modificare un immagine...7 I modelli...8 Stampa unione...9 Creare il documento principale e l origine dei dati...9 Modificare il documento principale e l origine dei dati...9 Effettuare la stampa unione...9 Esercizi...10 Esercizio Esercizio Word /01/2001

2 Documenti con struttura Struttura gerarchica del documento Un documento complesso è tipicamente strutturato in livelli che corrispondono a capitoli, sezioni, sotto-sezioni. Conviene che ad ogni intestazione di capitolo o sezione sia assegnato un determinato livello. Il titolo del documento, ad esempio, sarà di solito al livello 1 di struttura, il titolo di un capitolo a livello 2, il titolo di una sezione a livello 3 e così via. Word gestisce 9 livelli di struttura che bastano per qualsiasi documento con una organizzazione ragionevole. Nella Figura 1 è riportato uno schema di documento con quattro livelli di struttura. Utilizzando il menù Visualizza e selezionando la voce Struttura, è possibile visualizzare la struttura del documento fino al livello desiderato ed operare sulla struttura. Ad esempio è possibile cancellando il titolo di una sezione o spostandolo di cancellare o spostare un intera sezione. Livello 2 Testo di livello 2 Livello 3 Testo di livello Livello 4 Testo di livello 4 Livello 1 Figura 1 Livelli di struttura Numerare i titoli Se si sono usati gli stili predefiniti per i titoli di vario livello è possibile farli numerare automaticamente a Word, e decidere lo stile della numerazione. Dal menù Formato Elenchi puntati e numerati, scheda struttura, si sceglie lo stile della numerazione e si conferma con OK. Lavorare sulla struttura Selezionando Struttura dal menù Visualizza è possibile vedere il documento organizzato per livelli di struttura, fino al livello che si desidera. Scegliendo il numero 3 dall apposito menù che appare, verranno mostrati i titoli di livello 1, 2 e 3. In questa prospettiva è possibile riorganizzare il documento semplicemente spostando i titoli (e con loro parti del documento), promuovere i titoli a un livello superiore o relegarli ad un livello inferiore. Word /01/2001

3 Divisione in sezioni Per forzare l inizio di una pagina nuova occorre selezionare la voce Interruzione del menu Inserisci e poi specificare pagina. Questo comando inserisce un interruzione, cioè un contrassegno (che non viene stampato) che segna la terminazione della pagina (o colonna): word non metterà niente al di sotto di questo contrassegno nella pagina (o colonna) in cui è stato inserito. Documenti lunghi possono essere divisi in sezioni, tipicamente per cambiare le intestazioni o la disposizione del testo su più colonne. Infatti queste caratteristiche si ripetono su tutte le pagine di una sezione (del documento se non diviso in sezioni). Se si inserisce una interruzione di sezione, la formattazione del testo prima del punto di inserimento, che comprende le posizioni dei margini, le intestazioni ed i piè di pagina, le numerazioni (delle pagine, delle figure ecc..) viene memorizzata insieme alla sezione così delimitata. In questo modo ad esempio si può scegliere di numerare le pagine di ogni sezione a partire da 1. Gli stili Gli stili giocano un ruolo fondamentale in Word. Gli stili possono essere definiti come l insieme di attributi di formattazione di un paragrafo (o di un carattere). Ad esempio potremmo definire uno stile con nome Titolone (un titolo di primo livello) come un paragrafo centrato, tipo di carattere Comic Sans MS, colore blu, dimensione del carattere 20 punti, interlinea superiore di 12 punti e inferiore di 3 punti. Applicando lo stile ad un qualsiasi paragrafo consente di riapplicare tutte le opzioni di formattazione in un colpo solo e garantisce uniformità al documento: sarà sufficiente riapplicare lo stile a tutti i titoli di primo livello. Modificando uno stile inoltre si modificano tutte le parti del documento che usano quello stile. Stili predefiniti Word mette a disposizione un insieme di stili predefiniti, tra cui molto importanti sono gli stili per i titoli di diverso livello (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 ) che servono a dare struttura al documento e sono riconosciuti dagli strumenti che lavorano sulla struttura. Un menù a discesa nella barra di formattazione (il menù degli stili) riporta la lista di tutti gli stili definiti, da cui è possibile scegliere lo stile da applicare ad un paragrafo, dopo avere selezionato la porzione di testo opportuna. Creare uno stile Il modo più semplice per creare un nuovo stile è formattare un paragrafo applicando tutte le opzioni di formattazione desiderate (i rientri, i margini, il tipo di carattere, le dimensioni e così via); dopodiché selezionare il paragrafo e, sulla barra della Formattazione, scrivere il nome che si vuole dare allo stile, per esempio StileMio nella casella più a sinistra. D ora in avanti, scegliendo lo stile StileMio dall elenco, sarà possibile applicare lo stile definito al testo selezionato (sia carattere che paragrafo). In alternativa si può creare un nuovo stile utilizzando la scheda di definizione e modifica di stile, visualizzabile mediante la voce Stile del menù Formato. Modificare uno stile Per modificare uno stile esistente si opera come per crearlo, con la differenza che invece di scrivere un nome nuovo si sceglie dal menù degli stili quello da modificare, dopo avere modificato le proprietà di formattazione di un paragrafo. Selezionando lo stile da modificare, dopo avere selezionato il paragrafo, viene richiesto se si vuole ridefinire lo stile selezionato o se si vuole riapplicare il vecchio stile. Scegliendo la prima opzione di ridefinisce lo stile. Word /01/2001

4 Un modo più ordinato e potente, nel senso che permette di controllare più aspetti dello stile, è quello di usare la scheda Stile del menù Formato. Comparirà una scheda con la lista di tutti gli stili disponibili nel documento che state usando: se ne selezionate uno e premete il pulsante Modifica vi comparirà la scheda che vedete in Figura 2. Questa scheda contiene tutte le caratteristiche dello stile (in questo caso lo stile Didascalia). La casella In base a indica che lo stile Didascalia è stato creato in base allo stile Normale. Questo semplifica l'operazione di creazione di uno stile, poiché non dovete definire tutto da capo ma potete partire da uno stile esistente. Attenzione: questo legame tra lo stile di base e lo stile che create persiste anche dopo il momento della creazione. Questo significa che se in successivamente modificate lo stile da cui siete partiti per creare il vostro, le modifiche si ripercuoteranno anche sul vostro stile. Se non volete che accada, quando avete creato il vostro stile potete scegliere (nessuno) per la casella In base a: ed il legame verrà rotto. Nella casella Stile per il paragrafo successivo potete scegliere a quale stile passare alla fine del paragrafo in quello stile (cioè dopo l'<invio>). Quest opzione è molto utile per gli stili di titolo: se scrivete un titolo con lo stile Titolo 1 ad esempio, noterete che dopo aver dato l invio lo stile diventa automaticamente normale. Questo avviene perché in questa casella è specificato Normale come stile per il paragrafo successivo. Figura 2 Modifica di uno stile Una cosa veramente importante dello stile la trovate alla voce paragrafo el menù Formato, ed è il livello di struttura, che già abbiamo commentato. Provate a guardare come sono fatti gli stili di titolo (da Titolo 1 a Titolo 9) e vedrete le corrispondenze con i livelli di struttura dello stile. Riutilizzare gli stili Se si vogliono riutilizzare degli stili definiti in un nuovo documento si può salvare il documento come modello (menù File - Salva con nome e poi tipo di documento Modello di documento). Il Word /01/2001

