Ciclo di formazione per PMI Contabilità aziendale

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1 Ciclo di formazione per PMI Contabilità aziendale Desiderate aggiornarvi sul mondo delle PMI? Ulteriori dettagli sui cicli di formazione PMI e sui Business Tools sono disponibili su

2 Ciclo di formazione per PMI Contabilità aziendale La contabilità finanziaria, ossia la stesura di un bilancio e di un conto economico, rappresenta un aspetto fondamentale per la gestione di qualsiasi impresa, ed è particolarmente importante in quanto consente di capire se l azienda ha ottenuto buoni risultati nell esercizio in rassegna. A cosa serve, invece, la contabilità aziendale? Tutte le grandi imprese se ne avvalgono, come mezzo per quantificare e migliorare la propria redditività; le piccole e medie imprese, per contro, sono piuttosto restie ad accostare alla contabilità finanziaria in senso stretto questo ulteriore strumento di gestione, da un lato perché non ne vedono la necessità, e dall altro perché ritengono che questa forma di contabilità sia eccessivamente onerosa. Questo ciclo di formazione si propone di farvi acquisire familiarità con la contabilità aziendale, presentandone gli elementi essenziali. Imparerete così a conoscere uno strumento che vi permetterà di rispondere a domande del tipo: «Come posso fornire una certa prestazione contenendo al massimo i costi?», oppure: «Come posso, a parità di costi, fornire una prestazione il più possibile completa?». 1. Contabilità aziendale: perché? La contabilità aziendale è uno strumento che consente in primo luogo di incrementare la trasparenza all interno dell azienda. Mostra, ad esempio, quali costi vengono sostenuti nei vari dipartimenti, oppure quanto è oneroso realizzare un determinato prodotto o erogare un certo servizio. E questi dati, a loro volta, forniscono ai dirigenti informazioni utili per individuare provvedimenti efficaci da adottare qualora il risultato generale dell azienda non dovesse corrispondere alle aspettative. In questo modo, risulta più agevole rispondere a domande come queste: L azienda richiede un prezzo adeguato per un determinato prodotto o servizio? Problematica: la scelta di non tenere una contabilità aziendale fa sì che i costi dei prodotti o servizi vengano calcolati in modo errato e risultino troppo bassi o troppo alti sul mercato! Perché in un determinato reparto dell azienda i costi sono lievitati così tanto negli ultimi anni? Problematica: nella fase di pianificazione e determinazione del budget sono state compiute scelte sbagliate a livello di misure di risparmio o di ottimizzazione delle risorse. Prima di spiegare gli elementi essenziali che costituiscono la contabilità aziendale, chiariremo nel prossimo capitolo la differenza tra contabilità finanziaria e aziendale, in modo che comprendiate meglio quanto quest ultima possa essere utile in un sistema di management moderno. 2. Contabilità aziendale e contabilità finanziaria La contabilità finanziaria ha il compito di registrare in modo sistematico e regolare i valori effettivi, quindi documenta tutte le operazioni rilevanti a livello contabile che vengono effettuate nell ambito dell attività aziendale. Poiché questo tipo di contabilità comprende principalmente operazioni che riguardano le relazioni tra l azienda e l ambiente esterno, i dirigenti possono avere l esigenza di consultare ulteriori fonti di informazione, soprattutto se intendono misurare la capacità produttiva e di rendimento dell impresa. La contabilità aziendale può costituire una preziosa fonte di informazioni interna. Si focalizza infatti sulla registrazione di tutte le attività interne all azienda, e contrariamente alla contabilità finanziaria può considerare anche operazioni di natura non monetaria. In questo modo, riesce a determinare prestazioni e costi interaziendali e ad attribuirli direttamente o indirettamente alle unità, ai servizi o ai prodotti che li hanno effettivamente generati. Infine, è opportuno puntualizzare che la contabilità aziendale, contrariamente a quella finanziaria, non è vincolata a prescrizioni di forma o di contenuto, quindi l azienda è libera di strutturarla come meglio crede. 