MINISTERO DELL ECONOMIA E DELLE FINANZE RAGIONERIA TERRITORIALE DELLO STATO Salerno, 10/06/2014 SALERNO Tel 089/ fax 089/

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1 MINISTERO DELL ECONOMIA E DELLE FINANZE RAGIONERIA TERRITORIALE DELLO STATO Salerno, 10/06/2014 Tel 089/ fax 089/ Alle Istituzioni Scolastiche della Provincia di: Prot. N Al Ufficio Scolastico Regionale per la Campania Ambito Territoriale della Provincia di Salerno Ufficio XV Via Monticelli, 1 Fuorni E, p.c.: All Ufficio Scolastico Regionale per la Campania via Ponte della Maddalena, NAPOLI Alla c.a. del Direttore Generale Dr. Diego Bouchè OGGETTO: Dematerializzazione degli atti. In ottemperanza a quanto previsto dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 (CAD), come modificato ed integrato dal D.L. 179/2012 e dal D.L. 69/2013, si invitano codesti Istituti Scolastici a trasmettere atti e/o provvedimenti amministrativi de materializzati al fine di velocizzare e semplificare il flusso documentale degli stessi e consentire a questo ufficio di offrire un servizio maggiormente efficiente ed economico. In materia già sono state dettate, con nota nota prot del 11/03/2014 ( che per comodità di lettura nuovamente si allega), prime istruzioni operative (vedi paragrafo : dematerializzazione - prime istruzioni operative ) che si confermano e a cui si rinvia, raccomandando di attenersi attentamente a tutti i punti ivi indicati.

2 Al riguardo si ribadisce la necessità che i provvedimenti, da sottoporre al controllo o da inviare per la sola applicazione, siano firmati con idonea firma digitale per poter essere lavorati. Analogamente, in caso di trasmissione di istanze, o atti e provvedimenti precedentemente firmati (dunque non digitalmente), è necessario che siano accompagnati da lettera di trasmissione, firmata digitalmente, in cui si dichiara che gli stessi sono conformi all originale. Riassumendo: 1) I Provvedimenti vanno firmati digitalmente; 2) E necessaria la dichiarazione di conformità all originale, nella lettera di trasmissione, quando gli allegati riportano firma scannerizzata; 3) Invio di lettera di trasmissione e provvedimento in un unico file; 4) Indicazione di tutti i dati necessari nell OGGETTO ; 5) Un invio telematico per ogni singolo provvedimento. In considerazione di quanto sopra espresso, si invitano, altresì, le Istituzioni Scolastiche ad informare il personale tutto (docenti e ATA) che eventuali richieste di informazioni, relative ai propri provvedimenti, devono essere inoltrate sulla casella URP: rgs.rps.sa.urp@tesoro.it. Si comunica la propria disponibilità ad organizzare eventuali incontri informativi sul tema della de materializzazione al fine di trovare soluzioni utili e comuni alla digitalizzazione dei documenti oggetto di controllo e di applicazione in NoiPA da parte di questo ufficio. Il Direttore (dott.ssa Claudia Maio) Firmato digitalmente

3 RAGIONERIA TERRITORIALE DELLO STATO Salerno, 11 marzo 2014 Prot. Nr Rif. Prot. Entrata Nr. Allegati: Risposta a Nota del: Alle Al e, p.c.: Al Bouchè) Istituzioni Scolastiche della Provincia di: Ufficio Scolastico Regionale per la Campania Ambito Territoriale della Provincia di Salerno Ufficio XV Via Monticelli, 1 Località Fuorni Salerno Ufficio Scolastico Regionale per la Campania Via Ponte della Maddalena, Napoli (Alla c.a. del Direttore Generale Dr. Diego OGGETTO: Programma di Controllo preventivo 2014 e prime indicazioni operative sulla dematerializzazione degli atti. PREMESSA Si trasmette per opportuna conoscenza la Determina Dirigenziale n. 11 del 03/03/2014 con la quale la Ragioneria Territoriale dello Stato di Salerno ha disposto in merito al programma di controllo preventivo da effettuarsi per l anno 2014 sugli atti di spesa e sui provvedimenti amministrativo contabili che, ai sensi del D.L.vo 123/2011, sono sottoposti al controllo preventivo della Ragioneria Generale dello Stato. Il campo dei controlli preventivi è stato ristretto in linea con quanto dispone la norma e con quanto disposto dal Ragioniere Generale dello Stato con propria Determina prot del 31/10/2013 agli atti ed ai provvedimenti che hanno effetti duraturi e significativi per la finanza dello Stato e/o a quegli atti e provvedimenti che, in considerazione della ripetitività dei rilievi e delle problematicità emerse nel corso dell ultimo biennio, si è ritenuto assumano rilevanza ai fini del controllo. Tale scelta scaturisce dall esigenza di garantire maggiore efficacia, efficienza ed economicità all azione amministrativa svolta da questo Ufficio. Si precisa che non è applicabile alle Istituzioni Scolastiche l art. 1 della predetta Determina, riguardando lo stesso esclusivamente le articolazioni periferiche delle Amministrazioni Statali che non godono di autonomia contabile, come invece le Scuole. Il controllo sugli atti di spesa è garantito presso queste ultime dall attività di controllo svolta secondo il criterio del campione dai revisori scolastici. CONTROLLI PREVENTIVI Ai fini di una più rapida lettura di quanto indicato agli articoli 2 e 3 della Determina è stata redatta l allegata scheda circa gli atti che a decorrere dal mese di marzo 2014 saranno sottoposti a previo controllo da parte del Servizio III di questo Ufficio, per essere poi trasmessi al Servizio VI per

