La Ricerca: un primo bilancio e i nuovi possibili scenari

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1 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO La fatturazione elettronica: dall obbligo all opportunità La Ricerca: un primo bilancio e i nuovi possibili scenari Paolo A. Catti 19 maggio 2015, Sala Convegni Corso Europa 11, Milano

2 Gli Osservatori Digital Innovation: una storia di 15 anni di Ricerche sull innovazione digitale 80 Analisti e Ricercatori Più di imprese e pubbliche amministrazioni analizzate Più di 800 presentazioni dei relatori ai convegni Circa 100 eventi tra convegni e workshop all anno Oltre 150 report pubblicati 2

3 La Mission e gli obiettivi dell Osservatorio La Mission Studiare approfonditamente e criticamente le molteplici soluzioni a supporto del Ciclo Ordine-Pagamento: la Conservazione Digitale la Fatturazione Elettronica l Integrazione e la Dematerializzazione dell intero Ciclo Ordine-Pagamento la Gestione Elettronica Documentale e i Workflow approvativi digitali Comprendere criticamente le opportunità della Digitalizzazione dei processi aziendali e interaziendali Gli Obiettivi Comprendere i processi impattati, le tecnologie, la diffusione nei settori, le scelte strategiche (make or buy) dei progetti di Digitalizzazione dei processi Identificare e stimare le potenzialità di questi progetti nel creare valore per le aziende utenti e le Supply Chain Comprendere le principali criticità e barriere all adozione Identificare le dinamiche del processo decisionale, il grado di coinvolgimento dei Responsabili di Funzione, fino al CEO e ai suoi riporti diretti Monitorare e analizzare criticamente il quadro normativo e gli standard, sia in Italia sia in Europa 3

4 L Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Fatturazione Elettronica: benefici non solo sulla carta Fare Sistema : il vero motore della Fatturazione Elettronica Oltre la Fattura Digitalizzare per Competere 31 Marzo 2015 Fatturazione Elettronica: ultima chiamata! I benefici della Dematerializzazione Le iniziative di Sistema e Diffusione dei progetti di Dematerializzazione Dematerializzazione, esupply Chain Collaboration e Financial Value Chain La Digitalizzazione come leva strategica competitiva Si completa il quadro delle PA coinvolte dall obbligo di Fatturazione Elettronica La Fatturazione Elettronica come chiave di volta nella collaborazione tra imprese, banche e PA La Redditività della Dematerializzazione Fatturazione Elettronica in Italia: reportage dal campo L estensione della base empirica e sviluppo di tool di self assessment Italia digitale: è possibile! Le opportunità della Digitalizzazione per il Sistema Paese 6 Giugno 2014: è tempo di Fatturazione Elettronica verso la PA! Un primo passo, serio, verso lo sviluppo dell Innovazione Digitale nel Paese 4

5 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO La Fatturazione Elettronica verso la PA I benefici della Fatturazione Elettronica verso la PA Le «sfide aperte» per PA e imprese e gli impatti per il Sistema Paese Dalla Fatturazione Elettronica verso la PA alla Fatturazione Elettronica B2b Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione nel B2b

6 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO La Fatturazione Elettronica verso la PA Gli uffici destinatari di Fatture Elettroniche

7 Gli uffici destinatari di Fatture Elettroniche Fonte: Indice delle PA ( ) Uffici destinatari di FE per Regione Fino a 500 Da 501 a Da a Oltre La PA Centrale partita il 6 giugno 2014 Le PA partite il 31 marzo Uffici destinatari di FE Uffici destinatari di FE 7

8 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO La Fatturazione Elettronica verso la PA I numeri del Sistema di Interscambio prima e dopo il 31 marzo

9 La Fatturazione Elettronica verso la PA I numeri del SdI... prima del 31 marzo Fonte: Agenzia delle Entrate ( % % Migliaia di Fatture Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre Gennaio Febbraio Marzo 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 % Fatture sul totale ricevute ogni mese Totale: Legenda: Ricevute e gestite da SdI 9

