INVITO A PRESENTARE OFFERTE

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1 COMMISSIONE EUROPEA UFFICIO GESTIONE E LIQUIDAZIONE DEI DIRITTI INDIVIDUALI Assicurazione malattia e infortuni Bruxelles, PMO3/LP/LC D(2008) Gentile signora, Egregio signore, INVITO A PRESENTARE OFFERTE Oggetto : prestazioni di medicina preventiva, bando di gara PMO3/PO/2008/ Le invio in allegato la documentazione relativa alla gara d appalto in oggetto. La Commissione, in qualità di amministratrice del Regime comune di assicurazione malattia dei funzionari e altri agenti di tutte le Istituzioni dell Unione europea, intende stipulare contratti quadro per la prestazione di servizi costituiti da esami medici preventivi di diagnosi precoce, basati su sei (6) programmi predefiniti in base all età e al sesso e destinati ai funzionari e agli agenti di tutte le Istituzioni europee e ai loro aventi diritto. Il presente bando di gara ha lo scopo di autorizzare, in 12 dei 27 Stati membri, centri medici multidisciplinari capaci di effettuare tutti gli esami medici attraverso la conclusione di contratti quadro per la prestazione di servizi. Gli Stati membri interessati sono il Belgio, il Granducato di Lussemburgo, l Italia, la Francia, la Germania, i Paesi Bassi, il Regno Unito, l Irlanda, la Danimarca, la Grecia, la Spagna e il Portogallo. L appalto è composto da 6 programmi (allegato 6): programma di diagnosi precoce n. 1 destinato alle donne di età inferiore a 40 anni, frequenza: ogni 5 anni; programma di diagnosi precoce n. 2 destinato alle donne tra i 40 e i 59 anni, frequenza: ogni 3 anni; programma di diagnosi precoce n. 3 destinato alle donne dai 60 anni in su, frequenza: ogni 2 anni; Commission européenne, B-1049 Bruxelles - Belgique. Téléphone: (32-2) Bureau: SC27 03/56. Téléphone: ligne directe (32-2) Télécopieur: (32-2) ludovic.promelle@ec.europa.eu

2 programma di diagnosi precoce n. 4 destinato agli uomini di età inferiore a 40 anni, frequenza: ogni 5 anni; programma di diagnosi precoce n. 5 destinato agli uomini tra i 40 e i 59 anni, frequenza: ogni 3 anni; programma di diagnosi precoce n. 6 destinato agli uomini dai 60 anni in su, frequenza: ogni 2 anni. 2. Se intende partecipare alla presente gara, La invito a presentare un offerta in triplice copia in una delle lingue ufficiali dell Unione europea. Qualora decidesse di non presentare l offerta, Le sarei riconoscente se volesse comunicarmene i motivi. La sua risposta ci sarà infatti di grandissima utilità per capire meglio l appalto e per migliorare le specifiche tecniche dei nostri bandi di gara. 3. Quando l offerta è presentata in forma di lettera, gli offerenti scelgono fra le seguenti modalità: a) per posta oppure tramite corriere, entro il 06/10/2008, nel qual caso vale la data di spedizione (fa fede il timbro postale) o la data della ricevuta, al seguente indirizzo: Commissione europea Ufficio centrale assicurazione malattia c.a. Sig. PROMELLE Ufficio SC27-3/56 B-1049 Bruxelles Belgio b) recapitandole a mano entro le ore 16:00 del 06/10/2008 al seguente indirizzo: Commissione europea Avenue du Bourget, 1 B-1140 Evere Belgio In questo caso, è opportuno indicare sulla busta l indirizzo del punto 3, lettera a) e la prova della consegna è costituita dalla ricevuta datata e firmata dal funzionario del servizio centrale di smistamento della Commissione che ha preso in consegna il plico. Il servizio è aperto dalle 8 alle 17 dal lunedì al giovedì e dalle 8 alle 16 del venerdì; è chiuso il sabato e la domenica e i giorni festivi della Commissione. 4. La spedizione deve essere effettuata in busta doppia. Entrambe le buste devono essere chiuse e la busta interna deve recare, oltre all indicazione del servizio destinatario figurante nel bando di gara, la dicitura Appel d'offres n PMO3/PO/2008/71 - à ne pas ouvrir par le service du courrier. Le buste con chiusura autoadesiva devono essere sigillate con un nastro adesivo su cui viene apposta, trasversalmente, la firma del mittente. Nella busta interna devono essere inserite due buste chiuse, una contenente l offerta tecnica e l altra l offerta finanziaria. Il contenuto delle due buste deve essere chiaramente indicato all esterno ( Offerta tecnica e Offerta finanziaria ). 2

