DISCIPLINARE PER LA CORRETTA GESTIONE DELL ARCHIVIO COMUNALE DIGITALE

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1 AREA AMMINISTRATIVA SETTORE SISTEMI INFORMATIVI, e-government E COMUNICAZIONE DISCIPLINARE PER LA CORRETTA GESTIONE DELL ARCHIVIO COMUNALE DIGITALE Approvato con deliberazione della Giunta Comunale n 11 del

2 2 Il presente disciplinare si propone di essere una breve guida informativa da applicare scrupolosamente per garantire una migliore efficienza derivante dall archiviazione informatica di tutti i file e cartelle a disposizione di ciascun servizio. La struttura di archiviazione dei file gestiti da ciascun settore di appartenenza segue la logica della struttura organizzativa e pertanto i file sono disponibili esclusivamente per i dipendenti operanti all interno dello stesso. Vi è la possibilità di discriminare anche i file appartenenti ad un determinato ufficio piuttosto che un altro sempre all interno del medesimo settore. A partire dall anno in corso i file sono immagazzinati per anno istituendo l archivio corrente e l archivio di deposito all interno delle unità server ubicate presso la Server Farm del Comune di Guspini. L archivio corrente è ridondato attraverso una schedulazione giornaliera di backup mentre i dati dell archivio di deposito sono opportunamente replicati all interno di ulteriori unità ottiche di back Up. Ad ogni cartella che individua il servizio è garantito il mantenimento della privacy in quanto attraverso dei particolari permessi solo i dipendenti operanti sullo stesso possono leggere e modificare i file contenuti all interno. Attraverso l utilizzo di tale metodologia è garantita una migliore gestione dello spazio fisico dell unità server, una migliore politica di back Up ed infine una migliore gestione dell unicità del dato. Infatti: A) tutti i dati relativi all archivio corrente verranno regolarmente replicati su back-up ridondati e giornalieri. B) Tutti i dati relativi all archivio di deposito (i 10 anni precedenti quello in corso) saranno depositati in modalità solo lettura sullo storage principale e una o più copie ulteriori verranno archiviate su supporti ottici ad alta capienza (Blu Ray)

3 3 L utente pertanto accederà, per l anno in corso, alle sole cartelle relative ai servizi di competenza e visualizzerà analoga struttura per ogni anno dell archivio di deposito come sotto schematizzato. Le cartelle all interno di ogni singolo servizio sono impostate dagli stessi operatori secondo le peculiarità del proprio servizio. Tale archiviazione cristallizza nell archivio di deposito la naturale sedimentazione documentale costruita durante il periodo di archivio corrente. Al termine dell anno infatti l archivio corrente sarà trasformato in archivio di deposito congelando di fatto lo stato dell arte salvo consentire la modifica dei documenti durante i primi 15 giorni del nuovo anno corrente. Successivamente a tale data l archivio di deposito non potrà più essere modificato ma sarà accessibile in modalità sola lettura e replicato su uno o più supporti ottici di back-up. Le cartelle di archivio corrente relative ai servizi avranno capacità limitata secondo le esigenze individuate dal Settore Sistemi Informativi per cui è vivamente deprecata la copia di cartelle e relativi file dell archivio di deposito optando, ove necessario, per la creazione di appositi collegamenti ai file da consultare. È competenza del Settore Sistemi Informativi la puntuale verifica della coerenza degli archivi afferenti ciascun servizio o settore e pertanto esso potrà procedere d imperio alla modifica ed alla corretta applicazione della congruità degli archivi informatici senza ledere in alcun modo il rispetto della privacy.

4 4 i servizi che il Comune di Guspini istituzionalizza e formalizza sono i seguenti: Segreteria Protocollo Messi Personale Sistemi informativi Comunicazione Anagrafe Stato civile Elettorale Leva AIRE Statistica Censimento Attività produttive SUAP Bilancio Economato Entrate Opere pubbliche Urbanistica Edilizia privata Patrimonio Manutenzioni Politiche ambientali Protezione civile Agricoltura Cimitero Autorizzazioni paesaggistiche Polizia municipale Sociale Pubblica istruzione Beni culturali Attività culturali Sport Marketing turistico Sviluppo locale

5 5 La struttura è comunque suscettibile di modifiche e migliorie in base alle esigenze che si renderanno necessarie. Nell archivio digitale sono presenti inoltre delle cartelle personali per ciascun utente del dominio comunali le quali hanno la funzione di deposito personale di documenti afferenti la sfera lavorativa di ciascun dipendete/collaboratore. Su tali cartelle è prevista una schedulazione di backup settimanale.