Alessandro Vignani Governatore Mauro Forzoni segretario Alberto Papini co segretario

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1 Alessandro Vignani Governatore Mauro Forzoni segretario Alberto Papini co segretario

2 RUOLO Il compito principale del segretario è garantire che le attività del club si svolgano nel modo più efficiente possibile, monitorare le tendenze del club per identificarne i punti di forza ed eventuali carenze e condividere queste informazioni con i dirigenti del club e del distretto

3 RESPONSABILITA Il segretario partecipa all assemblea di formazione distrettuale ed al congresso distrettuale Si incontra con il segretario uscente e prende in consegna l archivio del club Si incontra con il consiglio direttivo entrante del club Crea un account su Aggiorna i dati del club e l elenco dei soci nelle pagine de non appena si verificano dei cambiamenti Partecipa a tutte le riunioni del club certificando le presenze

4 Consegna al tesoriere le fatture semestrali del club, da saldareagennaioed aluglio Fa parte del consiglio direttivo e della commissione Amministrazione del club Supervisiona il sito web ed i messaggi sui social, Facebook Twitter Redige verbali delle riunioni ordinarie, delle riunioni del consiglio direttivo e delle assemblee Aggiorna le informazioni relative al club ed ai suoi dirigenti da pubblicare nell Official Directory Sbriga la corrispondenza, risponde alle , invia avvisi ufficiali ed inviti

5 Conserva il materiale promozionale, i cartellini porta nome e gli altri articoli usati alle riunioni Registra le presenze alle riunioni del club e ne invia un rapporto mensile al governatore Conserva i documenti storici del club Scrive un rapporto annuale alla fine dell anno rotariano Assiste il presidente del club, il tesoriere e le commissioni Si incontra con il suo successore a cui consegna l archivio del club

6 IL MIO ROTARY Consente di sbrigare numerose pratiche amministrative in modo veloce ed efficiente e di tenere sempre aggiornata la documentazione del club

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11 IL MIO ROTARY Il mio Rotary _ My Rotary.htm

12 DalMioRotary potrete: Aggiornare ilvostroprofilo Aggiornare idati del club Aggiornare idati dell effettivo Accedere al Rotary Club Central per seguire i progressi del Club e modificare gli obiettivi Rotary.org.htm

13 Generare irapporti dei dirigenti diclub Visualizzare il saldogiornaliero delclub Visualizzare i rapporti su contributi e riconoscimenti Visualizzare irapporti SHAREepolio Consultare l Official Directory Official Directory.html

14 Dal 1 di luglio vi verrà dato l accesso alle pagine di cui avrete bisogno per svolgere levostre funzioni. Nel Mio Rotary selezionate Gestione e quindi Gestionedel Club: Gestione del club_ My Rotary.htm

15 Il Segretario ed il Presidente del club sono gli unici autorizzati ad attivare l accesso al sito da parte degli altri dirigenti del club, che potranno così accedere alle risorse necessarie per svolgere ilproprio incarico

16 GENNAIO-GIUGNO (prima di entrare in carica) Registrazione su il Mio Rotary Familiarizzare con manuale, statuto e regolamento Incarichi di club _ My Rotary.html Assemblea di formazione distrettuale Si incontra con il Presidente eletto per: Fissare gli obiettivi Programmare le attività Attribuire le mansioni amministrative

17 Si incontra con il segretario uscente per: Procedure del club Fatturedelclub Ricevere i registri, i documenti, gli altri oggetti del clubeilmanuale diprocedura Documenti sulla governance_ My Rotary.html Partecipa alle riunioni su invito del consiglio Calendarizza le date di invio distinte quote sociali ed il metodo di registrazione pagamenti

18 LUGLIO (assume l incarico) Consegna la fattura al tesoriere per pagare: Entroil10quota1 trimestreal Distretto Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di giugno al Distretto Entroil31quotasemestrale alr.i. N.B. la fattura è predisposta ed inviata dal R.I. sulla base dei dati dell effettivo aggiornati Aggiornaidati N.B. i dati devono essere aggiornati contemporaneamente nel sito distrettuale e sul Mio Rotary Verifica inserimento nuovi dirigenti nel Mio Rotary

19 AGOSTO Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di luglio al Distretto SETTEMBRE Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di agosto al Distretto

20 OTTOBRE Entroil 10quota2 trimestreal Distretto Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di settembre al Distretto NOVEMBRE Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di ottobre al Distretto

21 DICEMBRE Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di novembre al Distretto Coordina l organizzazione della riunione annuale per l elezione dei dirigenti Controlla che l elenco dei soci sia aggiornato per la corretta fatturazione Aggiornamento informazioni per Official Directory Official Directory.html

22 GENNAIO Entro il 10quota 3 trimestre al Distretto Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di dicembre al Distretto Con il Presidente ed il Consiglio direttivo valuta le attività e redige il resoconto semestrale Entro il 31quota semestrale al R.I. Entro il 31 comunica i componenti del nuovo Consiglio Direttivo alla segreteria distrettuale e R.I.

