Archiviazione e conservazione delle G.Pontevolpe

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1 Archiviazione e conservazione delle Ing. Gianfranco Pontevolpe Responsabile Ufficio Dematerializzazione Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione

2 Le caratteristiche della posta elettronica Standard universalmente riconosciuti Formati consolidati (rfc 2821, 2822) + estensioni (es. Mime) Talvolta i prodotti adottano estensioni proprietarie Assenza di garanzie prestazionali Progettata per operare al meglio Basata sugli standard di Internet Nessun controllo centralizzato Assenza di misure di sicurezza Gli standard di base non contemplano la sicurezza La riservatezza di una è paragonabile a quella di una lettera trasmessa senza busta Bassa percezione dei rischi, problemi percepiti: spam e phishing

3 Il messaggio Messaggio in formato RFC 2822/MIME TESTATA PARTE 1 Testo e allegati PARTE n Il formato MIME consente di spedire file in una grande varietà di formati Ciascuna parte può essere visualizzata contestualmente all apertura del messaggio o come allegato Nella maggior parte dei messaggi di posta il corpo del messaggio corrisponde ad un file in formato html

4 L dal punto di vista documentale Tipologie di comunicazione Informale (es. appuntamenti, ringraziamenti, battute ) Semi-formale Per raggiungere utenti remoti Per palesare la comunicazione a terzi Per lasciare traccia della comunicazione Certificata Tipologie di messaggi Di accompagnamento Dal contenuto rilevante ai fini archivistici (es. accettazione delle condizioni di un contratto) Tipologie di allegati Documenti File di altro genere (ad es. sw, messaggi vocali, musica )

5 Cosa conservare Tutto Facile da implementare Alta percentuale di mail inutili Difficile la ricerca Problemi di privacy nelle aziende Solo i messaggi selezionati Limitata efficacia dei filtri e dei sistemi di selezione automatici Il coinvolgimento degli utenti può essere problematico (problemi di tempo, soggettività, malafede )

6 La selezione (cattura) dei messaggi Cattura lato server I messaggi sono catturati non appena giungono nel server Possono essere usate regole di selezione e filtraggio Idonea per conservazione di massa Cattura lato client Gli utenti sono coinvolti nel processo di selezione e cattura dei messaggi Schema misto Basata sulla selezione preliminare lato server Gli utenti devono successivamente fornire il consenso e scegliere la classificazione e i metadati tra un ventaglio prospettato

7 Come conservare Metodi Conservare i backup periodici Trasferire sistematicamente i messaggi di posta ed eventualmente gli allegati in un sistema documentale che preveda procedure di conservazione Acquisire un prodotto di archiviazione Formati Intero messaggio in formato MIME Ciascuna parte come un file separato nel formato originario (i campi dell header possono essere conservati come metadati)

8 Testata e metadati Diverse tipologie di metadati possono essere estratte automaticamente dalla testata del messaggio (header) Messaggio Message ID, subject, sender, recipients Consegna Data, ora e altre informazioni relative al processo di consegna Thread Connessioni logiche tra i messaggi (risposta, inoltro, ricevute) MIME Struttura del messaggio e formati degli allegati

9 La conservazione nel lungo periodo E opportuno conservare comunque il messaggio nel suo formato originale (RFC 2822/formato MIME) Ciò consente di mantenere l originalità del messaggio ma non garantisce la leggibilità degli allegati In aggiunta, si possono adottare politiche di conversione degli allegati in formati più adatti alla conservazione nel lungo periodo

10 I prodotti Prodotti client per uso personale Selezione, copia ed archiviazione puntuale dei messaggi Conservazione dei back up dei messaggi scaricati sul client Ricorso a ad eventuali servizi di conservazione forniti dal proprio gestore del servizio di posta Prodotti integrati Possibilità di definire regole articolate per la conservazione o la cancellazione delle Supporto alla classificazione dei messaggi Integrazione con i sistemi documentali e di gestione dei contenuti Prodotti di archiviazione Opzioni utente per l inserimento di metadati, Classificazione automatica dei messaggi Ottimizzazione della memoria Ricerche testuali che incrociano più utenze Firma elettronica per l autenticità dei messaggi archiviati Funzioni di backup e disaster recovery

11 Norme sulle Legge sulla privacy linee guida del Garante per posta elettronica e internet Articolo 314 del C.P. Direttiva 2006/24/CE del Parlamento europeo e del consiglio del 15 marzo 2006 Sarbanes-Oxley Act Amendments to the Federal Rules of Civil Procedure (December 1, 2006)

12 Le linee guida del Garante per posta elettronica e Internet La tutela della posta elettronica è assimilata alla tutela della corrispondenza Il contenuto dei messaggi di posta elettronica come pure i dati esteriori delle comunicazioni e i file allegati riguardano forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente un'ulteriore protezione deriva dalle norme penali a tutela dell'inviolabilità dei segreti L eventuale uso promiscuo della posta aziendale viene attribuito all assenza di policy che la regolamentino

13 Indicazioni per la posta elettronica Indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori Ulteriore indirizzo destinato ad uso privato del lavoratore Routing delle in caso di assenza Sistema di deleghe per l accesso alla casella di posta in caso di necessità Avvertimento ai destinatari circa la natura non personale dei messaggi

14 La conservazione secondo il Garante I sistemi software devono essere programmati e configurati in modo da cancellare periodicamente ed automaticamente (attraverso procedure di sovraregistrazione come, ad esempio, la cd. rotazione dei log file ) i dati personali relativi agli accessi ad Internet e al traffico telematico, la cui conservazione non sia necessaria. In assenza di particolari esigenze tecniche o di sicurezza, la conservazione temporanea dei dati relativi all'uso degli strumenti elettronici deve essere giustificata da una finalità specifica e comprovata e limitata al tempo necessario e predeterminato a raggiungerla (v. art. 11, comma 1, lett. e), del Codice ). Un eventuale prolungamento dei tempi di conservazione va valutato come eccezionale e può aver luogo solo in relazione: ad esigenze tecniche o di sicurezza del tutto particolari; all'indispensabilità del dato rispetto all'esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria; all'obbligo di custodire o consegnare i dati per ottemperare ad una specifica richiesta dell'autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.

15 Per maggiori informazioni