INTRODUZIONE. Caratteristiche generali di Microsoft Access

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2 INTRODUZIONE Microsoft Access è un programma semplice e potente utilizzabile in primo luogo per archiviare e gestire dati; la sua flessibilità è comunque notevole, e i campi di utilizzo molteplici: dalla semplice creazione di una rubrica elettronica per la gestione e l'archiviazione di indirizzi e numeri telefonici, alla gestione delle vendite, del parco clienti o fornitori, dall'aggiornamento e gestione di un magazzino alla gestione della contabilità o all'analisi di dati statistici, dalla creazione di un qualsiasi tipo di archivio con la possibilità di inserirvi anche immagini, foto o suoni alla realizzazione e all'aggiornamento di schede informative utilizzabili, ad esempio, per un progetto di ricerca, e così via. Caratteristiche generali di Microsoft Access Microsoft Access fa parte di una categoria di programmi denominata " programmi di database "; si tratta più precisamente di un sistema di gestione di database relazionale. Un database è un insieme di informazioni, o dati, il cui esempio più semplice è costituito da un normale schedario o da un raccoglitore. Un "sistema di gestione di database" è uno strumento concepito per agevolare la gestione delle informazioni contenute in un database. Ad esempio, Microsoft Access consente l'inserimento di nuove informazioni non appena queste sono disponibili, il loro aggiornamento, l'ordinamento rapido dei dati per ordine alfabetico o per categorie, il calcolo dei totali, medie e altri valori, la ricerca di una particolare informazione e la stampa dei dati con la possibilità di scegliere tra un'ampia varietà di formati. Un sistema di gestione di database " relazionale" è specificatamente concepito per la gestione di informazioni organizzate sotto forma di una o più tabelle. La necessità di avere informazioni

3 organizzata in forma tabulare potrebbe apparire una notevole restrizione, soprattutto se le informazioni da gestire non sono già originariamente in questo formato; al contrario, quasi ogni tipo di informazione può essere adattata in modo tale da essere organizzata sotto forma tabulare. L'archiviazione delle informazioni costituisce soltanto una piccola parte delle operazioni che si possono effettuare con Access oltre alla possibilità di visualizzare le informazioni sullo schermo, Access consente di stamparle con diversi formati o di ricercare un particolare dato: Ma l'aspetto forse più rilevante è la velocità e la semplicità con cui queste operazioni possono essere svolte. Caratteristiche di una tabella Una tabella è un insieme di informazioni organizzate sotto forma di righe, che nella terminologia dei database costituiscono i record, e colonne denominate campi. La figura presenta una tabella di esempio contenente nomi e indirizzi per illustrare la definizione di campo e di record. I nomi dei campi nella parte superiore della tabella forniscono una breve descrizione del tipo di informazione contenuta nel campo stesso. Occorre quindi tenere presente che, nel caso in cui i dati non siano già in forma tabulare è necessario organizzarli in questa forma per poterli immettere in Access.

4 Esempio: si supponga di voler trasferire in una tabella di Access tutte le informazioni contenute in uno schedario; osservando una singola scheda, come quella illustrata, potrebbe risultare difficile organizzare in tabella i dati in essa contenuti. Cognome Nome Indirizzo Città Bianchi Giorgio Via dei Mulini 3 Roma Bianchi Rosanna Via dei Mulini 3 Roma Bortolazzi Gilda C.so dei Mille 35 Firenze Conti Daniela Via Tasso 13 Pesaro Conti Emilio P.za Indipendenza 2 Milano Campi Bianchi Giorgio Via dei Mulini, Roma tel. 06/ Tuttavia l'operazione risulta più semplice se non si considerano tanto le informazioni specifiche contenute nella scheda, quanto i diversi tipi di informazione: un nome, un indirizzo, una città, una provincia, un codice di avviamento postale, e un numero telefonico. I diversi tipi di informazioni di ciascuna scheda definiscono i campi di una tabella, così che dopo averli inseriti nella tabella risulta semplice trasferire ciascuna informazione dallo schedario alla tabella sotto forma di record separati.

5 Le query Una query corrisponde all'interrogazione di una data base che consente di ricercare e di isolare specifici record contenuti in una o più tabelle. L'utilizzo delle query è molto ampio: ricerca e stampa di record specifici, realizzazione di calcoli soltanto di determinati record, ordinamento dei dati e così via.

