4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico

Transcript

1 4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico Primi passi con il foglio elettronico Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo che mette a disposizione dell'utente una matrice di righe e colonne, visualizzate in una finestra scorrevole. L'intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella, individuata dalle coordinate della colonna (valore alfabetico) e della riga (valore numerico). Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una formula, nella quale sono legati da operatori matematici, variabili (contenuti di celle) e costanti. Uno dei vantaggi più significativi di un foglio elettronico è il ricalcolo automatico del risultato di tutte le formule, quando viene modificato il contenuto di una cella utilizzata nelle formule. Una volta impostato, il foglio di calcolo può essere utilizzato come modello, sia per l'elaborazione di nuovi insiemi di dati, sia per analisi di tipo "what if " (cosa succede se ). Il programma è fortemente interattivo: vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione, registrazione dei dati ed elaborazione. Uno dei programmi di Foglio di Calcolo più diffusi è Excel. Excel si presenta come un'unica struttura di lavoro che visualizza la matrice sulla quale operare: è di dimensioni standard, composta da 256 colonne e righe. Con il semplice spostamento del cursore o del mouse è possibile spostarsi da una cella a un'altra. In questo primo tema vediamo le operazione di base che ti permettono di lanciare Excel, di aprire, modificare a salvare una cartella di lavoro, di generarne una nuova. [ ] Come gli altri programmi Office, Excel può essere lanciato attraverso il menu Programmi, visualizzabile agendo sul pulsante Start, e facendo clic sulla voce Microsoft Excel. La voce Microsoft Excel potrebbe anche essere contenuta in un sottomenu di Programmi, solitamente Office Inoltre, nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma Excel rappresentati da icona o pulsante, puoi attivare il programma facendo doppio clic sull icona o clic sul pulsante. All apertura il programma visualizza un foglio elettronico (cartella), che presenta tre fogli di lavoro. Nella finestra, partendo dall'alto si distinguono: la barra del titolo, la barra dei menu, una o più barre degli strumenti. Inoltre, come elemento particolare, Excel ti mette a disposizione la barra della formula. Sul lato destro della finestra, come ai piedi della stessa, sono presenti le barre di spostamento che ti permettono di visualizzare ogni singola parte del foglio di lavoro. Vedremo in dettaglio la funzione di queste strutture più avanti nel corso. pagina 1 di 6

2 4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico Per chiudere il programma fai clic sul pulsante Chiudi Finestra della applicazione Excel. In alternativa fai clic sulla funzione Esci del menu File o, anche, fai doppio clic sull icona di Excel, nella barra del titolo. [ ] Una volta aperta la finestra di Excel, per aprire un foglio elettronico esistente è sufficiente agire sul pulsante Apri della barra degli strumenti. Puoi anche operare attraverso il menu File, facendo clic su Apri. Si apre una finestra che ti consente di sfogliare le cartelle sino alla cartella contenente il file che cerchi. Seleziona il foglio elettronico e fai clic sul pulsante Apri oppure fai doppio clic sull icona del file. Il foglio elettronico viene aperto e il puntatore si posiziona automaticamente sulla prima cella del primo foglio di lavoro, rendendola attiva. Ora puoi cominciare a lavorare. Ad esempio, puoi modificare il contenuto di una cella, selezionandola e agendo sui tasti della tastiera. Una volta aperto il primo foglio elettronico, puoi ripetere l'operazione per aprirne un secondo. La finestra del nuovo foglio si sovrappone a quella precedente. Per passare da una finestra all altra, seleziona il nome del documento nell elenco nel menu Finestra o ridimensiona le finestre per vederle contemporaneamente. Puoi anche aprire un foglio elettronico, senza aver prima attivato il programma Excel, sfogliando le cartelle sino al file voluto e facendo clic due volte sull icona del file. Il sistema riconosce automaticamente il tipo di file e apre contemporaneamente programma e foglio elettronico. [ ] Quando apri il programma Excel, viene automaticamente aperta una nuova cartella di lavoro. In ogni caso, è possibile creare una nuova cartella di lavoro facendo clic sul pulsante Nuovo. Appare un foglio di lavoro sul quale è possibile iniziare subito a lavorare. Questo nuovo documento è strutturato secondo le impostazioni del modello Standard. Per accedere ad altri tipi di modelli, documenti preimpostati finalizzati alla risoluzione di compiti particolari, scegli Nuovo dal menu File. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Nuovo dove trovi, divisi in schede, diversi modelli che puoi utilizzare per generare il nuovo documento. La scheda Generale contiene i modelli preimpostati, fra i quali Cartella di lavoro, e quelli personalizzati che hai realizzato. Scegli il modello sul quale sviluppare la nuova cartella e fai clic su Ok. pagina 2 di 6

3 4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico Un altro metodo per creare un nuovo foglio elettronico consiste nel posizionarsi nella cartella dove vuoi generare il documento e aprire il menu di scelta rapida facendo clic con il tasto destro del mouse. In tale menu seleziona la voce Nuovo e fai clic su Foglio di lavoro microsoft Excel. Viene generata l icona del nuovo documento ed è già impostata la funzione che ti permette di assegnare il nome al nuovo foglio elettronico. Digita il nome e fai doppio clic sull icona per aprire Excel e il documento appena generato. [ ] Una volta finito il lavoro, il documento può essere salvato su disco facendo clic sul pulsante Salva. Al primo salvataggio di una nuova cartella, Excel ti chiederà di scegliere le varie proprietà del documento da salvare, prima fra tutte il nome. Una volta confermato il salvataggio ricompare la finestra del documento con il nuovo nome. Puoi salvare il documento anche selezionando Salva o Salva con nome nel menu File. Il comando Salva svolge la stessa operazione dell icona posta sulla barra degli strumenti: è, perciò, un comando più veloce e immediato. Il comando Salva con nome mostra la finestra di dialogo omonima, in cui puoi modificare: il percorso del salvataggio, il nome e il formato del file. Quindi, per poter scegliere l unità e la cartella dove salvare il documento, devi scegliere Salva con nome dal menu File. Nella finestra Salva con nome, scegli l unità di destinazione e la cartella in cui vuoi salvare il documento, sfogliando il menu a tendina. La finestra centrale mostrerà il contenuto della cartella scelta. Puoi anche generare una nuova cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella della barra degli strumenti. [ ] Allo stesso modo, dopo aver determinato l indirizzo del file, puoi attribuire ad esso un nome, sia che sia il primo salvataggio, sia che sia la registrazione di modifiche a un file esistente. Nella finestra di dialogo inserisci il nuovo nome nella casella denominata Nome File. L operazione di rinominare il file, di fatto, genera un nuovo file. Sul disco, quindi, hai ora due file: il primo, privo delle ultime modifiche e con il vecchio nome, e quello nuovo, contenente le ultime variazioni. Ovviamente nel caso stessi operando il primo salvataggio, il file salvato sarà l unico presente sul disco. Il comando Salva con nome ti permette anche di fare copie di backup su dispositivi di memoria esterni, agendo direttamente dal programma. pagina 3 di 6

