1. Prefazione. Il Rettore Prof. Renato Lauro

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2 Sommario 1. Prefazione Introduzione Diritto d autore e politiche editoriali Note Metodologiche Il portale Accesso all anagrafe Area personale Correzione di un record già inserito ma non ancora pubblicato Inserimento di una nuova pubblicazione Importazione di dati bibliografici Importare in Art le pubblicazioni dal Sito individuale docente MIUR Compilazione dei campi di dati Servizio di alerting: gestione delle sottoscrizioni Work Flow Approvativo Licenza Archivio Istituzionale della Ricerca Richiesta di aiuto e supporto... 42

3 1. Prefazione L Anagrafe della ricerca rappresenta ormai uno strumento indispensabile per avere una fotografia oggettiva dell attività di un Ateneo. Tale strumento è di grande importanza sia per la comunicazione interna sia perché diventa una vetrina delle attività svolte nella nostra Università. L informatizzazione dei prodotti della ricerca in tutte le aree dell Ateneo permette con una rapida consultazione l identificazione delle competenze ed eccellenze dalla costituzione della nostra Università ad oggi. Ciò è di particolare rilievo alla luce del valore che ha la ricerca come indicatore della qualità di un Ateneo e del suo peso nella allocazione di finanziamenti statali e di fondi premiali previsti solo per quelle strutture che abbiano raggiunto i requisiti di qualità. La realizzazione dell Anagrafe della Ricerca coinvolge non soltanto docenti e ricercatori ma anche i responsabili delle Biblioteche e gli uffici legati alla gestione della ricerca e del trasferimento tecnologico. Gli obiettivi, le procedure e i modelli organizzativi per l Anagrafe sono stati individuati e condivisi con i Direttori di Dipartimento, con i responsabili delle Biblioteche ed elaborate con il Centro di Calcolo e con un gruppo di lavoro con i rappresentanti delle biblioteche. L Anagrafe è predisposta per un continuo e rapido aggiornamento senza il quale perderebbe il suo valore. L integrazione costante delle informazioni si rende necessaria per avere un costante monitoraggio dell attività di ricerca del nostro Ateneo, indispensabile per una valutazione sia da parte del MIUR che all interno dell Ateneo stesso. E pertanto necessario che ciascun docente, ricercatore e dottorando di ricerca integri tempestivamente l archivio informatico relativo ai dati delle pubblicazioni e prodotti della ricerca. A partire dall anno 2011 tutte le pubblicazioni inserite nell Anagrafe di Ateneo saranno inviate automaticamente all area docenti del sito del Cineca. Questo progetto potrà essere pienamente realizzato e andare a regime solo con l impegno di ciascun docente e ricercatore e dei responsabili delle Biblioteche. Confido in un tale impegno da parte di tutti per poterci dotare di un sistema che permetterà di valorizzare al meglio il nostro Ateneo. Il Rettore Prof. Renato Lauro Prof. Patrizia Aducci Delegata alla realizzazione di una anagrafe, al coordinamento e sviluppo dell attività di ricerca dell Ateneo 2

4 2. Introduzione L Anagrafe della Ricerca di Ateneo (ART) è un insieme di dati accessibile via web ( che consente di raccogliere, gestire ed elaborare le informazioni relative all attività di ricerca svolta all interno dell Università. L inserimento dei dati deve essere curato direttamente dai docenti universitari e supervisionato attraverso meccanismi approvativi dal personale bibliotecario. Il sistema vuole rispondere a diverse esigenze che possono essere sintetizzate nei seguenti punti: disporre di un sistema di catalogazione delle attività di ricerca dell Ateneo, consultabile via web avere una base di dati da potere utilizzare anche per altre attività istituzionali dell Ateneo fornire una informazione completa relativamente all attività di ricerca dell Università a chiunque ne abbia interesse e in particolare a: 1. studenti, borsisti, dottorandi anche al fine di un potenziale inserimento nell ambito della ricerca 2. docenti e responsabili di strutture in cui si svolge l attività di ricerca al fine di acquisire consapevolezza delle proprie capacità di produzione scientifica 3. imprese, istituzioni pubbliche, organizzazioni al fine di fare conoscere all esterno la capacità di produzione scientifica dell Ateneo nonché il relativo potenziale di innovazione valorizzare le competenze scientifiche presenti dando visibilità alla migliore produzione scientifica fornire meccanismi e specifici automatismi per l interazione con altre banche dati aumentare la visibilità, la tracciabilità, la diffusione e la citabilità dei materiali resi disponibili utilizzando tecnologie e piattaforme Open Access recuperare nell archivio la produzione scientifica qualità e affidabilità del dato introdotto al fine di rendere attendibili le analisi arricchire i metadati tradizionali legati alla citazione con metadati utili a rispondere alle richieste del CIVR 3

