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1 L utilizzo dei sistemi informativi avanzati come strumento innovativo nelle attività dell ingegneria di manutenzione Autori: C. Bianco L. Bordoni ATM S.p.A. Divisione metropolitana Parlare di trasporto pubblico locale significa entrare nel mondo dei servizi alla persona. Settore per sé stesso molto delicato e con peculiarità uniche e specifiche. Anzitutto trasporto pubblico non significa più automaticamente società di gestione pubbliche. Si possono trovare le forme più diverse di Aziende nate in seguito alla nuova legislazione nazionale e regionale che ha radicalmente modificato lo scenario ed ha creato un mercato. Il trasporto pubblico locale è passato di conseguenza attraverso una fase di trasformazione e di assunzione di identità. Da servizio offerto direttamente ed in regime di monopolio da parte dei Comuni e dello 1

2 Stato (le ferrovie) è diventato un prodotto del quale misurare costi, efficienza e opportunità. Le aziende del settore hanno dovuto per forza cambiar pelle. Oltre a privatizzarsi in termini di architettura societaria, hanno dovuto recepire gli strumenti e i metodi per operare in mercati liberi e soggetti a concorrenza, che in questo campo si chiama gara. L Azienda trasporti Milanesi è una S.p.A. completamente partecipata dal Comune di Milano che opera nel campo della mobilità cittadina e dell hinterland. Occupa circa 8500 dipendenti organizzati in 36 figure professionali. L area manutenzione occupa più di 2000 addetti per mantenere in efficienza quasi 3000 veicoli oltre agli impianti, e alle strutture necessarie per operare. Tra i veicoli con i quali opera, vi sono 729 vetture metropolitane che richiedono attenzione particolare e contenuti specifici e complessi per le attività di manutenzione. La mission di ATM è quella di essere professionisti della mobilità. ATM cioè, vuole interpretare il suo modo di essere nelle realtà metropolitane, partendo da Milano, e proiettandosi sul mercato, in funzione delle loro problematiche coerentemente alla natura sociale del servizio che svolge. ATM è consapevole che la mobilità è pervasiva rispetto al sistema città e ne influenza direttamente l operatività e la vivibilità. 2

3 Per concretizzare la mission, ATM agisce a 360 ( su diverse parti del processo). Si è dotata di un assetto organizzativo interno specifico in grado di governare i processi che regolano la produzione del servizio in modo integrato unificando la gestione del personale viaggiante alla gestione dei mezzi, la così detta manutenzione ordinaria, all interno delle divisioni che si occupano dell esercizio (quindi, superficie urbana, interurbana e metropolitana); si è dotata inoltre di sistemi informativi integrati che consentono la misura dell efficienza interna e di conseguenza rendono possibili il miglioramento continuo, l auto finanziamento e il proporsi sul mercato. L applicazione dei punti appena illustrati ha portato a conseguire la certificazione di qualità dell intero processo produttivo. Come si muove la manutenzione dei veicoli all interno di questa realtà? Innanzitutto, è opportuno sottolineare le diversità di questa attività rispetto alla manutenzione in campo manifatturiero tradizionale. Ad efficienza del sistema e sicurezza dell operatore, caratteristiche fondamentali della manutenzione, si aggiunge, in questo caso, anche sicurezza del cliente e appeal del prodotto( un esempio con il quale illustrare la situazione è la produzione di giocattoli). Come un produttore di giocattoli, noi dobbiamo fare in modo che il nostro 3

4 prodotto, il viaggio sui nostri mezzi, sia sicuro come i giocattoli per i bambini ma allo stesso modo gradito e attraente. La manutenzione quindi come elemento di produzione. Abbiamo parlato poi di specifiche competenze per quanto riguarda i veicoli metropolitani. Pensate al ciclo di vita tecnica di queste vetture. Si aggirano attualmente sui anni. Ogni veicolo è costituito da circa 4000 parti sostituibili, che vuol dire manutenibili. Un veicolo viene revisionato, e quindi riportato agli standard di progetto, ogni anni. La tendenza è quella di attuare l intervento di revisione sulla base della vita utile delle casse, lasciando un periodo sempre maggiore alla responsabilità della manutenzione ordinaria per tutti gli altri equipaggiamenti. La tecnologia ferroviaria e i costi di costruzione relativi impongono una durata di vita utile molto elevata per ammortizzarne le spese. Durante tale periodo però l evoluzione tecnologica e le necessità di gestione seguono i propri ritmi (rendendo necessari interventi significativi ai veicoli). Si pensi ad esempio agli equipaggiamenti elettronici di trazione e frenatura di cui sono dotati i veicoli moderni. Non vi è equipaggiamento di questo tipo che garantisca ricambi disponibili per periodi così lunghi. La manutenzione, così detta ordinaria, diventa, gioco forza, un altra cosa non solo per la 4