4 4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico [ ] Puoi avere interesse a salvare la cartella di lavoro in un formato diverso da quello previsto per Excel, in modo da rendere visibile il tuo lavoro anche mediante altre applicazioni. Anche in questo caso devi avere la possibilità di variare le caratteristiche del file in fase di salvataggio. Quindi, ancora una volta, devi utilizzare il comando Salva con nome dal menu File. Nel menu a tendina, seleziona il formato con il quale vuoi salvare il file fra i molti che hai a disposizione. Vediamone i principali: XLS: il formato standard di Excel; TXT: solo testo, ti permette di leggere il documento con semplici programmi di editing; il contenuto delle celle risulta separato da diversi caratteri a seconda del formato da te scelto; Formati standard di interscambio con altri ambienti applicativi; dbase: adatto alla memorizzazione dei dati in formato compatibile con i database relazionali; formato modello, che ti permette di utilizzare per altri documenti le impostazioni utilizzate nel documento salvato; formati tipici di altri programmi di foglio elettronico; formati tipici di precedenti versioni di Excel. Puoi avere ulteriori informazioni riguardo ai vari formati nella guida Help. Utilizzando le funzioni di salvataggio, puoi creare un documento che sia adatto alla pubblicazione su un sito web. Seleziona Salva come pagina Web dal menu File. In questo caso puoi compiere due tipi di salvataggio. Il primo ti permette di visualizzare, in una pagina web, il contenuto del foglio di lavoro o di tutta la cartella, come elemento statico. Per concludere tale procedura indica il nome del file, scegli dove salvarlo e fai clic su Salva. Al contrario, se vuoi che la pagina web sia modificabile, fai clic su Seleziona foglio, attiva il controllo Aggiungi interattività e fai clic su Pubblica. Nella finestra di dialogo che si apre, puoi modificare a tuo piacimento le impostazioni richieste; fai clic su Pubblica quando hai completato le operazioni di settaggio. In entrambi i casi, alla fine del processo, le opzioni scelte divengono operative e il file viene salvato in formato HTML. [ ] Tutte la volte che si apre una cartella nuova, questa è costituita da tre fogli che puoi sfogliare, facendo clic sulle "linguette" ai piedi della finestra. pagina 4 di 6

5 4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico Se hai aperto più fogli elettronici, puoi passare da una finestra all altra, operando sul bottone Riduci finestra a icona del documento che non ti serve, e facendo clic sul pulsante Ingrandisci del documento su cui vuoi lavorare. Se fai clic sul pulsante Ripristina finestra, i due fogli elettronici appariranno inseriti in due finestre ridimensionabili, che possono essere affiancate o parzialmente sovrapposte. È infatti possibile variare la dimensione delle finestre trascinando i bordi delle stesse. La finestra attiva, sulla quale puoi operare, è quella con la barra del titolo colorata. Puoi passare da una finestra all altra, facendo clic all interno dell area della finestra su cui vuoi intervenire. [ ] Mentre lavori in Excel hai sempre a disposizione la funzione di guida in linea. Gli argomenti in essa contenuti coprono tutte le possibili domande sulla realizzazione, la modifica e l utilizzo di un foglio elettronico. Puoi accedere alla guida in linea facendo clic sul pulsante?, presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure premendo F1, o ancora scegliendo Guida in linea Microsoft Excel nel menu?. Viene visualizzato l assistente di Office, che può essere successivamente nascosto facendo clic su Nascondi l Assistente di Office dal menu?. Digita una domanda o delle parole chiave e fai clic su Cerca. Viene effettuata una ricerca fra gli argomenti della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai doppio clic su un punto dell elenco per aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste. Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra: la finestra si espande e vengono visualizzate tre schede: Sommario: gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità, puoi sfogliare gli argomenti attraverso i collegamenti ipertestuali; Ricerca Libera: ti permette di compiere ricerche attraverso parole chiave; Indice: contiene un vero e proprio indice analitico. Puoi spostarti attraverso le voci sia scorrendo l elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell apposita casella il termine desiderato. L elenco si posiziona automaticamente in corrispondenza delle lettere digitate. Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell area di lavoro come pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida Rapida dal menu?. Il cursore si trasforma, visualizzando una freccia con un punto di domanda. Fai clic sull oggetto di cui desideri avere spiegazioni: verrà visualizzato un fumetto contenente l argomento richiesto. pagina 5 di 6

6 4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico [ ] Al termine del lavoro, per chiudere un documento, puoi selezionare Chiudi dal menu File. Puoi anche fare clic sul pulsante Chiudi finestra del documento. In entrambi i casi, se il documento è stato modificato ma non ancora salvato, Excel ti chiederà se vuoi salvarne l ultima versione. Scegliendo Sì, Excel salverà il documento mantenendo le modifiche da te apportate. Chiuso il documento, la finestra di Excel appare priva del foglio di lavoro. pagina 6 di 6