3 5. Può essere presente all apertura pubblica delle offerte un solo rappresentante autorizzato per offerente. L apertura pubblica delle offerte si svolgerà il 20-21/10/2008 alle ore 9:30 nella sala riunioni situata in Rue de la Science n. 29 ufficio 02/03 Bruxelles. Gli offerenti che desiderassero essere presenti devono informare il Sig. Promelle per iscritto, all indirizzo di cui al punto 3, lettera a), entro 5 giorni lavorativi dall apertura, indicando l identità del loro rappresentante. 6. Il capitolato d oneri relativo alla gara (allegato 1) e il progetto di contratto (allegati 2a e 2b) sono acclusi al presente invito. Il capitolato d oneri specifica tutti i documenti necessari per presentare un offerta, compresi i documenti giustificativi della capacità economica, finanziaria, tecnica e professionale. 7. Le offerte devono: essere sottoscritte dall offerente o dal suo rappresentante autorizzato; essere perfettamente leggibili per evitare ogni possibile malinteso su cifre e lettere; essere redatte secondo i moduli standard di risposta contenuti negli allegati 3, 4 e 5; indicare prezzi forfettari, tutto incluso ed espressi in EUR, anche per i Paesi non appartenenti alla zona EURO. Per gli offerenti dei Paesi che non fanno parte della zona EURO, l importo dell offerta non potrà essere rivisto in relazione all evoluzione del tasso di cambio. La scelta del tasso di cambio spetta all offerente, il quale si assume i rischi o le opportunità legate alla variazione del tasso di cambio. 8. Il periodo di validità delle offerte, durante il quale l offerente è obbligato a mantenere immutate tutte le condizioni dell offerta, è di 9 mesi dal termine per la presentazione delle offerte. 9. La presentazione di un offerta costituisce accettazione delle condizioni contenute nel presente invito, nel capitolato d oneri e nel progetto di contratto, nonché eventualmente rinuncia, da parte dell offerente, alle sue condizioni generali o particolari. La presentazione vincola l offerente durante l esecuzione del contratto, qualora ne divenga l aggiudicatario. 10. I contatti fra l amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti durante tutta la procedura sono autorizzati solo in via eccezionale. Possono avvenire solo alle seguenti condizioni: a) Prima del termine per la presentazione delle offerte: su iniziativa degli offerenti, l amministrazione aggiudicatrice può fornire informazioni complementari al solo scopo di chiarire la natura dell appalto. Le richieste di informazioni complementari vanno rivolte (unicamente per iscritto) all indirizzo di trasmissione delle offerte. 3

4 Non sarà dato seguito alle richieste di informazioni complementari pervenute a meno di cinque giorni lavorativi dal termine per la presentazione delle offerte. La Commissione può, di sua iniziativa, informare gli interessati di eventuali errori e imprecisioni, omissioni o lacune materiali nei documenti di gara. Le informazioni complementari e le altre informazioni citate, se del caso, sono comunicate contemporaneamente a tutti gli offerenti che hanno richiesto il capitolato d oneri. b) Dopo l apertura delle offerte Qualora un offerta susciti richieste di spiegazioni ovvero siano necessarie rettifiche di errori materiali manifesti nella redazione dell offerta, l amministrazione aggiudicatrice può prendere l iniziativa di contattare l offerente, fermo restando che i termini dell offerta non possono essere modificati. 11. Il presente invito a presentare offerte non costituisce un impegno per la Commissione. Tale impegno sorge unicamente all atto della firma del contratto con il vincitore della gara. Fino al momento della firma del contratto, l amministrazione aggiudicatrice può rinunciare all appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell appalto senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualunque indennizzo. Un eventuale decisione in tal senso sarà motivata e resa nota ai candidati o offerenti. 12. Gli offerenti sono informati del seguito riservato alle loro offerte. 13. Se l offerta prevede un subappalto, si raccomanda che gli accordi contrattuali con i subappaltatori comprendano la mediazione come metodo di risoluzione delle controversie. 14. I criteri di aggiudicazione sono definiti nel seguente modo: a) Contratto quadro multiplo L appalto sarà aggiudicato, sotto forma di contratti quadro multipli, alle tre offerte più favorevoli a Bruxelles, Ispra, Lussemburgo e Karlsruhe, a condizione che ogni offerta non superi di oltre il 25% l offerta meno cara presentata per ciascun lotto. Per contratti quadro multipli si intende la situazione in cui un contratto quadro viene stipulato separatamente ma in termini identici tra la Commissione e più prestatori di servizi al fine di garantire l esecuzione di un appalto da parte dell uno o dell altro contraente. Il ricorso ai servizi di un contraente è lasciato alla libera scelta del beneficiario del Regime comune di assicurazione malattia. b) Contratto quadro normale 4

