LINEE GUIDA SPECIALISTICA AMBULATORIALE Specifiche e controlli del flusso informatico C

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1 LINEE GUIDA SPECIALISTICA AMBULATORIALE Specifiche e controlli del flusso informatico C Il debito informativo verso la Regione ha cadenza mensile e riguarda sia le strutture pubbliche che private accreditate, che provvederanno alla trasmissione dei dati secondo le modalità indicate: le Aziende Sanitarie ed Ospedaliere inviano al C.E.D. del Servizio Sistema Informativo Sanitario del Dipartimento Tutela della Salute, Politiche Sanitarie e Sociali, i dati relativi alle prestazioni erogate dalle proprie strutture, secondo il tracciato e le indicazioni previste DDG n. 148 del 16 gennaio Le Aziende ASP/AO dovranno farsi carico dell invio e del controllo, oltre che dei propri dati di attività, anche di quelli delle strutture private accreditate ubicate nel proprio territorio, per tutte le prestazioni erogate dalle stesse a pazienti residenti e non nel territorio regionale. Tale soluzione è coerente con il ruolo di vigilanza e controllo che deve essere esercitato dalle Aziende. Pertanto le strutture private accreditate sono tenute ad inviare alle Aziende Sanitarie Provinciali di ubicazione territoriale tutti i dati relativi alle prestazioni erogate, comprese quelle interamente coperte dal ticket, secondo il tracciato record e le scadenze previste nel successivo paragrafo. Le prestazioni specialistiche erogate dal Servizio sanitario regionale sono contenute nel nomenclatore tariffario regionale vigente. Le Aziende sanitarie ed Ospedaliere dovranno trasmettere, i due file (1 per ciascuna tabella come previsto nel capitolo delle specifiche tecniche), contenenti tutte le prestazioni erogate direttamente e, per le Aziende Sanitarie, le prestazioni ricevute dalle strutture private entro il mese successivo dalla data della ricetta; ad esempio le prestazioni erogate nel mese di gennaio dovranno essere trasmesse entro e non oltre la fine del mese di febbraio. Il 31 marzo dell anno successivo rappresenta il termine ultimo per la trasmissione delle prestazioni recuperate dai mesi precedenti per l anno di riferimento ed, in ogni caso, rappresenta il termine ultimo per il consolidamento dell archivio dell anno precedente. Entro il Prestazioni erogate nei periodi 28 febbraio (anno di riferimento) 1-31 gennaio 31 marzo (anno di riferimento) 1-28 febbraio 30 aprile (anno di riferimento) 1-31 marzo 31 maggio (anno di riferimento) 1-30 aprile 30 giugno (anno di riferimento) 1-31 maggio 31 luglio (anno di riferimento) 1-30 giugno 31 agosto (anno di riferimento) 1-31 luglio 30 settembre (anno di riferimento) 1-31 agosto 31 ottobre (anno di riferimento) 1-30 settembre 30 novembre (anno di riferimento) 1-31 ottobre 31 dicembre (anno di riferimento) 1-30 novembre 31 gennaio (anno di riferimento) 1-31 dicembre 31 marzo (anno di riferimento) 1 gennaio 31 dicembre (recupero) Le Azienda Sanitarie ed Ospedaliere, prima di procedere all invio dei dati, provvederanno al controllo formale dei dati e, successivamente, trasmetteranno i dati validati e certificati al C.E.D. del Sistema Informativo Sanitario della Regione Calabria. Il C.E.D. del Sistema Informativo Sanitario della Regione Calabria provvederà al riscontro di quanto trasmesso dalle aziende mediante controlli formali e di qualità di quanto inviato dalle Aziende, alle elaborazioni per il Dipartimento e alla conversione dei records per le prestazioni soggette a compensazione della mobilità sanitaria interregionale. Nel caso in cui: non si verifichi una corrispondenza tra le chiavi dei due archivi (C1 e C2); vi siano record con chiave duplicata in uno o entrambi gli archivi; non vi sia corrispondenza tra il numero di record dei due archivi; i record abbiano struttura corretta ma campi non allineati o non leggibili secondo le specifiche il CED del Sistema Informativo Sanitario della Regione Calabria comunicherà il riscontro entro 15 giorni dalla data di ricevimento dei file. L Azienda inviante deve procedere al rinvio dei dati entro 15 giorni dal ricevimento della comunicazione, pena la nullità degli addebiti.