7 4.1.2 Modificare le impostazioni Modificare le impostazioni Esistono due modalità di visualizzazione della cartella di lavoro. Per selezionare l'una o l'altra apri il menu Visualizza. Il formato di default è definito Normale. Quello alternativo è Anteprima interruzioni di pagina. Selezionando tale voce, il sistema ti informa dell'utilità di questo tipo di visualizzazione. Facendo clic sul pulsante Ok, la visualizzazione della finestra cambia, rendendo possibili le azioni sulle interruzioni di pagina. Prima di vedere le funzioni previste da Excel, esaminiamo le caratteristiche della sua finestra di lavoro. Barra del titolo: sono presenti il nome del programma, il nome del documento e i pulsanti per le operazioni sulla finestra. Barra dei menu: sono presenti, divisi in menu, tutti i comandi necessari per le funzioni disponibili. Barra o Barre degli strumenti: contengono i pulsanti per attivare le funzioni ricorrenti. Barra della formula: a seconda delle operazioni in corso, contiene un menu a tendina con l elenco delle funzioni disponibili, indica l indirizzo della cella attiva e ti permette di scrivere, visualizzare, modificare le formule. Barre di scorrimento: per visualizzare tutta l area di foglio utilizzata. Barra di stato: presenta informazioni relative alle operazioni in corso sulla finestra. [ ] Lo zoom ti consente di ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione della cartella di lavoro, rendendo più semplice il tuo lavoro. Per accedere alla finestra di dialogo Zoom seleziona Zoom dal menu Visualizza. Le funzioni di utilizzo sono molto immediate: è sufficiente selezionare una delle percentuali di ingrandimento previste nella finestra, oppure indicarne una più precisa nella casella Personalizzato. La cartella di lavoro verrà visualizzata con le nuove dimensioni facendo clic su Ok. Inoltre, puoi compiere una scelta estremamente precisa che ti permetta di visualizzare solo le celle su cui stai lavorando. Seleziona le celle pagina 1 di 3

8 4.1.2 Modificare le impostazioni che ti interessa visualizzare e scegli Adatta alla selezione. Sullo schermo viene visualizzata un area della cartella di lavoro che si avvicina molto all area selezionata. Bisogna sottolineare che le funzioni descritte non alterano il modello di visualizzazione della cartella, che mantiene le stesse proprietà operative. Puoi effettuare operazioni di zoom anche con il menu a tendina associato al pulsante Zoom della barra degli strumenti. Anche in questo caso puoi utilizzare le percentuali di zoom predefinite, impostare una tua percentuale scrivendola nella casella e confermandola con il tasto Invio della tastiera, o scegliere Selezione per effettuare l adattamento automatico all area selezionata. [ ] Le barre degli strumenti ti mettono a disposizione una serie di pulsanti utili per effettuare in modo rapido molte delle funzioni più utilizzate. In Excel è disponibile un elevato numero di barre, dedicate a funzioni specifiche. Per avere un elenco completo delle barre disponibili seleziona Barre degli strumenti del menu Visualizza. Nel menu che viene aperto sono indicate con un segno di riconoscimento le barre visualizzate al momento. Facendo clic sul nome delle singole barre puoi attivarne o disattivarne la visualizzazione. Tieni comunque presente che alcune delle barre vengono visualizzate automaticamente quando attivi la funzione specifica per la quale la barra può risultare utile. Quando selezioni una barra, facendo clic sul suo nome, questa può comparire ai piedi del documento. Per posizionarla insieme a quelle standard è necessario trascinare l'oggetto fino a quando la sua sagoma si colloca nella posizione desiderata. Rilasciando il pulsante del mouse la barra prenderà posizione e sarà attiva. L'operazione descritta non è comunque necessaria: puoi utilizzare la barra anche se questa appare come oggetto separato. Puoi personalizzare le barre degli strumenti, aggiungendo i pulsanti che ritieni utili per il tuo lavoro. Per aggiungere pulsanti ad una barra già esistente, posizionati sulla barra e fai clic con il tasto destro del mouse, quindi seleziona il comando Personalizza. Trascina i pulsanti che ti interessano sulla barra degli strumenti che li dovrà contenere. pagina 2 di 3

9 4.1.2 Modificare le impostazioni Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova per contenere una selezione personale di pulsanti. Posizionati su una barra qualsiasi fai clic con il tasto destro del mouse, quindi fai clic su Personalizza. Nella finestra di dialogo fai clic sul pulsante Nuova. Si apre la finestra di dialogo Nuova barra degli strumenti. Digita il nome della nuova barra e conferma l operazione con il pulsante Ok. Ora sul video appare la nuova barra vuota, apri la scheda Comandi per selezionare i comandi da inserire e trascinarli sulla nuova barra. La nuova barra compare anche nell elenco delle barre da visualizzare. [ ] Nel caso di fogli di lavoro di grandi dimensioni che non possono essere totalmente visibili nella finestra, può essere utile poter conservare, durante lo scorrimento del foglio, la visione di dati specifici che rappresentano, ad esempio, le etichette delle righe o delle colonne. Puoi impostare il blocco di riquadri secondo diverse tipologie. Superiore orizzontale: seleziona la riga al di sotto del punto di divisione tra la parte fissa e la parte scorrevole. Verticale sinistro: seleziona la colonna a destra del punto di divisione. Superiore e sinistro: seleziona la cella al di sotto e a destra del punto di divisione. Per utilizzare il blocco, seleziona la riga, la colonna o la cella in funzione del tipo di blocco che vuoi attivare, e seleziona Blocca riquadri del menu Finestra. Le linee di separazione tra la parte fissa e la parte scorrevole vengono evidenziate sul foglio di lavoro. Puoi eliminare il blocco scegliendo Sblocca riquadri dal menu Finestra. Questo comando compare in sostituzione di Blocca riquadri solo se hai attivato un blocco nel foglio. [ ] A ogni documento sono associate molte informazioni: il nome dell autore, eventuali cartelle predefinite nelle quali salvare il documento, funzioni automatiche da attivare in fase di scrittura del documento, etc. Per avere una visione completa di tutte le informazioni fai clic su Opzioni del menu Strumenti. Si apre una finestra di dialogo, composta da più schede. Apri le schede che ti interessano e seleziona i parametri o immetti i dati per impostare la personalizzazione voluta. In particolare nella scheda Generale puoi modificare il nome e inserire il tuo indirizzo. Nella scheda Directory predefinite puoi impostare il percorso Cartelle/Sottocartelle per la memorizzazione del documento, usando il pulsante Modifica, che ti apre la finestra di scorrimento delle cartelle. pagina 3 di 3