3. Il calcolo dei costi Il calcolo dei costi costituisce un elemento centrale della contabilità aziendale, e consente di ripartire i costi all interno dell azienda in base alla tipologia, ai «soggetti» che li hanno generati (centri di costo) e ai prodotti o servizi cui vanno imputati (unità di costo). Il grafico seguente e i prossimi paragrafi illustrano le singole fasi in cui si articola il calcolo dei costi. Contabilità per tipi di costo Costi diretti unità di costo (imputabili in modo diretto) unità di costo (imputabili in modo indiretto) Calcolo dei costi Contabilità per centri di costo CC ausiliari Edificio Energia CC principali Acq. materiali Officina 1 Officina 2 Vendite Amministrazione Contabilità per unità di costo Prodotto 1 Prodotto 2 Prodotto Costi, tipi di costo e contabilità per tipi di costo Il primo passo da compiere per effettuare un calcolo dei costi consiste nel determinare quali costi vengano sostenuti all interno dell azienda. Con il termine «costi» si intende il valore dei beni e servizi che vengono Powered by pagina 2

3 utilizzati per fornire una determinata prestazione in un determinato periodo. La base per il calcolo dei costi è data dal conto economico stilato nell ambito della contabilità finanziaria. Spesso, i conti spese riportati nel conto economico coincidono con i costi registrati nell ambito della contabilità aziendale (ad esempio salari, materiali). Se non coincidono, è necessario estrapolare dalle spese registrate i costi effettivamente sostenuti attraverso la contabilità per tipi di costo. La contabilità per tipi di costo determina dunque quali costi vengano sostenuti all interno dell azienda in relazione, ad esempio, alla fornitura di un determinato servizio e in un periodo ben specifico. I costi vengono suddivisi e classificati per tipologie, quindi non viene effettuato tanto un calcolo, quanto piuttosto una registrazione ragionata dei costi. Il seguente elenco indica alcuni tipi di costo (detti anche generi di costo). Costi in base al tipo di fattore di produzione impiegato: Costi per il personale (salari, stipendi, gratifiche, spese sociali ecc.) Costi per i materiali (materie prime, materiali ausiliari, carburanti ecc.) Costi per i servizi (trasporti, energia, consulenze, assicurazioni ecc.) Costi del capitale (ammortamenti, interessi ecc.) Costi per i locali (affitti, pulizia ecc.) Costi in base alle funzioni aziendali: Costi per l approvvigionamento e i materiali Costi di produzione Costi di vendita Costi delle imposte Costi di amministrazione Costi in base all imputabilità: Costi diretti: costi risultanti da un determinato prodotto (ad es. materiale di produzione, salari a cottimo per la produzione) o da una determinata entità dell azienda (ad es. salario del responsabile vendite, costi per i consumi energetici e la pulizia degli uffici amministrativi) e che quindi possono essere addebitati direttamente al prodotto o all entità in questione. : contrariamente ai costi diretti, non possono essere attribuiti a un prodotto o a un entità specifici. Pertanto, l assegnazione ai singoli prodotti o alle singole entità avviene in modo indiretto, in base a una chiave di ripartizione elaborata dall azienda in modo da tenere conto per quanto possibile dell origine dei costi stessi. Esempi: parte dei costi per il personale, costi per i materiali ausiliari e i carburanti, costi per l energia, per le attrezzature, ammortamenti, imposte, interessi teorici. Costi in base all origine: I costi primari per i fattori di produzione (acquistati al di fuori dell azienda, ad es. costi per i materiali) sono già registrati nell ambito della contabilità finanziaria. I costi secondari (prestazioni interaziendali) sono uno strumento interno utilizzato nell ambito del calcolo dei costi. Costi in base alla ricorrenza: Costi fissi: costi ricorrenti, di importo sempre uguale, indipendenti da lievi oscillazioni della cifra d affari (ad es. affitti, interessi, salari) Costi variabili: costi sostenuti con frequenza discontinua e di importo irregolare, dipendenti dalla cifra d affari (ad es. spese per merci, consumo di materiali) 3.2. Centri di costo e contabilità per centri di costo La seconda fase del calcolo dei costi si concentra sui centri di costo. Occorre operare una distinzione tra: centri di costo ausiliari (ad