2 Il diagramma di flusso dei controlli effettuati è rappresentato dalle fig.1 e fig.2 che rappresentano rispettivamente il controllo sulla congruenza del gruppo ricetta ed il controllo e verifica formale dei dati record. Al termine di ogni procedura d invio e fatti salvi i casi evidenziati sopra che rendono l invio nullo, le Aziende riceveranno, per via telematica, un ritorno informativo sull esito del controllo formale. Sarà compito del Sistema informativo Aziendale inviare alle singole strutture private accreditate, per ogni controllo, tale ritorno informativo. L'attivazione dell archivio unico dei dati regionali, le modalità di accesso e le elaborazioni messe a disposizione saranno oggetto di successive definizioni e comunicazioni; si ricorda comunque che una funzione fondamentale dell istituzione dell archivio unico dati regionale è rappresentata dalla ridistribuzione dei casi segnalati secondo la residenza dei soggetti, ai fini del controllo e programmazione dell'attività degli erogatori pubblici e privati e della valutazione della mobilità intraregionale ed interregionale. Tale elaborazione sarà fornita comunque trimestralmente. I file trasmessi dovranno essere in formato ASCII a lunghezza fissa; ogni record è terminato dalla coppia di caratteri ASCII 13 e 10 (carriage return e line feed). I file che non rispettano queste caratteristiche non potranno essere caricati nella banca dati regionale. I record devono essere strutturati secondo i tracciati specificati ed i campi devono essere valorizzati secondo le specifiche. Per garantire il rispetto delle regole relative alla "privacy" e alla sicurezza (legge 675/96 e successive modificazioni), i dati anagrafici dell'utente devono essere trasmessi separatamente da quelli "sensibili". Per ogni prescrizione/contatto devono essere compilati n record del File C1 (dati anagrafici relativi all'utente e alla modalità di prescrizione e di accesso) e n record del File C2 per le prestazioni erogate, uno per ogni codice di prestazione. La chiave univoca che unisce i record appartenenti alla stessa prescrizione/contatto è composta dai primi tre campi dei due tracciati. Inoltre il corretto collegamento delle informazioni contenute nei suddetti archivi è garantito dalla presenza di una chiave univoca costituita da: codice ASL/Azienda + ID + progressivo riga. L archivio contenente le informazioni anagrafiche e quello contenente le informazioni sanitarie devono avere lo stesso numero di record. Se per la stessa prescrizione le prestazioni sono erogate da strutture diverse, bisognerà produrre un record A (ed i relativi record B) per ogni struttura erogatrice; ciascun record riporterà lo stesso n. di prescrizione Per quanto riguarda il ticket, l'ammontare verrà registrato dalla struttura che lo riscuote effettivamente mentre l'altra segnalerà nel campo "posizione dell'utente nei confronti del ticket" lo specifico codice 05 (non esente, ticket riscosso da altra struttura). I record C1 e C2 possono essere utilizzati per segnalare in modo "cumulativo", anche quelle di diversa tipologia erogate come "ciclo" a utenti quali: dializzati, talassemici, oncologici in trattamento radioterapico etc. In questi casi è possibile effettuare un'unica segnalazione delle prestazioni erogate all' utente durante tutto il ciclo o in un determinato periodo (es. un mese, per utenti in trattamento dialitico) ponendo come data di erogazione quella in cui viene effettuata la prima delle prestazioni riportate e segnalando la data di chiusura del ciclo, o la data convenzionale che chiude il periodo di tempo entro cui sono state erogate tutte le diverse prestazioni registrate. L'utente deve essere identificato, per tutte le successive esigenze informative, attraverso il Codice Fiscale (come previsto dalla legge 412/91 Ministero delle Finanze). Se il campo è definito obbligatorio ma non è possibile rilevare l'informazione richiesta, riempire il campo a "zeri" e non "forzare" mai indicando in maniera impropria altri codici esistenti. Per i casi coperti da riservatezza ai sensi di legge deve essere indicata la dicitura ANONIMO sia nel campo cognome, nel nome e nel codice fiscale Qualora ci siano errori nel File C1 o in una prestazione viene scartato tutto il blocco di record che appartiene a quella prescrizione. Parimenti, qualora si vogliano apportare modifiche o correzioni alla parte nel File C1 o ad una singola prestazione, occorre rinviare tutto il blocco di record appartenenti alla prescrizione.

3 I campi in formato alfanumerico vanno sempre allineati a sinistra e completati a destra per le rimanenti posizioni con il carattere spazio. I campi in formato numerico vanno sempre allineati a destra e completati a sinistra per le rimanenti posizioni con il carattere zero. I campi data sono sempre del tipo GGMMAAAA; se mancanti devono essere valorizzati con spazio. I campi importo totale e importo ticket devono essere compilati come segue: la parte intera e quella decimale separate da una virgola la cifra allineata a destra e completata a sinistra per le rimanenti posizioni con il carattere 0 (zero) la parte decimale avrà sempre lunghezza 2, anche nei casi in cui gli importi abbiano valore intero. Esempio di conversione: valore in Euro Importo compilato 230, ,65 23, , ,00 Importo totale Lunghezza campo Lunghezza parte Lunghezza Lunghezza parte decimale Esempio importo totale intera campo importo totale carattere virgola, campo importo totale ,61 Importo ticket Lunghezza Lunghezza Lunghezza Lunghezza Esempio importo ticket parte intera importo ticket carattere virgola, parte decimale importo ticket ,61 L importo della riga 99 è la somma degli importi delle righe zn sottratto l importo del ticket. Anche nel caso in cui l importo ticket e/o l importo totale non abbiano valore o siano valorizzati a zero i campi devono comunque essere compilati secondo le regole descritte. I file contenenti i record di attività dovranno essere denominati: AAAMAACX.DAT dove: AAA Codice ASP/AO inviante M Mese d invio dati attività: codifica mese (vedi tabella codifica mesi) AA Anno di competenza C Valore fisso C. Dati attività specialistica ambulatoriale. X 1 = archivio dati anagrafici, 2 = archivio dati prestazioni sanitarie Tabella codifica mesi Codifica A B C D E F G H I L M N Mese Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre

4 Gli archivi dovranno essere inviati in forma compressa e protetti da password, in tal caso la denominazione del file cambia solo per l estensione, che deve essere.zip oppure.arj a seconda del sistema di compressione utilizzato. Ogni invio deve essere accompagnato con un fax o con , sia all'azienda che al C.E.D. del Sistema informativo Regionale, che ne attesti l'effettuazione, la data, il numero di record per singolo erogatore, secondo lo schema esemplificativo Modello C ed eventuali note esplicative utili al fine di interpretare i dati. Attività di specialistica ambulatoriale Modello C Azienda : nota. Periodo : Riepilogo di trasmissione e certificazione Erogatore 1 Erogatore..zn Erogatore..zn Erogatore n Data : Dirigente TOTALE Codice ed intestazione dell Azienda che invia la Mese ed anno di riferimento RECORD RICETTE IMP.TICKET IMP.TOTALE Il

5 Descrizione dei campi record del file C1 Dati anagrafici Dati erogatore/prescrittore Regione. Campo alfanumerico di lunghezza 3 (byte 1-3): inserire sempre il valore 180 che corrisponde al codice nazionale della Regione Calabria; la compilazione del campo è obbligatoria Azienda Sanitaria Provinciale/Azienda Ospedaliera. Campo alfanumerico di lunghezza 3 (byte 4-6): inserire il codice dell Azienda (Provinciale od Ospedaliera) che invia l addebito; utilizzare i codici nazionali 201= ASP di Cosenza, 202 = ASP di Crotone, 203 = ASP di Catanzaro, 204 = ASP di Vibo Valentia, 205 = ASP di Reggio Calabria, 912 = AO Annunziata di Cosenza, 913 = AO Pugliese Ciaccio di Catanzaro, 914 = AO Mater Domini di Catanzaro, 915 AO Melacrino Morelli di Reggio Calabria, 916 IRCS INRCA di Cosenza; la compilazione del campo è obbligatoria ed il codice non può essere difforme da quelli elencati. Erogatore. Campo alfanumerico di lunghezza 6 (byte 7-12): inserire il codice regionale dell erogatore della prestazione ricavato dal modello STS.11; la compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza. Disciplina. Campo alfanumerico di lunghezza 4 (byte13-16): inserire il codice della disciplina che eroga la prestazione (come da tabella allegata). Utilizzare i primi due caratteri per codificare la disciplina i due successivi per identificatore progressivamente più erogatori nella stessa disciplina. I codici utilizzati sono quelli relativi ai reparti (i primi due caratteri) i successivi servono a distinguere piu discipline della stessa struttura oppure discipline uguali in strutture diverse. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza. Medico prescrittore. Campo alfanumerico di lunghezza (byte 17-32); inserire il codice regionale o il codice fiscale del medico prescrittore; la compilazione del campo è obbligatoria. Dati dell utente Cognome. Campo alfanumerico di lunghezza 30 (byte 33-62); inserire il cognome dell utente che usufruisce della prestazione caratteri tutto maiuscolo; per i casi coperti da riservatezza ai sensi di legge deve essere indicata la dicitura ANONIMO; la compilazione del campo è obbligatoria per l dentificazione dell utente ed è soggetta a controllo anagrafico. Nome. Campo alfanumerico di lunghezza 20 (byte 63-82); inserire il nome dell utente che usufruisce della prestazione caratteri tutto maiuscolo; per i casi coperti da riservatezza ai sensi di legge deve essere indicata la dicitura ANONIMO; la compilazione del campo è obbligatoria per l dentificazione dell utente ed è soggetta a controllo anagrafico. Codice sanitario. Campo alfanumerico di lunghezza 16 (byte 83-98); inserire il codice sanitario dell utente che usufruisce della prestazione caratteri tutto maiuscolo; la compilazione del campo è facoltativa. Codice fiscale. Campo alfanumerico di lunghezza 16 (byte ); inserire il codice fiscale dell utente che usufruisce della prestazione caratteri tutto maiuscolo; per i casi coperti da riservatezza ai sensi di legge deve essere indicata la dicitura ANONIMO; la compilazione del campo è obbligatoria per l dentificazione dell utente ed è soggetta a controllo anagrafico; l'utente deve essere identificato, per tutte le successive esigenze informative, attraverso il Codice Fiscale. Sesso. Campo alfanumerico di lunghezza 1 (byte 115); inserire il codice sesso dell utente che usufruisce della prestazione; la compilazione del campo è facoltativa. Se non valorizzato lasciare il campo con un carattere spazio; in caso contrario utilizzare la codifica1=maschio, 2=femmina Data di nascita. Campo alfanumerico di lunghezza 8 (byte ); inserire la data di nascita dell'utente che usufruisce della prestazione utilizzare il formato GG MM AAAA; la compilazione del campo è obbligatoria per l'identificazione dell'utente ed è soggetta a controllo anagrafico.