10 4.2.1 Inserire i dati Inserire i dati Come abbiamo già visto, il foglio di lavoro è costituito da un insieme di celle, ossia di elementi individuati dall intersezione di una colonna, rappresentata da una o due lettere alfabetiche, e da una riga, rappresentata da un valore numerico. Quando una cella viene selezionata, il suo indirizzo, colonna e riga, è visibile nel campo Casella Nome della barra della formula. Inoltre, le indicazioni poste sul pulsante della colonna e della riga appaiono in grassetto. All'apertura di un nuovo foglio elettronico, viene automaticamente selezionata la cella A1. È possibile selezionare un'altra cella facendo clic su di essa con il mouse oppure spostandosi con l'utilizzo della tastiera. [ ] L utilizzo di un foglio elettronico prevede l inserimento di dati all interno di una struttura le cui unità sono rappresentate dalle celle. Nella cella attiva, quella che hai selezionato, puoi immettere direttamente un valore numerico, una data, un testo. Durante la fase di immissione il dato compare sia nelle cella che nella barra della formula. Contemporaneamente tra la casella nome e la formula vengono visualizzati due nuovi pulsanti: Annulla e Invio. Per completare l operazione di immissione, premi il tasto Invio della tastiera, o il pulsante Invio della barra della formula, o sposta la selezione in un altra cella. Per operare correttamente, è necessario indicare a Excel che tipo di dato verrà inserito in una determinata cella. In ogni caso, se per la cella non sono stati indicati, come vedremo in seguito, dei formati specifici, Excel riconosce il formato in funzione del tipo di dato immesso, ed effettua un allineamento automatico. Nel caso il dato sia, ad esempio, un numero, l allineamento viene impostato automaticamente a destra. Quanto visto al punto precedente risulta valido anche per l inserimento di una data. Excel riconosce automaticamente il tipo di dato e, coerentemente, imposta l allineamento a sinistra. Se il formato utilizzato per la data non soddisfa le tue esigenze è possibile cambiarlo. Vedremo più avanti nel corso come modificare il formato del dato in una cella o in un gruppo di celle. Anche per il semplice testo l allineamento viene impostato a sinistra, o meglio, rimane impostato come di default. Excel interviene attivamente durante l inserimento dei dati, aiutandoti nella compilazione di un foglio di lavoro. Quando stai compilando un elenco, infatti, Excel tiene in memoria i termini già inseriti e li ripropone quando viene digitata la parte iniziale di uno di essi, utilizzando la funzione di riempimento automatico. pagina 1 di 2

11 4.2.1 Inserire i dati Puoi decidere di accettare la soluzione proposta semplicemente premendo Invio o cambiando la selezione della cella. Puoi decidere, al contrario, di proseguire nella digitazione del nuovo vocabolo fino al completamento dello stesso. pagina 2 di 2

12 4.2.2 Selezionare le celle Selezionare le celle Come abbiamo già avuto modo di vedere, la selezione di una cella ne consente l attivazione e ti permette di inserire dati al suo interno. La selezione di un gruppo di celle ti consente, invece, di modificarne le proprietà o di attribuire all insieme funzioni particolari. È fondamentale conoscere al meglio le modalità di selezione degli elementi del foglio ed esercitarsi in questa operazione. [ ] In Excel è possibile dover selezionare non una sola cella per volta ma gruppi di celle, adiacenti o separate. Dopo aver selezionato la prima cella, mantieni il tasto del mouse premuto e includi nella selezione anche le celle adiacenti. Puoi operare in verticale, in orizzontale o in diagonale. Tenendo premuto il tasto Ctrl puoi mantenere selezionato un gruppo di celle e selezionarne delle altre non adiacenti. Per selezionare l intero foglio di lavoro fai clic sul pulsante che si trova in alto a sinistra, all incrocio della riga dei pulsanti di colonna con la colonna dei pulsanti di riga. Per annullare la selezione è sufficiente selezionare una cella qualsiasi. [ ] Puoi avere la necessità di selezionare un intera riga o più righe del foglio di lavoro. Per selezionare una riga devi agire sul pulsante che ne indica la coordinata: se fai clic su tale pulsante viene selezionata l'intera riga. Tenendo premuto il pulsante del mouse e estendendo la selezione ai pulsanti adiacenti, la selezione di righe si espande. In alternativa, per selezionare più righe adiacenti, fai clic sul pulsante della prima riga e fai clic sul pulsante dell ultima riga dell intervallo, tenendo premuto il tasto Maiusc della tastiera. In questo modo viene selezionato l intero intervallo. Se, invece, devi selezionare più righe non adiacenti, fai clic sui pulsanti delle varie righe, tenendo premuto il tasto Ctrl della tastiera. [ ] Il metodo appena visto per le righe si applica anche alle colonne. Per selezionare una colonna, agisci sul pulsante che ne indica la coordinata. Se tieni premuto il pulsante del mouse ed estendi la selezione ai pulsanti adiacenti, la selezione di colonne si espande. In alternativa, per selezionare più colonne adiacenti, fai clic sul pulsante della prima colonna e fai clic sul pulsante dell ultima colonna dell intervallo, tenendo premuto il tasto Maiusc della tastiera. In questo modo selezioni l intero intervallo. Per selezionare più colonne non adiacenti, fai clic sui pulsanti delle varie colonne, tenendo premuto il tasto Ctrl della tastiera. pagina 1 di 1