6 Le schede Normalmente il termine scheda si riferisce a un foglio di carta con caselle e settori da compilare manualmente; nel caso di una database se computerizzato le schede rappresentano più o meno la stessa cosa, eccetto che vengono visualizzate sullo schermo. Le schede possono essere utilizzate per immettere o modificare direttamente dei dati, oppure per stampare o personalizzare dei moduli simili a quelli prestampati. Ad esempio la figura seguente illustra una scheda per l'immissione e la modifica dei dati contenuti nella tabella riportata all inizio

7 I report Con il termine report si definisce la stampa o la visualizzazione sullo schermo dei dati. Non esistono limiti nel modo in cui organizzare le informazioni in un report: è possibile stampare semplici elenchi, lettere, etichette, resoconti e così via. Le macro Una macro corrisponde a un'automatizzazione di alcune operazioni. Si supponga ad esempio che alla fine di ogni mese sia necessario un certo numero di operazione per stampare delle fatture e delle buste; la realizzazione di una macro consente di ridurre tutto all'esecuzione di una sola operazione. E' inoltre possibile sviluppare un insieme di macro per automatizzare la maggior parte delle operazioni eseguite con un database, il tutto senza dover eseguire alcun tipo di programmazione. Caratteristiche peculiare di un programma di database Alcune delle proprietà descritte in precedenza non sono esclusive di un programma di database, ma si possono ritrovare anche altri tipi di programmi, come elaboratori di testi o fogli elettronici. Tuttavia, un sistema di gestione di database relazionale possiede un paio di caratteristiche che lo rendono unico rispetto a un elaboratore di testi o a un foglio elettronico: la prima consiste nella possibilità di creare applicazioni personalizzate, come viene illustrato nel paragrafo seguente; la seconda è rappresentata dalla capacità di gestire tabelle separate anche se in relazione fra loro. Nel caso di un'attività commerciale è importante riuscire a gestire informazioni di diverso tipo, come l'elenco degli articoli trattati e la loro disponibilità, quello dei clienti e della loro situazione economica, quello degli ordini con l'indicazione di quelli ancora da evadere e così via. La gestione

8 più conveniente richiederebbe di poter combinare queste diverse informazioni in una sola tabella, tuttavia la suddivisione di informazioni omogenee in tabelle distinte rende più agevole l'immissione dei dati e il loro controllo. Si potrebbe ad esempio creare una tabella indipendente per memorizzarvi i dati relativi agli articoli venduti, un'altra potrebbe contenere le informazioni relative ai clienti,, mentre una terza tabella potrebbe riportare le indicazioni dettagliate degli ordini. Nell'esempio ciascun record definisce chi ha fatto l'ordine (attraverso il codice del cliente) che cosa è stato ordinato (attraverso il numero d'ordine), la quantità ordinata, la data in cui ciascun ordine è stato effettuato e l'importo complessivo dell'ordine. La suddivisione delle informazioni in tabelle rende più semplice la gestione indipendente dei dati. E' ad esempio possibile operare soltanto con le informazioni relative ai clienti senza dover esaminare anche quelle degli articoli o degli ordini. Nonostante ciò, poichè Access è un sistema di gestione di database relazionale, è semplice, quando occorre, combinare le informazioni provenienti da tabelle separate fornendo quindi un'estrema flessibilità di utilizzo delle informazioni. Anche se negli esempi precedenti le informazioni relative ai clienti, agli ordini e agli articoli sono state suddivise in tabelle separate, è sempre possibile gestirle in modo unitario, come ad esempio per la stampa di una fattura, per la quale devono essere combinati i dati contenuti nelle tabelle dei clienti, degli articoli e delle note d'ordine.