6 Residenza. Campo alfanumerico di lunghezza 6 (byte ); inserire il codice ISTAT del comune di Residenza dell'utente che usufruisce della prestazione; la compilazione del campo è obbligatoria per l'identificazione dell'utente ed è soggetta controllo anagrafico. ASP di Residenza. Campo alfanumerico di lunghezza 3 (byte ); inserire il codice nazionale ISTAT che identifica la ASL di residenza dell'utente che usufruisce della prestazione; la compilazione del campo è facoltativa nel caso in cui l assistito non sia residente calabrese, obbligatoria negli altri casi. Dati della ricetta Progressivo riga per ricetta. Campo numerico di lunghezza 2 (byte ) inserire un numero progressivo delle prestazioni di una stessa ricetta. Iniziare sempre con 01 che identifica la prima riga/record della ricetta e contiene tutte le informazioni riguardanti la struttura erogatrice e l individuo. Eventuali righe/record successive dovranno comunque essere integralmente compilate ed andranno codificate con i progressivi 02, 03, ecc. L ultima riga/record 99 deve essere sempre presente e costituisce l identificativo di fine ricetta. Nel file delle prestazioni sanitarie deve essere presente il corrispondente numero progressivo riga. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza; la scorretta struttura del progressivo riga invalida tutti i record che compongono la ricetta. ID. Campo alfanumerico di lunghezza 20 (byte ); inserire un Identificativo record identico per ogni blocco di prestazioni, univoco a livello regionale, dalla riga 1 alla riga 99; fatte salve queste indicazioni, la costruzione del campo ID è libera da altri vincoli. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza; la scorretta struttura dell ID invalida tutti i record che compongono la ricetta

7 Tracciato record SPECIALISTICA AMBULATORIALE - FILE C1 - Dati anagrafici Pos. Descrizione Tipo Lun. Note Codice Campo 1-3 Regione AN 3 Inserire sempre il valore Codice Calabria OBB 4-6 ASL/A.O. AN 3 Codice dell Azienda inviante l addebito OBB V 7-12 Erogatore AN 6 Codice regionale erogatrice STS.11 OBB Disciplina AN 4 Codice nazionale della disciplina che eroga la OBB prestazione. Utilizzare i primi due caratteri per codificare la disciplina i due successivi per identificatore progressivamente più erogatori nella stessa disciplina Medico prescrittore AN 16 Codice regionale o fiscale OBB V Cognome dell utente AN 30 Tutto maiuscolo OIU V Nome dell utente AN 20 Tutto maiuscolo OIU V Codice sanitario AN 16 Codice sanitario regionale dell utente FAC Codice fiscale AN 16 Codice fiscale dell'utente OBB V 115 Sesso dell utente AN 1 1=maschio, 2=femmina FAC Data di nascita AN 8 Formato GGMMAAAA OIU V Residenza AN 6 Codice ISTAT del Comune di residenza dell utente OBB V ASL di residenza AN 3 Codice ASL di residenza OBB Progressivo riga per N 2 Numero progressivo delle prestazioni di una stessa OBB V ricetta ricetta. Inizia sempre con 01 che è la prima riga/record della ricetta e contiene tutte le informazioni riguardanti la struttura erogatrice e l individuo. Eventuali righe/record successive dovranno comunque essere integralmente compilate ed andranno codificate con i progressivi 02, 03, ecc. L ultima riga/record 99 deve essere sempre presente e costituisce l identificativo di fine ricetta. Nel file delle prestazioni sanitarie deve essere presente il corrispondente numero progressivo riga ID AN 20 Identificativo record identico per ogni blocco di prestazioni dalla riga 1 alla riga 99. Univoco per ogni blocco nell'anno di riferimento dell'erogatore. OBB V

8 Descrizione dei campi record del file C2 - prestazioni sanitarie Dati erogatore/prescrittore Regione. Campo alfanumerico di lunghezza 3 (byte 1-3): inserire sempre il valore 180 che corrisponde al codice nazionale della Regione Calabria; la compilazione del campo è obbligatoria Azienda Sanitaria Provinciale/Azienda Ospedaliera. Campo alfanumerico di lunghezza 3 (byte 4-6): inserire il codice dell Azienda (Provinciale od Ospedaliera) che invia l addebito; utilizzare i codici nazionali 201= ASP di Cosenza, 202 = ASP di Crotone, 203 = ASP di Catanzaro, 204 = ASP di Vibo Valentia, 205 = ASP di Reggio Calabria, 912 = AO Annunziata di Cosenza, 913 = AO Pugliese Ciaccio di Catanzaro, 914 = AO Mater Domini di Catanzaro, 915 AO Melacrino Morelli di Reggio Calabria, 916 IRCS INRCA di Cosenza; la compilazione del campo è obbligatoria ed il codice non può essere difforme da quelli elencati. Erogatore. Campo alfanumerico di lunghezza 6 (byte 7-12): inserire il codice regionale dell erogatore della prestazione ricavato dal modello STS.11; la compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza. Disciplina. Campo alfanumerico di lunghezza 4 (byte13-16): inserire il codice della disciplina che eroga la prestazione (come da tabella allegata). Utilizzare i primi due caratteri per codificare la disciplina i due successivi per identificatore progressivamente più erogatori nella stessa disciplina. I codici utilizzati sono quelli relativi ai reparti (i primi due caratteri) i successivi servono a distinguere piu discipline della stessa struttura oppure discipline uguali in strutture diverse. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza. Dati della ricetta Numero della ricetta. Campo alfanumerico di lunghezza 16 (byte 17-32): inserire il numero ricetta riportando il numero stampato sulla ricetta stessa (escluso il carattere speciale posto all inizio di ciascuno dei due campi che compongono il numero della ricetta) o mediante lettura del codice a barre. Nel caso di prestazioni ad accesso diretto o di pronto soccorso, riportare il numero progressivo del paziente o il numero del registro. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a verifica. Progressivo riga per ricetta. Campo numerico di lunghezza 2 (byte ) inserire un numero progressivo delle prestazioni di una stessa ricetta. Iniziare sempre con 01 che identifica la prima riga/record della ricetta e contiene tutte le informazioni riguardanti la struttura erogatrice e l individuo. Eventuali righe/record successive dovranno comunque essere integralmente compilate ed andranno codificate con i progressivi 02, 03, ecc. L ultima riga/record 99 deve essere sempre presente e costituisce l identificativo di fine ricetta. Nel file dei dati anagrafici deve essere presente il corrispondente numero progressivo riga. Ogni ricetta deve comportare almeno due righe/record:la riga 01 comporta che i campi data, codice prestazione e quantità siano valorizzati; mentre i campi importo ticket, posizione ticket non sono valorizzati. La riga 99 comporta invece una valorizzazione inversa. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza; la scorretta struttura del progressivo riga invalida tutti i record che compongono la ricetta. Data ricetta. Campo alfanumerico di lunghezza 8 (byte 35-42) inserire la data di effettuazione della prestazione nel formato GGMMAAAA. Nel caso di un ciclo di prestazioni riportare la data di chiusura ciclo. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza. Dati della prestazione Codifica nomenclatore. Campo alfanumerico di lunghezza 1 (byte 43) inserire il codice di Codifica del nomenclatore utilizzato: codificare con N (maiuscola) se si utilizzano le codifiche nazionali; lettera alfabetica minuscola w se si utilizza la codifica regionale. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a verifica. Codice prestazione. Campo alfanumerico di lunghezza 7 (byte 44-50) inserire il codice prestazione ricavato dal nomenclatore tariffario in uso; inserire il codice della prestazione comprensivo dei punti separatori. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza.