5 documento sarà salvato con il nome prescelto ed estensione.dot; al momento della creazione di un nuovo documento verrà mostrato tra i modelli disponibili. Scegliendo Documento vuoto al momento della creazione di un nuovo documento, in realtà si attiva un modello predefinito che si chiama Normal.dot e che contiene tutti gli stili predefiniti di Word. Generazione di indici e sommari Dal menù Inserisci è possibile selezionare la voce Indici e sommari per inserire nel documento indici analitici, sommari, elenchi di figure che sono generati automaticamente purché siano adottati opportuni accorgimenti nella redazione del documento. Inserendo un sommario, viene generato automaticamente un elenco delle intestazioni di diverso livello, eventualmente con la pagina in cui compaiono, purché si utilizzino gli stili predefiniti per i titoli (eventualmente modificati se si vuole un apparenza diversa). Marcando opportunamente parole o liste di parole nel testo (ALT-SHIFT-x sulla voce dell indice) è possibile far generare un indice analitico in cui compaiono i termini marcati con il numero di pagina (o pagine se si specifica l opzione di marcare tutte le occorrenze) in cui compaiono. Una lista di figure può essere ottenuta se alle figure viene correttamente assegnata una didascalia. Per farlo si seleziona la figura e si seleziona la voce Didascalia del menù Inserisci. Controllo ortografico e grammaticale Word ci offre la possibilità di effettuare su una porzione o su tutto il testo una serie di controlli sia ortografici che grammaticali. Questa funzionalità si attiva al menu Strumenti alla voce Controllo ortografia e grammatica (stessa cosa dello strumento ABC nella barra di formattazione). Possiamo decidere di fare solo un controllo ortografico o di includere anche un controllo grammaticale. Durante il controllo ortografico Word controlla il testo confrontando ogni parola con un dizionario interno, che dipende dalla lingua scelta, ed evidenzia in rosso ogni parola che non compare nel dizionario di quella lingua. A questo punto abbiamo la possibilità di correggere la parola errata con il pulsante Correggi scegliendo tra le parole simili proposte, oppure di includerla nel dizionario (pulsante Aggiungi) se la parola è corretta ma per qualche motivo (ad esempio se è un termine tecnico o in altra lingua) non compare nel dizionario predefinito. Tra le opzioni offerte da Word per la correzione, possiamo decidere di cambiare tutte le occorrenze della parola segnalata (pulsante Cambia Tutto) oppure di affidare a Word la correzione automatica delle parole errate (pulsante Correzione Autom). Una serie di opzioni (pulsante Opzioni) permettono di configurare il correttore per ignorare certi tipi di parole come indirizzi Internet e parole maiuscole. È possibile anche usare un dizionario diverso da quello predefinito specificandolo all opzione Dizionario. Tra le opzioni è possibile abilitare (o disabilitare) il controllo ortografico automatico durante la digitazione o quello grammaticale. In tal modo gli errori ortografici verranno sottolineati automaticamente in rosso e quelli grammaticali in verde. Stampa Prima di stampare un documento conviene attivare l Anteprima di stampa dalla barra degli strumenti standard o dal menù File. L anteprima di stampa mostra come verrà stampato il documento. Aggiustando i valori è possibile vedere la pagina in piccolo o diverse pagine insieme, Word /01/2001

6 per un controllo sommario. È possibile inoltre aggiustare l ampiezza dei margini, operando sul righello. Alcuni aggiustamenti in più sono disponibili selezionando Imposta pagina dal menù File. Attivando la stampa si presenta una finestra di dialogo in cui si può selezionare la stampante da utilizzare (ce ne possono essere diverse in un ambiente con rete locale), il numero di copie, il fronte retro, o specificare che si vogliono stampare solo alcune pagine. Se non si è mai usata la stampante può essere necessario installare il driver adeguato al tipo di stampante di cui si dispone (il driver è un programma che consente di pilotare una stampante). Salvare in formati diversi Ogni documento può essere salvato non solo nel formato predefinito di Word (con estensione.doc) ma anche in altri formati leggibili da altri strumenti o da altre versioni di Word. Per salvare in altri formati occorre selezionare dal menu File la voce Salva