Istruzioni per la compilazione del Questionario di Qualifica Fornitori

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1 PER QUALSIASI NECESSITÀ DI SUPPORTO, È POSSIBILE CONTATTARE IL NUMERO VERDE Istruzioni per la compilazione del Questionario di Qualifica Fornitori Per la qualifica è disponibile un Questionario Generale; eventuali sezioni specifiche dovranno inoltre essere compilate in base alla tipologia di bene/servizio offerto dal Fornitore. Il questionario dovrà essere completato in ogni sua parte, per essere poi salvato unitamente ai documenti allegati richiesti: inizierà così l'iter di qualifica che prevede l'analisi dei documenti ed eventuali Audit da parte di DAF-ABS (la Funzione Acquisti TotalErg) con il supporto delle altre Funzioni interessate, al termine del quale il Fornitore potrà essere annoverato nell'albo Fornitori qualificati (Vendor List di TotalErg). RIEPILOGO DEI DOCUMENTI DA PREDISPORRE PER LA QUALIFICA TOTALERG Si consiglia PRIMA DI PROCEDERE ALLA COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO di assicurarsi di avere disponibili - in formato elettronico - i seguenti documenti, per allegarli quando richiesto: Documenti indispensabili per la qualifica, ove applicabili: 1. Qualifica TotalErg-Dati Aziendali (allegare il format anche con campi non compilati perché non pertinenti); 2. Qualifica TotalErg-Sicurezza (allegare il format anche con campi non compilati perché non pertinenti); 3. Iscrizione alla Camera di Commercio; 4. DURC valido alla data di invio della documentazione; 5. Certificato Antimafia (DPR 3 giugno 1998 n 252); 6. Copia delle eventuali autorizzazioni di legge necessarie per svolgere l'attività; 7. Dichiarazione firmata dal Legale rappresentante della Società o suo delegato (vedi format Mod. Dichiarazione Fornitore ); 8. Se il Fornitore opera in ambito a rischio (Trasporti, Lavori Elettrici, Lavori in Quota, Lavori in Spazi Confinati, Bonifica e Smaltimento Rifiuti - compreso Amianto, Ispezioni metalliche e controlli non distruttivi), occorre inoltre scaricare e compilare tutte le sezioni pertinenti del questionario aggiuntivo (vedi format Ambito specifico ). Altri Documenti da produrre, se applicabili: 9. Brochure di presentazione aziendale; 10. Organigramma aziendale; 11. Brochure di presentazione del Gruppo Aziendale; 12. Organigramma di Gruppo; 13. Iscrizione ad Associazioni di Categoria o ad Albi professionali; 14. Copia della policy e del Certificato per ciascun sistema di Gestione, relativi ai sistemi di Certificazione (sicurezza, ambiente, energia, qualità), se esistente; 15. Modello di organizzazione e gestione ex DLGS 231/01; 16. Piano di Formazione dei dipendenti dell anno in corso. Documentazione a fini di sicurezza, salute e ambiente se applicabile: 17. Lettera di nomina del RSPP; 18. Lettera di nomina del Medico competente; 19. Lettera di nomina del Consulente ADR; 20. Analisi sintetica dei 5 più gravi infortuni/incidenti ambientali occorsi negli ultimi 3 anni; 21. Lista dei principali rischi specifici dell'attività svolta per TotalErg; 22. Lista dei principali rischi specifici dell'attività svolta per TotalErg presso sedi o cantieri; 23. Lista delle sostanze pericolose che verranno utilizzate durante lo svolgimento delle attività per TotalErg. 1

2 Visualizzate inoltre le schermate del sito di registrazione e controllate se disponete di tutte le informazioni e i dati necessari, prima di procedere Inserire il nome della società/consulente: in caso di acronimo, utilizzare il carattere minuscolo, senza punti né spazi (es. S.A.M. SpA sarà sam ) Inserire unicamente il proprio indirizzo di posta elettronica, che verrà utilizzato dal sistema per eventuali comunicazioni successive, il nome della persona da contattare ed il suo numero di telefono Non modificare queste impostazioni, in particolare il Fuso orario Per scaricare le Istruzioni e i file degli allegati, selezionare la voce Scarica questo allegato, salvare tutta la cartella zippata e successivamente compilare i files di interesse, che verranno richiesti durante la successiva compilazione del Questionario. Predisporre inoltre e tenere a disposizione eventuali scansioni dei Certificati ed Attestati richiesti. Per allegare un file, cliccare sul link. Se è necessario allegare più documenti o files (PDF,Excel, Word, immagini, Power Point, ecc), selezionare l icona compilare il campo Commento, effettuare l upload del file e quindi salvare. 2

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4 Allegare i questionari anche vuoti, se non applicabili al Fornitore Al termine del Questionario, una volta terminata la compilazione e caricati tutti gli Allegati, salvare il proprio lavoro: si visualizzerà un messaggio di conferma della corretta esecuzione. Il sistema invierà in automatico un messaggio al Buyer TotalErg competente per materia, relativo all avvenuta richiesta di qualifica da parte del Fornitore in modo da poter procedere all'analisi dei documenti e ad eventuali Audit con il supporto delle altre Funzioni interessate. 4

5 In caso di avvenuta qualifica con esito positivo, il Fornitore riceverà una mail di conferma dal sistema e potrà essere annoverato nell'albo Fornitori (Vendor List) di TotalErg. Il Fornitore riceverà la User Id e la password per accedere ai propri dati solo in un momento successivo, in caso emergano opportunità commerciali da parte di TotalErg, oppure il Buyer ritenga opportuno l aggiornamento dei dati stessi. Restano immodificate le previsioni contenute nell Informativa Privacy per Fornitori TotalErg scaricabile dalla pagina web PER QUALSIASI NECESSITÀ DI SUPPORTO, È POSSIBILE CONTATTARE IL NUMERO VERDE