10 La Fatturazione Elettronica verso la PA I numeri del SdI... prima del 31 marzo Migliaia di Fatture ,0% 39,9 % 72,8% 26,6% Fonte: Agenzia delle Entrate ( 79,5% 77,8% 80,1% 85,4% 86,7% 83,9%82,4% 84,8% 19,1% 21,7% 19,2% 14,3% 12,8% 16,0% 17,3% 15,1% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% % Fatture sul totale ricevute ogni mese ,1% 0,6% 1,4% 0,5% 0,7% 0,3% 0,5% 0,1% 0,3% 0,1% Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre Gennaio Febbraio Totale: Marzo 10% 0 Legenda: Ricevute e gestite da SdI Inoltrate alla PA 10 Scartate da SdI Non recapitate per impossibilità di identificare l ufficio destinatario

11 La Fatturazione Elettronica verso la PA I numeri del SdI... dopo il 31 dopo marzo il 31 marzo Fonte: Agenzia delle Entrate ( 100% % Migliaia di Fatture % 70% 60% 50% 40% 30% 20% % Fatture sul totale ricevute ogni mese Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre Gennaio Febbraio Marzo Aprile 10% 0 Totale: Legenda: Ricevute e gestite da SdI 11

12 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO I benefici della Fatturazione Elettronica verso la PA

13 La Fatturazione Elettronica verso la PA Perché la stiamo adottando Per gli Enti della PA I principali benefici Per i fornitori della PA ~ 14 /fattura Riduzione impiego di manodopera Protocollazione: tra 1 e 2 /fattura Riconciliazione: tra 4 e 10 /fattura Autorizzazione al pagamento: tra 1 e 3 /fattura Registrazione: tra 1,5 e 3 /fattura Conservazione: tra 0,5 e 1 /fattura ~ 3 /fattura Riduzione consumabili e spazio Protocollazione: tra 0,5 e 1 /fattura Riconciliazione: tra 0,5 e 1,5 /fattura Conservazione: tra 1 e 2 /fattura Risparmio legato alla riduzione dei tempi di gestione della fattura Tempo di protocollazione Tempo di recupero documenti per riconciliazione Tempo di riconciliazione Tempo di approvazione e registrazione fattura Risparmio legato alla eliminazione di costi di gestione e archiviazione Costi di materiali (stampa, carta e altri consumabili) Costi archivio cartaceo ~ 4-5 /fattura I benefici legati alla riduzione dei costi della manodopera per attività di stampa e imbustamento relazione con la PA conservazione ~ 2-3,5 /fattura I benefici legati alla riduzione dei costi riconducibili a materiali consumabili occupazione spazio 13

14 La Fatturazione Elettronica verso la PA La prospettiva del Fornitore i Costi La Fase di Fatturazione Attiva: l emissione della Fattura La stima dei Benefici 6 8,5 La stima dei Costi 7,5 11,5 /fattura /fattura La nostra stima considera tutte le seguenti componenti: Scrittura della Fattura Probabilità di reinvio per mancato recapito Stampa della Fattura Fatture di lunghezza superiore a 1 pagina Invio della Fattura al Cliente Produzione allegati in Fattura (es. rimborsi) Raccolta informazioni per generare la Fattura Dilatazione dei tempi di incasso Solleciti Ricerche in archivio Predisposizione archivio... Archiviazione fisica NB: i range sono ottenuti confrontando situazioni estreme, che si mantengono antitetiche anche nel passaggio agli scenari To-Be 14

15 La Fatturazione Elettronica verso la PA La prospettiva del Fornitore i Costi La Fase di Fatturazione Attiva: l emissione della Fattura La stima dei Benefici 6 8,5 La stima dei Costi 7,5 11,5 /fattura /fattura La nostra stima considera tutte le seguenti componenti: Scrittura della Fattura... difficili da percepire Probabilità di reinvio per mancato recapito Stampa della Fattura Fatture di lunghezza superiore a 1 pagina Invio della Fattura al Cliente Produzione allegati in Fattura (es. rimborsi) Raccolta informazioni per generare la Fattura Dilatazione dei tempi di incasso Solleciti Ricerche in archivio Predisposizione archivio... Archiviazione fisica Spedita per posta Consegnata a mano Inviata per 2,9 3,7 2,6 3,5 1,8 2,4 /fattura /fattura /fattura NB: i range sono ottenuti confrontando situazioni estreme, che si mantengono antitetiche anche nel passaggio agli scenari To-Be 15