9 Quantità Campo numerico di lunghezza 3 (byte 51-53) inserire la quantità di prestazioni erogate riferite allo stesso codice prestazione. Il valore nelle righe di dettaglio (01-98) deve essere almeno 1; se trattasi di cicli di prestazioni indicare il numero effettivo di prestazioni erogate. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza. Data prenotazione. Campo alfanumerico di lunghezza 8 (byte 84-91) Inserire la data di registrazione del paziente nella lista d attesa/prenotazione. La compilazione del campo, quando presente, è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza. Dati relativi al ticket Posizione ticket. Campo alfanumerico di lunghezza 2 (byte 54-55) inserire la codifica della posizione dell utente nei confronti del ticket: usare la seguente codifica: 1=esente totale; 2=non esente; 3=pagamento quota ricetta; 5= non esente, ticket riscosso da altra struttura; 6= esenzione per branca odontoiatrica. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a verifica. Codice esenzione. Campo alfanumerico di lunghezza 6 (byte 56-61) inserire il codice di esenzione utilizzando la codifica nazionale di cui alla circolare 18/11/2004 n e successiva nota di rettifica del 31/1/2005 n Per le esenzioni per malattie rare utilizzare la codifica nazionale del DL 18/5/2005 n.279. L obbligatorietà della compilazione del campo è legata alla valorizzazione del campo posizione ticket ed è soggetta a verifica. Dati contabili Importo ticket. Campo numerico di lunghezza 7 comprensiva della virgola (byte 62-68) inserire l eventuale importo del ticket pagato dall utente; valorizzare sempre a 0 tranne che nella riga 99 dove si deve riportare l'importo complessivo del ticket. L obbligatorietà della compilazione del campo è legata alla valorizzazione del campo posizione ticket ed è soggetta a verifica. Importo totale. Campo numerico di lunghezza 8 comprensiva della virgola (byte 69-76) nelle righe di dettaglio (01-98) inserire l importo totale ottenuto dalla moltiplicazione della quantità per l importo unitario. Nella riga 99 riportare la somma degli importi totali delle righe precedenti meno il ticket pagato dal paziente. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza; l errato calcolo dell importo totale invalida tutti i record che compongono la ricetta. Importo quota ricetta. Campo numerico di lunghezza 6 comprensiva della virgola (byte 77-82) Eventuale importo quota ricetta pagato dal paziente. Valorizzare sempre a 0 tranne che nella riga 99. Posizione contabile. Campo alfanumerico di lunghezza 1 (byte 83) inserire la codifica della posizione contabile della ricetta; il valore utilizzato è 1= invio ricetta contabilizzata. Tale campo è utilizzato anche per comunicare l esito delle controdeduzioni nell attività di compensazione della mobilità dove si utilizzeranno le seguenti codifiche: A= i dati originari contenuti nel record vengono confermati; B= i dati originari contenuti nel record sono stati corretti in base agli errori segnalati; C= la contestazione viene accolta per l impossibilità di correggere gli errori segnalati; 3= addebiti richiesti per storni ad altri per l anno di competenza a fronte di errori sull individuazione della regione. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a verifica ID. Campo alfanumerico di lunghezza 20 (byte ); inserire un Identificativo record identico per ogni blocco di prestazioni, univoco a livello regionale, dalla riga 1 alla riga 99; fatte salve queste indicazioni, la costruzione del campo ID è libera da altri vincoli. La compilazione del campo è obbligatoria ed è soggetta a controllo di congruenza; la scorretta struttura dell ID invalida tutti i record che compongono la ricetta Nazionalità. Campo alfanumerico di lunghezza 3 (byte ). Nel caso di paziente straniero inserire la sigla dello stato estero.

