Indice. Le difficoltà poste dalla contabilità fornitori 3. La migliore strategia per superare le difficoltà poste dalla contabilità fornitori 4

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1 Kofax AP Agility

2 Indice Le difficoltà poste dalla contabilità fornitori 3 La migliore strategia per superare le difficoltà poste dalla contabilità fornitori 4 La soluzione Kofax AP Agility 5 La proposta di valore Kofax 6 Case study e altre informazioni 7 2 di 8

3 Le difficoltà poste dalla contabilità fornitori L'elaborazione della contabilità fornitori (AP) ha inizio con la ricezione delle fatture, oltre il 70% delle quali, in media, viene ancora emesso in formato cartaceo e gestito manualmente. Questo comporta l'immissione manuale, talvolta anche ripetuta, dei dati nei sistemi aziendali interni. Principali difficoltà riscontrate nel settore: La contabilità fornitori è un'interazione a intenso scambio di informazioni La contabilità fornitori riveste un'importanza cruciale per il flusso di cassa e la salute finanziaria delle aziende Un ampio numero di fornitori implica varietà dei formati da gestire I canali di ricezione delle fatture sono molteplici: formato cartaceo, posta elettronica e così via Spesso i reparti AP sono afflitti da: Gestione manuale eccessiva e costosa di documenti cartacei Costi e tassi di errore elevati in fase di estrazione dei dati principali dalle fatture Smarrimento o duplicazione delle fatture e controlli interni insufficienti Scarsa visibilità su flussi di lavoro e stato della contabilità fornitori che impedisce la gestione delle eccezioni Costo di elaborazione di UNA FATTURA Tempo di elaborazione di UNA FATTURA Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato Best-in -Class 20% 4.1 Giorni Nella media 50% $3.34 $6.29 $ Giorni Peggiori 20% 16.3 Giorni 90% 47% 18% Fonte: Aberdeen Group, La gestione delle fatture di AP nelle economie in rete Maggio di 8

4 La migliore strategia per superare le difficoltà poste dalla contabilità fornitori Investire nell'automazione Cosa si intende per automazione della ricezione delle fatture? La creazione di immagini digitali delle fatture al fine di interrompere il flusso cartaceo L'estrazione automatica dalle fatture dei dati da utilizzare nei flussi di lavoro AP automatizzati La convalida delle fatture in base ai record ERP prima che abbia inizio l'elaborazione AP Cosa si intende per automazione del flusso di lavoro AP? L'inserimento di codici contabili del GL conformemente alle politiche aziendali Una maggiore rapidità di approvazione o elaborazione delle eccezioni per le fatture con o senza PO L'applicazione automatica dei controlli aziendali L'automazione dei processi di ricezione delle fatture e dei flussi di lavoro è stata giudicata la strategia di miglioramento più efficace tra quanti hanno risposto al sondaggio proposto in aprile 2012 da Aberdeen Group. L'automazione delle fatture e della contabilità fornitori è la nostra migliore strategia Quale che sia il loro livello di performance, tutte le aziende concordano su un punto: per migliorare le prestazioni AP esiste un'unica strategia vincente. Best-in-Class 49% Nella media 49% Peggiori 58% 58% Fonte: Aberdeen di 8

5 La soluzione AP Agility In un'unica soluzione software, AP Agility offre le tre funzionalità che, a detta di tutti i reparti AP, sono indispensabili per ottenere prestazioni migliori. Acquisizione ed estrazione multicanale delle fatture Capacità di accettare fatture in qualsiasi formato: posta elettronica, fax, EDI e altro Creazione di immagini digitali visualizzabili in ogni fase del flusso di lavoro Estrazione e convalida delle informazioni contenute in fattura senza la necessità di ridigitarle Immissione fatture Flusso di lavoro AP secondo best practice Direttore finanziario Codici imputazione contabile Fornitore Instradamento delle fatture verso il personale preposto Applicazione di politiche e procedure Visibilità e controllo di produttività, flusso di cassa e conformità Responsabile AP Monitoraggio voci di riga Riesame fatture Autorizzazione fatture Responsabile operativo Risoluzione eccezioni Addetto AP Controlli aziendali Addetto operativo Integrazione ERP efficace Convalida delle fatture in base al sistema ERP Registrazione automatica delle fatture Sincronizzazione dei record AP ed ERP 5 di 8