16 La Fatturazione Elettronica verso la PA I Benefici monetizzabili Circa un quinto dei risparmi potenziali è davvero a portata di mano : 200 Milioni di rapidamente monetizzabili sui conti pubblici, cui si sommano altri 800 Milioni di da incrementi di produttività appropriabili solo a regime Miliardo di /anno di risparmi lato PA ~ 200 Milioni /anno ~ 800 Milioni /anno I risparmi legati a impatti sui conti pubblici, pari a circa il 20% del beneficio totale per la PA conseguibile grazie all introduzione della Fatturazione Elettronica I risparmi che derivano dall incremento di produttività, che il Sistema riuscirà a fare propri solo una volta arrivato a pieno regime 16

17 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Le «sfide aperte» per PA e imprese e gli impatti per il Sistema Paese

18 La Fatturazione Elettronica verso la PA Fare BENE la F.E., lato PA ~1 Miliardo di /anno di risparmi lato PA ~ 200 Milioni /anno ~ 800 Milioni /anno I risparmi legati a impatti sui conti pubblici, pari a circa il 20% del beneficio totale per la PA conseguibile grazie all introduzione della Fatturazione Elettronica I risparmi che derivano dall incremento di produttività, che il Sistema riuscirà a fare propri solo una volta arrivato a pieno regime archivi cartacei riconciliazioni manuali pre-registrazione automatica riconciliazione automatica archivi elettronici carta ricezione dati elettronici strutturati 18

19 Fatturazione Elettronica nelle imprese Occorre «capire» per orientarsi Emerge la necessità da parte delle imprese di «capire» il miglior modello con cui fatturare alle PA, scegliendo la soluzione più adatta alle proprie esigenze Software on premise Soluzioni in licenza, istallate in house che modificano il processo di produzione della Fattura verso la PA Richiedono di solito un investimento iniziale e un canone di manutenzione, non sempre prevedono la Conservazione Digitale Servizi «pay per use» in modalità «as a service» Servizi di provider esterni che consentono di produrre il file Fattura per la PA, compilando form ad hoc oppure traducendo le Fatture che ricevono Spesso venduti a pacchetti di fatture, spesso prevedono anche la Conservazione Digitale Soluzioni «AgID», gratuite per piccoli volumi Soluzioni gratuite, comprensive della Conservazione Digitale, pensate per le realtà più piccole che si relazionano con la PA: MEPA di Consip AgID e CNDCEC AgID e Camere di Commercio AgID con ANCI-IFEL 19

20 In sintesi: la differenza la fa «l approccio» «È solo un nuovo adempimento» «È una tecnologia inefficace» «È impossibile sapere se la Fattura è arrivata a destinazione» «È un enorme costo per fare qualcosa che prima era gratis» «È tutto estremamente complicato» «poi, tanto, non me la pagano lo stesso!» È un opportunità, soprattutto «culturale» E una tecnologia che funziona Si ha sempre la certezza che la Fattura è arrivata alla PA! Prima non era gratis, e oggi non è un costo «enorme» (costa meno di prima!) Non è complicato, è solo «diverso» I crediti esigibili sono gestibili in modo integrato, con la PCC 20

21 Per i fornitori della PA: dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione dei processi Perché non strutturare i propri processi interni lato attivo sul Tracciato FatturaPA? Esperienza concreta di Ferservizi che ha deciso di utilizzare il Tracciato FatturaPA in uscita, anche verso i propri clienti non PA Perché non estendere anche ai fornitori la richiesta di ricevere fatture secondo il Tracciato FatturaPA? Esperienza di Enel o Telecom (e non solo!) che hanno chiesto ai propri fornitori di ricevere fatture elettroniche, in prospettiva in formato elettronico strutturato Perché non estendere i principi di Fatturazione Elettronica (strutturata) a tutti i documenti del Ciclo dell Ordine? 21