es. edifici, riscaldamento ecc.) centri di costo principali (ad es. acquisto di materiali, deposito materiali, officina, capannone per la produzione, vendita, amministrazione ecc.) Nella contabilità per centri di costo i costi generali risultanti dalla contabilità per tipi di costo vengono imputati ai diversi centri di costo ausiliari o principali con l aiuto di una chiave di ripartizione. Questo tipo di calcolo consente di controllare la redditività dei singoli settori dell azienda. La contabilità per centri di costo indica dove, all interno dell azienda, hanno origine i costi (ripartizione/imputazione/responsabilità dei costi). Tipi di costo materiali produzione amministrazione e vendita Totale I riscaldamento Quota edificio 1 Quota edificio 2 Totale II Costi in CHF Contabilità per centri di costo Edificio Ausiliari Edificio 2 0 Acquisto/ deposito materiali 70 Centri di costo Officina Principali Officina Amministrazione e vendita 170 Powered by pagina 3

4 3.3. Unità di costo e contabilità per unità di costo Con il termine unità di costo si intendono i prodotti e servizi su cui gravano i costi sostenuti per la produzione. La contabilità per unità di costo (detta anche contabilità per unità finali di imputazione) indica per quali prodotti o servizi vengono sostenuti i costi (attribuzione dei costi). Questo tipo di contabilità prevede l attribuzione alle singole unità di costo sia dei costi diretti chiaramente assegnabili risultanti dalla contabilità per tipi di costo, sia dei costi generali registrati dalla contabilità per centri di costo. Si distinguono due tipologie di contabilità per unità di costo: conto del tempo per unità di costo, chiamato anche conto economico a breve termine, e conto delle unità per unità di costo, detto anche semplicemente calcolo Conto delle unità per unità di costo o calcolo Il conto delle unità per unità di costo determina i costi unitari (costi di produzione, di amministrazione e di vendita) delle prestazioni fornite dall azienda, e più precisamente il costo complessivo per ogni componente unità di costo. Il calcolo preventivo determina i costi in anticipo, effettuando una stima dei costi diretti e imputando i costi generali mediante maggiorazioni. Il calcolo consuntivo svolge i medesimi calcoli, ma partendo dai costi effettivamente sostenuti. In questo modo è possibile, ad esempio, verificare i calcoli preventivi effettuati in relazione a singoli ordini. A seconda della tipologia di azienda si possono utilizzare diverse forme di calcolo. Il riquadro sottostante ne riporta alcuni esempi: Conto delle unità per unità di costo (calcolo del supplemento) 1. Singolo materiale Salario indiv. 5 ore a CHF 90 4 Totale costi diretti 2 4 Suppl. costi generali 30% 735 Costo complessivo Conto del tempo per unità di costo o conto economico a breve termine Il conto economico a breve termine, chiamato anche conto del tempo per unità di costo, ha lo scopo di determinare costantemente il risultato a breve termine di una o più unità di costo in un determinato periodo (mese, trimestre ecc.). A questo scopo, si confrontano i costi delle prestazioni (risultato) del periodo in oggetto (risultato operativo = reddito costi del processo aziendale di creazione e della prestazione). Per poter valutare l andamento del risultato è possibile utilizzare come parametri di riferimento valori relativi all anno precedente, cifre programmate ecc. Il conto economico a breve termine consente di individuare in tempi rapidi eventuali andamenti negativi e, se possibile, correggerli; permette di comprendere come si è giunti a un certo risultato attraverso i singoli gruppi di prodotti. In questo modo, è possibile ottenere nuove informazioni per il controllo e la pianificazione delle attività dell azienda. Per stilare un conto economico a breve termine che presenti valori realistici è importante calcolare i costi utilizzando i costi parziali (cfr. capitolo 4). Solo con l ausilio di una contabilità per centri di costo, tipi di costo e unità di costo il conto economico a breve termine riesce a fornire le informazioni necessarie per la gestione dell azienda. La figura seguente illustra un esempio di calcolo per il conto economico a breve termine sulla base dei costi effettivi (utilizza quindi i