13 4.2.3 Righe e colonne Righe e colonne Quando aggiungi un nuovo elemento all'interno della griglia di Excel, le formule e tutti gli elementi presenti vengono automaticamente aggiornati alla nuova configurazione. Questo permette all'utente di poter variare gli elementi della griglia in qualsiasi momento senza temere che il lavoro fatto venga alterato. In questo tema vengono descritte le modalità per l inserimento o l eliminazione di righe o colonne, e per il controllo sulle dimensioni di tali elementi. [ ] Quando viene inserito un nuovo elemento in un foglio, sia questo una riga o una colonna, avviene un allontanamento dall origine degli elementi presenti nel foglio. Per inserire una colonna, quindi, seleziona la colonna, che, dopo l inserimento, si verrà a trovare a destra di quella nuova. Prosegui selezionando il comando Colonne dal menu Inserisci. La nuova colonna viene inserita a sinistra di quella selezionata. In alternativa, dopo aver selezionato la colonna, premi il tasto destro del mouse e seleziona il comando Inserisci nel menu di scelta rapida. Per aggiungere una riga procedi allo stesso modo, selezionando la riga che risulterà a valle di quella nuova. Puoi verificare che le formule già presenti all interno del foglio di lavoro sono state aggiornate secondo la nuova configurazione del foglio. [ ] Puoi, in qualsiasi momento, eliminare una riga o una colonna dal foglio di lavoro: seleziona la riga da eliminare, quindi scegli il comando Elimina dal menu Modifica. Il comando Elimina è presente anche nel menu di scelta rapida: premi il tasto destro del mouse sul pulsante della riga da eliminare e scegli Elimina. Se l operazione coinvolge elementi che rivestono un ruolo all interno di formule nel foglio, il risultato di tali formule non potrà più essere calcolato. In tal caso nella cella contenente la formula, al posto del risultato, viene visualizzato un messaggio di errore. Selezionando la cella contenente l errore, nella barra della formula appare un codice di spiegazione riferito all errore segnalato nella cella stessa. Attraverso il medesimo procedimento puoi eliminare una colonna. [ ] Quando viene aperta una nuova cartella di lavoro, le colonne e le righe hanno una misura standard. È, comunque, possibile modificare tali dimensioni. pagina 1 di 2

14 4.2.3 Righe e colonne Puoi agire direttamente sui pulsanti ai bordi del foglio di lavoro: posiziona il cursore del mouse sul bordo di destra o inferiore del pulsante riferito all elemento che vuoi modificare come dimensioni. In questa posizione il puntatore cambia aspetto; puoi ora, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il lato di una riga o di una colonna per modificarne l ampiezza. Nota che, durante questa operazione, compare un etichetta con le dimensioni che l elemento via via assume. Puoi avere la necessità di dare alla colonna o alla riga una dimensione precisa, non ottenibile con il metodo appena descritto. In questo caso seleziona l'elemento da modificare e scegli l opzione Colonna o Riga dal menu Formato, quindi, seleziona Larghezza o Altezza. Nella finestra di dialogo che compare indica il nuovo valore e fai clic su Ok. Per impostare la larghezza di una colonna in modo che i dati presenti vengano visualizzati completamente, fai doppio clic sul bordo di destra del pulsante di riferimento. pagina 2 di 2

15 4.2.4 Modificare i dati Modificare i dati Una delle grandi potenzialità di Excel è la capacità di aggiornare l intero contenuto della cartella ogni volta che viene modificato un dato. Come vedremo, una volta che hai impostato la struttura del foglio, inserendo formule e riferimenti, puoi modificare il contenuto delle celle, cioè i dati, e ottenere risultati nuovi. Modificare il contenuto di una cella è molto semplice. Fai solo attenzione a immettere dati coerenti con la formattazione della cella stessa. Se immetti, ad esempio, un dato numerico in una cella impostata come data, il dato viene trasformato in un valore che ti può risultare incomprensibile. Il valore viene interpretato come numero progressivo dalla data di partenza del sistema di numerazione e viene fatta la rappresentazione della data corrispondente. [ ] Per inserire un valore nel foglio di lavoro, seleziona la cella nella quale inserire il valore e digita il dato. Mentre digiti un valore, l inserimento viene visualizzato sia nella cella che sulla barra della formula. Il nuovo valore immesso sarà attivo solo quando la selezione verrà spostata su un altra cella o l operazione verrà confermata con Invio. In quel momento il valore agirà nelle formule preimpostate e gli eventuali risultati si modificheranno automaticamente. Se hai la necessità di modificare un dato già inserito, seleziona la cella e inserisci il nuovo dato. Il valore immesso sostituisce quello già presente. Puoi evitare di cancellare il dato presente di una cella, selezionandola e aggiornandone il contenuto sulla barra della formula. In alternativa, fai doppio clic sulla cella per poter posizionare il cursore al suo interno e compiere le modifiche richieste. Una volta concluse le operazioni di modifica, salva il file facendo clic sul pulsante Salva. [ ] In qualsiasi momento puoi decidere di annullare l'ultima operazione fatta nella cartella di lavoro, usando il pulsante Annulla della barra degli strumenti, o la funzione nel menu Modifica. Puoi anche decidere di annullare un'operazione precedente all ultima, scegliendo nel menu a tendina associato al pulsante, o ancora annullare gli effetti del comando annulla e ripristinare una operazione annullata, usando il pulsante Ripristina pagina 1 di 2

16 4.2.4 Modificare i dati della barra degli strumenti o la funzione nel menu Modifica. Nel momento in cui salvi le modifiche i pulsanti Annulla e Ripristina si disattivano e non puoi più utilizzarli fino a quando non compi una nuova operazione. pagina 2 di 2