5 L appalto sarà aggiudicato all offerta più favorevole sotto forma di contratto quadro in tutti gli altri luoghi di presenza dei funzionari, agenti e loro aventi diritto che dipendono dal Regime comune di assicurazione malattia, citati nel capitolato d oneri. 15. Durata dei contratti I contratti sono conclusi per una durata iniziale di un anno. Sono tacitamente rinnovati dopo questo termine per periodi successivi di un anno, salvo denuncia di una parte contraente par lettera raccomandata con ricevuta di ritorno entro 3 mesi dalla scadenza. La durata totale di ciascun contratto non può superare 4 anni, compreso il periodo iniziale di un anno. 16. La risposta all invito a presentare offerte comporta la registrazione e il trattamento dei dati personali (per esempio nome, indirizzo e curriculum). I dati personali sono trattati conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati. Salvo indicazione contraria, le risposte e i dati personali sollecitati servono a valutare l offerta secondo le specifiche dell invito e saranno trattati per questo scopo unicamente dal PMO3. Gli offerenti possono, previa richiesta, ottenere la comunicazione dei rispettivi dati personali, correggerli o completarli. Per qualunque domanda circa il trattamento dei loro dati personali, possono rivolgersi al PMO3. In qualsiasi momento essi hanno diritto di presentare ricorso dinanzi al garante europeo della protezione dei dati. 17. Si informa che, per salvaguardare gli interessi finanziari delle Comunità, i dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all istanza specializzata in materia d irregolarità finanziarie o all Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF). I dati degli operatori economici che si trovano in una delle situazioni di cui agli articoli 93, 94, all articolo 96, paragrafo 1, lettera b) e paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario 1 possono essere inseriti in una banca dati centrale ed essere comunicati a persone, designate dalla Commissione, di altre istituzioni, agenzie, autorità e organismi di cui all articolo 95, paragrafi 1 e 2, del regolamento finanziario. Ciò si applica anche alle persone che hanno poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti dei suddetti operatori economici. Chiunque sia registrato nella banca dati ha il diritto di essere informato sui dati registrati che lo riguardano, su richiesta da indirizzare al contabile della Commissione. 18. Elenco degli allegati Formano parte integrante del presente bando di gara i seguenti allegati: 1. Capitolato d oneri Specifiche 1 Regolamento (EC, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002 (GU L 248 del ), modificato dal regolamento (EC, Euratom) n. 1995/2006 del Consiglio, del (GU L 390 del ). 5

6 2. 2a Progetto di contratto quadro multiplo di servizi; 2b Progetto di contratto quadro di servizi 3. 3a Offerta tecnica 3b Dichiarazione sull'onore relativa ai criteri di esclusione e all'assenza di conflitti d'interessi 4. Offerta finanziaria 5. Scheda Segnaletica finanziaria e Scheda Soggetto di diritto 6. Programmi di diagnosi precoce numerati da 1 a 6 7. Questionario medico generale preliminare 8. Relazione medica (Bilancio di sintesi) 9. Esempio di convocazione 10. Esempio di fattura proforma 11. Relazione statistica e analitica Data e firma, L. PROMELLE Capo unità 6