9 Creazione di applicazioni Un secondo grosso vantaggio offerto da un database rispetto ad altri programmi è la possibilità di creare applicazioni. Un'applicazione consente di automatizzare quasi tutte le operazioni coinvolte nella gestione di un database, riducendo una complessa serie di istruzioni e comandi a semplici operazioni effettuate con il mouse. Uno dei maggiori vantaggi della applicazioni personalizzate è costituito dal fatto che semplificano l'utilizzo di un database da parte di altri utenti, che possono anche non sapere nulla riguardo alle tabelle, alle schede e ai report. Access fornisce due strumenti diversi per la creazione di applicazioni:. le macro, descritte brevemente in precedenza, consentono a chi non è pratico di programmazione di creare potenti e sofisticate applicazioni, non richiedendo alcuno tipo di programmazione.. Access Basic, un potente linguaggio di programmazione, destinato ai programmatori e agli utenti più esperti che desiderano un controllo totale delle proprie applicazioni. Utilizzo rapido di Access In questo paragrafo vengono illustrate le principali caratteristiche di Access così da rendere possibile un suo impiego immediato: attraverso degli esempi viene spiegato come creare un database e come aggiungervi oggetti, tabelle query schede e report. Convenzioni. La prima lettera di comandi, menu, opzioni, strumenti e pulsanti è sempre maiuscola, come in Modifica, Stampa.. I comandi costituiti da più parole sono racchiusi tra virgolette a caporale, come in << Salva con nome...>>, Allineato a sinistra e così via.. I tasti da premere sono rappresentati in lettere maiuscole e sono racchiusi tra parentesi angolari, come in <CANC>; Avvio di Access Dopo aver installato il programma, se non si è mai utilizzato Windows è necessario apprendere le sue caratteristiche principali. Per avviare Access è necessario: fare doppio clic sull'icona del gruppo <<Microsoft Access >> inclusa nel << Program Manager >>; fare doppio clic sull'icona dell'applicazione Microsoft Access per avviare il programma. Viene così visualizzato un desktop vuoto,; esso comprende la barra dei menu, quella degli strumenti, quella di stato, quella del titolo, la casella dei menu Controllo e i pulsanti per il dimensionamento della finestra. Uscita da Microsoft Access Se si desidera interrompere in qualsiasi momento l'esecuzione di Access, occorre assicurarsi di uscire dal programma prima di spegnere il computer, per evitare di perdere il lavoro che si stava effettuando. Per uscire da Access è necessario selezionare il comando Esci dal menu File. In tal modo è possibile salvare un lavoro che non è stato ancora salvato; se non viene visualizzata nessuna richiesta di salvataggio significa che il lavoro è già stato salvato.

10 Creazione di un database Si selezioni << Nuovo database..>> dal menu File Si digiti il nome del database, ad esempio Rubrica nella casella di testo <<Nome file >>, confermando con OK, oppure premendo < INVIO >. Viene visualizzata la finestra di dialogo Database Creazione di una tabella si faccia clic sul pulsante oggetto Tabella della finestra Database Si faccia clic sul pulsante Nuovo posto nella parte superiore della finestra Database; viene così aperta la finestra Tabella, nella visualizzazione della struttura, nella quale è possibile inserire i nomi, i tipi di dati e descrizioni aggiuntive dei campi che si desidera memorizzare nella tabella. Definizione dei campi Si digiti Cognome, quindi si prema <TAB> per passare alla colonna << Tipo dati >>. Appare un pulsante che apre un menu a tendina. Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina per visualizzare i diversi tipi di dati disponibili, Per il primo campo si selezioni Testo Si prema <TAB> per passare alla colonna Descrizione Si digiti il commento desiderato, del tipo Digitare il cognome della persona, la descrizione viene visualizzata nella parte superiore dello schermo quando successivamente viene utilizzata la tabella. Si prema <TAB> per spostarsi alla riga successiva e si ripetano le operazioni sopra illustrate fino a riempire il resto della tabella Salvataggio della struttura della tabella. Si selezioni Chiudi dal menu File, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui si richiede se si desidera salvare le modifiche effettuate. Si selezioni Sì Nella finestra di dialogo <<Salva con nome>> si digiti un nuovo nome per la tabella, ad esempio Telefono, e si prema quindi <INVIO>; in tal modo viene visualizzata la relativa finestra di dialogo. Per creare una chiave primaria è sufficiente selezionare Sì perchè Access crei direttamente una chiave primaria. Il nome della nuova tabella viene visualizzato nella finestra di database.

