SOCIETÀ ITALIANA DI GERIATRIA OSPEDALE E TERRITORIO (S.I.G.O.T.)

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1 SOCIETÀ ITALIANA DI GERIATRIA OSPEDALE E TERRITORIO (S.I.G.O.T.) Sede legale ed amministrativa - CONGRESS LINE - VIA CREMONA, ROMA Tel Fax E. mail: congressline@congressline.net segreteriasigot@congressline.net presidentesigot@congressline.net - www. congressline.net IL PRESIDENTE CONSIGLIO DIRETTIVO Presidente Luigi Di Cioccio (Cassino) Past-President Luigi Giuseppe Grezzana (Verona) Vice Presidenti Massimo Fini (Roma) Enzo Laguzzi (Alessandria) Presidente Onorario Fondatore Massimo Palleschi (Roma) Presidente Onorario Stefano Maria Zuccaro (Roma) Segretario Antonio Nieddu (Sassari) Tesoriere Filippo Luca Fimognari (Cosenza) Consiglieri Gianfranco Conati (Belluno) Carlo D Angelo (Pescara) Francesco De Filippi (Sondrio) Francesco Di Grezia (Avellino) Alberto Ferrari (Reggio Emilia) Biagio Antonio Ierardi (Potenza) Michele Pagano (Palermo) Demetrio Postacchini (Fermo) Bernardo Salani (Firenze) Presidente Nursing Nazionale Manuela Rebellato (Torino) Revisori Effettivi Lorenzo Palleschi (Roma) Franco Zanoni (Bordighera) Revisore Supplente Fabrizio Franchi (Piacenza) Roma, 15 Luglio 2013 Oggetto: Congresso Geriatria Egregi Signori, Vi informiamo che la Società Italiana di Geriatria Ospedaliera organizzerà il Congresso annuale della Società nel mese di Maggio e L edizione del 2014 si svolgerà a Roma, mentre le sedi delle edizioni del 2015 e 2016 sono ancora da determinare. Al fine di assegnare il mandato organizzativo a un agenzia per i tre anni si è deciso di istituire una gara tra le maggiori agenzie del nostro territorio. Al fine di poter effettuare una valutazione qualitativa, si richiede di allegare al preventivo richiesto una breve presentazione dell azienda ed i bilanci degli ultimi tre anni. Il PCO (Professional Conference Organisers) avrà la responsabilità della gestione del budget, assumendosi il rischio d impresa e tenendo indenne la Società Italiana di Geriatria Ospedaliera e il Presidente del Congresso da ogni responsabilità. Attendiamo quindi la Vostra migliore offerta che si dovrà basare sui servizi richiesti nell allegato e che dovrà contenere il risultato minimo garantito per la Società per ognuna delle tre edizioni del Congresso Nazionale. Con i migliori saluti. Il Presidente S.I.G.O.T. Dr. Luig Di Cioccio

2 CAPITOLATO SERVIZI PER LA GESTIONE DEL CONGRESSO NAZIONALE DELLA SOCIETA ITALIANA DI GERIATRIA OSPEDALE E TERRITORIO (S.I.G.O.T.) Premessa La SIGOT (Società Italiana di Geriatria Ospedale e Territorio) intende richiedere a società specializzate nel settore, di seguito Professional Congress Organiser (PCO), la fornitura di servizi e attività come specificate nel presente capitolato per l organizzazione e gestione dei servizi che si svolgeranno nelle località indicate dal Consiglio Direttivo della Sigot. La Sigot dichiara che gli iscritti Area Medica (AM) ed Area Nursing (AN) nel triennio sono rispettivamente: a) 2011: AM 774 AN 151 b) 2012: AM 816 AN 162 C) 2013: AM 835 AN 172 Oggetto dell affidamento - Il Congresso Nazionale della Sigot si articola su tre/quattro giorni: primo giorno cerimonia di apertura e welcome cocktail (pomeriggio) secondo giorno sala plenaria da 500 persone, sala nursing da 100 persone (mattino e pomeriggio) terzo giorno sala plenaria da 500 persone, sala nursing da 100 persone (mattino e pomeriggio) quarto giorno (se previsto) sala plenaria da 500 persone, termine congresso ore L agenzia dovrà fornire gli spazi e gli allestimenti necessari incluso area catering, area espositiva, area poster, dovrà inoltre fornire un adeguata segnaletica, la vigilanza, le pulizie e tutti gli impianti tecnici necessari. Il PCO potrà liberamente proporre la sede congressuale presentando almeno tre scelte opzionali di pari livello e decoro. A parità di requisiti la sede facilmente accessibile e con idoneo parcheggio è da preferire ad ogni altra. Per la seduta inaugurale il PCO potrà proporre una sede prestigiosa, diversa dalla sede congressuale, fortemente qualificante e con risvolti altrettanto positivi sia per la Società Scientifica che per la Società Organizzatrice, provvedendo ad assicurare il trasferimento dei congressisti dalla sede di riferimento. - Le sale vanno equipaggiate con proiezione diapositive e amplificazione. Va inoltre previsto un centro audiovisivi per consentire ai relatori di depositare la loro relazione.

