Caten. Ambito. Aggregazione Accesso ai dati. Connettività con Clienti e Partner. v ic. Comunicazione Collaborazione. ale. duo. Produttività.

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1 La gestione della conoscenza in azienda alore V l e d a Caten n zazio z i n a Org Uten ti Ambito Tecn Team duo Indivi Produttività olog ie e Comunicazione Collaborazione Aggregazione Accesso ai dati Connettività con Clienti e Partner Desk top Port ale Wor kflo w Web Ser v ic es

2 archivia e classifica documenti

3 iknow ricerca e distribuisce documenti di varia natura

4 Genera i documenti attraverso untemplatedesigner

5 ricerca i documenti analizzando il contenuto Permette la ricerca di un documento o immagine tramite una qualsiasi parola o frase in esso contenuta e lo rende immediatamente disponibile

6 indicizza l intero documento Estrazione del contenuto in formato testo Indicizzazione su tutte le parole del documento (FULL TEXT) +

7 consente di definire dati utili per classificare Possono essere definiti infiniti modelli di documento, ognuno contenente informazioni proprie utili per la sua classificazione

8 modelli di documento definibili Non ci sono limitazioni nella definizione delle tipologie di documento Possono essere aggiunti nuovi tipi di documento anche dopo la configurazione iniziale

9 le informazioni per classificare sono libere Le informazioni aggiuntive proprie di ciascun tipo di documento (meta dati) sono configurabili e possono essere modificate successivamente Il contenuto che ogni dato può assumere è definito in fase di configurazione, e può essere libero o avere valori precodificati in tabelle

10 le informazioni dipendono dal modello I meta dati sono legati alle tipologie di documenti definite È possibile rappresentare in modo coerente le informazioni legate a ciascun tipo di documento Possono essere determinati i valori di default per i dati non visibili

11 è in grado di produrre nuovi documenti permette di redigere documenti PDF disegnandone il layout, creando le condizioni per l eventuale compilazione a più mani

12 Alcuni esempi di gestione documentale Gestione ciclo di vendita, dall offerta all ordine, alla spedizione Gestione del ciclo del prodotto, dal progetto, alla produzione alla manutenzione Gestione dei documenti del personale Gestione del ciclo di approvvigionamento Gestione del ciclo attivo Gestione del ciclo passivo Gestione non conformità, ordini di modifica, verbali di collaudo e mantenzione, dossier ecc..

13 Un portale per favorire la collaborazione fra i membri del team

14 Un portale di riferimento per tutta l azienda Progettato per il Web completamente accessibile tramite browser Conserva i documenti nel loro formato originale I documenti possono essere protetti in lettura e scrittura e il loro accesso è garantito da un sistema di autorizzazioni completamente configurabile Messaggui, news e agenda condivisi (groupware) Consente di definire delle cartelle virtuali o fascicoli che contengono documenti di natura diversa Archivia i documenti mantenendo lo storico delle revisioni Mantiene il Registro di Accesso ai documenti per ogni singolo utente Esegue il backup dei dati in modo automatico Si collega ai database aziendali

15 formato dei risultati configurabile Elenco documenti che soddisfano il criterio di ricerca Documenti raggruppati in cartelle Navigazione semplice ed intuitiva Formato di rappresentazione dei risultati configurabile

16 sistema adeguato per la gestione di immagini Semplicità nella ricerca di immagini Visualizzazione di anteprime in maniera veloce Creazione delle anteprime in maniera automatica al momento dell archiviazione

17 gestione dei collegamenti fra documenti Inserimento di documenti collegati Visibilità dei collegamenti fra documenti Possibilità di modificarne la struttura

18 gestione dei collegamenti fra documenti Gestione degli accessi concorrenti Gestione automatica delle revisioni

19 definizione dei privilegi e profili utente La visibililtà e l accesso ad ogni singolo documento sono regolate da un sistema di autorizzazioni legato ai profili aziendali e ad ogni singolo utente I Meta dati sono trattati in modo separato dal documento

20 architettura hardware

21 si interfaccia con il sistema gestionale si interfaccia al sistema informativo e con il database aziendale per classificare ed archiviare i documenti fiscali o di altra natura, in formato PDF

22 si interfaccia ai dispositivi multifunzione è in grado di acquisire i documenti in modo massivo per mezzo di semplici scanner o stampanti multi funzione dedicate

23 accesso tramite browser Accesso via browser Niente software aggiuntivo Profilo utente configurabile

24 mantiene un registro di accesso ai documenti fornisce le statistiche di accesso ai documenti Mantiente il registro di accesso ai documenti per ogni singolo utente e per ciascun documento È possibile conoscere quali argomenti sono di maggior interesse

25 Firma digitale e archiviazione sostitutiva

26 ogni documento ha la sua impronta digitale Al momento dell archiviazione di qualsiasi documento, ricava l impronta digitale allo scopo di identificare eventuali alterazioni I documenti estratti sono accompagnati da un documento di riepilogo che costituisce l evidenza informatica contenente tutte informazioni associate ad ogni singolo documento compresa l impronta digitale

27 Procedura di archiviazione sostitutiva Estrazione documenti + Fatture Marcatura Temporale Evidenza Informatica Evidenza Informatica Creazione di una Cartella Masterizzazione CDROM / DVD

28 Gestione del WorkFlow documentale

29 Flussi documentali e cicli di approvazione

30 Anche un diagramma di gantt è un documento da creare e condividere con iknow

31 La documentazione di progetto aggiornata all ultima revisione LIV2 LIV1 LIV2 LIV1

32 La documentazione di progetto con tutte le sue evoluzioni Se i privilegi impostati lo consentono!

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