11 Immissione e modifica di dati Si apra la tabella Telefono selezionandola e facendo quindi clic sul pulsante Apri; la tabella viene così visualizzata nella visualizzazione <<Foglio dati>>, con i campi elencati nella parte superiore e un record vuoto sotto di loro. Nella tabella è anche presente un nuovo campo denominato ID che riporta il termine (Contatore); questa è la chiave primaria creata automaticamente da Access. Man mano che si aggiungono nuovi record alla tabella, (Contatore) viene incrementato da una unità per ogni record aggiunto. Si prema <TAB>, <INVIO> o < > per spostare la selezione sul campo Cognome e si digiti un cognome, ad esempio Bianchi. Si prema <TAB> o < > e si digiti un nome di persona ad esempio Ettore. Si ripetano le diverse operazioni immettendo in ciascun campo le informazioni desiderate. Dopo aver riempito un record il puntatore si sposta sul record successivo, contenente soltanto l'indicatore (Contatore) ed è così possibile immettere tutti i record desiderati. Non è necessario preoccuparsi di salvare un record dopo averlo immesso, poichè Access salva ogni record non appena viene digitato. Modifica dei dati Per spostarsi su un dato da modificare, si faccia clic direttamente su di esso. Per spostarsi tra i campi e i diversi record è anche possibile utilizzare la barra di scorrimento e i pulsanti posti nella parte inferiore della finestra Tabella. Con la tastiera si utilizzino i tasti cursore oppure <TAB>; in tal modo viene selezionato l'intero contenuto del campo su cui si muove e qualsiasi testo venga digitato, sostituisce immediatamente quello, precedente. Se si desidera modificare, invece di sostituire, il contenuto di un campo, è necessario premere <F2> e utilizzare i tasti < > e < > per spostare il punto di inserimento all'interno del campo stesso. Per cancellare un testo, si utilizzino i tasti < BACKSPACE > e <CANC> Premendo < INS > si passa alla modalità Sovrascrittura, segnalata dall'indicatore SOV visualizzato nell'angolo inferiore destro dello schermo. Per annullare le modifiche a un campo o au un record, si prema < ESC >; si tenga presente che non è possibile modificare il contenuto del campo ID. Stampa dei dati Per stampare una copia dell'intera tabella innanzitutto si selezioni Stampa.. dal menu File Nella finestra di dialogo Stampa visualizzata, si selezioni OK Chiusura di una tabella Si selezioni Chiudi dal menu File o si faccia doppio clic sulla casella del menu Controllo posta alla sinistra della barra del titolo. In tal modo le modifiche effettuate vengono salvate e si ritorna alla finestra Database, i cui viene visualizzato soltanto il nome della tabella che è stata appena chiusa; essa può essere riaperta in qualsiasi momento facendo doppio clic sul suo nome.

12 Ordinamento e query Una query è un oggetto di database che consente la visualizzazione di campi o record specifici, oppure il loro ordinamento. Creazione di una query Si faccia clic sul pulsante Query nella finestra di database Si faccia clic sul pulsante Nuovo nella parte superiore della finestra database Nella finestra di dialogo << Aggiungi tabella>> si faccia clic sul pulsante Aggiungi per selezionare la tabella telefono. Si faccia clic sul pulsante Chiudi per uscire dalla finestra di dialogo << Aggiungi tabella >>; viene così visualizzata la finestra di dialogo Query di selezione Selezione dei campi da visualizzare Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina posto a fianco di Campo e quindi sulla voce Cognome nell'elenco che viene visualizzato; in tal modo il nome del campo selezionato viene riportato nella prima casella della griglia Si prema <TAB> per spostarsi alla colonna successiva. Nella seconda colonna si faccia ancora clic sul pulsante del menu a tendina e questa volta si selezioni il campo Città. Si prema ancora <TAB> per spostarsi alla colonna successiva Si faccia ancora clic sul pulsante del menu a tendina e si selezioni il campo Telefono, spostandosi con la barra di scorrimento. Selezione del tipo di ordinamento Per ordinare i record secondo il cognome, si faccia clic sulla casella di destra di Ordinamento, sotto Cognome. Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina che viene visualizzato e si selezioni Crescente. Selezioni dei record da visualizzare Se si desidera visualizzare soltanto i record corrispondenti a una certa città, si faccia clic sulla cella all'intersezione della riga Criteri e della colonna Città Si digiti il nome della città che si desidera ricercare, ad esempio Bologna. Esecuzione della query Per eseguire la query si selezioni <<Foglio dati>> dal menu Visualizza., oppure si faccia clic sullo strumento <<Foglio dati>>