con nome ; dalla finestra di dialogo che appare scegliere il tipo file desiderato. Automaticamente verrà assegnata al file l estensione relativa. Solo testo Quando non interessa mantenere il formato del documento, ma si vuole privilegiare la leggibilità da parte di tutti del contenuto si può salvare un documento come solo testo (estensione.txt). RTF Il formato RTF (Rich Text Format, estensione.rtf) è un formato di interscambio di file di testo formattato ed è usato soprattutto per garantire la portabilità tra le varie versioni di Word prodotte nel tempo (Word 6, Word 95, Word 97, Word 2000). Infatti le varie versioni sono di solito compatibili solo all indietro: con Word 97 ad esempio si possono leggere correttamente documenti prodotti solo con Word 97 o versioni precedenti. Web Per pubblicare un documento scritto in Word come pagina web occorre salvarlo in formato HTML (estensione.htm). Tuttavia è doveroso avvertire che documenti HTML ottenuti in questo modo dalle versioni più recenti di Word sono tipicamente molto pesanti e possono non essere visualizzabili correttamente da tutti i browser 1. Il documento poi deve essere particolarmente curato e pulito affinché il risultato sia accettabile. Inserire immagini o grafici Inserire un immagine Possiamo utilizzare il comando Inserisci Immagine Da file che permette di selezionare un file di immagine da disco. Oppure possiamo utilizzare un repertorio di immagini messe a disposizione da Word, la Clip Art. Per fare questo selezioniamo dal menu Inserisci Immagine Da Clip Art e ci apparirà una finestra con varie categorie di figure: possiamo scegliere una di queste figure o 1 Questo è dovuto alla presenza dei CSS (fogli di stile in cascata ) una caratteristica non ancora del tutto standard. I fogli di stile andrebbero disabilitati per una migliore portabilità (dalla finestra di dialogo del salvataggio strumenti - Opzioni Web disabilitare Utilizza CSS ) Word /01/2001

7 cercarne un altra sfogliando le varie cartelle. Abbiamo anche la possibilità di inserire nuove immagini di Clip Art oppure reperirle in linea sul Web, selezionando l apposita icona. Una volta inserita l immagine è possibile ridimensionarla cliccando su di essa e trascinando le manigliette (a forma di quadratini) che compaiono sugli angoli ed al centro dei lati. Un altro modo, più immediato, per inserire un immagine in un documento è utilizzare la tecnica del "Copia-Incolla", che consiste nel copiare negli Appunti di Windows un immagine (facendo taglia da un altro documento Word o anche da un altra applicazione Windows) ed incollarla nel punto del documento dove vogliamo che appaia. Creare un immagine Word offre anche la possibilità di creare delle immagini. Nella barra degli strumenti Disegno che si trova in basso a sinistra e che possiamo aprire da Visualizza Barre degli strumenti, troviamo una serie di strumenti che ci permettono di disegnare semplici figure o grafici. A tale scopo abbiamo a disposizione diverse forme alle quali possiamo accedere dal pulsante Forme o da Inserisci Immagine Forme. Dopo aver scelto il modello adatto alle nostre esigenze portiamo il cursore nel punto in cui vogliamo inserirlo, facciamo clic e trasciniamo fino ad ottenere la dimensione desiderata. È possibile usare più forme (le più comuni sono già sotto forma di pulsanti) per costruire un disegno. A seconda delle esigenze, queste forme possono essere trattate come un tutt uno oppure come elementi separati. Per ottenere il primo effetto selezioniamo le forme con il mouse e dal menù Disegno scegliamo il comando Raggruppa. Se invece desideriamo separarle selezioniamo la figura e scegliamo il comando Separa. Modificare un immagine Per modificare le immagini utilizziamo i pulsanti della barra degli strumenti per il Disegno e i comandi contenuti nel pulsante "Disegno" posto su tale barra. Figura 3 Operazioni sugli oggetti grafici Le funzionalità principali per il disegno sono: Trasforma oggetto selezionato Consente di cambiare l aspetto dell oggetto selezionato con uno di quelli disponibili nel pulsante Forme Ruota o capovolgi Word /01/2001