23 FEBBRAIO Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di gennaio al Distretto MARZO Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di febbraio al Distretto APRILE Entro il 10quota 4 trimestre al Distretto Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di marzo al Distretto

24 MAGGIO Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di aprile al Distretto Comincia ad aggiornare il proprio successore GIUGNO Entro il 15 inviare il rapporto di assiduità del club relativo al mese di maggio al Distretto Controlla che l elenco dei soci sia aggiornato per la corretta fatturazione Prepara il resoconto annuale Passaggio consegne al Segretario entrante

25 RIUNIONI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO Prepara l ordine del giorno insieme al Presidente Invia avvisi di convocazione Redige il verbale Prepara stampati ed altro materiale di supporto Se opportuno invita l Assistente del governatore

26 RIUNIONI SETTIMANALI Preparare gli annunci (invio lettera mensile) Pianificare il programma delle riunioni Programmare il calendario dei relatori Distribuire e raccogliere i cartellini portanome Registrare le persone Pagare il conto dei pasti (delegare il tesoriere) Organizzare la sistemazione dei relatori Certificare la partecipazione dei soci in visita

27 ASSEMBLEE I Club organizzano le assemblee dell anno. Al segretario compete il coordinamento dell organizzazione, redazione dei verbali ed assiste il Presidente nello svolgimento dei lavori

28 Le assemblee obbligatorie: o Approvazione bilanci preventivi e consuntivi entro ilprimo trimestre o Elezione del Presidente eletto e del consiglio direttivo entrante entro dicembre

29 Le assemblee rappresentano un occasione per: Trovare idee per nuovi progetti Confrontarsicon i socisuipuntidiforzadelclub e ciò che vorrebbero cambiare Ottenere un riscontro sugli obiettivi ed i piani di azione per valutare il consenso Aggiornare sulle attività delle commissioni Incoraggiare a partecipare ai programmi del Rotary e della Fondazione Celebrare isuccessiottenutidalclubedaisoci

30 L EFFETTIVO Principale responsabilità del segretario è tenere aggiornato l elenco soci, soprattutto per il calcolo della fattura che ricevono dal R.I. N.B. i dati devono essere aggiornati contemporaneamente nel sito distrettuale e sul Mio Rotary

31 CESSAZIONE PER MOROSITA Procedura. «Un socio che non abbia pagato le quote dovute entro i 30 giorni successivi alla scadenza è invitato a versarle dal segretario mediante un sollecito scritto, inviato all ultimo indirizzo noto. Se il pagamento non avviene entro 10 giorni dalla data del sollecito, il consiglio può, a propria discrezione, revocare l affiliazione del socio.» Art a Statuto tipo R.C.

32 LA VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE Normalmente prima del 1 luglio il Governatore o il suo assistente vi comunicheranno la data della visita. Coordinatevi con il Presidente per la preparazione dell incontro, esempio: Rapporti dettagliati sui piani delle commissioni, sulle attività, sui traguardi ed i progressi sulla realizzazione degli obiettivi nonché sull andamento dell effettivo N.B. Solosociefamiliari NO OSPITI Per informazioni specifiche sullo svolgimento della visita ufficiale coordinatevi con l Assistente

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36 IL MESSAGGIO CHE QUESTO VIDEO VUOLE TRASMETTERE È CHE NONOSTANTE LE AVVERSITÀ NON DOBBIAMO RINUNCIARE A RAGGIUNGERE IL NOSTRO OBIETTIVO E CHE NON SIAMO SOLI SPECIALMENTE NEL ROTARY SIAMO UNA SQUADRA

37 IL PERCORSO SARA DI CERTO IMPEGNATIVO E SIN DA ORA SIETE CONSAPEVOLI DI SOTTRARRE DEL TEMPO ALLA VASTRA QUOTIDIANITA MA SE CONDIVIDETE I VALORI FONDANTI DEL ROTARY E SE RIUSCIRETE A FARVI GUIDARE DAL VOSTRO ENTUSIASMO QUESTA ESPERIENZA SARA

38 STRAORDINARIA BUON ROTARY