5 3. Diritto d autore e politiche editoriali L Archivio istituzionale della ricerca dell Università "Tor Vergata" (ART) raccoglie le registrazioni bibliografiche unitamente a una copia elettronica dei lavori scientifici prodotti dalla comunità di ricerca dell Ateneo. Attraverso ART, l autore, qualora ne possegga il diritto, ha facoltà di consentire l accesso alle proprie opere a terzi, a titolo libero e gratuito, secondo le modalità che egli stesso di volta in volta concede all atto del deposito, e cioè: a) solo alla comunità accademica (tutti i soggetti provvisti di credenziali istituzionali - password e username di ateneo) b) a tutta la comunità scientifica, attraverso la libera diffusione in Internet, immediata o a partire da una data selezionata (embargo) L' autore che non voglia rendere disponibile in alcun modo il testo integrale della sua opera, può inibirne l' accesso, consentendo così la visibilità del solo abstract e dei dati bibliografici. Le opere depositate in ART sono tutelate dalla normativa vigente sul diritto di autore: 1 l autore inserendo la propria opera nell archivio, mantiene tutti i diritti - morali ed economici - sull opera, restando libero di cederne, venderne o distribuirne copie, tranne la previa cessione degli stessi a terzi (tipicamente a un editore). Un opera inedita, già resa disponibile tramite ART, può dunque essere sottoposta a un editore per la pubblicazione. Tuttavia, prima di rendere liberamente consultabile l'opera, è opportuno verificare la posizione dell'editore rispetto agli archivi istituzionali, in quanto alcune politiche editoriali vedono con sfavore la pubblicazione di lavori precedentemente resi pubblici in qualsiasi modo. L autore può rendere disponibile tramite ART un opera già pubblicata o già sottoposta a un editore per la pubblicazione, solamente dopo aver accertato se e con quali modalità l'editore stesso ne consenta la diffusione elettronica mediante l'archivio istituzionale della ricerca. Va sottolineato che, ad oggi, gran parte degli editori internazionali autorizza gli autori accademici a rendere pubblicamente accessibile il proprio lavoro, nella versione pre-print e/o post-print, attraverso archivi istituzionali come ART. L autore, per informarsi in ordine alla politica di copyright di un editore, può contattare la casa editrice per assicurarsi che il contratto di pubblicazione già sottoscritto o in via di sottoscrizione includa il consenso da parte dell editore a rendere accessibile l'opera tramite l'archivio istituzionale. In caso negativo, per ovviare alle licenze esclusive generalmente richieste dall'editore nei contratti standard, l autore può proporre una modifica al contratto editoriale con l inserimento di una specifica clausola di consenso, con cui riserva per sé il diritto di rendere accessibile l'opera tramite ART, ai soli fini didattici e di 1 Legge 22 aprile 1941 n. 633/1941 e successive modificazioni sulla Protezione del diritto d'autore e di altri diritti connessi al suo esercizio. 4

6 ricerca, senza scopi direttamente o indirettamente commerciali. 2 Per le riviste italiane, in assenza di contratto, trova applicazione analogica l articolo 42 della L.633/1941 sul diritto di autore, che prescrive il diritto di riprodurre altrove un articolo già pubblicato su una rivista, con obbligo di citazione degli estremi della prima pubblicazione. consultare la banca dati internazionale SHERPA/RoMEO 3 che censisce le politiche di copyright di 900 editori stranieri, inclusi tutti i maggiori editori internazionali come Elsevier e Springer. La banca dati non contiene le politiche degli editori italiani - ad eccezione dell Istituto Superiore di Sanità e della Fondazione Telethon - né esiste, ancora, un sito nazionale di riferimento analogo a SHERPA. Pertanto per gli editori italiani è necessario verificare sempre le condizioni contenute nel contratto di pubblicazione che si è sottoscritto. Attraverso l interfaccia di ricerca è possibile interrogare la banca dati SHERPA per Titolo/ISSN della rivista, o per nome dell editore, e conoscere così, per ogni rivista, le condizioni in base alle quali l autore è autorizzato a rendere accessibile on line il proprio lavoro mediante l'archivio, tenendo presente che uno stesso editore può prevedere politiche differenti a seconda dei titoli. 2 Per la pubblicazione di un opera, un editore (o altra figura) non necessita della cessione integrale di tutti i diritti di utilizzazione economica. In genere, i contratti standard prevedono che l autore non possa riutilizzare, rivedere o adattare l opera, riprodurne copie a scopo di insegnamento, nè renderla consultabile all interno di un archivio online. Nel contratto di edizione possono essere invece inserite una serie di clausole attraverso le quali l autore si riserva i diritti di riutilizzo a fini scientifici o didattici, come ad esempio pubblicare l opera in altre sedi (saggi, raccolte, antologie, convegni), distribuirla a lezione ai propri studenti, realizzare dispense, concederne l uso a terze parti e renderla liberamente accessibile tramite l' archivio istituzionale. Per approfondimenti: CRUI, Commissione Biblioteche, Gruppo di lavoro sull Open Access. Linee guida per gli Archivi Istituzionali (2009), 3 Progetto SHERPA/RoMEO, Publisher copyright policies and self archiving, (finanziato da JISC - Joint Information System Committee). Gli editori censiti rappresentano, ad oggi, oltre il 90% delle riviste peer reviewed, per lo più di lingua inglese [ultima consultazione del sito: 31 gennaio 2011]. In Germania è stata realizzata una versione locale di SHERPA/RoMEO che esamina le politiche degli editori tedeschi non inclusi nel sito britannico. Analogamente in Australia, il database OAKList censisce le politiche di ulteriori 107 editori e in Spagna il progetto Dulcinea, all'interno del portale Accesso Abierto riporta le politiche adottate dagli editori spagnoli relative a 264 riviste in gran parte dell'area biomedica e delle scienze sociali. 5

7 La banca dati SHERPA classifica gli editori in 4 categorie, in base alla maggiore o minore apertura rispetto al libero accesso di un'opera attraverso gli archivi istituzionali e/o i siti personali degli autori: editori verdi - consentono il libero accesso al pre print e post-print editori blu - consentono il libero accesso al post-print editori gialli - consentono il libero accesso al pre-print editori bianchi - non consentono alcuna forma di accesso In particolare, per il post-print occorre accertare quale versione dell articolo è consentito rendere accessibile: la versione finale già referata, ma ancora con il layout dell autore (Author s post-print), oppure la versione finale dell articolo impaginata con il layout editoriale (Publisher s version /PDF) 4. La banca dati SHERPA, per ciascuna rivista, indica se l editore prevede l obbligo di un periodo di embargo (dilazione della messa in chiaro del testo pieno nell archivio), che generalmente può variare da sei a diciotto mesi dopo la pubblicazione nella rivista. Durante tale periodo di tempo, un opera depositata nell archivio risulta secretata e resa accessibile al pubblico solo per i metadati (i dati bibliografici). ART gestisce l embargo in maniera automatica, provvedendo a sbloccare il file inserito al termine del periodo indicato: il testo integrale viene depositato subito insieme ai metadati, ma viene reso pubblicamente accessibile solamente al termine dell embargo. Quindi, fino al momento dello sblocco, l opera non potrà essere visualizzata in alcun modo. 4 Per controllare quali editori ammettono la diffusione on line del post-print nella versione editoriale tramite un archivio istituzionale: 6