10 Tracciato record SPECIALISTICA AMBULATORIALE - FILE C2 - Dati prestazioni sanitarie Pos. Descrizione Tipo Lun. Note Codice Campo 1-3 Regione AN 3 Inserire sempre il valore Codice Calabria OBB 4-6 ASL/A.O. AN 3 Codice dell Azienda inviante l addebito OBB V 7-12 Erogatore AN 6 Codice regionale erogatore STS.11 OBB Disciplina AN 4 Codice nazionale della disciplina che eroga la OBB prestazione. Utilizzare i primi tre caratteri per codificare la disciplina il successivo per identificatore progressivamente più erogatori nella stessa disciplina Numero ricetta AN 16 Riportare il numero della ricetta (dal codice a barre della OBB ricetta va escluso il carattere speciale posto all inizio di ciascuno dei due campi che compongono il numero della ricetta) Nel caso di prestazioni ad accesso diretto o di pronto soccorso, riportare il numero progressivo del paziente o il numero del registro Progressivo riga per N 2 Numero progressivo delle prestazioni di una stessa OBB V ricetta ricetta. Inizia sempre con 01 che è la prima riga/record della ricetta e che contiene tutte le informazioni riguardanti la struttura erogatrice, l individuo, la data della prestazione e la prima prescrizione. Eventuali righe/record successive dovranno comunque essere INTEGRALMENTE compilati conterranno le informazioni relative alle altre prescrizioni ed andranno codificate con i progressivi 02, 03, ecc. L ultima riga/record 99 deve essere sempre presente e costituisce l identificativo di fine ricetta; in essa saranno riportati il ticket pagato e l importo totale NETTO da porre in compensazione e tutte le informazioni escluse Quantità, Data, Codifica Nomenclatore e Codice Prestazione. Ogni ricetta deve comportare almeno due righe/record: la riga 01 comporta che i campi data, codice prestazione e quantità siano valorizzati; mentre i campi importo ticket, posizione ticket non sono valorizzati. La riga 99 comporta invece una valorizzazione inversa Data prestazione AN 8 Formato GGMMAAAA. Data di effettuazione delle prestazioni. Nel caso di un ciclo di prestazioni riportare la data di chiusura ciclo. OBB V 43 Codifica nomenclatore AN 1 Codificare con N (maiuscola) se si utilizzano le codifiche nazionali; codificare con la lettera alfabetica minuscola w se si utilizza la codifica regionale Codice prestazione AN 7 Codice della prestazione comprensivo dei punti separatori Quantità N 3 1 di default; se trattasi di cicli di prestazioni indicare il numero effettivo di prestazioni erogate Posizione dell utente AN 2 Usare la seguente codifica: 1=esente totale; 2=non nei confronti del esente; 3=pagamento quota ricetta. 5= non esente, ticket ticket riscosso da altra struttura 6=esenzione per branca odontoiatrica Codice esenzione AN 6 Codice di esenzione. Utilizzare la codifica nazionale di cui alla circolare 18/11/2004 n e successiva nota di rettifica del 31/1/2005 n Per le esenzioni per malattie rare utilizzare la codifica nazionale del DL 18/5/2005 n.279. OBB V OBB V OBB V OBB OSP

11 62-68 Importo ticket N 7 Importo ticket (valorizzare sempre a 0 tranne che nella OBB riga 99 dove si deve riportare il l'importo complessivo del ticket) Importo totale N 8 Importo ottenuto dalla moltiplicazione della quantità per OBB V l importo unitario. Nella riga 99 si deve riportare in questo campo la somma degli importi totali delle righe precedenti meno il ticket pagato dal paziente Importo quota ricetta N 6 Eventuale importo quota ricetta pagato dal paziente OSP (valorizzare sempre a 0 tranne che nella riga 99) 83 Posizione contabile AN 1 Codice per l'invio delle prestazioni: sempre valore 1 OBB Tale campo è utilizzato anche per comunicare l esito delle controdeduzioni nell attività di compensazione della mobilità dove si utilizzeranno le seguenti codifiche: A= i dati originari contenuti nel record vengono confermati; B= i dati originari contenuti nel record sono stati corretti in base agli errori segnalati; C= la contestazione viene accolta per l impossibilità di correggere gli errori segnalati; 3= addebiti richiesti per storni ad altri per l anno di competenza a fronte di errori sull individuazione della regione Data prenotazione AN 8 Formato GGMMAAAA. Data di inserimento del paziente OBB nella lista d attesa/prenotazione Filler1 AN 2 Campo vuoto per futuri utilizzi. Lasciare il campo vuoto ID AN 20 Identificativo record identico per ogni blocco di OBB V prestazioni dalla riga 1 alla riga 99. Univoco per ogni blocco nell'anno di riferimento dell'erogatore Nazionalità AN 3 Nel caso di paziente straniero indicare la sigla della nazionalità OSP