5 complessità degli interventi, ma anche e soprattutto per l importanza nell attualizzare il prodotto trasporto alle esigenze del cliente e alle necessità di efficienza e di contenimento dei costi( un giocattolo sempre nuovo). Alla luce di quanto visto finora, si può dare alla manutenzione la giusta collocazione e soprattutto giustificare l importanza che assume nelle strategie imprenditoriali delle aziende di trasporto. Nel processo di rinnovamento illustrato, ATM ha scelto di adottare Sap R/3 come sistema informativo integrato per le proprie attività. L introduzione del sistema è avvenuta in prima fase, circa 3 anni fa, partendo dal ciclo passivo, agli acquisti alla gestione del magazzino. Successivamente è stata estesa alle altre attività istituzionali ed affronta in questo periodo l integrazione della manutenzione. Seppure la manutenzione dei veicoli che operano sulla rete metropolitana di Milano parta già da una standardizzazione delle attività e dalla presenza di una piattaforma informatica specifica, l introduzione di Sap R/3 in questo campo ha richiesto particolare impegno nel personalizzare Sap. Si è trattato non solo di costituire un data base tecnico per il quale esistevano già delle fonti ma 5

6 creare, attraverso Sap, uno strumento di pianificazione e analisi economica. L ingegneria di manutenzione nel proprio ruolo di indirizzo, guida e controllo ha assunto naturalmente questa funzione come parte integrata delle proprie attività. A nostro parere, la mancanza di una struttura simile avrebbe comportato l impossibilità di introdurre questo sistema informativo. Vogliamo dire che il pacchetto Sap con le proprie elevate potenzialità necessita peraltro di traduzione rispetto alle effettive necessità di impiego. In altre parole si tratta di uno strumento ad alta potenzialità ma scarsamente flessibile, almeno per l applicazione nella manutenzione dei veicoli. Il prodotto ha un rilevante orientamento manifatturiero. Renderlo applicabile al mondo del trasporto ha richiesto particolare sforzo e conoscenze specifiche per le caratteristiche proprie del settore che vede, come detto, la presenza contemporanea di elementi di produzione e di manutenzione classica. Sap fa parte dei sistemi ERP (Enterprise resorurce planning system), sistemi che supportano la gestione aziendale su diversi piani: integrazione delle attività, comunicazione tra i settori, tempestività e qualità delle decisioni, trasparenza dei dati disponibili. 6

7 L utilizzo di sistemi Erp risulta talmente importante per l adozione di idonei modelli di business da giustificare comunque difficoltà di approccio in settori particolari e costi nell abbandono di sistemi informativi quando già presenti. L atout nell integrare in sistemi informativi di tipo Erp la manutenzione dei rotabili, sta proprio nel far entrare la manutenzione nel modello di business di una azienda di trasporto. Un Erp affinché possa costituire un valido ed efficace strumento di supporto, deve recepire però le esigenze specifiche del settore in cui opera. Particolare attenzione si deve prestare affinché le esigenze operative quotidiane e le complessità di gestione iniziale non sviliscano le grandi opportunità del sistema e riducano l utilizzo di Sap a mero sistema di archiviazione dei dati di produzione. Questo pericolo esiste ed è in relazione alla capacità o meno di disegnare un corretto modello di applicazione. Proprio in quanto risiede l importanza dell ingegneria di manutenzione. Il modello organizzativo assunto riflette la struttura gerarchica adottata ed anche le deleghe di responsabilità assegnate per la certificazione di qualità. 7

8 ATM sta completando la certificazione di qualità per tutti i processi produttivi che riguardano la progettazione del sistema, l esercizio, la manutenzione dei veicoli della rete metropolitana. Sap costituisce l ossatura della documentazione utile per certificare il processo produttivo. ATM si è data una organizzazione specifica con lo scopo di ottenere l integrazione di funzioni diverse e fornire un servizio completo e misurabile. A grandi linee, funziona nel modo seguente. Ogni linea metropolitana, è autonomamente responsabile del servizio offerto. Alle linee sono affidate risorse in termini di veicoli, personale di macchina e di manutenzione, in quantità e qualità concordate per fornire il servizio previsto. Compito della linea è fornire i treni necessari a soddisfare la programmazione di esercizio, efficienti, e con macchinista a bordo. Per potersi autonomamente organizzare, è necessario che la linea misuri la propria efficienza interna, questo è l apporto interno di Sap; deve altresì riportare verso l esterno aziendale i propri dati per consentire di far assumere decisioni agli altri attori del processo. Questo è l apporto di integrazione di Sap. L introduzione di Sap ha reso necessario un cambiamento di rotta nel valutare l attività manutentiva. Dal registrare i propri costi con il 8