8 Le licenze Creative Commons Durante la fase di inserimento, l'autore che deposita un'opera inedita o non ancora sottoposta a un editore per la pubblicazione può scegliere di associare al proprio lavoro una licenza di tipo Creative Commons (CC) 5, con cui definisce e rende espliciti gli usi che i fruitori potranno fare della sua opera a seconda della licenza prescelta. Presupposto fondamentale per concedere un'opera tramite licenza CC è che l'autore sia il titolare di tutti i diritti concessi con la licenza. Esistono sei tipi di licenza Creative Commons 6, definite dalla combinazione di 4 condizioni base: Attribuzione: consente di utilizzare l opera a condizione che l autore e la fonte siano sempre chiaramente citati. Tale condizione vale obbligatoriamente per tutte le licenze CC. Non commerciale: consente di utilizzare l opera soltanto per scopi non commerciali No opere derivate: consente di utilizzare l opera soltanto se non viene alterata o trasformata al di là degli usi consentiti dalla legge o dal diritto di autore Condividi con la stessa licenza: consente di creare un'opera derivata soltanto se quella risultante rimane disponibile in base agli stessi termini dell opera originale In breve, tutte le licenze CC prevedono la libertà di riprodurre, distribuire, mostrare ed eseguire in pubblico l'opera originale, con l'obbligo del fruitore di attribuire la paternità dell'opera nei modi indicati dall'autore. Sono invece soggette ai termini della licenza la possibilità di realizzare opere derivate e la possibilità di farne un uso commerciale 7, subordinando la riproduzione dell'opera al vincolo che l'opera stessa non venga modificata (opzione "no opere derivate") o che non vi sia una finalità commerciale (opzione "no commerciale"), ovvero escludendo entrambe le possibilità (opzione "no commerciale no opere derivate"). Ogni licenza Creative Commons è espressa in tre differenti versioni: Legal code: la licenza vera e propria, l intero contratto espresso in linguaggio tecnico-giuridico Commons deed: una sintesi del contratto espresso in linguaggio comune (versione "user friendly" del Legal Code) Digital code: sistema di metadati, leggibili solo dai computer, che consentono ai motori di ricerca (come Scirus, Google) di identificare l opera in base alle condizioni d'uso contenute nella licenza. *** 5 Per informazioni dettagliate e approfondimenti Cfr. CRUI, Commissione Biblioteche, Gruppo di lavoro sull Open Access. Linee guida per gli Archivi Istituzionali, p.23, (2009), 7

9 Sintesi delle condizioni di utilizzo dell' Archivio 1. ART e gli autori L autore all atto del deposito: autorizza l Università Tor Vergata, in via non esclusiva e a titolo gratuito, a riprodurre e conservare la sua opera nel proprio Archivio istituzionale ha facoltà di concedere all'università il diritto, non esclusivo, di diffondere in rete la sua opera tramite ART, secondo le modalità che di volta in volta egli stesso sceglie, serbando impregiudicata la libertà di garantire gli stessi diritti di utilizzazione ad altri soggetti, anche a fini economici, o di esercitarli in proprio (la cessione non esclusiva dei diritti ad ART avviene sottoscrivendo l'apposita licenza di deposito). si assume la completa responsabilità in ordine al contenuto delle singole opere depositate e solleva l Ateneo da qualsiasi pretesa derivante dalla eventuale violazione dei diritti di terzi: i gestori dell archivio non sottopongono le opere ad alcuna verifica circa i loro contenuti scientifici, ma esercitano un attività di controllo meramente formale e funzionale sui metadati descrittivi (autore, titolo, ecc) e sulle opere ad essi associati malleva l Università in ordine alla diffusione della sua opera attraverso ART, assumendosi la piena responsabilità nel caso in cui la titolarità dei necessari diritti per la diffusione sia stata già ceduta a terzi in nessun caso potrà pretendere alcunché dall Ateneo per aver concesso il deposito e l eventuale diffusione on line della sua opera tramite l archivio istituzionale della ricerca 2. ART e gli utenti l utilizzo delle opere contenute in ART è consentito, nei limiti della normativa vigente sul diritto di autore, per finalità strettamente personali di ricerca o studio è escluso, in ogni caso, qualsiasi utilizzo delle opere, in alcun formato, a scopi direttamente o indirettamente commerciali, salvo formale autorizzazione del detentore/i dei diritti di copyright è fatto obbligo la corretta ed esaustiva citazione della fonte con riferimento all autore originale e /o a eventuali terze parti designate dall autore (ad es. editori, enti finanziatori), nonché l indicazione della URL dei record originali il contenuto dei documenti non può essere modificato in alcun modo e per alcuna ragione, salvo diversa pattuizione (v. licenze Creative Commons) l accesso alle informazioni bibliografiche e - qualora consentito - al testo integrale delle opere, è libero e gratuito l Ateneo declina ogni responsabilità per qualsiasi uso improprio degli utenti relativo alle opere inserite in ART 8

10 4. Note Metodologiche Si è costituito un gruppo di lavoro con il compito di: 1. definire il modello organizzativo 2. la piattaforma da utilizzare 3. le attività da svolgere 4. I metadati da utilizzare Le scelte sono state condivise con i Direttori di Dipartimento. Per alimentare preliminarmente l Anagrafe della Ricerca si è scelto di attingere le informazioni dalle banche dati a disposizione dell Ateneo: Web of Science (WoS) e Scopus. Si è cercato anche di attingere i dati dalla banca dati del CINECA, ma alcune peculiarità della stessa (titolo della pubblicazione duplicato e differente per ciascun autore della stessa pubblicazione, formato degli autori differente a seconda dell autore che ha operato l inserimento, titoli delle pubblicazioni non coerenti etc) hanno di fatto reso impossibile l import massivo di dati della stessa. Sono stati introdotti alcuni meccanismi di import per facilitare a ciascun autore il caricamento delle proprie pubblicazioni contenute nella propria area personale del sito docente, senza doverle trascrivere di nuovo, ma con la necessità di integrarle e normalizzarle alle convenzioni vigenti. Sono state inserite nel sistema circa citazioni, ridotte a circa dopo aver cancellato i duplicati. Attraverso procedure automatiche, si è cercato di ricondurre la citazione agli autori presenti nell anagrafica dell Ateneo. L algoritmo ha proceduto ad estrarre il nomi degli autori dalla citazione, normalizzarlo e cercare una possibile corrispondenza all interno del database delle anagrafiche dell Ateneo. Alla prima corrispondenza è stato assegnato la citazione. Assegnata significa che è stata inserita nell area personale dell autore con il compito di completare e correggere la citazione stessa (gli altri autori possono visualizzarla ma non possono apportare alcuna modifica). Questo medoto di lavoro potrebbe aver introdotto in piccola percentuale i seguenti errori: Assegnazione errata, nel caso di omonimie Mancata assegnazione, nel caso di nomi con accenti, nomi doppi etc Mancata assegnazione, perché i dati dell autore non presenti nell anagrafica dell Ateneo. In questi casi nel capitolo Richiesta di aiuto e supporto vengono descritte le metodologie per risolvere i singoli casi. 9