8 Consente di ruotare manualmente per gradi l immagine, di dargli una rotazione di 90 verso destra o verso sinistra o di ribaltarla orizzontalmente e verticalmente Ruota per gradi Consente di ruotare manualmente l immagine trascinando verso destra o sinistra i cerchietti che compaiono quando questa viene selezionata Allinea o distribuisci Consente di allineare diverse immagini verticalmente od orizzontalmente rispetto alla più distante e di distribuirle equamente fra le più distanti o fra la pagina Ordine Consente di portare in primo piano o in secondo piano un immagine rispetto ad un altra Linea, Freccia, Rettangolo, Ovale Disegna una linea, una freccia, un rettangolo, un ovale Casella di testo Permette di inserire una casella per l immissione di testo anche sopra le immagini WordArt Trasforma un testo in un immagine (Fig. 31) Colore riempimento Consente di scegliere un colore col quale riempire l immagine Colore linea Consente di scegliere un colore da assegnare alla linea che definisce la forma dell immagine Colore carattere Consente di scegliere il colore del testo Stile linea Consente di dare diverse dimensioni alla linea Stile tratteggio Cambia il tipo di tratteggio della linea Stile freccia Cambia forma ad una freccia Ombreggiatura e 3D Consentono di scegliere un tipo di ombreggiatura per l immagine e di attribuire alla figura un aspetto tridimensionale, rispettivamente. I modelli Con Word è possibile creare senza difficoltà documenti per ogni esigenza, da una breve lettera ad un lungo romanzo. Infatti Word ci mette a disposizione una serie di modelli per i tipi di documenti più comuni. Per utilizzare un modello già definito selezionare File Nuovo e scegliere un modello o l opzione di Creazione guidata. Un modello, come abbiamo visto, è un documento in cui sono state già state definite tutte le impostazioni e le formattazioni necessarie. Per completare il documento basta inserire i dati necessari a personalizzarlo negli appositi spazi indicati dalla dicitura fare clic, oppure digitare qui (dipende dalla versione di Word che stiamo usando). Questi spazi sono detti campi. La creazione guidata è un processo che porta alla creazione di un documento mediante una serie di passaggi, nei quali viene chiesto di scegliere o inserire tutti gli elementi necessari per personalizzarlo. Questo processo guidato viene anche detto wizard (mago). Word /01/2001

9 Stampa unione La stampa unione è una tecnica con la quale è possibile fondere insieme in un unico documento informazioni di qualsiasi genere provenienti da una base di dati. Si immagini di dover mandare un invito per una riunione d ufficio a tutti i dipendenti di una grande azienda. Piuttosto che cambiare manualmente i dati di ogni dipendente per ogni invito da stampare, è possibile automatizzare questa procedura creando un documento base ed inserendo al suo interno dei campi che attingeranno i valori da un file dati precedentemente creato. I file di dati che saranno la base per la stampa unione (detto origine dati ) possono essere creati con diversi programmi: possiamo utilizzare Word, Excel, un database Access. Le informazioni dell origine dati vengono solitamente preparati sotto forma di tabella (può essere una tabella Word, Excel, Access). Le righe di questa tabella vendono chiamate record e contengono i dati di un singolo soggetto, le colonne vengono chiamate campi e ognuna di esse contiene un tipo di informazione. La prima riga viene normalmente utilizzata per inserire i nomi dei campi con le seguenti limitazioni: il nome del campo non può superare la lunghezza di 40 caratteri, deve iniziare con una lettera e non contenere spazi. Creare il documento principale e l origine dei dati Il documento principale è quel documento nel quale desideriamo inserire i campi per la stampa unione : per crearlo è sufficiente editare la parte di testo fissa, lasciando uno spazio dove devono essere inseriti i dati. Possiamo poi attivare la Stampa unione dal menù