9 sistema delle commesse e quindi con orientamento all attività nel suo complesso, si è portati a riportare sugli ordini di lavoro (che elencano le attività da eseguire) gli interventi realmente eseguiti sul veicolo specifico. In questo caso, quindi, un approccio analitico, fortemente orientato al prodotto finale. In questo ambito, e in merito alle specifiche funzionalità Sap fornisce: Manutenzione correttiva. Sap garantisce copertura e supporto a tutte le fasi della manutenzione correttiva, e cioè: - Segnalazione del guasto mediante avviso. - Diagnosi e definizione degli interventi. - Attuazione degli interventi con segnalazione dei tempi e materiali impiegati. - Regolarizzazione delle movimentazioni di magazzino. - Registrazione dell evento sullo storico del componente e aggiornamento di eventuali contatori di scadenze. - Messa a disposizione del veicolo per l esercizio. - Regolarizzazione delle movimentazioni di magazzino. 9

10 Manutenzione preventiva programmata. La manutenzione programmata è una tipologia di manutenzione eseguita in accordo con un piano stabilito basato su scadenze chilometriche o temporali o al raggiungimento di valori prefissati da parte di una determinata grandezza misurata. La copertura di Sap prevede: - Definizione delle strategie di manutenzione. - Definizione di piani di manutenzione specifici per ciascun oggetto mantenibile. - Impegno del materiale necessario. - Creazione di contatori specifici. - Segnalazione del raggiungimento delle scadenze. - Definizione di un programma di interventi. - Attuazione degli interventi pre impostati in termini di operazioni da eseguire, tempi, materiale necessario. - Registrazione dell evento. - Regolarizzazione delle movimentazioni di magazzino. 10

11 Manutenzione migliorativa. Costituisce l insieme degli interventi eseguiti allo scopo di adeguare i veicoli alle mutate esigenze. In questo caso Sap consente: - Definizione di un programma di interventi. - Impegno del materiale necessario con eventuale procedura automatica di acquisto. - Attuazione degli interventi pre impostati in termini di operazioni da eseguire, tempi, materiale necessario. - Registrazione dell evento. - Regolarizzazione delle movimentazioni di magazzino. Esistono poi delle funzionalità a supporto della gestione che consentono di interagire con altri attori del processo produttivo. Esse sono: - Gestione delle anagrafiche dei materiali di manutenzione. Consente la gestione dei magazzini e il loro approvvigionamento programmato. 11

12 - Scomposizione tecnica degli oggetti di manutenzione. Gestisce la distinta base di manutenzione e rende disponibile ad ogni intervento il materiale necessario. - Scomposizione funzionale degli oggetti di manutenzione. Consente di assegnare le segnalazioni di guasto direttamente alle voci del catalogo. - Gestione del sistema tecnico. Realizza la tracciabilità di tutti i componenti serializzati. - Gestione della comunicazione tra i servizi. Notifica delle attività eseguite sui convogli. Una volta portato a regime, il sistema consentirà agli utilizzatori dei mezzi (ad esempio la Sala Operativa) di segnalare direttamente le anomalie rilevate durante l utilizzo dei veicoli e consentire una velocizzazione del flusso di informazioni. 12

13 Infine due parole sulle risorse utilizzate per introdurre Sap nel mondo della manutenzione dei veicoli. Siamo partiti quasi due anni fa per individuare le necessità e le specifiche per la personalizzazione dell applicazione: per tutti i settori manutentivi ATM (veicoli e impianti) sono state necessarie oltre 6000 ore/uomo. Questo enorme lavoro ha consentito di scrivere un capitolato che è stato utilizzato per la gara che ha individuato il partner di ATM per la personalizzazione dell applicazione. Con questo partner, a partire dall inizio del 2003, si è messa a punto l applicazione per la metropolitana che, da giugno è stata introdotta sulla linea 2, Attualmente è in fase di estensione alla linea 1 e dai primi mesi del 2004 si completerà anche con la linea 3, per un totale di oltre 5000 ore /uomo. 13

14 Sono stati infine realizzati corsi di formazione specifici per tutto il personale operativo (circa 2000 ore uomo) CONCLUSIONI L adozione di sistemi integrati che consentano il trasferimento di informazioni su più livelli è la strada obbligata per aziende di trasporto complesse che aspirino ad essere protagonisti del nuovo mercato. Una azienda è complessa quando la manutenzione rappresenta una delle core competence. Da un lato, la presenza della manutenzione costituisce un atout rispetto a qualunque concorrente poiché è uno degli elementi fondamentali che consentono di passare dal prodotto al servizio. D altro lato avere una struttura così complessa richiede adottare un approccio strategico e strutturato. Strategico perché non deve limitarsi a cogliere le occasioni attuali. Strutturato nel senso della standardizzazione dei metodi e del coordinamento dei processi. Il sistema informativo è un driver per nuovi progetti; ma deve essere preceduto e affiancato da fasi di analisi critica della situazione e di 14

15 condivisione degli obiettivi. Come sempre, uno strumento non può sostituire la capacità di analisi umana. Nel caso poi che lo strumento sia di particolare complessità, può succedere che la sua introduzione sia controproducente rispetto alle esigenze quando non venga opportunamente seguito. E questo il caso di Sap. Strumento potente e di grandi potenzialità che richiede altresì attenzione continua nella fase di ingegnerizzazione ed anche durante l impiego. 15

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