11 5. Il portale Si accede alla pagina del portale collegandosi al sito Fig. 1 Il portale si presenta con una parte pubblica che permette di esplorare le pubblicazioni ed una parte ad accesso riservato che permette la gestione delle stesse. La parte pubblica permette l esplorazione di questo contenuto nell archivio attraverso collezioni (1), autore (2), titolo (3), SSD (4), tipologia del documento (5), categoria ISI CRUI (6) 8, oppure ricercarle attraverso l uso di parole chiave. Sono visibili nella parte pubblica esclusivamente gli autori e le pubblicazioni approvate come descritto nel capitolo 14. Il numero visualizzato in corrispondenza delle varie tipologie di esplorazione è un identificativo ad uso interno e non si riferisce al numero di pubblicazioni presente nella categoria. 8 L elenco delle categorie ISI è in appendice 10

12 6. Accesso all anagrafe La prima volta che entrerete nell Archivio dovrete chiedere la password. Per ottenerla cliccate sulla voce <Recupera password> del menù di sinistra, nell Area utenti registrati Fig. 2 Inserendo nell apposito campo l indirizzo istituzionale il sistema invierà una e- mail contenente la password. L indirizzo al quale verrà recapitata l è quella che risulta negli archivi dell Ateneo e verificabile alla seguente URI: In caso di inesattezze nel proprio profilo scrivere indicando le opportune modifiche da apportare a: rubricatelefonica@uniroma2.it. L aggiornamento di tutte le banche dati collegate non è immediato, avvengono di norma la notte attraverso appositi batch, occorrerà quindi attendere al massimo 24 ore perché le modifiche siano effettive. Cliccate quindi sulla voce <My ART> nel menu di sinistra, in Area utenti registrati. Nella schermata seguente cliccare su <Digita e password istituzionali>. 11

13 7. Area personale Dopo aver inserito le chiavi di accesso, sarete introdotti nella vostra pagina MY ART o workspace (Fig. 3), dove potrete compiere alcune operazioni: - correzione dei record precaricati che descrivono le vostre pubblicazioni (vedi il cap. 8) - inserimento di nuovi documenti (vedi il cap. 9) - correzione di documenti inseriti e respinti dal revisore - revisione e correzione di record inseriti da altri (solo se siete stati incaricati di svolgere tali compiti, vedi cap. 14) - importazione di liste o singole citazioni bibliografiche (vedi il cap. 10 e 11) - gestione delle sottoscrizioni (vai al cap. 13) I record presenti nel vostro workspace sono raggruppati in elenchi diversi a seconda del tipo di operazione che necessitano: Pubblicazioni proposte o pubblicate: elenco dei record inseriti di cui siete autori o coautori. Accanto a ciascun record troverete un simbolo (la legenda è in testa alla lista) indicante lo status del record. Tra questi, vi sono anche i record che ancora non avete completato e quelli da modificare su richiesta del revisore. Incarichi nella coda dei compiti in attesa: elenco dei record da esaminare, qualora siate stati incaricati di revisionare i documenti inseriti in una specifica collezione. La lista apparirà anche nel workspace di eventuali altri colleghi con cui condividete il compito. Incarichi di tua competenza: lista di record da revisionare sui quali avete iniziato e poi temporaneamente sospeso il lavoro di revisione. Fig. 3 12

14 8. Correzione di un record già inserito ma non ancora pubblicato E possibile che nella vostra area personale troviate una lista non esaustiva delle vostre pubblicazioni, importate da alcune banche dati per facilitare il lavoro di inserimento per quanto pubblicato fino al In questo caso dovrete verificare la correttezza dei dati riportati, aprendo ogni singolo record. In testa alla lista delle pubblicazioni in attesa di essere approvate potete vedere una legenda dei simboli usati per indicare lo stato del record. Per i record contrassegnati dal simbolo potrete procedere a visualizzare le informazioni registrate cliccando sul bottone <Riprendi>. La successiva schermata vi presenta tre opzioni: Modifica: vi consente di modificare e aggiungere informazioni al record Visualizza: vi consente di visualizzare le informazioni presenti nel record, senza poterle modificare Rimuovi: vi consente di eliminare il record, dopo averlo visualizzato e confermato l eliminazione Scegliendo l opzione <Modifica>, il sistema aprirà il record in modalità editing (Fig. 4) e sarete guidati attraverso una serie di schermate contenenti i dati descrittivi della pubblicazione. Fig. 4 13

