REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DELLE RISORSE E DEI SERVIZI INFORMATICI AZIENDALI

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1 1 REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DELLE RISORSE E DEI SERVIZI INFORMATICI AZIENDALI PREMESSA La progressiva diffusione delle nuove tecnologie ICT ed in particolare l utilizzo della posta elettronica ed il libero accesso alla rete Internet, espone l Ospedale Evangelico Internazionale ed i suoi dipendenti e collaboratori a rischi di natura tecnica e patrimoniale, oltre a responsabilità penali conseguenti alla violazione di specifiche disposizioni di legge (ad es. diritto d autore, privacy, ecc.), creando la possibilità di evidenti problemi alla sicurezza del sistema ed all'immagine per l Ente. Premesso quindi che l'utilizzo delle risorse informatiche e telematiche deve sempre ispirarsi ai principi di diligenza e correttezza, comportamenti che normalmente si adottano nell'ambito dei rapporti di lavoro, l Ospedale Evangelico Internazionale ha predisposto il presente Regolamento per l utilizzo delle risorse e dei servizi informatici, allo scopo di limitare al massimo la possibilità che comportamenti inconsapevoli possano dare luogo ad attività sanzionabili. Considerato inoltre che OEI, nell ottica di un miglioramento delle attività amministarative e sanitarie, mette a disposizione dei propri dipendenti e collaboratori apparecchiature informatiche e mezzi di comunicazione efficienti (Personal Computer, Notebook, casella di posta elettronica, accesso alla rete Internet, etc.), sono stati inseriti nel regolamento alcuni articoli relativi alle regole che ciascun utente deve osservare nel loro utilizzo. La Direzione Generale di OEI assegna alla struttura Tecnica - Telecomunicazioni, Gestione Infrastrutture Conduzione e Sviluppo Applicativi Tecnologie Informatiche (di seguito sintetizzata Struttura Tecnologie Informatiche) il compito di garantire unicamente per gli scopi istituzionali il funzionamento di un sistema di posta elettronica e di accesso a Intranet ed Internet. Il presente regolamento non si estende all utilizzo delle apparecchiature informatiche collegate a strumentazioni elettromedicali.

2 2 1) Normativa di riferimento Le norme disciplinanti la materia oggetto del presente Regolamento sono da individuare nella L. 20/5/1970 n. 300, nel titolo VII D.Lgs. 81/2008 e s.m.i., nel D.Lgs. 30/6/2003 n. 196 e s.m.i., e nei Provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali. 2) Utilizzo del Personal Computer e dei dispositivi informatici OEI è proprietario delle dotazioni informatiche delle quali cura l'installazione, l'assistenza, il ritiro e l'implementazioneesclusivamente tramite la Struttura Tecnologie Informatiche. È vietata l'installazione di qualsiasi dotazione informatica o mezzo di comunicazione non appartenente a questo Ente (per esempio modem). Non è consentito utilizzare strumenti software e/o hardware atti a intercettare, falsificare, alterare o sopprimere il contenuto di comunicazioni e/o documenti informatici, nonché modifìcare le configurazioni impostate sul proprio PC. Non è consentita la modifica della caratteristiche hardware e software impostate sui posti di lavoro assegnati né l'attivazione della password di accensione (bios) se non previa autorizzazione da parte della struttura Struttura Tecnologie Informatiche. È fatto assoluto e tassativo divieto di installazione autonoma di software, indipendentemente dalla natura e dal possesso della relativa licenza d'uso, se non dopo averne concordato le modalità con la Struttura Tecnologie Informatiche. L'utente può accedere ai servizi informatici aziendali solo utilizzando le proprie credenziali di accesso. È assolutamente vietato cedere o condividere volontariamente con altri le proprie credenziali di accesso. Ogni dipendente accede alla rete aziendale e al proprio personal computer mediante l'utilizzo di credenziali di autorizzazione (USER ID e PASSWORD). In particolare, per quanto riguarda la password, questa deve essere mantenuta segreta dal dipendente e deve essere costituita da almeno 8 caratteri (o comunque dal numero massimo di caratteri consentito dal personal computer in uso). I sistemi informatici di autenticazione che lo consentono sono configurati per la verifica automatica dei requisiti di lunghezza e scadenza delle password. Il personal computer deve essere spento al termine dell'orario di servizio o in caso di assenze prolungate dall'ufficio, o disconnesso. L Ospedale Evangelico Internazionale nel caso sia necessario garantire il corretto accesso ai dati durante l'assenza dell'incaricato, su richiesta scritta e motivata del Responsabile di Struttura a cui appartiene l"incaricato stesso, incarica la Struttura Tecnologie Informatiche a consentire l accesso ai dati, redigendone opportuna documentazione ai sensi del D. Lgs. 196/03. E adottato il criterio in base al quale, in caso di necessità, l'amministratore di sistema preposto alla gestione delle credenziali di autenticazione degli utenti è abilitato a "rimuovere" la password dell'incaricato e crearne una nuova da