17 4.2.5 Copiare, spostare, cancellare Copiare, spostare, cancellare Anche in Excel, come accade in altri programmi applicativi, è possibile duplicare o spostare la collocazione di testo copiandole. In questo tema verificheremo le funzionalità degli strumenti Copia, Taglia e Incolla, analizzando anche alcune particolarità. Oltre a questi strumenti, Excel ti aiuta nell inserimento dei dati in un foglio. Il sistema, infatti, riconosce la presenza di un eventuale sequenza di dati ed è in grado di continuare autonomamente l inserimento degli elementi successivi. [ ] Lavorando in una cartella, puoi avere la necessità di copiare il contenuto di una cella o più celle in un altro punto del foglio o in un altro foglio di lavoro. Il contenuto di ogni cella può essere copiato anche in un altra cartella di lavoro qualsiasi del foglio. Inizia la procedura selezionando la cella da copiare, quindi, fai clic sul pulsante Copia: i contorni della cella appaiono ora tratteggiati. Seleziona la cella di destinazione e fai clic su Incolla. I comandi Copia e Incolla sono presenti sulla barra degli strumenti, nel menu Modifica e nel menu di scelta rapida. Nella cella di destinazione può comparire lo stesso valore di quella di origine, oppure il nuovo risultato derivato dalla formula. A questo proposito anticipiamo il fatto che una cella contenente una formula visualizza il risultato della formula che invece compare nella Barra Della Formula. Più avanti chiariremo meglio il concetto. Per ora ti basti sapere che gli elementi della nuova formula sono i contenuti delle celle che hanno la stessa posizione relativa rispetto alla cella di origine. Come già accennato, l operazione di Copia/Incolla può essere fatta anche per gruppi di celle. In questo caso, seleziona le celle di partenza e fai clic sul pulsante Copia. Seleziona la prima delle celle di destinazione: non è necessario selezionarle tutte. Fai clic sul pulsante Incolla. Se selezioni un area di destinazione maggiore di quella richiesta, i dati verranno ripetuti fino a completare tutto lo spazio disponibile. Puoi copiare il contenuto di una o più celle del primo foglio a una o più celle di un altro foglio. Fai clic sul pulsante Copia, la cella appare con il contorno tratteggiato. Seleziona il foglio di destinazione, facendo clic sulla relativa etichetta, quindi, seleziona la cella di destinazione. Fai clic sul pulsante Incolla. pagina 1 di 3

18 4.2.5 Copiare, spostare, cancellare È importante sottolineare che, anche nel caso di trasferimento da un foglio all'altro, nelle formule viene mantenuto un ordine relativo. Per trasferire il contenuto di una o più celle tra due cartelle attive, è consigliabile aprire le due cartelle e ridimensionarle in modo da renderle visibili entrambe. Rendi attiva la cartella di origine e seleziona la cella o le celle da copiare, quindi fai clic sul pulsante Copia. Rendi attiva la cartella di destinazione e seleziona la cella di destinazione. Fai clic sul pulsante Incolla per concludere l operazione. È importante ricordare che quando si copia una formula, verrà modificata e adattata alla nuova posizione nella nuova cartella. [ ] Il comando di riempimento automatico permette di copiare dati e formule in celle adiacenti a quella di origine. Per attivare l operazione posiziona il puntatore del mouse sul quadratino posto nell angolo in basso a destra della cella selezionata. Il puntatore assume l aspetto di una croce a braccia sottili. Tieni premuto il tasto del mouse e fai scorrere il puntatore lungo le celle nelle quali vuoi copiare il contenuto della cella di partenza. Durante lo scorrimento un etichetta visualizza in anteprima il valore che verrà inserito in ciascuna cella. Al rilascio del tasto del mouse, l operazione di copia viene completata. Questa operazione risulta particolarmente utile per copiare su colonne o righe successive le formule impostate sulla prima colonna o riga. In presenza di particolari tipi di dati, facenti parte di sequenze logiche, l operazione precedentemente descritta non copia i dati originali, ma genera automaticamente gli ulteriori elementi della sequenza. Sequenze tipiche sono: i giorni della settimana (lunedì, martedì, mercoledì, ); i mesi dell anno (gennaio, febbraio, marzo, ). Tali dati possono eventualmente essere rappresentati in forma abbreviata: gen, feb, mar,, e, anche, lun, mar, mer. Digitando il primo di tali dati in una cella e utilizzando la funzione di riempimento automatico, viene generata la serie. Se il trascinamento riguarda un numero di celle maggiore del numero degli elementi della serie, la sequenza viene ripetuta. pagina 2 di 3

19 4.2.5 Copiare, spostare, cancellare [ ] Puoi avere l esigenza di spostare il contenuto di una o più celle in una zona diversa del foglio. La funzione che permette questa operazione è detta Taglia/Incolla. Seleziona la cella, o le celle, di cui vuoi trasferire il contenuto e fai clic sul pulsante Taglia. I contorni della cella appaiono tratteggiati. Seleziona la cella di destinazione e fai clic sul pulsante Incolla. In alternativa, puoi utilizzare i comandi Taglia e Incolla del menu Modifica o del menu di scelta Rapida. Il contenuto viene trasferito nella cella di destinazione senza essere alterato. Se la cella contiene una formula, questa non subisce alcun cambiamento, non viene cioè adattata alla nuova posizione, al contrario di quanto accade con la funzione Copia. Come per la funzione Copia/Incolla, anche in questo caso la cella o le celle di destinazione possono essere nello stesso foglio di lavoro, nella stessa cartella o in cartelle diverse. [ ] Per cancellare il contenuto di una o più celle, è necessario selezionare le celle in questione e premere il tasto Canc sulla tastiera: il contenuto delle celle scompare. Ricorda che, qualora ti rendessi conto di aver commesso un errore, cancellando dati importanti, puoi annullare l'operazione facendo clic sul pulsante Annulla. pagina 3 di 3

20 4.2.6 Trovare e sostituire Trovare e sostituire Quando un foglio di lavoro raggiunge vaste dimensioni e viene impiegato un gran numero di celle, può non essere così facile trovare un particolare elemento. Il sistema ti viene in aiuto con la funzione Trova: la ricerca viene fatta automaticamente sulla base di una stringa di caratteri da te digitata. Legata a tale funzione, hai a disposizione lo strumento Sostituisci che sostituisce l elemento trovato con una nuova stringa di caratteri. In entrambi i casi, l operazione di ricerca, può essere controllata attraverso l attivazione di controlli o l impostazione di opzioni particolari. [ ] Per meglio capire l'importanza di questo comando, tieni presente che la matrice di ogni foglio possiede celle. Appare ora evidente come può essere utile avere l'ausilio del programma per trovare un particolare contenuto di una cella, a fronte di fogli di lavoro di grandi dimensioni. Il sistema cerca la stringa di caratteri che viene indicata e evidenzia ogni occorrenza di tale elemento. Per accedere alla funzione, seleziona il comando Trova dal menu Modifica. Nella finestra di dialogo digita la stringa che vuoi trovare e fai clic sul pulsante Trova successivo. Viene selezionata la cella contenente la stringa di caratteri. Premendo il pulsante Sostituisci la finestra si modifica, diventando Sostituisci. In essa sono presenti due caselle, in cui puoi inserire il termine da ricercare e quello da inserire al suo posto, e una serie di controlli che ti permettono di raffinare la tua ricerca. pagina 1 di 2