15 I bottoni presenti subito sotto la testata rappresentano i vari step del processo di inserimento dei dati descrittivi della pubblicazione e vi consentiranno di spostarvi rapidamente da una pagina all altra, indipendentemente dalla sequenza, purché siano già state precedentemente compilate. La barra orizzontale si colora di grigio man mano che si procede da uno step al successivo. Il bottone evidenziato dalla tonalità di grigio più scuro rappresenta la pagina che state completando. Nella prima schermata verificate che tutti gli autori della pubblicazione risultino correttamente inseriti nella casella di testo grande al centro della schermata e che tutti gli autori interni all Università Tor Vergata siano stati riconosciuti dal sistema ed inseriti nel/i campo/i contrassegnato dall etichetta Autore interno. Se non è così cliccate sull icona posta sotto il campo contenente i nomi di tutti gli autori della pubblicazione, avviando così la ricerca automatica nell anagrafica di Ateneo per estrapolare i nomi degli autori interni non ancora identificati dal sistema. Quindi passare alla pagina successiva cliccando sul bottone <Successivo> posto in basso a destra. In qualsiasi momento potrete interrompere il lavoro sul record cliccando sul bottone <Sospendi> e nella schermata successiva <Salva per riprendere in seguito>. I campi contrassegnati da asterisco sono obbligatori, pertanto il sistema non vi consentirà di passare allo step successivo senza averli compilati. Per istruzioni su come compilare i campi, vedi cap. 11. Fig. 5 14

16 Giunti al 5. step il sistema vi chiederà di fare l upload del/dei file contenenti la pubblicazione descritta. Cliccando sul bottone <Scegli file> si aprirà la finestra di dialogo che vi permetterà di selezionare il file residente sul vostro PC o altra periferica collegata. Si raccomanda di caricare file PDF/A o comunque file prodotti con software open source, per consentire la conservazione futura degli stessi. Se dovete caricare un altro file cliccate sul bottone <Aggiungi un altro file>. Ripetete il procedimento per ciascun file da caricare. Nel campo contrassegnato dall etichetta <Descrizione del file> potrete inserire delle indicazioni sul file allegato, utili specialmente quando la pubblicazione consta di più file, per indicarne la sequenza, suddivisione, etc. Il/i file saranno di default accessibili solo agli utenti istituzionali dell Università. Qualora siate certi di possedere i diritti per farlo, potete selezionare una delle altre opzioni disponibili tra le <Condizioni di accesso al file>. Se per esempio avete sottoscritto un contratto con un editore che vi chiede di non pubblicare il lavoro di ricerca nell Archivio istituzionale prima di una certa data, potrete selezionare l opzione 2 e specificare la data nel calendario che comparirà a destra dell opzione 2, una volta selezionata (Fig. 6). Per ulteriori chiarimenti vedi cap. 3. Fig. 6 Dopo aver selezionato il file e aver indicato l opzione relativa alle condizioni di accesso, cliccate sul bottone <Successivo>. Nella videata che segue vi saranno mostrati i dati del file caricato con la possibilità di modificare la descrizione e il formato, cliccando sul bottone <Cambia> (Fig. 7). 15

17 Fig. 7 Se per errore avete selezionato un file diverso, potete rimuoverlo subito dall archivio cliccando il bottone <Rimuovi> posto all estrema destra della riga ove sono riportati i dati relativi al file (Fig. 7). Se volete cambiare il formato rilevato automaticamente dal sistema perché non esatto, cliccando sul bottone <Cambia> avrete la possibilità di selezionare da un elenco il formato più corretto (Fig. 8) Se il formato non è presente nell elenco potrete specificare nel campo di testo sottostante l applicazione con la quale avete creato il file, quindi cliccate sul bottone <Procedi> e sarete riportati alla schermata della Fig. 7. Fig. 8 16

18 Per ciascun file caricato il sistema produce un checksum, un algoritmo di controllo per verificare in futuro l autenticità e integrità del file depositato nell archivio. Potete visualizzarlo cliccando sul bottone <Visualizza checksum> (Fig. 7). Al termine delle procedure di upload dei file, cliccando sul bottone <Successivo> il sistema presenterà un riepilogo delle informazioni inserite per consentire un controllo finale e correggere eventuali errori od omissioni, cliccando sul bottone <Modifica valori> (Fig. 9). Fig. 9 La successiva schermata consente all autore della pubblicazione di definire l uso che gli utenti potranno fare del documento inserito, attraverso una licenza di tipo Creative Commons. Per ulteriori informazioni sull argomento consultate il par. 3. Se decidete di usare una licenza Creative Commons selezionate le opzioni desiderate tra quelle proposte, selezionate la giurisdizione dall elenco del menu a tendina e quindi cliccate sul bottone <Select a license> (Fig. 10). Il sistema vi fornirà un link alla pagina contenente la licenza CC selezionata, che verrà poi allegata al documento depositato in archivio. Per proseguire cliccare su <You may now proceed>. Se non si desidera utilizzare una licenza Creative Commons, cliccare sul bottone <Salta creative commons>, in basso a destra. 17

19 Fig. 10 L ultima pagina vi presenta un testo di licenza che dovrete accettare per completare l inserimento. La pubblicazione inserita sarà esaminata da un bibliotecario che effettuerà un controllo formale sui dati inseriti, prima della definitiva archiviazione, che vi sarà comunicata mediante una mail generata automaticamente dal sistema, contenente il link permanente o handle della pubblicazione, attraverso il quale essa sarà sempre reperibile. 18

20 9. Inserimento di una nuova pubblicazione Autenticatevi al sistema e una volta entrati nello spazio personale MY ART, cliccate sul bottone Inizia una nuova proposta di immissione Selezionate quindi dal menu a tendina in quale collezione volete inserire la pubblicazione. Le collezioni corrispondono alle diverse tipologie di documento. Per tutte le tipologie per le quali non è prevista una collezione specifica, selezionare la collezione Altro (es. working paper, technical report, materiali audiovisivi, etc.). Proseguire cliccando sul bottone <Successivo>, in basso a destra. Nella successiva schermata è necessario inserire nella casella di testo più grande i cognomi e i nomi di tutti gli autori della pubblicazione, nell ordine in cui appaiono nella pubblicazione stessa, seguendo le indicazioni fornite a video sopra il campo di testo. I cognomi che iniziano con un prefisso (articolo, preposizione) devono essere inseriti secondo l esempio: De_Rossi, M Per i doppi nomi, inserire solo la prima iniziale: De Rossi Maria Teresa > De_Rossi, M Cliccando sull icona posta immediatamente sotto la casella di testo il sistema procederà al riconoscimento automatico degli autori che afferiscono all Università Tor Vergata, inserendone i nomi completi nel/i campo/i sottostanti, contraddistinti dall etichetta <Autore interno>. Si raccomanda di non apportare alcuna modifica ai nomi automaticamente inseriti nel campo. Ogni inesattezza potrà essere segnalata all amministratore di sistema. I bottoni presenti subito sotto la testata rappresentano i vari step del processo di inserimento dei dati descrittivi della pubblicazione e vi consentiranno di spostarvi rapidamente da una pagina all altra, indipendentemente dalla sequenza, purché siano già state precedentemente compilate. La barra orizzontale si colora di grigio man mano che si procede da uno step al successivo. Il bottone evidenziato dalla tonalità di grigio più scuro rappresenta la pagina che state completando (Fig. 11). 19

