Nota sulla fornitura dei dati conformemente agli standard salariali CH con imposta alla fonte

Transcript

1 Informazione del 4 marzo 2015 Nota sulla fornitura dei dati conformemente agli standard salariali CH con imposta alla fonte Gentili signore ed egregi signori, Con l'introduzione degli standard salariali CH con imposta alla fonte (ELM-QST), dal le entrate, le mutazioni e le uscite possono avvenire elettronicamente, assieme al conteggio mensile delle imposte alla fonte, direttamente dalla contabilità salariale. Gli utenti di ELM-QST possono così fare a meno degli attuali moduli cartacei e servire tutti i cantoni con lo stesso standard. Come per la procedura di tassazione ordinaria, anche per la procedura per le imposte alla fonte devono essere raccolti tutti i dati necessari per un'imposizione conforme alla legge. Fondamentalmente devono essere presentati gli stessi dati sia per la procedura di tassazione ordinaria sia per la procedura per le imposte alla fonte. Così, ad esempio, in entrambi i casi deve essere indicata la confessione, poiché le varie chiese nazionali applicano aliquote fiscali diverse. Nella procedura per le imposte alla fonte, questi dati devono essere comunicati rispettivamente per le nuove assunzioni e le mutazioni, per consentire la corretta classificazione tariffaria da parte delle autorità fiscali. La procedura per le imposte alla fonte si distingue per il fatto che il debitore della prestazione imponibile (DPI = datore di lavoro, assicuratore) è identificato dalla legge nel processo di dichiarazione come tramite tra il contribuente e le autorità fiscali (cfr. Art. 88 LIFD, Legge federale sull'imposta federale diretta del , RS ). In questa funzione, il DPI svolge da un lato i compiti di tassazione e dall'altro, allo stesso tempo, rappresenta il contribuente nella procedura di tassazione (sostituto d'imposta). Pertanto, nella procedura per le imposte alla fonte, il DPI è rappresentante legale della persona assoggettata all'imposta alla fonte. Poiché le autorità fiscali hanno bisogno di tutti i dati necessari per la tassazione, questi dati sono trasmessi alle amministrazioni delle contribuzioni dal DPI. Il lavoratore assoggettato all'imposta alla fonte è dunque tenuto a fornire al datore di lavoro tutti i dati necessari per una corretta imposizione alla fonte (cfr. Art. 136 LIFD). Standard salariali CH con imposta alla fonte 1/6 v1.2

2 2/6 La protezione dei dati è limitata da questi obblighi di collaborazione (cfr. Art. 3a, OIFo Ordinanza del DFF sull'imposta alla fonte nel quadro dell'imposta federale diretta del , RS ). Con la provvigione di riscossione, i datori di lavoro (DPI) sono indennizzati per le loro attività nell'ambito della procedura per le imposte alla fonte. Le varie tipologie tariffarie (A, B, C, D, E, H ecc.) presuppongono informazioni di vario tipo per consentire una tariffazione corretta. In nessun caso con ELM-QST sono raccolti più dati rispetto alla procedura attuale per le imposte alla fonte. Si può fare riferimento ai rispettivi formulari cantonali per la notifica delle nuove assunzioni di persone assoggettate all'imposta alla fonte. La legittimità dei dati da raccogliere relativamente al conteggio delle imposte alla fonte ELM è stata verificata e confermata nella dichiarazione sulla protezione dei dati dell'ambito imposta alla fonte. La maggior parte dei sistemi di contabilità salariale certificati swissdec supportano gli utenti nelle attività di registrazione dei dati personali, limitando la raccolta alle sole informazioni effettivamente necessarie per una certa persona. Per il conteggio delle imposte alla fonte mediante ELM l'entità dei dati fornita fondamentalmente non cambia, che si tratti di una nuova assunzione, di una mutazione o di un'uscita. Talvolta per il DPI può presentarsi il problema di aver presentato la notifica mediante formulario cartaceo prima dell'introduzione di ELM-QST e che i dati della notifica non siano stati registrati nel software di contabilità salariale (ERP) (i cosiddetti dati storici). Di seguito viene spiegata l'entità dei dati da fornire nelle specifiche situazioni e i casi in cui è concesso un termine di transizione per i dati storici. Vengono inoltre trattati l'accesso in corso d'anno, i numeri di controllo cantonali e l'utilizzo di notifiche sostitutive. Entità minima dei dati personali (base) Indipendentemente dallo stato del conteggio, occorre fornire sempre i dati personali e le indicazioni sul rapporto di lavoro (entrata in azienda e uscita da essa, grado d'occupazione, orario di lavoro settimanale), di solito già contenuti nel sistema ERP dei DPI. Di seguito sono elencati i dati supplementari richiesti per una nuova notifica o per la modifica del cantone competente per l'imposta alla fonte (nuova notifica presso questo cantone). Standard salariali CH con imposta alla fonte 2/6 v1.2

