REGOLAMENTO CASSE INTERNE

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1 REGOLAMENTO CASSE INTERNE Azienda Unità Locale Socio Sanitaria n. 21 Legnago (VR) Regione Del Veneto Art. 1 Oggetto del regolamento 1. II regolamento ha per oggetto le modalità e le procedure per il funzionamento delle casse interne dell'azienda U.L.S.S. n. 21 di Legnago. Art. 2 Istituzione ed articolazione 1. All'istituzione delle casse interne si provvede con deliberazione del Direttore Generale. 2. La stessa deliberazione, in relazione all'articolazione organizzativa dell'azienda, individua il numero dei servizi e i relativi ambiti di riferimento. 3. AIle casse interne compete la riscossione dei proventi e delle entrate aziendali individuate al successivo articolo Le casse interne possono essere affidate a ditte esterne, previa apposita gara di affidamento del servizio. Il Servizio in appalto a terzi deve essere espletato nel rispetto del presente regolamento. 5. La funzione di cassa può essere effettuata tramite l'istituzione di sportelli misti di prenotazione e riscossione (Cup/Call Center/Cassa) al fine di agevolare l utenza e attivare il pre-pagamento delle prestazioni. 1

2 Art. 3 Individuazione degli operatori casse 1. Gli operatori dipendenti dell Azienda addetti alle casse interne vengono individuati dal Direttore del Dipartimento Distretto e dipendono funzionalmente dal Responsabile del Coordinamento amministrativo punti sanità territoriali, che cura la comunicazione scritta dei nominativi all U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio ed assicura una funzione di interfaccia con il medesimo Servizio per tutte le problematiche inerenti il servizio cassa. 2. Nel caso di affidamento del Servizio Cup-Call Center-Cassa a ditta esterna, la ditta aggiudicataria dell appalto individua gli operatori addetti alle casse, nomina per ciascun punto cassa un referente coordinatore che cura la comunicazione scritta dei nominativi all U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio ed assicura una funzione di interfaccia con il medesimo Servizio per tutte le problematiche inerenti il servizio cassa. 3. Il Responsabile del Coordinamento amministrativo punti sanità territoriali e i Referenti coordinatori dei punti cassa individuati dalla Ditta esterna assumono la veste di Agente Contabile Cassiere e sono soggetti a tutti gli adempimenti conseguenti a tale ruolo, in particolare alla Resa del Conto, da trasmettere annualmente entro il 30 gennaio dell anno successivo a quello in chiusura all U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio per la parifica del conto giudiziale e la successiva trasmissione alla Corte dei Conti. Art. 4 Proventi introitabili dalle Casse Interne 1. Possono essere introitati dalle casse interne: a) proventi da attività di ricovero a paganti in proprio; b) proventi da rette di degenza a comfort alberghiero a soggetti privati; c) proventi da prestazioni specialistiche a paganti in proprio; d) proventi da attività libero professionale; e) proventi derivanti dalla partecipazione al costo delle prestazioni da parte degli assistiti (ticket); 2

3 f) proventi derivanti dall'acquisto dei buoni-pasto; g) proventi derivanti dal rimborso spese telefoniche per uso privato; h) proventi per il rilascio di cartelle cliniche, certificazioni sanitarie e fototipi; i) proventi per il rilascio di altre fotocopie in genere; j) proventi per le prestazioni rese a terzi dal servizio veterinario e dal settore igiene e sanità pubblica; k) proventi derivanti da concorsi, rimborsi e recuperi da diversi; l) tutti gli altri proventi che possono essere convenientemente riscossi attraverso questo servizio. Art. 5 Procedura di riscossione 1. Per tutte le somme riscosse l operatore addetto alle casse deve rilasciare quietanza liberatoria o regolare fattura quietanzata, ognuna numerata progressivamente per esercizio e recante login (identificazione nella procedura informatica) e sigla del riscuotitore. 2. La copia delle fatture emesse deve essere conservata diligentemente e con ordine dall'operatore, eventualmente anche sotto forma di conservazione digitale. 3. Particolare attenzione deve essere prestata all emissione dei documenti di storno che devono essere sempre accompagnati da adeguata giustificazione scritta, da inserire anche in procedura e devono essere conservati unitamente al documento originale stornato, ovvero la copia conforme delle fatture in caso di imprese e professionisti. 4. Presso ogni punto cassa è attivata la modalità di pagamento mediante P.O.S. e carta di credito. 5. Gli importi introitati trovano copertura assicurativa contro i rischi di furto, incendio e rapina, nel periodo di custodia presso i punti cassa. 3