21 Fig. 11 In qualsiasi momento potrete interrompere il lavoro sul record cliccando sul bottone <Sospendi> e nella schermata successiva <Salva per riprendere in seguito> o <Rimuovi> se desiderate abbandonare definitivamente l inserimento. I campi contrassegnati da asterisco sono obbligatori, pertanto il sistema non vi consentirà di passare allo step successivo senza averli compilati. Per istruzioni su come compilare i campi, vedi cap. 11. Fig

22 Giunti al 5. step il sistema vi chiederà di fare l upload del/dei file contenenti la pubblicazione descritta (Fig. 12). Cliccando sul bottone <Scegli file> si aprirà la finestra di dialogo che vi permetterà di selezionare il file residente sul vostro PC o altra periferica collegata. Si raccomanda di caricare file PDF/A o comunque file prodotti con software open source, per consentire la conservazione futura degli stessi. Consultare il par. 14 per indicazioni relative ai formati per le varie tipologie di contenuto (immagini fisse e in movimento, audio, etc). Se dovete caricare un altro file cliccate sul bottone <Aggiungi un altro file>. Ripetete il procedimento per ciascun file da caricare. Nel campo contrassegnato dall etichetta <Descrizione del file> potrete inserire delle indicazioni sul file allegato, utili specialmente quando la pubblicazione consta di più file, per indicarne la sequenza, suddivisione, etc. Il/i file saranno di default accessibili solo agli utenti istituzionali dell Università. Qualora siate certi di possedere i diritti per farlo, potete selezionare una delle altre opzioni disponibili tra le <Condizioni di accesso al file>. Se per esempio avete sottoscritto un contratto con un editore che vi chiede di non pubblicare il lavoro di ricerca nell Archivio istituzionale prima di una certa data, potrete selezionare l opzione 2 e specificare la data nel calendario che comparirà a destra dell opzione 2, una volta selezionata (Fig. 13). Per ulteriori chiarimenti vedi cap. 3. Fig. 13 Dopo aver selezionato il file e aver indicato l opzione relativa alle condizioni di accesso, cliccate sul bottone <Successivo>. Nella videata che segue vi saranno mostrati i dati del file caricato con la possibilità di modificare la descrizione e il formato, cliccando sul bottone <Cambia> (Fig. 14). 21

23 Fig. 14 Se per errore avete selezionato un file diverso, potete rimuoverlo subito dall archivio cliccando il bottone <Rimuovi> posto all estrema destra della riga ove sono riportati i dati relativi al file (Fig. 14). Se volete cambiare il formato rilevato automaticamente dal sistema perché non esatto, cliccando sul bottone <Cambia> avrete la possibilità di selezionare da un elenco il formato più corretto (Fig. 8) Se il formato non è presente nell elenco potrete specificare nel campo di testo sottostante l applicazione con la quale avete creato il file, quindi cliccate sul bottone <Procedi> e sarete riportati alla schermata della Fig. 7. Fig

24 Per ciascun file caricato il sistema produce un checksum, un algoritmo di controllo per verificare in futuro l autenticità e integrità del file depositato nell archivio. Potete visualizzarlo cliccando sul bottone <Visualizza checksum> (Fig. 14). Al termine delle procedure di upload dei file, cliccando sul bottone <Successivo> il sistema presenterà un riepilogo delle informazioni inserite per consentire un controllo finale e correggere eventuali errori od omissioni, cliccando sul bottone <Modifica valori> (Fig. 16). Fig. 16 La successiva schermata consente all autore della pubblicazione di definire l uso che gli utenti potranno fare del documento inserito, attraverso una licenza di tipo Creative Commons. Per ulteriori informazioni sull argomento consultate il cap. 3. Se decidete di usare una licenza Creative Commons selezionate le opzioni desiderate tra quelle proposte, selezionate la giurisdizione dall elenco del menu a tendina e quindi cliccate sul bottone <Select a license> (Fig. 17). Il sistema vi fornirà un link alla pagina contenente la licenza CC selezionata, che verrà poi allegata al documento depositato in archivio. Per proseguire cliccare su <You may now proceed>. Se non si desidera utilizzare una licenza Creative Commons, cliccare sul bottone <Salta creative commons>, in basso a destra. 23

25 Fig. 17 L ultima pagina vi presenta un testo di licenza che dovrete accettare per completare l inserimento. La pubblicazione inserita sarà esaminata da un bibliotecario che effettuerà un controllo formale sui dati inseriti, prima della definitiva archiviazione, che vi sarà comunicata mediante una generata automaticamente dal sistema, contenente il link permanente o handle della pubblicazione, attraverso il quale essa sarà sempre reperibile. 24

26 10. Importazione di dati bibliografici Autenticatevi al sistema e una volta entrati nello spazio personale MY ART, cliccate sul bottone Importa da DOI, PubmedID, etc. Potete copiare la/e citazioni esportate da altre banche dati e incollarle nel campo contrassegnato dall etichetta <Dati di import> Fig. 18 Scegliete il formato dei dati tra quelli presenti nel menu a tendina nel campo <Formato> e cliccate sul bottone <Importa>. Se dovete importare molte citazioni bibliografiche, potete scegliere di importare un intero file. In questo caso cliccate sul bottone <Scegli file> e selezionate il vostro file, il cui nome vedrete apparire sulla pagina, al termine dell operazione. Selezionate quindi il formato dei dati presenti nel file e cliccate sul bottone <Importa>. A seconda del numero di record importati, potrete attendere alcuni minuti per l elaborazione. Tornando alla pagina MY ART vedrete apparire i nuovi record generati che dovrete poi integrare con le informazioni mancanti, cliccando sul bottone <Riprendi> (vai al cap.8). 25