12 Attività connesse alla compensazione della mobilità sanitaria interregionale Per quanto attiene alle fasi di controllo delle prestazioni in compensazione della mobilità sanitaria interregionale è noto che, secondo il Testo Unico che ne regola le attività, ogni regione ha la facoltà di controllare i record di attività ricevuti dalle altre regioni e contestare gli eventuali errori entro il 15 luglio dell anno successivo all anno in compensazione. Le note di contestazione vengono trasmesse alle regioni contestate unitamente all invio dei soli record ritenuti errati valorizzando esclusivamente con il carattere 5 la posizione contabile ed i campi corrispondenti all errore rilevato secondo le specifiche riportate nei tracciati secord. Ogni regione inviante le contestazioni dovrà allegare il prospetto denominato Modello C riassuntivo per ogni settore. Per i flussi contenenti gruppi ricetta/prescrizione si dovranno inviare tutti i record del gruppo con l indicazione dell errore solo sulla riga in cui l errore si è individuato. A fronte di più errori sullo stesso record, non dovranno essere generati più record per ciascun errore ma essere utilizzati i campi errore a disposizione. Per ogni flusso è stato determinato l elenco degli errori contestabili, la definizione e la modalità di rilevazione degli errori per i quali si potrà muovere contestazione. Gli errori causa di contestazione sono esclusivamente quelli indicati nei tracciati record di ogni singolo flusso e solo su questi si baseranno le controdeduzioni. Le contestazioni devono essere mosse senza alterare in alcun modo il contenuto dei dati originari inviati dalle regioni creditrici ad eccezione della posizione contabile e dei campi errore. Nel caso di modifica dei dati originali la regione contestata segnalerà alla Regione contestante la presenza di anomalie entro 15 giorni dalla data di ricevimento delle contestazioni. In caso di mancato invio dei files corretti da parte della regione contestante, la Regione contestata potrà rifiutare la contestazione mossa sui record o gruppi ricetta che presentano la modifica. Nel caso in cui: le contestazioni non siano documentate sui record originali inviati dalle regioni creditrici; i record in contestazione non abbiano i campi errore valorizzati secondo le specifiche indicate per ogni singolo flusso; i record abbiano una struttura diversa dalle specifiche per ogni singolo flusso; Il C.E.D. del Sistema Informativo Sanitario della Regione Calabria provvederà ad inviare alle Aziende di competenza le note di addebito contestate. Le Aziende entro il 30 settembre potranno presentare le proprie correzioni e/o controdeduzioni, provvedendo a rinviare al CED tutti e soli i record contestati. Per comunicare l esito delle controdeduzioni le Aziende dovranno utilizzare il campo posizione contabile con le seguenti codifiche: A= i dati originari contenuti nel record vengono confermati; B= i dati originari contenuti nel record sono stati corretti in base agli errori segnalati; C= la contestazione viene accolta per l impossibilità di correggere gli errori segnalati; 3= addebiti richiesti per storni ad altri per l anno di competenza a fronte di errori sull individuazione della regione Nel campo denominato posizione contabile deve essere inserito il codice che sintetizza il risultato della correzione del record, nel seguente ordine di priorità: C, B, A. Se i dati vengono modificati a fronte degli errori segnalati va impostato il valore B, se i dati non vengono modificati si può impostare il valore A. Il campo posizione contabile varrà o A o B o C su ogni record del gruppo ricetta, in modo uniforme. Ogni addebito contestato cui non segua controdeduzione, al limite per l intero flusso, verrà assunto come accettazione della contestazione (cioè come se la controdeduzione fosse stata inviata con posizione contabile C ). Fanno fede solo le controdeduzioni accompagnate da documentazione su record secondo le modalità di compilazione previste. In questa fase tutti i record privi di posizione contabile valorizzata come sopra scritto saranno da considerare come implicitamente non inviati (quindi contestazione accettata con posizione contabile C implicita).

13 ERRORI CONTESTABILI Errori anagrafici (ERR01). Per l individuazione dell utente è necessario il codice fiscale. 1= Identificativo utente assente o errato Per identificativo utente assente si intende la mancanza del codice fiscale e/o dell identificativo cognome, nome e data di nascita. Per identificativo errato si intende il codice fiscale formalmente non corretto, il cognome e nome che non ne abbiano le caratteristiche, la data di nascita formalmente scorretta. Il cognome deve essere separato dal nome secondo quanto prescrivono i tracciati record. Questo tipo di errore indica che tutti gli identificativi sono formalmente scorretti. L unica eccezione è rappresentata dai casi coperti da riservatezza ai sensi di legge; per tali casi, nei campi del cognome, del nome e del codice fiscale deve essere indicata la dicitura ANONIMO in maiuscolo, i restanti campi identificativi possono non essere valorizzati. 2= Cittadino non riconoscibile come proprio residente. La residenza degli assistiti può essere accertata attraverso le verifiche nelle anagrafi sanitarie regionali o di ASP oppure attraverso l anagrafe tributaria. La non individuazione degli assistiti nelle anagrafi sanitarie non ne esclude in modo assoluto la presenza tra i residenti, le regioni si impegnano a contestare, per questo motivo, solo i casi accertati in modo valido. La ricerca nelle anagrafi deve essere effettuata con ognuno degli identificativi formalmente corretti presenti nel record e verificarne la contemporanea assenza dall anagrafe. Se in un record è valorizzato il codice fiscale ed è anche formalmente corretto, ma non può essere effettuata la ricerca sul codice fiscale perché tale informazione non è disponibile nell'anagrafe, il record può essere contestato solo dopo aver effettuato una ulteriore ricerca nell anagrafe fiscale. E sufficiente che un solo identificativo dia esito positivo nella ricerca per considerare l assistito come proprio residente. Un ulteriore problema legato alle anagrafi è dato dai cambiamenti di residenza in corso d'anno. Per non alimentare il contenzioso legato alla residenza al momento della prestazione, e ritenendo con ciò di non alterare l equilibrio generale del sistema, la residenza non deve essere riferita alla data di erogazione della prestazione, ma all anno di competenza della prestazione. Errori sulla residenza (ERR02) 1= Codice comune di residenza mancante o errato Il codice comune non è un codice ISTAT a 6 cifre di un comune italiano. 2= Comune di residenza non appartenente a Regione che riceve l addebito Il codice comune di residenza è riferito a un Comune che non appartiene alla Regione che riceve l addebito. Errori sulla prestazione (ERR03) 1= Codice nomenclatore assente o non previsto nel dominio 2= Codice prestazione assente o non previsto nel dominio Per il codice prestazione deve essere utilizzata la codifica del Nomenclatore nazionale ed è obbligatorio l utilizzo della punteggiatura; i codici regionali devono essere utilizzati solo nel caso in cui essi costituiscono un integrazione del Nomenclatore nazionale. In entrambi i casi è obbligatoria la compilazione del tipo di nomenclatore che, per i codici previsti dal D.M. del 22/07/1996 e successive modifiche sarà N, mentre per i codici regionali sarà il valore della codifica del Nomenclatore riportato nella tabella. Errori nelle righe/record (ERR05) 3= Mancanza righe di dettaglio zn (da segnalare sulla riga 99 ) 4= Mancanza riga Totale (riga 99 ) - da segnalare su tutte le righe zn. Errori sulla determinazione dell'importo (ERR06) Per quanto riguarda il campo Importo si devono tenere presente le seguenti considerazioni: Se il campo Importo totale della riga 99 risulta essere negativo dovrà essere inviato uguale a zero e comunque come tale dovrà essere considerato dalla Regione ricevente anche nel conteggio degli importi inviati nei vari modelli H, C e D. Se il campo Importo totale risulta essere uguale a zero non si effettuano contestazioni per l intero gruppo ricetta. 1= Importo totale di tutte le righe non valorizzato come numerico 2= Importo ticket della riga 99 non è valorizzato come numerico, da segnalare solo su riga 99 3= Importo ticket della riga 99 non è valorizzato come numerico e Importo totale della riga 99 non è valorizzato come numerico, da segnalare solo su riga 99.