21 4.2.6 Trovare e sostituire Puoi indicare al sistema dove e come cercare l elemento desiderato, attivando e disattivando i controlli e selezionando una voce dagli elenchi, presenti in entrambe le finestre. [ ] L opzione di sostituzione è strettamente collegata a quella Trova, appena descritta. Come abbiamo già descritto, infatti, le opzioni per attivare la sostituzione si trovano nella finestra Sostituisci richiamabile da quella Trova. Attiva la funzione sostituisci scegliendo il comando Sostituisci dal menu Modifica. Nella finestra di dialogo, digita la stringa da sostituire e la nuova stringa nelle apposite caselle. Fai clic sul pulsante Trova successivo: nel foglio di lavoro verrà selezionata la prima cella contenente la stringa che si vuole sostituire. Fai clic sul pulsante Sostituisci. Il contenuto della cella viene sostituito con la nuova stringa. Con il pulsante Sostituisci tutto puoi effettuare l operazione di sostituzione su tutte le ricorrenze della stringa cercata, con un solo comando. Anche in questo caso la scheda contiene alcune opzioni che ti permettono di raffinare la ricerca dell elemento da sostituire. Per visualizzarle, nel caso non lo fossero, fai clic sul pulsante Opzioni. pagina 2 di 2

22 4.2.7 Ordinare i dati Ordinare i dati La struttura di un foglio Excel ti permette di inserire dati in tabelle, come se stessi compilando un piccolo database monotabellare. In questo caso, anche se in questa struttura sono presenti celle calcolate, formule, oggetti vari, puoi aver bisogno di compiere ordinamenti sui dati. Le funzioni che ti permettono di ordinare le celle sono presenti sulla barra degli strumenti e nel menu Dati alla voce Ordina. Come spesso accade, le funzioni presenti come pulsanti sono limitate e ti permettono di compiere ordinamenti diretti sugli elementi selezionati. Agendo attraverso il menu puoi, al contrario, scegliere fra diverse opzioni che ti permettono di controllare nel dettaglio l operazione. Nel tema verranno descritte le particolarità di questa funzione facendo una distinzione fra ordinare i dati in una sola colonna, nella prima colonna di un insieme di colonne, in una o più colonne qualsiasi di questo insieme. [ ] L ordinamento dei dati di una singola colonna è molto semplice. Seleziona l insieme di celle che vuoi ordinare e fai clic sul pulsante Ordinamento crescente, o sul pulsante Ordinamento decrescente della barra degli strumenti. L ordinamento riguarda esclusivamente i dati selezionati, mentre rimane immutato il contenuto delle altre celle. Il sistema riconosce automaticamente il formato delle celle da ordinare e si comporta di conseguenza. Se i dati sono numerici, ordinerà gli elementi in ordine numerico se sono caratteri, in ordine alfabetico. Se gli elementi da ordinare fanno parte di sequenze particolari, i giorni della settimana o i mesi dell anno, devi necessariamente operare attraverso i comandi a menu. Seleziona le celle e scegli Ordina dal menu Dati. Fai clic sul pulsante Opzioni per visualizzare gli elenchi particolari riconosciuti dal sistema e fai clic su Ok in entrambe le finestre per procedere all ordinamento. Spesso, all interno di un foglio di lavoro, i dati sono raccolti in tabelle nelle quali ogni riga contiene elementi correlati fra loro. Se vuoi che i dati presenti sulle varie righe rimangano associati, occorre operare la selezione di tutte le colonne interessate. pagina 1 di 2

23 4.2.7 Ordinare i dati Per operare manualmente la scelta degli elementi da ordinare, seleziona l intervallo di celle e fai clic sul pulsante Ordinamento crescente o sul pulsante Ordinamento decrescente della barra degli strumenti. In questo caso, l ordinamento avviene esclusivamente sulla base dei dati della prima colonna. Puoi avere la necessità di compiere l ordinamento in base ai dati presenti in una colonna diversa dalla prima, o tenendo conto di più criteri. Per far questo, seleziona le righe da riordinare. Fai attenzione: non vanno selezionate le colonne, come potrebbe essere intuitivo, perché anche all interno di un elenco molto vasto, puoi decidere di ordinare solo un sottoinsieme di dati. Seleziona Ordina dal menu Dati: la finestra Ordina contiene una sequenza di menu a tendina che ti danno la possibilità di selezionare tre criteri di ordinamento su tre colonne diverse. Il tasto Opzioni, come abbiamo già visto, ti permette di modificare i criteri di ordinamento scegliendo fra dati normali e elementi come i giorni della settimana o i mesi dell anno. A seconda di come hai effettuato la selezione, puoi indicare al sistema che la prima riga contiene i titoli delle varie colonne, oppure lasciare che sia il sistema a individuare tali elementi. In mancanza di elementi che possano essere usati come titoli delle colonne, il sistema indica il nome delle etichette (A, B, C, ). Una volta impostati correttamente tutti i parametri, fai clic sul pulsante Ok. pagina 2 di 2