27 11. Importare in Art le pubblicazioni dal Sito individuale docente MIUR Per chi ha provveduto a tenere aggiornato l elenco delle pubblicazioni nel sito docente del MIUR, è possibile importare nel sito ART le pubblicazioni già inserite, senza doverle nuovamente digitare. Si dovrà comunque provvedere a completare le stesse con altri dati e provvedere manualmente a far corrispondere gli autori con l anagrafica di Ateneo. 1) Per eseguire l importazione dei dati collegarsi alla pagina e autenticarsi, apparirà la schermata riportata. Selezionare la voce Pubblicazioni 26

28 2) Selezionare i parametri di estrazione (anno e tipologia), quindi premere il bottone Procedi. 3) Selezionare il formato di esportazione (Bibtex) e premere Esegui 27

29 4) Alla richiesta riportata in figura scegliere di salvare il file su disco 5) Collegarsi al portale ART, autenticarsi e selezionare il bottone Importa da DOI, PubmedID, etc. 28

30 6) Selezionare il file (a) e il formato (b), che deve essere BibTeX (Sito Docente MIUR), e premere Importa 7) Selezionare il link My Art per riprendere il lavoro. Le pubblicazioni importate saranno disponibili man mano che i singoli report saranno elaborati. 29

31 12. Compilazione dei campi di dati Abstract Inserire un abstract della pubblicazione. E possibile duplicare il campo per inserire un secondo abstract in un altra lingua. Altre informazioni significative Inserire qui altre informazioni utili sul documento descritto che non è possibile inserire in campi specifici Anno del convegno Indicare l anno in cui si è svolto il Categorie ISI-CRUI convegno Selezionare la categoria appropriata dal menu a tendina. E sufficiente inserire le prime lettere per aprire l elenco. E possibile inserire più categorie, dopo aver duplicato il campo cliccando sul bottone <Aggiungi> Centro di ricerca Struttura dell Ateneo diversa dal Dipartimento, nell ambito della quale è stata svolta la ricerca da cui ha origine la pubblicazione descritta. Digitando le prime lettere del nome del Centro si aprirà un menu a tendina dal quale è possibile selezionare una voce. Curatori della monografia Inserire i nomi dei curatori della monografia contenente il contributo descritto nel record. Inserire i nomi con le sole lettere iniziali in maiuscolo, separandoli con una virgola Es.: Fabio Rossi, Mario Bianchi Data dell intervento Inserire la data in cui è stato presentato l intervento al convegno. Inserire almeno l anno, specie se diverso dall anno di pubblicazione Data di creazione Indicare la data di creazione del documento, inserendo anche solo l anno, quando è diversa dalla data di pubblicazione Data di deposito Data di pubblicazione Dipartimento di afferenza Inserire la data ufficiale di deposito del brevetto o norma o standard E possibile indicare anche soltanto l anno Il dipartimento o altra struttura cui afferisce il primo (secondo l ordine in cui appaiono sulla pubblicazione) tra gli autori 30

32 DOI dell articolo Editore EISSN Ente proprietario Fascicolo Impact factor ISI ISBN (della monografia, degli atti, del testo) ISSN (del periodico, della rivista degli atti) Lingua del contenuto Luogo del convegno Nome del convegno della pubblicazione, appartenente all Università Tor Vergata. Selezionare una voce dal menu a tendina. Inserire il DOI, Digital Object Identifier, quando presente, così come appare sulla pubblicazione. Inserite il nome dell editore che ha pubblicato il documento descritto nel record o la rivista in cui è pubblicato l articolo descritto. Inserire il numero EISSN della rivista elettronica in cui è pubblicato l articolo descritto nel record Inserire il nome dell Ente che possiede i diritti di sfruttamento del brevetto o norma o standard descritto nel record Numero del fascicolo (quando presente) del periodico contenente l articolo descritto. Indicare se la rivista in cui è pubblicato l articolo ha un Impact factor; consultare il database ISI Journal of Citation Reports < Inserire il codice ISBN, comprensivo dei trattini che separano i gruppi di cifre che lo compongono Inserire il codice ISSN della rivista in cui è pubblicato l articolo descritto nel record. Il numero deve essere inserito compreso il trattino che separa i due gruppi di quattro cifre. Es.: X Selezionare dall elenco la lingua in cui è espresso il contenuto del documento. Per documenti in più lingue selezionare la voce Multiple languages. Se il documento non ha contenuti linguistici, scegliere la voce No linguistic content. Inserire il nome della città in cui si è svolto il convegno Inserire il titolo del convegno, in forma completa, limitando l impiego delle maiuscole all uso grammaticale della lingua. 31

33 Nome della collana o della serie Inserire il titolo della collana o della serie di cui fa parte il documento descritto nel record o la serie di cui fa parte il periodico contenente l articolo descritto. Il titolo deve essere trascritto come appare sulla pubblicazione, limitando l impiego delle maiuscole all uso grammaticale della lingua. Se si tratta di una collana numerata, il numero di catena dovrà essere espresso dopo il titolo e separato da esso con un punto e virgola ( ; ) Numero del brevetto/norma Inserire il numero identificativo del brevetto o della norma o standard Numero del convegno Indicare il numero che contraddistingue il convegno, qualora faccia parte di una serie numerata di convegni che si tengono periodicamente. Il numero deve essere espresso in cifre arabe Nuova versione di Inserire un indirizzo internet, un DOI, o un handle del documento di cui quello descritto rappresenta una nuova versione Organizzatore/i del convegno Inserire i nomi degli enti che hanno organizzato il convegno, separati tra loro da un punto e virgola ( ; ) Paese di pubblicazione Selezionate il paese di pubblicazione dal menu a tendina. Il paese di pubblicazione è legato all editore che ha pubblicato il documento ed è generalmente indicato sul Pagina (iniziale, finale) documento stesso. Il numero della prima e dell ultima pagina della pubblicazione devono essere inseriti nei rispettivi campi. La numerazione si omette quando non presente (es. riviste online). Parola chiave Inserire le parole chiave, tutte in minuscolo, fatta eccezione per i nomi propri, nomi geografici, acronimi, etc. (attenersi all uso della lingua). Separare le parole chiave con un punto e virgola ( ; ) Referee Indicare se la pubblicazione è stata sottoposta a peer review Rilevanza Posizionamento nello scenario internazionale della rivista in cui è pubblicato l articolo, o del contributo, 32