costi effettivamente sostenuti in fase di produzione). I calcoli potrebbero essere eseguiti anche sulla base dei costi ordinari (utilizzando valori medi relativi ai costi effettivi sostenuti in passato o valori rettificati sulla base di informazioni attuali). Il seguente conto consente di capire in che misura i prodotti A e B contribuiscono al conseguimento dell utile operativo. Conto economico a breve termine Foglio unità di costo (BAB II) in base ai costi effettivi 2. Costi diretti materiale materiale (%) 0 Totale costi materiale 600 Salari individuali produzione (300%) 300 Totale costi produzione 400 Costi realizzazione Costi amministrazione e vendita (%) 0 Costo complessivo 10 Schema di calcolo Costi diretti materiale + Costigeneralimateriale % = Costi materiale Costi diretti produzione + Costi diretti speciali produzione + produzione 1 % = Costi produzione Costi realizzazione Totale costi effettivi in CHF Unità di costo Prodotto A in CHF Prodotto B in CHF Ammanco prodotti Eccedenza prodotti = Costi realizzazione prodotti venduti Costigeneraliamministr. 2,9% + Costi diretti speciali vendita Costigeneralivendita 4,1% = Costo complessivo prodotti venduti Ricavi delle vendite Risultato operativo Ipotesi di partenza: la quantità prodotta coincide con la quantità venduta Powered by pagina 4

5 4. Calcolo dei costi sulla base dei costi integrali o parziali Il calcolo dei costi può essere effettuato utilizzando due metodi: il calcolo dei costi integrali e il calcolo dei costi parziali. Il calcolo dei costi integrali è un metodo che attribuisce all unità di costo (prodotto) tutti i costi sostenuti. In altri termini, tutti i costi diretti, tutti i costi generali, i costi fissi e i costi variabili rilevati nell ambito della contabilità per tipi di costo vengono addebitati alle unità di costo. Questo metodo risulta indicato in particolare in un ottica di medio lungo termine e nelle pianificazioni in cui è importante che l azienda sia in grado di coprire tutti i costi sostenuti. Il calcolo dei costi parziali parte invece dal presupposto che la produzione generi solo costi variabili, che cambiano in ragione del personale impiegato e dei volumi di produzione. I costi fissi, in questo metodo, non vengono presi in considerazione. In base al calcolo dei costi parziali è possibile determinare il margine di contribuzione di un prodotto, ossia il contributo che esso fornisce alla copertura dei costi variabili sostenuti dall azienda. Il margine di contribuzione si calcola nel seguente modo: 5. Osservazioni conclusive A seconda del tipo di azienda e delle caratteristiche del settore, l introduzione e la gestione della contabilità aziendale possono rivelarsi operazioni molto complesse. Pertanto, è opportuno non partire subito con una soluzione che coinvolga tutti gli aspetti dell attività aziendale, ma strutturare la contabilità in modo da poterla sviluppare e ampliare nel corso degli anni, man mano che l azienda acquisisce familiarità con questo tipo di gestione. L introduzione della contabilità aziendale implica un intenso lavoro di riflessione sull attività della propria azienda, e quindi rappresenta un valido strumento di gestione: provare per credere! Ricavo prodotto./. costi variabili = margine di contribuzione Somma dei margini di contribuzione./. costi fissi = risultato operativo Il calcolo dei costi parziali è uno strumento importante per calcolare il limite inferiore del prezzo di un prodotto in corrispondenza del quale i costi variabili risultano appena coperti (margine di contribuzione = 0). Utilizzando il calcolo dei costi integrali, che considera tutti i costi sostenuti, si otterrebbe un limite inferiore di prezzo molto più alto. Ma un prezzo troppo elevato può creare gravi difficoltà a un azienda, soprattutto se la concorrenza sul mercato è agguerrita. Le informazioni fornite dal margine di contribuzione possono essere decisive anche per prendere decisioni in materia di ottimizzazione dell assortimento, calcolo del punto di pareggio (o break even point: in corrispondenza di quale fatturato l utile è pari a zero?) o soglia utile quantitativa (quanti pezzi devo vendere per ottenere un determinato utile?). Powered by pagina 5

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