3 3 consegnare al Responsabile della Struttura che ha attivato la procedura, consentendo di accedere ai dati o allo strumento informatico per le operazioni necessarie. L'incaricato del trattamento sarà tempestivamente informato sia della "rimozione" intervenuta delle credenziali, sia dei trattamenti effettuati dal proprio Responsabile del settore. Il personale tecnico afferente alla Struttura Tecnologie Informatiche, per garantire l'assistenza e il ripristino delle postazioni lavorative, è comunque in grado di accedere ai sistemi con proprie credenziali di accesso, e deve operare nella massima discrezionalità e nel rispetto della normativa: eventuali comportamenti difformi alla normativa descritta in questo regolamento dovranno essere segnalati al Responsabile della Struttura e annotati nell eventuale verbale di d'intervento. Al fine di semplifìcare e migliorare l'assistenza, possono essere utilizzati sistemi di accesso remoto alle postazioni di lavoro: sarà compito del personale tecnico informare l'utente riguardo all'attivazione di tali procedure. 3 ) Utilizzo della Rete Internet L abilitazione alla navigazione Internet dalle postazioni dell'ente deve essere richiesta in forma scritta alla Struttura Tecnologie Informatiche dal Responsabile della Struttura di assegnazione del dipendente da abilitare. La navigazione Internet costituisce uno strumento volto al miglioramento della attività lavorativa e non è consentita per motivi diversi da quelli strettamente legati all'attività lavorativa stessa. Inoltre non è consentito, se non per necessità strettamente lavorative ed in presenza di autorizzazione scritta da parte della Struttura Tecnologie Informatiche, scaricare o installare software, anche se in versione gratuita o in prova, effettuare acquisti on-line o operazioni di home banking, utilizzare sistemi e ambienti di comunicazione interattiva. Potranno essere effettuate registrazioni a siti informatici esclusivamente nel caso in cui si tratti di siti i cui contenuti siano legati all'attività lavorativa, come la partecipazione a forum o ambienti chat è limitata all attività di interesse professionale. Per tali registrazioni o attività è comunque richiesta l autorizzazione scritta della Struttura Tecnologie Informatiche. Sono proibite le registrazioni a bacheche elettroniche e le registrazioni in guest book, anche utilizzando pseudonimi (o nicknames). E vietato il download di file musicali, di filmati, di immagini pornografiche e pedopornografiche. E vietato l accesso a siti che direttamente o indirettamente contengano materiale pornografico o/e pedopornografico. L Ente si riserva l a f a c o l t à di individuare categorie di siti Internet correlati con le prestazioni lavorative e di configurare filtri destinati a bloccare operazioni ritenute non coerenti con l'allività lavorativa, nonché di attivare "black list e ridurre la possibilità di navigazione Internet anche senza avvisare gli utenti.

4 4 4 ) Utilizzo della Posta Elettronica L'utilizzo della posta elettronica aziendale è riservato al personale che per motivi inerenti la propria attività, necessita di comunicare, con continuità, all interno/esterno dell'azienda. A tal fine si sottolinea che la casella di posta, assegnata dall'azienda all utente è uno strumento di lavoro e dovrà essere utilizzata nel rispetto delle seguenti regole: 1) Le persone assegnatarie delle caselle elettroniche di posta sono responsabili del corretto utilizzo delle stesse. 2) Il dipendente titolare di una casella di posta elettronica ha l obbligo di leggere la stessa con la massima regolarità, in quanto veicolo dii comunicazioni aziendali. 3) La spedizione, il ricevimento e tutti gli usi della posta elettronica sono intesi solo per scopi legati all'attività dell'azienda; eventuali messaggi ricevuti da terzi non inerenti l'attività lavorativa devono essere immediatamente dirottati verso il corretto account personale dell'utente. 4) Qualora il dipendente riceva messaggi di posta elettronica da indirizzi o mittenti non conosciuti, occorrerà non aprire i suddetti messaggi e cancellarli immediatamente per non correre rischi di diffusione di virus informatici o di attacchi informatici alla rete aziendale. 5) La posta elettronica non deve essere utilizzata in modo da recare danno all'azienda. 6) E sconsigliata la trasmissione a mezzo di posta elettronica di dati sensibili e personali di alcun genere, se non strettamente necessario, ancorché rientranti in comunicazioni lavorative 7) L 'utente si impegna a non modificare per alcun motivo la contìgurazione hardware e software della propria postazione di lavoro informatica e a non utilizzare altri sistemi di posta elettronica se non espressamente autorizzato. 8) Le catene di posta elettronica la pubblicità e gli invii generalizzati a tutto o parte dell indirizzario aziendale sono vietati. Qualora non ci siano necessità istituzionali è vietata la diffusione di messaggi a tutti gli indirizzi contenuti nella rubrica aziendale o a consistenti parti di essa al fine di non intasare la posta elettronica con conseguente limitazione dell'efficienza della stessa. In ogni caso l'azienda non effettuerà trattamenti di dati personali mediante sistemi hardware e/o software che mirino al controllo a distanza dei lavoratori quali: Lettura e/o registrazione sistematica dei messaggi di posta elettronica ovvero dei relativi dati esteriori, al di là di quanto tecnicamente necessario per svolgere il servizio Riproduzione ed eventuale memorizzazione sistematica delle

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