24 4.3.1 Usare i fogli di lavoro Usare i fogli di lavoro Prima di affrontare questo tema è opportuno introdurre qualche definizione, in modo da evitare equivoci in merito ai vari componenti di un foglio di calcolo elettronico. Con il termine foglio elettronico indichiamo il file contenente più fogli di lavoro. Tale file viene anche indicato come cartella. Con il termine foglio di lavoro indichiamo un singolo foglio all interno di un file di foglio elettronico. In questo tema descriveremo come gestire una cartella di lavoro, come aggiungere, eliminare, spostare o rinominare un foglio di lavoro. [ ] Una nuova cartella di lavoro contiene, come impostazione standard, tre fogli di lavoro, indicati come Foglio 1, Foglio 2, Foglio 3. Per inserire un nuovo foglio di lavoro, posizionati sul foglio prima del quale vuoi effettuare l inserimento e fai clic su Foglio di lavoro del menu Inserisci. In alternativa, fai clic sull etichetta del foglio di lavoro con il tasto destro del mouse e poi su Inserisci del menu di scelta rapida. Si apre una finestra di dialogo che ti permette di inserire uno dei modelli disponibili. Se selezioni contemporaneamente le etichette di più fogli di lavoro utilizzando il tasto Maiusc della tastiera, avverrà l inserimento di tanti nuovi fogli quanti sono quelli selezionati. Il nuovo foglio o i nuovi fogli risultano nominati come Foglio 4, 5, 6 in progressione. [ ] Quando la cartella di lavoro contiene più fogli, è opportuno indicarli con nomi che permettano una facile individuazione del loro contenuto. Per dare un nuovo nome a un foglio di lavoro, fai clic sulla sua etichetta con il tasto destro del mouse e scegli Rinomina nel menu di scelta rapida. Il precedente nome risulta selezionato, e puoi sovrascrivere il nuovo nome. Conferma il nome premendo Invio o selezionando con il mouse una nuova area di lavoro. In alternativa al menu di scelta rapida, puoi utilizzare l opzione Foglio del menu Formato, e poi il comando Rinomina. [ ] Per eliminare un foglio di lavoro, fai clic sull etichetta del foglio con il tasto destro del mouse e seleziona il comando Elimina nel menu di scelta rapida. In alternativa, apri il foglio e fai clic su Elimina Foglio del menu Modifica. Se desideri eliminare più fogli, effettua la selezione multipla mediante i tasti Crtl o Maiusc della tastiera. pagina 1 di 2

25 4.3.1 Usare i fogli di lavoro Tieni presente che questi tipi di comandi non possono essere annullati, per cui non è più possibile recuperare i dati del foglio eliminato, se questi non sono stati preventivamente salvati. Inoltre, quando elimini un foglio, il sistema ti chiede conferma dell operazione ma non ti avvisa dell esistenza di eventuali formule che collegano quel foglio ad altri elementi della cartella. Nelle celle che contengono formule con riferimenti a fogli cancellati appare un messaggio di errore per un riferimento errato. L eliminazione di un foglio deve essere attentamente meditata. [ ] Puoi copiare un intero foglio di lavoro senza dover copiare singolarmente le sue celle. Fai clic con il tasto destro del mouse sull etichetta del foglio che vuoi copiare. Seleziona la funzione Sposta o copia. Nella finestra di dialogo attiva la scelta Crea una copia e scegli la cartella e la posizione nella quale copiare il foglio. Conferma l operazione facendo clic sul pulsante Ok. Puoi anche effettuare la copia all interno della stessa cartella, trascinando l etichetta del foglio di lavoro, con il mouse, tenendo premuto il tasto Ctrl della tastiera. [ ] In modo analogo al precedente, puoi spostare un intero foglio di lavoro. Fai clic sull etichetta del foglio che vuoi spostare, con il tasto destro del mouse. Seleziona la funzione Sposta o copia. Nella finestra di dialogo verifica che non sia attiva la scelta Crea una copia e scegli la cartella e la posizione nella quale spostare il foglio. Conferma l operazione facendo clic sul pulsante Ok. Puoi anche effettuare lo spostamento all interno della cartella, trascinando l etichetta del foglio di lavoro con il mouse. pagina 2 di 2

26 4.4.1 Formule aritmetiche Formule aritmetiche Excel è un foglio elettronico e il suo ruolo primario è quello compiere operazioni matematiche anche estremamente complesse. Finora abbiamo preso in esame funzioni di gestione dell ambiente di lavoro e abbiamo acquisito dimestichezza con gli strumenti che ci permettono di inserire e modificare dati. Ora entriamo nel merito delle possibilità di svolgere calcoli, verifichiamo come è possibile inserire formule e funzioni all interno di un foglio di lavoro e vediamo il loro funzionamento. [ ] Per immettere una formula in una cella, la prima cosa da fare è selezionarla e inserire il carattere uguale (=). Questo elemento deve sempre precedere la stringa di caratteri che rappresenta la formula. Dopo l'uguale, inserisci il primo termine della formula. Tale termine può essere rappresentato da una cella, o da un valore numerico. L inserimento del riferimento a una cella può avvenire mediante digitazione dell indirizzo attraverso la tastiera, o facendo clic sulla cella alla quale vuoi fare riferimento. Dopo il primo termine, completa la formula con i simboli, indicanti le operazioni, e gli altri termini della formula stessa, nel modo già visto. In Excel le formule possono essere realizzate associando costanti, variabili (indirizzi di celle) operatori matematici, parentesi tonde. Gli operatori matematici utilizzabili sono: somma (+), sottrazione ( ), moltiplicazione (*), divisione (/). L'utilizzo delle parentesi serve, come in matematica, a stabilire le priorità nell'esecuzione delle operazioni. Vengono utilizzate esclusivamente parentesi tonde, inserite eventualmente l una all interno dell altra, in una struttura gerarchica che determina la priorità d esecuzione. La formula diventa attiva quando viene premuto il tasto Invio. La formula inserita rimane visibile nella barra della formula selezionando la cella. Quest'ultima conterrà invece il risultato della formula stessa. La formula rimarrà impostata e farà sempre riferimento alle celle indicate. Il risultato varierà al variare del contenuto di tali celle e l aggiornamento sarà automatico. [ ] Non sempre l inserimento di una formula avviene in maniera corretta, oppure si possono riscontrare difficoltà nella visualizzazione del contenuto. Vediamo di seguito come il sistema segnala eventuali problemi inerenti una formula. Può capitare che il risultato di una formula abbia dimensioni tali da superare lo spazio disponibile nella cella. In tal caso il valore rimane in memoria ma nella cella compare una serie di caratteri ######. In tal caso, per visualizzare il valore, è sufficiente aumentare le dimensioni della cella. pagina 1 di 2