3 - Il PCO incaricato dovrà occuparsi di tutte le attività di gestione e promozione del congresso incluso l allestimento e il coordinamento di un Ufficio Stampa prima e durante il congresso. - Gli stampati da prevedere sono: primo annuncio, programma finale, locandine, volume atti. - Nel budget è da prevedere l ospitalità e viaggio per relatori, moderatori per minimo due giorni. Per i membri del Consiglio Direttivo l ospitalità provenienti da varie città italiane l ospitalità (viaggio e soggiorno) deve essere garantita per tutta la durata del Congresso. - Dovrà essere garantito l accreditamento ECM per medici (diverse specialità), infermieri e fisioterapisti. - Sono da prevedere un welcome cocktail e i coffee breaks per tutti i partecipanti. Saranno inoltre da organizzare le colazioni di lavoro e una cena del congresso a carico dei partecipanti ma offerte gratuitamente a relatori, moderatori e membri del Consiglio Direttivo. - L agenzia dovrà fornire un adeguato numero di hostess e tecnici in fase operativa. - L agenzia dovrà reperire e fornire tutti i materiali congressuali necessari, a titolo esemplificativo e non esaustivo: borse corredate di blocco e penna, badges. - Le modalità di partecipazione e di iscrizione verranno concordate con la Società Scientifica nel rispetto delle norme impartite dal Ministero della Salute. - Il PCO incaricato della manifestazione nazionale dovrà occuparsi di tutte le procedure ministeriali previste per la trasparenza dei contratti, degli accreditamenti, delle predisposizione di atti e dei documenti di presentazione degli sponsor della manifestazione. - L agenzia dovrà occuparsi della gestione e coordinamento di tutti i fornitori, dei contatti con gli sponsor e dei contatti con i relatori invitati, dovrà inoltre gestire tutte le iscrizioni al congresso e reperire un adeguato numero di camere in hotel selezionati vicino alla sede congressuale da offrire a proprio rischio di impresa ai partecipanti.

4 Condizioni di partecipazione Nell ambito dell espletamento della procedura di partecipazione alla suddetta gara. È richiesto al PCO quanto di seguito indicato : 1. curriculum societario che riporti il dettaglio di tutti gli eventi organizzati nel corso degli anni specificando committente numero dei partecipanti importo e tipologia di servizi erogati 2. elenco degli eventi medico-scientifici aventi per oggetto tematiche attinenti alla geriatria e gerontologia 3. presentazione della società che descriva l organizzazione interna e la dotazione tecnologica 4. produzione fotostatica della certificazione ISO 9001 ai fini di garantire il corretto espletamento dei servizi richiesti dalla presente lettera di invito 5. Bilancio della Società relativamente agli ultimi tre anni 6. elenco dei principali sponsor di cui il PCO si è avvalso nel corso del redazione descrittiva di una proposta di organizzazione del Congresso (di seguito indicata come offerta tecnica), evidenziando le proposte innovative per una sua migliore riuscita e le risorse che si intendono dedicare all organizzazione del congresso, indicandone le mansioni specifiche. Al PCO affidatario del Capitolato dei servizi è richiesto : Identificare il compenso netto annuo garantito alla Società La percentuale del PCO sugli utili del Congresso al netto del compenso garantito. - Per quanto riguarda gli altri eventi promossi dalla Sigot (Seminario Nazionale, Corsi di Formazione), la Società di Geriatria non si ritiene vincolata con il PCO referente del Congresso Nazionale, salvo a valutare positivamente ogni proposta organizzativa competitiva con quella gestita dalla Segreteria Sigot. - Le manifestazioni regionali e locali patrocinate ed organizzate dalla Sezioni Regionali restano al di fuori di tale capitolato di servizi, fermo restando che il PCO di riferimento può essere liberamente coinvolto alle condizioni già normate dallo Statuto.

5 Modalità e termine di presentazione delle offerte L offerta e la presentazione dovranno essere inviate per posta raccomandata entro e non oltre il 15 di settembre in busta chiusa sigillata recante in alto la dicitura Offerta per la fornitura di servizi per l affidamento triennale dell organizzazione SIGOT ed i dati del mittente. La busta grande dovrà contenete al suo interno tre buste chiuse e controfirmate dal legale rappresentante della Società sui lembi di chiusura, recanti rispettivamente la seguente dicitura : Busta A : Offerta Tecnica Busta B : Offerta Economica Busta C : Documentazione Il plico dovrà pervenire al seguente indirizzo : Segreteria Organizzativa SIGOT Via Cremona ROMA - Considerati i rapporti intercorsi da anni con la Congress-Line, a parità di offerta e di servizi resi, la Sigot si riserva di affidare il Capitolato di Servizi alla Segreteria Ufficiale attuale della Società. - Dopo il 15 Settembre la Sigot, attraverso una Commissione nominata dal Consiglio Direttivo e presieduta dal Presidente, valuterà le proposte pervenute. - Nel Consiglio Nazionale dell 11 Ottobre la Sigot deliberà la scelta del PCO per la gestione dei Congressi Nazionali per il triennio La SIGOT si riserva la facoltà di sospendere, rinviare ed annullare la gara entro la scadenza dei termini, trascorsi i quali si intende ad ogni effetto di legge esecutiva. Richiesta Informazioni - Ogni richiesta di ulteriori informazioni potrà essere indirizzata alla sig.ra Daniela Salvi. - Tel. 06/ Fax : 06/ Il Presidente Dr. Luigi Di Cioccio