22 La Fatturazione Elettronica verso la PA Un progetto di ampio respiro... foriero di importanti Benefici Efficienza di processo Riduzione dei tempi di pagamento Controllo della spesa pubblica Lotta all evasione Semplificazione 22

23 La Fatturazione Elettronica verso la PA Un progetto di ampio respiro Un progetto di ampio respiro... foriero di importanti Benefici La Semplificazione La Digitalizzazione può dare un contributo sostanziale sul fronte della Semplificazione della relazione tra imprese e burocrazia, e la Fatturazione elettronica verso la PA può fungere da apripista in primo luogo, perché introduce un nuovo e diverso modo di pensare, non più focalizzato sui documenti, ma orientato ai flussi di dati, in formato strutturato. in secondo luogo, perché proprio passando a una logica di raccolta di dati in formato elettronico strutturato può impattare drasticamente su quell insieme di comunicazioni e adempimenti che gravano sull operatività delle imprese 23

24 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Dalla Fatturazione Elettronica verso la PA alla Fatturazione Elettronica B2b

25 La Fatturazione Elettronica nel B2b La Fatturazione Elettronica «passa» anche al B2b La scadenza prevista è quella del 1 gennaio 2017 Verrà usata come strumento di semplificazione: per evitare Spesometro, Black List e Intra Può passare e non passare dal Sistema di Interscambio 25

26 La Fatturazione Elettronica nel B2b La Fatturazione Elettronica «passa» anche al B2b La scadenza prevista è quella del 1 gennaio 2017 Verrà usata come Quale ruolo per strumento il Sistema di Interscambio? semplificazione: per evitare Spesometro, Black List e Intra Può passare e non passare dal Sistema di Interscambio 26

27 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione nel B2b

28 I principi della Fatturazione Elettronica, alla base della Digitalizzazione I «principi» alla base della «Fatturazione Elettronica» possono essere estendibili a tutti i documenti del ciclo dell ordine (e, potenzialmente, a qualsiasi documento) Dematerializzazione nei processi di business Integrazione «interna» ed «esterna» Collaborazione tra partner di business Il legislatore ha affrontato (e sta affrontando) il tema della dematerializzazione, con particolare attenzione alla Fatturazione Elettronica (che riguarda la Fattura, un documento con importanti ricadute civili, fiscali, giuridiche e di accesso al credito) L obiettivo più «alto» è quello di portare efficienza nelle relazioni di business con strumenti digitali in grado: di semplificare le attività operative di imprese e PA (invio, ricezione, riconciliazione informazioni, ecc.) di portare trasparenza, tracciabilità e semplificazione verso gli organi di vigilanza 28

29 Dalla Fatturazione Elettronica... alla Digitalizzazione dei processi Da flusso spezzettato che prevede Data-Entry Ordine DDT Fattura Pagamento a un unico flusso concatenato e DEMATERIALIZZATO Ordine DDT Fattura Pagamento Verso una ri-evoluzione digitale! 29

30 Il modello per la stima quantitativa dei benefici Abbiamo sviluppato un modello matematico parametrico per la stima dei costi, dei benefici e l analisi della redditività dei diversi progetti di Fatturazione Elettronica e Integrazione del Ciclo dell Ordine Dati di contesto Tempi unitari Costi unitari Output Benefici Ciclo ideale Modello di valutazione della redditività Non conformità Investimenti Indici di redditività Indici di efficacia Paradigma di adozione + Modalità di fruizione del servizio Costi Correnti Varie scomposizioni di Costi e Benefici 30

31 Il concetto di «valore: che cosa abbiamo misurato Il principale parametro di prestazione è il costo del processo dalla creazione degli ordini alla archiviazione degli estratti conto, per entrambi gli attori, inclusi i costi occulti delle non conformità, espresso in /ciclo (o /ordine, /fattura) Fornitore Attività considerate: Trasferimento di dati/documenti relativi al ciclo dell ordine Processamento delle informazioni e gestione dei documenti associati al ciclo dell ordine Sistema Bancario Composizione ordine Archiviazione estratto conto Cliente 31