34 della monografia, del working paper, etc. descritto nel record (vedi linee guida CIVR) Rilevanza del convegno Posizionamento nello scenario internazionale del convegno al quale è stato presentato l intervento descritto nel record (vedi linee guida CIVR) Settore disciplinare Selezionare il settore disciplinare MIUR cui afferisce il documento descritto. E sufficiente inserire le prime lettere per aprire l elenco. E possibile selezionare più di un settore, dopo aver duplicato il campo cliccando sul bottone <Aggiungi> Sostituito da Inserire l indirizzo internet, il DOI, l handle o altro identificativo univoco del documento che sostituisce quello descritto nel record Status di pubblicazione Scegliete un valore appropriato dal menu a tendina. Tipo Selezionare una voce dal menu a tendina. Il tipo si riferisce alla forma del contenuto Tipo di intervento Scegliere una voce dal menu a tendina per specificare il tipo di presentazione Tipo di relazione Specificare se l intervento al convegno è stato presentato su invito o spontaneamente sottomesso a un call for papers, selezionando la voce appropriata dal menu a tendina Tipologia Selezionare una voce dal menu a tendina. La tipologia si riferisce al formato in cui è Titolo (dell articolo, dell intervento, contributo, monografia, testo, brevetto) Titolo degli atti presentato il contenuto Il titolo deve essere trascritto come appare sulla pubblicazione, limitando l impiego delle maiuscole all uso grammaticale della lingua. Un eventuale sottotitolo deve essere separato dal titolo con il segno di due punti ( : ). Un eventuale titolo parallelo in altra lingua potrà essere inserito di seguito al primo titolo separato da esso con il segno di uguale ( = ). Inserire il titolo del volume in cui sono pubblicati gli atti del convegno al quale è 33

35 Titolo del periodico Tomo URL alternativo Volume degli atti Volume del periodico stato presentato il contributo descritto. Il titolo deve essere trascritto come appare sul frontespizio della pubblicazione, limitando l impiego delle maiuscole all uso grammaticale della lingua. Un eventuale sottotitolo deve essere separato dal titolo con il segno di due punti ( : ). Il titolo del periodico in cui è stato pubblicato l articolo descritto nel record. Digitate le prime lettere del titolo o una parola contenuta nel titolo per far aprire il menu a tendina con la lista dei titoli, da cui potrete selezionare il titolo esatto. Insieme al titolo saranno catturate altre informazioni, come ISSN, editore, etc., che saranno trascritte nei campi appositi. Se la rivista che cercate non è presente nella lista, potrete digitare il titolo nel campo di testo, per esteso così come appare sulla pubblicazione, limitando l impiego delle maiuscole all uso grammaticale della lingua. Il numero della parte contenente il contributo descritto nel record, quando l unità contenente è suddivisa in più parti Si può inserire qui l indirizzo internet del documento presente in altre banche dati o pagine web Il numero del volume degli atti del convegno, in cui è stato pubblicato il contributo descritto nel record. Il numero del volume (quando presente), espresso in cifre arabe, del periodico in cui è pubblicato l articolo descritto. 34

36 13. Servizio di alerting: gestione delle sottoscrizioni E possibile attivare per ogni collezione un servizio di alerting, in modo da essere informati sui nuovi documenti inseriti. Dopo esservi autenticati al sistema, aprite la collezione alla quale siete interessati e cliccate sul bottone <Iscriviti> (Fig. 17) Fig. 17 Riceverete periodicamente una mail contenente i link ai nuovi documenti inseriti nella collezione. Nella pagina del MY ART avrete modo di gestire le vostre sottoscrizioni, cliccando su <Visualizza le tue sottoscrizioni>, in fondo alla pagina. Potrete cancellare le sottoscrizioni attive cliccando sul bottone <Cancella questa iscrizione>, posto a destra del nome di ciascuna collezione (Fig. 18). Potrete cancellare tutte le sottoscrizioni attive cliccando sul bottone <Rimuovi tutte le iscrizioni> (Fig. 18). 35

37 Fig

38 14. Work Flow Approvativo I record inseriti, prima di essere pubblicati, cioè resi disponibili attraverso l Archivio, possono essere sottoposti ad una serie di controlli, volti ad accertarne la qualità, la completezza e la correttezza formale. Il workflow è l insieme dei processi cui può essere sottoposto il record dopo l inserimento, e si articola in 3 step, nessuno dei quali è obbligatorio, anche se di fatto lo step 3 (controllo di correttezza formale dei record da parte di un bibliotecario) è stato ritenuto indispensabile per garantire qualità e uniformità dei dati descrittivi. Ogni comunità (Dipartimento) può stabilire un flusso di lavoro rispondente alle proprie necessità e individuare una o più persone che dovranno svolgere i compiti di controllo e validazione dei documenti inseriti. 1. Controllo sulla qualità del documento descritto nel record: questo step equivale ad una peer-review. L utente di sistema addetto a svolgere l operazione troverà nella propria pagina MY ART l elenco dei documenti in attesa di essere esaminati e potrà visionarli cliccando sul bottone <Accetta l incarico>, posto a destra accanto a ciascun record (Fig. 19). Fig. 19 Il record si aprirà mostrando i dati principali per sonsentire l identificazione del documento e il link al file contenente il testo completo del documento. Per continuare cliccare sul bottone <Accetto>, in basso a sinistra. 37