14 4= Valore di Importo totale della riga 99 superiore alla somma del campo Importo delle righe diverse da 99 meno l importo Ticket della riga 99 5= Importo superiore all importo calcolato da quantità e tariffa del Nomenclatore trasmesso da ciascuna regione (solo sulle righe zn) Errori sulla quantità (ERR07) 1= Quantità non valorizzata o non numerica. Il controllo andrà fatto solo sulle righe zn. Errori sulla data della prestazione (ERR08). La data della prestazione è da intendersi come la data di effettuazione della prestazione o per cicli la data di chiusura ciclo. 1= Data prestazione o di fine ciclo assente o errata o non appartenente all'anno di competenza sulla riga zn (nel caso di data non appartenente all anno di competenza sarà da segnalare l errore solo se tutte le righe non appartengono all anno di competenza).

15 Flusso di controllo sulla congruenza del gruppo ricetta

16 Flusso di controllo e verifica formale dei dati record

17 Elenco codifiche discipline Codice Descrizione 01 Allergologia 03 Anatomia ed Istologia Patologica 05 Angiologia 06 Cardiochirurgia Pediatrica 07 Cardiochirurgia 08 Cardiologia 09 Chirurgia Generale 10 Chirurgia Maxillo-Facciale 11 Chirurgia Pediatrica 12 Chirurgia Plastica 13 Chirurgia Toracica 14 Chirurgia Vascolare 15 Medicina Sportiva 18 Ematologia, Immunoematologia 19 Mal. Endocrine, del Ricambio e della Nutrizione, Diabetologia 20 Immunologia 21 Geriatria 24 Mal. Infettive e Tropicali 25 Medicina del Lavoro 26 Medicina Generale 29 Nefrologia 30 Neurochirurgia 32 Neurologia 33 Neuropsichiatria Infantile 34 Oculistica 35 Odontoiatria e Stomatologia 36 Ortopedia e Traumatologia 37 Ostetricia e Ginecologia 38 Otorinolaringoiatria 39 Pediatria 40 Psichiatria 41 Medicina termale 42 Tossicologia 43 Urologia 48 Nefrologia (Abilitata Al Trapianto Di Rene) 52 Dermatologia 54 Emodialisi 56 Recupero e Riabilitazione Funzionale 57 Fisiopatologia della riproduzione umana 58 Gastroenterologia 61 Medicina Nucleare 62 Patologia Neonatale, Neonatologia 64 Oncologia 65 Oncoematologia Pediatrica 66 Oncoematologia 68 Pneumologia 69 Radiologia 70 Radioterapia 71 Reumatologia 74 Radioterapia Oncologica

18 75 Neuroriabilitazione 76 Neurochirurgia pediatrica 77 Nefrologia Pediatrica 78 Urologia Pediatrica 82 Anestesia 83 Laboratorio Analisi chimico Clinica 84 Microbiologia e Virologia 85 Centro Trasfusionale Immunoematologia 86 Radiodiagnostica (Tac, Risonanza, Pet) 87 Neuroradiologia 88 Genetica Medica 89 Pronto Soccorso 90 Poliambulatorio Ospedaliero 94 Dietetica e Dietologia 97 Detenuti 101 Diabetologia 102 Audiologia 103 Foniatria 104 Fisiokinesi 105 Biochimica Clinica 106 Neurofisiopatologia 107 Psicologia 108 Psicoterapia 109 Idroclimatologia