4 6. A fine giornata dovrà essere stampato il riepilogo degli incassi per ogni punto cassa e attivata l importazione automatica in contabilità. 7. I consuntivi di cassa e i conteggi dei valori devono essere archiviati in modo ordinato giornalmente in un apposito faldone. Potranno essere attivate modalità di dematerializzazione dell archiviazione previa garanzia della conservazione informatica della documentazione per il tramite del Servizio Sistemi Informativi. 8. In caso di blocco della procedura informatica per eventi straordinari (interruzione luce, problemi informatici, collegamenti vari) l operatorecassa deve effettuare le operazioni di incasso manualmente e successivamente le deve inserire nella procedura di contabilità casse. Per tali evenienze, i punti cassa vengono dotati di bollettari di ricevute del tipo madre-figlia, vidimati e numerati, che l operatore deve compilare e consegnare in duplice copia all utente (una come ricevuta di incasso e l altra per il servizio che ha erogato la prestazione) mentre la terza rimane attaccata al blocchetto. 9. Superata la fase di blocco, l operatore-cassa deve inserire le ricevute manuali, nella procedura informatica del sistema casse. Una volta completato tale percorso, i blocchetti, anche se utilizzati parzialmente, vanno riconsegnati all U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio per i successivi controlli, unitamente a tutte le ricevute precedentemente stampate. Art. 6 Funzione di cassa con riscuotitori automatici 1. La funzione di cassa può essere effettuata anche tramite riscuotitori automatici gestiti in proprio o affidati in appalto a terzi. 2. Il riscuotitore automatico per ciascun introito di cui al punto precedente dovrà rilasciare apposita ricevuta/fattura e registra le operazioni cronologicamente nel giornale di bordo 3. Gli introiti di cui ai punti 1 e 2 sono importati a fine giornata a cura del Servizio Sistemi Informativi dell Azienda nella procedura generale CUP/CASSA integrata e da qui nella procedura di contabilità. 4

5 Art. 7 Versamento delle somme riscosse 1. L'operatore-cassa versa alla banca, di norma entro il giorno successivo, le somme riscosse, ai sensi dei precedenti articoli, anche attraverso le società di trasporto valori convenzionato con l Istituto Tesoriere. 2. Per ogni versamento deve essere compilata apposita distinta in tre copie di cui: la prima da consegnare alla banca direttamente o attraverso la società di trasporto valori; la seconda trattenuta dall'incaricato; la terza da inviare all U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio per la contabilizzazione. 3. La distinta deve essere datata e sottoscritta dall operatore cassiere. 4. L incaricato deve effettuare le attività di cui ai precedenti punti immediatamente dopo la chiusura della giornata lavorativa e la somma versata deve essere pari all incasso della giornata. Se la raccolta del denaro viene effettuato bisettimanalmente la somma versata deve essere pari alla somma dell incasso delle giornate comprese tra la giornata successiva ultimo prelievo e la giornata in cui avviene il prelievo da parte della società raccolta valori. Non sono ammessi, in nessun caso, versamenti in acconto. Art. 8 Scritture contabili 1. Il cassiere deve tenere le seguenti scritture contabili: a) libro giornale con riepilogo a fogli numerati, nel quale registrare in ordine cronologico tutte le ricevute e/o fatture emesse. Dal libro giornale deve risultare il totale incassato e gli eventuali storni per ciascun giorno; b) redazione quotidiana del consuntivo di quanto incassato; 5