13 In tal modo viene visualizzato il gruppo di record desiderati, denominato dynaset, dai termini inglesi dynamic subset ( sottoinsieme dinamico). Il dynaset appare vuoto se non viene trovato nessun record che corrisponda ai criteri di ricerca impostati nella finestra di query. Stampa dei risultati della query Per effettuare una stampa del dynaset corrente si selezioni Stampa... dal menu File e quindi il pulsante OK nella finestra di dialogo corrispondente. Creazione di una scheda Nella finestra di database si faccia clic sul pulsante Scheda Si faccia clic sul pulsante Nuovo per visualizzare la finestra di dialogo Si faccia clic sul pulsante del menu a tendina accanto alla casella di testo <<Tabella/query>> e si selezioni quindi telefono Si faccia clic sul pulsante << Autocomposizione scheda>>, con il quale viene visualizzata la prima schermata di autocomposizione. Si selezioni la voce <<Colonna singola>> facendovi clic sopra e premendo quindi il pulsante OK A questo punto occorre specificare i campi da includere nella scheda. Per questo esempio, è possibile fare clic sul pulsante >> con il quale vengono selezionati tutti i campi. Si faccia clic sul pulsante Successivo; viene così visualizzata la seconda schermata dell'autocomposizione, che consente di specificare il tipo di aspetto che si desidera dare alla scheda. Per questo esempio si selezioni Incassato, quindi si faccia clic sul pulsante Successivo. Nella finestra di dialogo seguente si faccia clic sul pulsante Apri per accettare il titolo della scheda suggerito. A questo punto Access crea la scheda e la visualizza sullo schermo Stampa di una scheda Si faccia clic sull'ampio pulsante << Selettore record>> posto sulla sinistra dei nomi dei campi, oppure si selezioni << Seleziona record>> dal menu Modifica Si selezioni Stampa... dal menu File e nella corrispondente finestra di dialogo si attivi l'opzione Selezione, confermando quindi con OK Salvataggio di una scheda Si selezioni Chiudi dal menu File Quando viene richiesto se si desidera salvare le modifiche apportate alla scheda si selezioni Sì. Nella finestra di dialogo <<Salva con nome>> si digiti un nome per la scheda, quindi si selezioni OK. Creazione di un report Nella finestra di database riferita al database Rubrica si faccia clic sul pulsante oggetto Report Si faccia clic sul pulsante Nuovo Nella finestra di dialogo Nuovo report si faccia clic sul pulsante del menu a tendina visualizzato alla destra della casella di testo e si selezioni il nome della query o della tabella desiderata, ad esempio la tabella Telefono. Si faccia clic sul pulsante << Autocomposizione report>>.

14 Nella prima finestra di dialogo di Autocomposizione si selezioni << Colonna singola>> e si faccia clic su OK Successivamente si faccia clic sul pulsante >> per aggiungere tutti i campi disponibili, selezionando quindi Successivo. La finestra di dialogo successiva richiede quale campo si desidera utilizzare per l'ordinamento; si faccia due volte clic ( non doppio clic ) sul pulsante >> per selezionare i campi Cognome e Città. Si selezioni il pulsante Successivo. La finestra di dialogo successiva consente di specificare il tipo di aspetto da dare al report; si selezioni ad esempio Rapporto e quindi il pulsante Successivo. nella finestra di dialogo successiva, si faccia clic sul pulsante Anteprima per visualizzare un'anteprima di stampa del report. Salvataggio del formato del report Si selezioni Chiudi dal menu File Quando si richiede se si desidera salvare il formato del report si selezioni Sì Si digiti un nome e si selezioni OK Stampa di un report Si faccia sul pulsante oggetto Report nella finestra di database. Si faccia doppio clic sul nome del report da stampare. Si faccia clic sul pulsante Stampa... e si selezioni OK nella finestra di dialogo Stampa visualizzata. Per chiudere la finestra di anteprima di stampa del report si selezioni Chiudi dal menu File, oppure si faccia doppio clic sulla casella del menu Controllo.