32 Il costo del Ciclo dell Ordine Dal costo del ciclo ordine-pagamento da scenario tradizionale In collaborazione con: Elettrodomestici Materiali edili Largo consumo Materiale elettrico EDIEL (Elettrodomestici) Consorzio DAFNE (Farmaceutico) Indicod-ECR (Largo consumo) METEL (Materiale elettrico) ANDE (Materiali edili) Farmaceutico Costo ciclo tradizionale [ /ciclo] La significativa variazione nel costo del processo tra i diversi settori analizzati si spiega con il differente livello di accuratezza e formalizzazione del processo nelle varie filiere 32

33 La ripartizione dei costi tra gli attori Dal costo del ciclo ordine-pagamento da scenario tradizionale In collaborazione con: Elettrodomestici Fornitore Cliente EDIEL (Elettrodomestici) Materiali edili Largo consumo Consorzio DAFNE (Farmaceutico) Indicod-ECR (Largo consumo) METEL (Materiale elettrico) Materiale elettrico ANDE (Materiali edili) Farmaceutico FornitoreCliente Altri intermediari [ /ciclo] Il costo del ciclo risulta equamente distribuito fra cliente e fornitore. Il costo sostenuto da ciascuno degli attori è fortemente influenzato dall operato del partner commerciale 33

34 I benefici della completa Digitalizzazione del Ciclo dell Ordine in alcuni settori Dal costo del ciclo ordine-pagamento da scenario tradizionale al beneficio della completa integrazione e dematerializzazione Elettrodomestici Materiali edili Largo consumo Materiale elettrico - 82% - 82% - 84% - 80% In collaborazione con: EDIEL (Elettrodomestici) Consorzio DAFNE (Farmaceutico) Indicod-ECR (Largo consumo) METEL (Materiale elettrico) ANDE (Materiali edili) Farmaceutico - 67% Costo residuo Beneficio [ /ciclo] Si ottiene una riduzione del costo del processo compresa tra 25 euro e 75 euro a ciclo (cioè per ogni ordine che percorre tutto il ciclo fino alla chiusura del pagamento relativo) 34

35 Un percorso che vale la pena cavalcare anche perchè non è finita: Dal 2016 le PA dovranno utilizzare esclusivamente documenti informatici Verrà pubblicato entro il 2017 il Core Invoice, protocollo informatico che identifica il subset ottimo minimo di informazioni contenute all interno di una Fattura per far si che una PA debba accettarla (e pagarla) Dal 2019 il regolamento europeo sugli appalti pubblici obbligherà tutte le PA ad accettare le Fatture Elettronica in formato strutturato 35

36 In conclusione... Non servono «supereroi» ma soggetti «attivi», in grado di stimolare il cambiamento 36

37 Una guida pratica per fare BENE Fatturazione Elettronica nelle PA Inquadra il QR-Code e scarica il Quaderno del Fare Il processo digitale per la gestione delle fatture passive Le funzionalità da richiedere e i ruoli da attivare Che cosa cambia nelle procedure operative Abbiamo sviluppato un contributo gratuito, dedicato alle PA che vogliono cavalcare l obbligo normativo come una vera opportunità! Le opportunità di un approccio organico alla digitalizzazione Che cosa non può mancare nel capitolato tecnico 37

38 Domande e risposte sulla Fatturazione Elettronica verso la PA Fatturazione Elettronica verso la PA - Domande e risposte in un confronto aperto In collaborazione con AgID Inquadra il QR-Code e scarica gratuitamente il documento Fatturazione Elettronica verso la PA - Domande e risposte in un confronto aperto Secondo Contributo In collaborazione con AgID, Forum italiano Fatturazione Elettronica e eprocurement e ForumPA Inquadra il QR-Code e scarica gratuitamente il documento 38

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