6 d) predisposizione all importazione automatica in contabilità della proposta d incasso giornaliera dei proventi, distinti per singola voce di conto, sottoscritta in via informatica dagli incaricati individuati; e) prospetto riepilogativo giornaliero riportante il totale degli incassi del singolo operatore suddiviso per contanti, introiti a mezzo P.O.S. e carta di credito utilizzato dall incaricato per eseguire il versamento in Tesoreria. Il prospetto riepilogativo mensile riportante il totale degli incassi del punto cassa suddiviso per contanti, introiti a mezzo P.O.S. e carta di credito deve essere consegnato ai competenti servizi addetti alla contabilizzazione per le conseguenti verifiche; f) prospetto del conteggio delle banconote e monete (mediante l utilizzo della procedura informatica); g) registro di cassa giornaliero riepilogativo per totali, predisposto a fogli numerati e vidimato dall U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio, riportante il fondo iniziale di cassa giornaliero, il totale degli incassi con indicazione del numero delle ricevute/fatture emesse, i versamenti eseguiti e il relativo fondo finale di cassa del giorno. 2. Le fatture sono registrate sui registri sezionali IVA dall U.O.C. Servizio Contabilità Bilancio, che provvede alla relativa stampa entro il 5 giorno successivo al termine del mese di riferimento. Art. 9 Rendicontazione dell operatore cassa. 1. II rendiconto deve essere compilato mensilmente e sottoscritto dall operatore cassa e comunque in caso di cessazione dell'incarico. 2. Il rendiconto riassume gli incassi mensili e deve contenere la dichiarazione che sono state seguite tutte le procedure previste dal presente regolamento, nonché il luogo di conservazione della documentazione giustificativa delle entrate e delle ricevute di versamento delle stesse alla banca. 3. L'importo totale indicato nel rendiconto deve coincidere con il totale delle ricevute di versamento relative allo stesso periodo. 4. II rendiconto è inviato all U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio, che effettua il riscontro amministrativo contabile. Qualora si rilevino 6

7 irregolarità o incompletezze, il rendiconto è rinviato all'incaricato interessato, con un termine per la regolarizzazione. Art. 10 Responsabilità dell operatore casse 1. L operatore casse è personalmente responsabile della regolarità della gestione e delle somme introitate. 2. Risponde della regolare tenuta dei registri contabili riferiti alla cassa. 3. E' fatto obbligo all operatore casse di assumere le necessarie cautele per evitare la perdita dei valori in custodia, tenere con cura e ordine la propria cassetta, controllando che il fondo cassa corrisponda a quello in dotazione. 4. In solido con gli altri operatori, deve controllare giornalmente il denaro depositato in cassaforte, custodire le chiavi della cassaforte in luogo sicuro e accessibile solo al personale di turno. 5. L operatore casse conserva copia delle quietanze degli incassi e delle ricevute di consegna alla società incaricata della raccolta valori che verranno depositate in appositi archivi per essere conservate per dieci anni. 6. L operatore dovrà segnalare tempestivamente ogni eventuale ammanco di cassa all U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio, per i provvedimenti conseguenti. Dovrà prestare particolarmente attenzione al riconoscimento di eventuali banconote false, mediante il rilevatore in dotazione. Art. 11 Verifiche 1. Funzionari dell U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio effettuano senza preavviso, accertamenti periodici presso i punti cassa, accertano la regolare tenuta delle scritture contabili e della gestione documentale, controllano il contante presente in cassa con le ricevute emesse, verificano la coincidenza dei versamenti giornalieri alla banca con le registrazioni della procedura cassa. 7

8 Effettuano controlli a campione sui documenti stornati con verifica della documentazione giustificativa allegata, controlli sulla corretta tenuta dei registri relativi ai buoni mensa e sulla correttezza dei dati inseriti manualmente in caso di blocco della procedura informatica, il tutto anche con l ausilio del referente coordinatore competente. 2. Analoga funzione è riservata al Collegio Sindacale. 3. II risultato di ogni verifica deve formare oggetto di processo verbale redatto in contraddittorio e sottoscritto dalle parti interessate. 4. Gli importi che in sede di verifica risultino mancanti, devono essere immediatamente reintegrati dall'operatore del Servizio Cassa; per contro eventuali eccedenze devono essere versate sul conto corrente dell'azienda. 5. L U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio effettua verifiche sugli incassi. Il riscontro avviene tra le rendicontazioni da parte dei cassieri e/o le ditte esterne, le registrazioni giornaliere importate direttamente in contabilità e i versamenti alla Tesoreria effettuati tramite la società di trasporto valori incaricata della raccolta del denaro. Art. 12 Disposizioni finali ed entrata in vigore 1. L U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio con l ausilio dei Coordinatori dei punti casse interne cura la predisposizione di indirizzi e/o specifici protocolli operativi al fine di uniformare la gestione delle casse interne. 2. Per quanto non previsto dal presente regolamento, si osservano, in quanto compatibili, le norme in materia di contabilità pubblica relative alla medesima materia. 3. Le modifiche apportate con il presente regolamento entrano in vigore dal 01 gennaio