4 l applicazione in NoiPA, e quelli che, invece, saranno applicati direttamente dal Servizio VI senza previa apposizione del visto. Conseguentemente codesti istituti Scolastici saranno tenuti ad inviare i provvedimenti a questo Ufficio con le seguenti modalità: - Per quanto riguarda gli atti da sottoporre a controllo (art. 2 della Determina n. 11/2014) e la cui formulazione è ancora in formato analogico (cartaceo) è necessario spedire con un unico plico n. 1 provvedimento corredato della documentazione necessaria a consentire il controllo + n. 1 provvedimento privo di allegati. Il primo provvedimento, una volta vistato, sarà restituito insieme alla documentazione allegata alla Istituzione Scolastica che lo aveva trasmesso. L altro provvedimento, una volta applicato, sarà fascicolato e rimarrà agli atti di questo Ufficio; - Per quanto riguarda gli atti che non vanno sottoposti a preventivo controllo (art. 3 della Determina n. 11/2014) e la cui formulazione è ancora in formato analogico (cartaceo), è necessario spedire solo n. 1 provvedimento corredato, nel caso trattasi di assenze a qualunque titolo (per malattia, per congedo biennale, per aspettativa, ecc.) della relativa documentazione giustificativa. Il provvedimento, una volta applicato, rimarrà agli atti di questo Ufficio e l Amministrato avrà notizia dell avvenuta applicazione del relativo provvedimento attraverso il cedolino dello stipendio. DEMATERIALIZZAZIONE - PRIME ISTRUZIONI OPERATIVE Con l occasione si ricorda che il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD), come modificato ed integrato da ultimo dal D.L. 179/2012 e dal D.L. 69/2013 ha previsto la dematerializzazione degli atti amministrativi (firma digitale ) e della relativa gestione documentale (trasmissione via PEC, protocollazione informatica, fascicolazione, archiviazione). Essendo stata avviata presso questo Ufficio la firma digitale anche dei visti apposti su provvedimenti pervenuti in formato analogico (cartacei), non saranno più restituiti a codesti Istituti provvedimenti riportanti timbri manuali: gli atti controllati saranno accompagnati da apposita dichiarazione di visto di regolarità amministrativo contabile che richiamerà il numero e la data del provvedimento cui il visto stesso si riferisce. Qualora codesti Istituti scolastici intendessero trasmettere atti e/o provvedimenti amministrativi dematerializzati è necessario che: - Il provvedimento digitalizzato sia originale, e quindi sia firmato digitalmente da soggetto riconosciuto dal sistema informativo come abilitato a ciò. - Il provvedimento ed i relativi allegati siano trasmessi da PEC intestata al mittente e riconosciuta dall IPA (Indice della Pubblica Amministrazione) a PEC intestata alla RTS. L indirizzo IPA della RTS di Salerno è il seguente rts-sa.rgs@pec.mef.gov.it. - Perché gli allegati siano considerabili conformi all originale è necessario che siano accompagnati da apposita dichiarazione di conformità riportata nella lettera di trasmissione. Tale dichiarazione non è necessaria se anche gli allegati sono firmati digitalmente. - È opportuno che la lettera di trasmissione ed il provvedimento da sottoporre a controllo o da inviare per la sola applicazione facciano parte di un unico file. - Si raccomanda l indicazione nell OGGETTO della seguente stringa: MIUR Codice ufficio di servizio NUMERO PARTITA STIPENDIALE DELL AMMINISTRATO COGNOME E NOME Codice Fiscale ARGOMENTO (es: ricostruzione di carriera, ore eccedenti, ferie maturate e non godute, congedo biennale, assenza per maternità, assegno di famiglia, ecc.). Il rispetto di tale indicazione consentirà una più agevole assegnazione della pratica al servizio di competenza e, conseguentemente, una più veloce lavorazione della stessa. - È indispensabile che sia effettuato un invio telematico per ogni singolo provvedimento. Si sottolinea l importanza di tale modalità di inoltro, per favorire la protocollazione e

5 l assegnazione delle relative pratiche. Diversamente la mail sarà rifiutata con invito a provvedere nel senso sopra indicato. I provvedimenti che arriveranno dematerializzati saranno gestisti da questo Ufficio ai sensi del D.L.vo 82/2005 s.m.i., per cui: - L Istituto mittente potrà avere notizia dell avvenuta protocollazione in ingresso e degli estremi della stessa attraverso apposita comunicazione PEC denominata ricevuta di protocollo. Nel corpo di tale ricevuta è reso attivo il link collegato al protocollo dal quale consultare lo stato della pratica (protocollo in ingresso, assegnazione al servizio, in lavorazione, chiusa con visto). - Il visto di regolarità amministrativo-contabile sarà scaricabile dal link sopracitato, per cui questo Ufficio non restituirà più alcun provvedimento all Istituto Scolastico una volta rilasciato il visto digitale. Si segnala, infine, la lettura della circolare RGS n. 3/2014 del 20/01/2014 avente ad oggetto Controllo di regolarità amministrativa e contabile su documenti informatici. Prime indicazioni operative, diramata dal MEF Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato IGF Uff. XII e XIII e pubblicata sul sito MEF-RGS. Il Direttore (Dott.ssa Claudia MAIO) Firmato digitalmente