Strumenti. Dalla finestra di dialogo che appare possiamo decidere se utilizzare un documento principale già esistente o crearne uno sul momento. Il passo successivo è quello di scegliere l origine dei dati. Se non abbiamo un origine dati e decidiamo quindi di crearne una, ci apparirà una finestra di dialogo dove avremo un insieme di nomi di campo predefiniti, che possiamo personalizzare aggiungendo o eliminando campi. Una volta decisi i campi da utilizzare li mettiamo nell ordine che desideriamo tramite le frecce Sposta e diamo OK; ci verrà chiesto di dare un nome all origine dati e salvarla. Infine avremo la possibilità di modificare il file dei dati. Possiamo quindi inserire i dati di cui abbiamo bisogno per il nostro lavoro nella finestra di dialogo Modulo dati fatto ciò ritorneremo al documento principale e potremo inserire i campi unione negli spazi vuoti ad essi destinati. Modificare il documento principale e l origine dei dati Se, in qualsiasi momento, decidiamo di cambiare o aggiungere dati per la stampa unione sarà sufficiente scegliere il comando di modifica dalla finestra Prepara stampa unione ed apportare le dovute variazioni al lavoro. Effettuare la stampa unione Per procedere alla stampa unione sarà sufficiente posizionarsi sul documento principale nei punti in cui immettere i dati, premere il pulsante Inserisci campo unione della barra degli strumenti Stampa Unione che sarà comparsa quando abbiamo iniziato questo processo e scegliere alcuni campi della lista. Quindi scegliere il comando Unisci dalla finestra Prepara stampa unione ci verrà chiesto di scegliere dove effettuare la stampa unione (se creare un nuovo documento, se stamparla o se Word /01/2001

10 inviarla tramite posta elettronica), il numero di record da utilizzare e se stampare i campi vuoti. Infine diamo il comando Unisci per avviare il processo di unione. Esercizi Esercizio 1 Prelevare dalla rete il file schultz_errato.rtf, che contiene un documento senza formattazioni e contenente errori di vario tipo. Su questo documento svolgere le seguenti attività. a) Correggere tutti gli errori ortografici e di grammatica. b) Eliminare gli spazi bianchi di troppo (utilizzando la funzione di sostituzione). c) Applicare stili predefiniti ai titoli di primo e secondo livello. d) Numerare le pagine a piè di pagina e) Numerare il titoli f) Creare un sommario, da inserire all inizio g) [Opzionale] Realizzare un indice analitico con i nomi dei personaggi di Schultz. Il file schultz_corretto.rtf può essere utilizzato per vedere che cosa ci si aspetta come risultato. Esercizio 2 Vogliamo preparare una serie di inviti personalizzati per una festa, da inviare ad alcuni amici. a) Preparare un file che contiene una tabella con gli indirizzi di alcuni amici. È importante che la tabella abbia un intestazione che contiene i nomi dei vari campi. Nome Cognome Via CAP Provincia Marina Bramanti Verdi, Pisa Carlo Benedetti Mazzini, Pisa Berta Zucchi Corso Italia Pisa b) Preparare una lettera di invito e rendetela divertente con una Clip Art, una scritta Word Art o un disegno. c) Usate la stampa unione per produrre tante lettere personalizzate quanti sono i vostri amici. Il documento principale sarà la lettera e l origine dei dati sarà il file degli indirizzi. Selezionando Strumenti - Stampa unione e poi Crea Lettere tipo e indicando che l origine dati è il file di indirizzi (che avrete salvato con un nome opportuno) comparirà un menù con i nomi dei campi che potrete inserire a piacimento nella lettera. Inserite l indirizzo e il nome dell amico per personalizzare l invito. Infine Unisci in nuovo documento genererà un nuovo file con le copie personalizzate della lettera. Un esempio di lettera di invito con i campi per la stampa unione già inseriti è la seguente, ma siete liberi di creare qualcosa di diverso. Word /01/2001

11 «Nome» «Cognome» «Via» «CAP» «Provincia» Pisa, 10 Febbraio 2001 «Nome», è con grande piacere che ti invito ad una il giorno 14 Febbraio 2001 alle ore 21:00, a casa mia. Ciao, Stefania Word /01/2001