3 3/6 Dati supplementari per l'entrata Relativamente alla persona assoggettata all'imposta alla fonte devono essere forniti i seguenti dati supplementari: Confessione - la confessione è necessaria per consentire ai cantoni di ripartire correttamente l'imposta alla fonte tra le chiese nazionali - a livello centrale è garantito che tale informazione sia ricevuta solo da quei cantoni che ne hanno diritto in base ad un fondamento giuridico Si tratta di attività principale o accessoria? La persona ha un'ulteriore occupazione? La persona percepisce una rendita? Si tratta di un frontaliero? - Si tratta di un soggiornante giornaliero? - Si tratta di un soggiornante settimanale? Dati del partner per entrata In caso di stato civile "coniugato/a" o "partenariato registrato" sono richieste le seguenti informazioni sul partner: Numero assicurazione sociale (se noto) Cognome e nome Data di nascita Il partner svolge un'attività o percepisce una rendita? Se sì: - attività principale o accessoria - tipo di reddito (nota: non sono richieste cifre sul reddito): salario o reddito sostitutivo (es. indennità giornaliera di un'assicurazione) salario o reddito sostitutivo e in aggiunta una rendita rendita - luogo di lavoro (cantone CH o estero) - da quando lavora il partner? (se la data esatta non è nota, può essere utilizzata la data d'entrata della persona assoggettata all'imposta alla fonte) Nota: le informazioni sul partner devono essere trasmesse anche per determinate notifiche di mutazione. Inoltre, per quanto riguarda i dati del partner è previsto un termine di transizione. I dettagli sono illustrati più sotto. L'informazione sull'eventuale convivenza della persona assoggettata all'imposta alla fonte è necessaria solo se sussistono tutte e tre i requisiti seguenti: la persona è assoggettata all'imposta alla fonte la persona è nubile/celibe, divorziata, separata o vedova la persona ha figli che danno diritto a deduzioni Standard salariali CH con imposta alla fonte 3/6 v1.2

4 4/6 Se tutti e tre i requisiti sono soddisfatti, deve essere selezionata una delle tre possibilità: convivenza "sì", "no" o "sconosciuto". Non devono essere fornite indicazioni sulla persona convivente (es. nome e cognome). Per i figli sono richiesti i seguenti dati (nota: questi dati sono solitamente già presenti nel sistema ERP poiché sono necessari anche per la notifica presso la cassa di compensazione per gli assegni familiari): cognome nome data di nascita inizio del diritto alla deduzione fine del diritto alla deduzione Dati del partner per mutazioni Ogni modifica dello stato civile o del lavoro del coniuge/partner registrato di una persona assoggettata all'imposta alla fonte deve essere notificata con una mutazione. In questo caso, devono essere comunicati anche i dati del partner sopra elencati (numero assicurazione sociale, cognome e nome, data di nascita, in caso di attività lavorativa o rendita/redditi sostitutivi: attività principale o accessoria, tipo di reddito, luogo di lavoro (cantone CH o estero), data in cui ha inizio il lavoro). Registrazione successiva dei dati del partner (dati storici) Per un periodo di transizione, fino al 31 dicembre 2017, non è necessario comunicare i dati del partner nel conteggio dell'imposta alla fonte per le persone precedentemente notificate. Dal 1 gennaio 2018, per tutte le persone assoggettate all'imposta alla fonte con stato civile "coniugato/a" o "partenariato registrato" dovranno essere sempre notificati i dati del partner sopra indicati (numero assicurazione sociale, cognome e nome, data di nascita, in caso di attività lavorativa o rendita: attività principale o accessoria, tipo di reddito, luogo di lavoro (cantone CH o estero), data in cui ha inizio il lavoro). Il termine di transizione offre al DPI la possibilità di aggiornare i dati del partner mancanti nel sistema ERP. Numeri di controllo cantonali ELM-QST consente di eseguire elettronicamente i conteggi direttamente con tutti i cantoni aventi diritto. Le aziende che fino ad ora hanno eseguito i conteggi soltanto con il loro cantone di sede devono pertanto richiedere attribuire eventuali numeri di controllo cantonali supplementari e registrarli nel sistema di contabilità salariale, prima di trasmettere i dati salariali via ELM. Non è consentito il conteggio senza il numero di controllo cantonale corretto. Nota: Per il numero di controllo cantonale sono comunemente usati svariati termini. "Numero del datore di lavoro" e "Numero identificativo" sono alcuni di essi. Standard salariali CH con imposta alla fonte 4/6 v1.2