6 La proposta di valore Kofax Oltre 1000 organizzazioni si affidano a Kofax per le loro soluzioni di fatturazione e automazione AP. Con Kofax posso trasformare e semplificare le interazioni con i fornitori, gestire proattivamente il flusso di cassa e migliorare la performance P2P complessiva. Direttore finanziario Kofax è una soluzione completa in grado di semplificare l'elaborazione AP e ridurre i costi associati. Direttore AP Kofax realizza un cambiamento epocale nelle prestazioni di elaborazione AP e garantisce controllo, conformità e miglioramento della visibilità totale. VP ufficio finanziario Pur interrompendo il flusso cartaceo, Kofax fornisce immagini reali delle fatture in tutti i flussi di lavoro AP. Così possiamo ridurre i costi, risparmiare tempo e tenere tutto sotto controllo. Responsabile AP Acquisizione ed estrazione multicanale delle fatture Riduzione di costi ed errori alla ricezione delle fatture Riduzione del cartaceo Estensione ai canali di ricezione delle fatture elettroniche Creazione di informazioni immediatamente disponibili senza necessità di ridigitarle Flusso di lavoro AP secondo best practice Riduzione dei costi e gestione proattiva delle problematiche di elaborazione AP Unico flusso di lavoro AP basato su best practice per TUTTE le fatture Visibilità e controlli di audit e conformità Avvisi e flusso di lavoro flessibile per risolvere le problematiche di elaborazione AP Integrazione ERP efficace Risparmio sui costi di implementazione per l'integrazione nei sistemi ERP Integrazione flessibile e basata su modelli, non hard-coded 6 di 8

7 Case study e altre informazioni Grazie alle soluzioni di fatturazione e automazione AP di Kofax, che aumentano trasparenza e affidabilità in fase di elaborazione delle fatture, Hyundai Motor Company Australia ha ottenuto un prezioso risultato: la migliore comprensione dei processi finanziari. CASE STUDY DI KOFAX Hyundai Motor Company Australia ha ottenuto un prezioso risultato: la migliore comprensione dei processi finanziari Pagamenti senza errori per il 99,99% delle fatture Aumento del carico di lavoro del 50% senza sforzo Completa eliminazione della gestione manuale dei documenti Tempi di autorizzazione ridotti a due giorni SCHEDE TECNICHE WHITE PAPER Fai clic sull'immagine qui sopra per visualizzare il case study Fondata nel 1967, Hyundai Motor Co. è cresciuta rapidamente fino a diventare Hyundai Motor Group, con più di 24 filiali e aziende affiliate operanti nel settore automobilistico. Con sette siti di produzione oltre i confini della Corea del Sud tra cui in Brasile, Cina, Repubblica Ceca, India, Russia, Turchia e Stati Uniti, Hyundai Motor ha venduto nel ,4 milioni di veicoli a livello globale. L'azienda conta oltre dipendenti in tutto il mondo e offre una gamma completa di prodotti: dai veicoli di piccole e grandi dimensioni per il trasporto passeggeri e i SUV, fino ai veicoli commerciali. Kofax AP Agility for Dynamics AX 7 di 8

8 Contatta Kofax AMERICHE Kofax, Inc Laguna Canyon Road Irvine, CA EUROPA Kofax Italia S.r.l. Viale Monza, Milano Italia contactus.emea@kofax.com ASIA Kofax Singapore Pte. Ltd. 9 Raffles Place #53-01 Republic Plaza I Singapore (0) mailbox.asia@kofax.com 8 di 8