5 5/6 Accesso a ELM-QST in corso d'anno L'accesso in corso d'anno in ELM-QST deve necessariamente essere concordato in precedenza con tutte le amministrazioni delle contribuzioni coinvolte. Idealmente, ciò avviene all'inizio dell'anno, tuttavia al più tardi al momento dell'acquisizione del numero di controllo cantonale per la trasmissione elettronica dei dati dell'imposta alla fonte (vedasi argomento precedente). Nella maggior parte dei casi, un accesso a ELM-QST in corso d'anno è possibile a condizione che il sistema ERP sia in grado di considerare i conteggi dei mesi precedenti (da gennaio fino al mese attuale). (Informazioni in merito possono essere fornite dal fabbricante del sistema ERP.) In tal caso, nelle ricapitolazioni per lavoratore sono compresi i conteggi cumulati da gennaio fino al mese attuale e, alla fine dell'anno, i valori cumulati di tutti i conteggi dell'intero anno. L'accesso in corso d'anno può avvenire solo dopo la fine di un periodo di conteggio attuale (conformemente all'accordo individuale tra cantoni e DPI, es. trimestralmente o semestralmente), in modo che il periodo di conteggio già avviato possa essere portato a termine con il procedimento in atto. Nel mese successivo (decorso il periodo di conteggio), il conteggio avverrà tramite ELM-QST e saranno forniti i valori cumulati dei periodi di conteggio trascorsi, dall'inizio dell'anno fino all'accesso. Caratteristiche speciali del Canton Ticino Se si desidera usare ELM-QST per il conteggio dell'imposta alla fonte con il Canton Ticino, occorre osservare quanto segue: richiedere all'ufficio delle imposte alla fonte del Canton Ticino il login per l'applicazione web IFonte; il DPI deve eseguire in IFonte la chiusura trimestrale; in caso di accesso in corso d'anno, trasmettere sempre con ELM-QST i singoli conteggi delle imposte alla fonte dei mesi precedenti (dall'inizio d'anno) fino al mese attuale (i conteggi dei mesi precedenti devono essere inviati esclusivamente al Canton Ticino); solo dopo può avvenire la trasmissione del mese attuale (che invece deve essere inviata a tutti i cantoni). Dal , il Canton Ticino richiederà in aggiunta i quattro codici di imposta alla fonte seguenti per i frontalieri: "R": soggiornanti settimanali soli "S": soggiornanti settimanali coniugati monoreddito "T": soggiornanti settimanali con doppio reddito "U": soggiornanti settimanali soli, conviventi con i figli (semifamiglie) I codici tariffari devono essere considerati per il conteggio delle persone assoggettate all'imposta alla fonte domiciliate in Ticino. Standard salariali CH con imposta alla fonte 5/6 v1.2

6 6/6 Notifiche sostitutive La notifica sostitutiva sostituisce un conteggio salariale già trasmesso. La procedura può essere molto complicata per le amministrazioni delle contribuzioni, poiché la notifica originale potrebbe già essere stata elaborata. Per l'utilizzo della notifica sostitutiva valgono pertanto le seguenti regole: La notifica sostitutiva può essere effettuata soltanto dopo aver consultato tutte le amministrazioni delle contribuzioni interessate. La notifica sostitutiva deve avvenire prima del successivo trattamento dei salari e solo per il conteggio trasmesso per ultimo. Le correzioni, ogni qualvolta sia possibile, devono essere eseguite con una notifica di correzione in uno dei mesi successivi. Per questo motivo, la notifica sostitutiva per l'imposta alla fonte è prevista solo per casi eccezionali, es. se il conteggio dell'imposta alla fonte trasmesso è completamente errato. Referente diretto per le domande dei produttori di ERP - Enrico Roncaglioni, responsabile del servizio specializzato swissdec Servizio specializzato swissdec c/o Suva Telefono , Enrico.Roncaglioni@suva.ch Referenti diretti per le domande dei cantoni - Mischa Obrecht, coordinamento gruppo specialistico imposte ELM AWK Group AG Telefono , Mischa.Obrecht@awk.ch - Michael Baeriswyl, responsabile del gruppo specialistico imposte ELM Amministrazione delle contribuzioni del cantone di Berna Telefono , Michael.Baeriswyl@fin.be.ch Grazie per la piacevole collaborazione. Cordiali saluti Stephan Stauber, Amministrazione delle contribuzioni del cantone di Basilea Città Presidente della commissione logistica Conferenza svizzera delle imposte Standard salariali CH con imposta alla fonte 6/6 v1.2